Aviso 6041/2004 (2.ª série). - Em anexo se publica o Regulamento dos Serviços de Apoio do Instituto de Higiene e Medicina Tropical, aprovado por despacho de 29 de Abril de 2004 do reitor da Universidade Nova de Lisboa.

11 de Maio de 2004. - A Secretária Executiva, Maria José de Freitas.

Regulamento dos Serviços de Apoio do Instituto de Higiene e Medicina Tropical

1 - Os serviços de apoio do Instituto de Higiene e Medicina Tropical, adiante designado por IHMT, são:

a) Os Serviços Administrativos e Financeiros;

b) A Divisão Académica;

c) O Biotério;

d) O Gabinete de Apoio a Projectos;

e) Os Serviços de Documentação e Informação Científica;

f) O Gabinete de Informática;

g) Os Serviços Técnicos e Oficinais;

h) O Museu.

2 - Os Serviços Administrativos e Financeiros são dirigidos pelo secretário executivo do IHMT e compreendem a Divisão de Gestão de Recursos Humanos e a Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial.

2.1 - A Divisão de Gestão de Recursos Humanos é dirigida por um chefe de divisão, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo, assegurar e coordenar as áreas dos recursos humanos e do expediente, nomeadamente:

a) Instruir, organizar e movimentar os processos relativos ao pessoal;

b) Instruir, organizar e movimentar os termos de aceitação dos bolseiros de investigação científica;

c) Assegurar a gestão do quadro de pessoal;

d) Elaborar os mapas de férias, faltas e licenças;

e) Velar pelo cumprimento do regulamento do horário;

f) Organizar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

g) Organizar e manter actualizado o cadastro dos demais colaboradores do IHMT;

h) Processar os abonos devidos ao pessoal;

i) Processar as prestações devidas aos bolseiros de investigação científica;

j) Assegurar a candidatura do pessoal às acções de formação profissional;

k) Assegurar o expediente geral;

l) Assegurar a gestão do arquivo, organizando os processos e mantendo-os actualizados;

m) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.

2.2 - A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial é dirigida por um chefe de divisão, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo, assegurar e coordenar as áreas económico-financeira, patrimonial e de aprovisionamento, nomeadamente:

a) Elaborar a proposta de orçamento e proceder ao seu acompanhamento e controlo;

b) Emitir e processar as requisições de fundos;

c) Emitir e processar as facturas respeitantes aos serviços prestados pelo IHMT e assegurar a sua boa cobrança;

d) Processar as folhas de vencimentos e demais abonos devidos ao pessoal;

e) Processar as facturas respeitantes às aquisições de bens e serviços adquiridos pelo IHMT e emitir as respectivas ordens de pagamento dadas pelo conselho administrativo;

f) Proceder à conciliação bancária;

g) Elaborar as contas de gerência;

h) Apoiar o conselho administrativo no exercício das suas competências;

i) Assegurar as aquisições de bens e serviços necessários ao bom funcionamento do IHMT, nomeadamente através do lançamento dos procedimentos que para tal se venham a revelar legalmente exigíveis;

j) Emitir as requisições aos fornecedores dos bens e serviços que se revelem necessários;

k) Apoiar os demais serviços do IHMT, mantendo-os informados sobre a satisfação dos seus pedidos;

l) Manter em armazém o material de uso geral;

m) Proceder à recepção de todo o material encomendado pelo IHMT e assegurar a sua entrega aos serviços e unidades;

n) Organizar e manter actualizados o cadastro e o inventário dos bens do IHMT;

o) Gerir o património do IHMT e velar pela sua conservação e segurança, promovendo a sua manutenção e as reparações necessárias;

p) Velar pelo bom funcionamento da central telefónica;

q) Assegurar os serviços de manutenção geral, nomeadamente a vigilância e a limpeza das instalações;

r) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.

2.3 - A Tesouraria do IHMT integra a Divisão de Recursos Financeiros e Patrimoniais, competindo-lhe:

a) Dar entrada de todas as receitas;

b) Efectuar o depósito regular de todas as receitas cobradas ao balcão;

c) Assegurar os pagamentos previamente autorizados pelo conselho administrativo;

d) Elaborar as guias de entrega ao Estado e outras entidades das importâncias e descontos que lhes sejam devidos;

e) Registar a liquidação dos meios de pagamentos emitidos;

f) Assegurar a gestão do fundo de maneio;

g) Elaborar regularmente a informação necessária ao acompanhamento, pelo conselho administrativo, dos fluxos financeiros do IHMT, nomeadamente através da feitura dos mapas legalmente exigidos.

2.3.1 - Por despacho do director, sob proposta do chefe da Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial, será designado o funcionário que substitui o tesoureiro, nas suas faltas e impedimentos.

3 - A Divisão Académica é dirigida por um chefe de divisão, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe venham a ser conferidas pelo conselho directivo:

a) Apoiar e secretariar o coordenador pedagógico, bem como as diferentes comissões pedagógicas;

b) Apoiar os alunos no que respeita à candidatura, ingresso e frequência dos cursos do IHMT;

c) Apoiar os alunos deslocados, nomeadamente estabelecendo contactos com as entidades competentes em matéria de acção social escolar;

d) Apoiar os docentes visitantes na preparação das suas estadas e durante as mesmas;

e) Promover a divulgação dos cursos do IHMT;

f) Organizar e manter actualizado o ficheiro dos antigos alunos e desenvolver acções que promovam a sua ligação com o IHMT;

g) Organizar as infra-estruturas de ensino, nomeadamente:

i) Executar os trabalhos de artes gráficas necessários à ilustração de trabalhos científicos, publicações e relatórios, com relevância para a actividade docente;

ii) Velar pela conservação e actualização do equipamento áudio-visual, assegurando a sua racional e eficiente utilização, em articulação com a informática;

iii) Documentar por vídeo, filmagem ou fotografia os acontecimentos relevantes do IHMT, mantendo em arquivo essa informação e velando pela sua conservação;

iv) Assegurar o fornecimento de cópias de trabalhos pedidas pelos diferentes serviços e unidades do IHMT;

v) Assegurar a racional utilização das instalações afectas ao ensino, providenciando a sua manutenção, em articulação com a DGFP;

h) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.

4 - O Biotério é dirigido por um chefe de divisão, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:

a) A criação e manutenção de animais de laboratório;

b) A manutenção dos animais em experiência pelas unidades de ensino e investigação;

c) Assegurar o aprovisionamento dos equipamentos e dos meios necessários às operações referidas nas alíneas a) e b);

d) Assegurar o cumprimento das normas legais em vigor sobre criação e manutenção de animais para experiências em laboratório, bem como das normas da autoridade nacional em biotérios;

e) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.

4.1 - O funcionamento do Biotério é objecto de regulamento interno aprovado pelo conselho directivo.

5 - O Gabinete de Apoio a Projectos é coordenado por um técnico superior designado pelo director do IHMT, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:

a) Divulgar internamente as oportunidades de candidatura a concursos de financiamento de projectos de investigação, da responsabilidade de instituições nacionais e estrangeiras;

b) Organizar e manter actualizado o ficheiro dos projectos de investigação do IHMT;

c) Divulgar externamente as oportunidades de candidatura a bolsas de investigação científica oferecidas pelo IHMT;

d) Apoiar os docentes e investigadores do IHMT na formulação e na apresentação de candidaturas a financiamentos externos;

e) Apoiar tecnicamente os docentes e investigadores do IHMT nos processos de selecção de bolseiros de investigação científica do IHMT;

f) Apoiar tecnicamente os bolseiros de investigação científica;

g) Organizar e manter actualizado o ficheiro dos bolseiros de investigação científica do IHMT;

h) Apoiar os docentes e investigadores do IHMT no acompanhamento da execução dos projectos de investigação;

i) Apoiar os docentes e investigadores do IHMT na apresentação de relatórios dos projectos junto das entidades financiadoras;

j) Assegurar a transmissão da informação junto dos demais serviços do IHMT que se revele necessária à boa execução dos projectos de investigação;

k) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.

6 - Os Serviços de Documentação e Informação Científica são coordenados por um técnico superior de BD designado pelo director do IHMT, competindo-lhe, para além de outras competências que lhe sejam atribuídas pelo conselho directivo:

a) Identificar as aquisições de livros e revistas necessários à sua permanente actualização;

b) Promover a aquisição das espécies bibliográficas propostas pelos diferentes serviços e unidades de ensino e investigação, assegurando a sua permanente localização, de forma a garantir a sua disponibilidade, para consulta;

c) Proceder ao tratamento biblioteconómico das espécies bibliográficas adquiridas e organizar o serviço de consulta;

d) Assegurar um serviço de cooperação com outras bibliotecas e serviços afins, nacionais e estrangeiros, de forma a garantir a partilha e a optimização dos recursos;

e) Atender e orientar os utilizadores;

f) Assegurar o fornecimento de cópias pedidas pelos utentes, quer de espécies existentes quer através da sua obtenção junto de outras bibliotecas e serviços afins;

g) Manter organizada e actualizada a base de dados bibliográfica do IHMT;

h) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.

6.1 - Junto dos Serviços de Documentação e Informação Científica funciona uma comissão de leitura, composta por três docentes ou investigadores designados pelo conselho científico, que tem por atribuições propor a assinatura de novas revistas, a aquisição de livros de natureza científica, bem como o cancelamento de assinaturas.

7 - Compete ao Gabinete de Informática, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:

a) Apoiar a instalação e o funcionamento das redes internas;

b) Manter actualizada a Intranet do IHMT;

c) Velar pela segurança das redes internas e da Intranet do IHMT;

d) Construir e manter actualizada a página do IHMT na Internet;

e) Apoiar os utilizadores da rede informática do IHMT;

f) Dar parecer sobre a aquisição de equipamento de informática;

g) Dar parecer sobre a aquisição de serviços externos de manutenção e reparação de equipamentos de informática;

h) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.

8 - Compete aos Serviços Técnicos e Oficinais, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:

a) Velar pelo bom estado de conservação das instalações e do equipamento básico, promovendo o levantamento periódico das reparações necessárias, em articulação com a Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial;

b) Executar as reparações e operações de manutenção periódica;

c) Acompanhar as obras e reparações efectuadas nos edifícios e equipamento básico do IHMT por entidades externas e estabelecer os contactos com os seus representantes.

9 - Compete ao Museu, para além de outras atribuições que lhe venham a ser conferidas pelo conselho directivo aquando da sua activação:

a) Catalogar, preservar e expor o espólio museológico do IHMT;

b) Organizar exposições temporárias ou permanentes sobre temas da medicina tropical.