Deliberação 1039/2004. - Pela deliberação 31/2004, de 2 de Junho, do senado da Universidade de Coimbra, foi aprovada a afectação das verbas recebidas a título de despesas gerais (overheads) no âmbito de projectos de investigação ou de prestações de serviços nos quais estejam envolvidos docentes ou investigadores da Universidade de Coimbra ou que sejam levados a cabo nas suas instalações.

Publica-se o texto na íntegra:

"Afectação das verbas recebidas a título de despesas gerais (overheads) no âmbito de projectos de investigação ou de prestações de serviços nos quais estejam envolvidos docentes ou investigadores da Universidade de Coimbra ou que sejam levados a cabo nas suas instalações.

São numerosos os projectos de investigação em curso na Universidade de Coimbra, os quais envolvem, em diferentes graus, os seus docentes e investigadores. O êxito destes projectos de investigação, que constituem uma parte significativa das actividades desenvolvidas na UC, é, evidentemente, indispensável à afirmação da Universidade e constitui, como é sabido, critério de definição da própria instituição universitária.

A extensão universitária, a ligação da Universidade ao meio, a participação dos universitários e do saber universitário no desenvolvimento cultural, económico e social do País também se faz através da celebração de contratos de prestação de serviços. Estas actividades estão igualmente inscritas nos objectivos gerais da instituição e devem ser apoiadas.

Tendo isto presente, a Universidade de Coimbra disponibiliza, no quadro das possibilidades existentes, condições necessárias à prossecução das actividades de investigação, desenvolvimento e extensão universitária, nomeadamente através da utilização de instalações e equipamentos. A manutenção desta estrutura básica implica custos que, regra geral, com poucas excepções, têm sido suportados pela Universidade, directamente ou através dos orçamentos das suas faculdades com autonomia financeira e administrativa.

A Universidade não tem colocado quaisquer obstáculos aos docentes e investigadores que prosseguem as suas actividades de investigação, às quais dedicam uma percentagem significativa do seu tempo, através de associações privadas sem fins lucrativos, sendo aceite que estas associações prosseguem, no campo específico do seu domínio de actividade, os objectivos estatutários da própria Universidade.

São relativamente diversificadas as plataformas administrativas utilizadas para gerir os projectos de investigação científica e de prestação de serviços: Serviços Centrais da Universidade, Gabinete de Apoio a Projectos da FCTUC, FMUC, associações privadas sem fins lucrativos, actualmente em número de várias dezenas, das quais a Universidade, como tal ou através das suas faculdades, é associada.

Neste contexto, tendo aliás em conta posições repetidamente reiteradas pelo Tribunal de Contas, torna-se necessário tornar transparentes e tecnicamente irrepreensíveis as relações entre a Universidade de Coimbra e as associações privadas sem fins lucrativos (APSFL) de que é associada, directamente ou através das suas faculdades, as APSFL constituídas por docentes e investigadores da UC, assim como as APSFL através das quais docentes e investigadores da Universidade de Coimbra realizem a gestão de verbas de investigação, ainda que a Universidade não seja directa e formalmente sua associada. Esta necessidade prende-se com a mobilização de recursos humanos e materiais da Universidade por parte das associações privadas.

É norma acrescer à estimativa de custos efectivos de um projecto de investigação ou de prestação de serviços um montante destinado a cobrir gastos gerais de funcionamento institucional, correspondentes aos custos indirectos decorrentes da sua execução (overheads). No entanto, apesar de grande parte das despesas gerais estarem efectivamente a cargo da Universidade, e de toda a actividade se desenrolar, com algumas excepções, em instalações universitárias, não tem, regra geral, chegado à Universidade, nem às suas faculdades, qualquer parte dos montantes cobrados efectivamente pelos projectos, a título de overhead.

A correcção desta situação é evidentemente necessária. Tal não apresenta dificuldades no caso da actividade se desenvolver com recurso aos serviços administrativos internos (e. g. Serviços Centrais da Universidade, Gabinete de Apoio a Projectos da FCTUC, FMUC, Instituto de Investigação Interdisciplinar), mas apresenta aspectos de alguma delicadeza quando ela se desenvolve no âmbito de APSFL.

É genericamente reconhecido o papel relevante desempenhado pela maioria destas associações no desenvolvimento da investigação científica na Universidade de Coimbra, à qual sem dúvida trouxeram uma dinâmica importante em altura oportuna. Poderá ainda argumentar-se que, ao gerirem os seus próprios projectos, as APSFL aligeiram o trabalho administrativo da instituição universitária. Nada disto está em causa.

É porém inquestionável que, na grande maioria dos casos, a execução material dos projectos geridos através de APSFL se processa em instalações universitárias e com recurso a meios humanos e materiais da Universidade. Não é por isso sustentável, nem defensável, que nenhuma fracção dos overheads cobrados por APSFL no âmbito de contratos de investigação ou de prestação de serviços reverta para a Universidade de Coimbra ou para as suas faculdades. Não existem, por parte da Universidade de Coimbra, reservas em relação ao papel construtivo e, em muitos casos, estruturante, desempenhado pelas APSFL, nomeadamente das que servem de suporte a unidades de I&D regularmente avaliadas pela Fundação da Ciência e da Tecnologia. Pensamos, no entanto, que elas devem ser consideradas em pé de igualdade com as restantes unidades de investigação, também no aspecto dos deveres para com a instituição mãe.

No momento actual, em que as instituições de controlo da gestão dos recursos públicos, como é o caso do Tribunal de Contas, pretendem ver clarificadas as relações institucionais público-privadas, confluem motivos e oportunidade para dar consistência à articulação entre a Universidade e as APSFL, tornando transparente a participação dos universitários nas suas actividades. Este objectivo será prosseguido através da celebração de protocolos institucionais entre a instituição mãe, Universidade de Coimbra, e cada uma das APSFL de que é associada, directamente ou através das suas faculdades, cada uma das APSFL constituídas por docentes e investigadores da UC, assim como cada uma das APSFL através das quais docentes e investigadores da Universidade de Coimbra realizem a gestão de verbas de investigação, ainda que a Universidade não seja directa e formalmente sua associada. Nos protocolos a estabelecer, os direitos e obrigações de cada uma das partes ficarão definidos e consolidados. Servirá o momento igualmente para repensar a forma como os overheads de projectos de investigação e prestações de serviços poderão contribuir para:

a) Assegurar gastos gerais de funcionamento da Universidade de Coimbra e das suas faculdades;

b) Permitir à Universidade realizar investimentos estratégicos no apoio ao desenvolvimento da investigação científica.

Tal deverá ser conseguido através da aplicação de um modelo justo e viável, sem que seja comprometido o normal funcionamento de nenhuma unidade de investigação.

Em função do exposto, propõe-se racionalizar e regulamentar, segundo um modelo experimental, a afectação dos overheads recebidos no âmbito de projectos de investigação ou de prestações de serviços nos quais estejam envolvidos docentes ou investigadores da Universidade de Coimbra ou que sejam levados a cabo nas suas instalações. O modelo de funcionamento institucional relativo à afectação de verbas recebidas a título de overheads, agora proposto, resulta de uma ampla série de consultas internas na Universidade e procura ter em conta uma elevada diversidade de situações. A sua implementação será levada a cabo em duas fases:

a) Período de transição de dois anos, o qual permitirá reavaliar problemas decorrentes da sua aplicação;

b) Preparação de uma proposta aperfeiçoada em função da experiência obtida, a qual será subsequentemente submetida de novo para aprovação ao senado da Universidade de Coimbra.

A afectação de verbas recebidas a título de overheads será, nesta fase, feita de acordo com os seguintes pontos:

1 - A base de incidência dos overheads será constituída pela totalidade dos proveitos das unidades ou equipas de investigação ligadas à Universidade de Coimbra em projectos de investigação ou de prestações de serviços, excluindo-se as despesas decorrentes da aquisição de equipamentos. Não serão consideradas, para este efeito, as verbas recebidas no âmbito do Programa Plurianual de Financiamento de Unidades de I&D, assim como patrocínios ou verbas obtidas no âmbito de mecenato.

2 - Os overheads respeitam, conceptualmente, a gastos gerais, directos ou indirectos, resultantes da execução dos trabalhos, sendo os valores correspondentes acrescidos ao orçamento estimado de cada projecto. Em projectos de investigação científica, recomenda-se a aplicação de um overhead de 20% e em projectos de prestação de serviços de um overhead de 30%. Estes valores mínimos poderão ser ajustados em função de eventuais constrangimentos impostos pelas entidades financiadoras.

Adicionalmente, a cobrança de overheads poderá não ocorrer nos casos em que a entidade financiadora não contemple essa possibilidade. Sempre que cobrados, uma fracção dos montantes recebidos a título de overhead será retida pela Universidade. Essa fracção será variável em função da plataforma administrativa através da qual seja efectuada a gestão dos projectos.

3 - No caso de projectos de investigação ou de prestação de serviços geridos através de APSFL da qual a Universidade ou alguma das suas faculdades seja associada, APSFL constituídas por docentes e investigadores da UC, ou por APSFL através das quais docentes e investigadores da Universidade de Coimbra realizem a gestão de verbas de investigação, ainda que a Universidade não seja directa e formalmente sua associada, a parte do custo total a reter pela Universidade deverá ser definida tendo em conta as diferentes situações possíveis no tocante aos encargos assumidos por estas. A análise dos casos existentes na Universidade de Coimbra permite-nos concluir que estas situações poderão, ainda que de maneira bastante simplificada, ser caracterizadas atendendo a que:

a) Em termos da sua estrutura organizativa, as APSFL poderão, em termos administrativos, usufruir de algum tipo de apoio por parte da Universidade ou das suas faculdades, ou utilizar exclusivamente pessoal contratado, assumindo os correspondentes encargos;

b) As APSFL e ou as unidades de investigação a elas ligadas poderão funcionar em instalações próprias, com os correspondentes encargos, ou, alternativamente, desenvolver as suas actividades em instalações da Universidade ou das faculdades.

4 - Em função dos diferentes cenários de gestão possíveis, respeitada a base de incidência definida no n.º 1 e assumindo que estejam a ser aplicados os overheads recomendados no n.º 2, a fracção do custo de cada projecto retida pela Universidade a título de overhead é definida na tabela I. Nos casos em que não sejam aplicados os overheads recomendados no n.º 2, a fracção retida pela Universidade será proporcionalmente ajustada.

TABELA I

(ver documento original)

5 - Os valores retidos pela Universidade a título de overhead serão distribuídos da seguinte forma:

40% reverterão para a estrutura ou entidade que assegura a gestão do projecto;

20% reverterão para a estrutura central da Universidade, destinando-se a investimentos visando o apoio estratégico da Reitoria à organização e desenvolvimento da investigação científica na UC;

40% reverterão para a faculdade a que pertence o investigador responsável, competindo ao conselho directivo proceder à sua afectação;

6 - No caso de projectos angariados através do Gabinete de Apoio às Transferências do Saber (GATS-UC), 5% do custo total reverterá para este Gabinete, sendo o remanescente relativamente aos valores indicados na tabela I distribuído de acordo com as percentagens já indicadas no n.º 5. Idêntico critério será aplicado em relação a outros gabinetes universitários que desempenhem papel semelhante ao do GATS.

7 - No conceito de prestação de serviços inclui-se a leccionação em acções de formação oferecidas fora da Universidade de Coimbra ou que não correspondam nem a actividades de formação graduada nem pós-graduada e que não correspondam a colaborações entre instituições do ensino superior. Incluem-se igualmente os projectos de prestação de serviços a que correspondam receitas que impliquem a cobrança de IVA. O imposto não é, evidentemente, levado em conta no cálculo do overhead.

8 - A transferência de verbas das APSFL para a Universidade de Coimbra far-se-á através da emissão, por parte dos serviços competentes, de documentos de quitação correspondentes aos montantes envolvidos.

9 - Não serão abrangidos por esta deliberação os contratos celebrados ou formulados antes da aprovação da mesma, bem como as prorrogações dos contratos anteriormente celebrados desde que tenham lugar nos termos das cláusulas constantes dos mesmos e no prazo máximo de dois anos.

10 - A implementação da presente deliberação passará pela celebração de protocolos institucionais entre a Universidade de Coimbra, e cada uma das APSFL de que é associada, directamente ou através de uma ou várias das suas faculdades, assim como com cada uma das APSFL constituídas por docentes e investigadores da Universidade."

22 de Julho de 2004. - O Secretário-Geral, Carlos José Luzio Vaz.