Aviso 5405/2004 (2.ª série). - Pelo despacho PRES/12/2004, de 2 de Abril, foram aprovadas as normas de procedimento para emissão de cartas de curso, diplomas e certificados pelos Serviços Académicos do Instituto Politécnico de Portalegre, nos termos do regulamento anexo.
8 de Abril de 2004. - O Administrador, Joaquim António Belchior Mourato.
Regulamento
Cartas de curso, diplomas e certificados - Normas de procedimento
Artigo 1.º
Entrega do requerimento
1 - Os documentos de certificação poderão ser requeridos:
1.1 - No caso da Escola Superior de Educação, Escola Superior de Tecnologia e Gestão e Escola Superior de Enfermagem de Portalegre, nos Serviços Académicos do Instituto Politécnico de Portalegre, adiante designado por IPP;
1.2 - No caso da Escola Superior Agrária de Elvas, na Secretaria da Escola.
2 - Os requerimentos deverão ser sempre acompanhados do pagamento das importâncias devidas e cópia do bilhete de identidade, devendo ser passado recibo do respectivo pagamento.
3 - O requerimento a utilizar deverá corresponder ao modelo anexo ao presente despacho.
Artigo 2.º
Emissão de cartas de curso, diplomas e certificados
1 - As cartas de curso, diplomas e certificados serão emitidos pelos Serviços Académicos do IPP.
2 - Compete às escolas a guarda dos livros de termos e a manutenção da base de dados informatizada relativamente a todos os actos académicos dos alunos.
3 - Compete aos Serviços Académicos a guarda dos processos individuais dos alunos devidamente organizados e a manutenção da base de dados informatizada.
Artigo 3.º
Tramitação dos processos entregues na Secretaria da Escola Superior Agrária de Elvas
1 - No dia em que o pedido da carta de curso, diploma ou certificado for entregue na Secretaria da Escola, o mesmo será enviado, por fax, aos Serviços Académicos do IPP, com a indicação do pagamento da taxa e do local de levantamento do documento solicitado.
2 - No acto da recepção do pedido deverá ser cobrada a respectiva taxa, havendo lugar à emissão de um talão de recebimento.
3 - Cada talão de recebimento é constituído por três vias, que se destinam:
Original - para o requerente;
Duplicado - a remeter aos Serviços Académicos;
Triplicado - para arquivo da Escola.
4 - As receitas arrecadadas deverão ser entregues aos Serviços Académicos do IPP ou depositadas (sempre que haja receita cobrada) na conta adequada, junto da Direcção-Geral do Tesouro.
5 - A conta referida no n.º 4 fica sob a responsabilidade directa e exclusiva dos Serviços Académicos do IPP, aos quais competirá o respectivo controlo e a conciliação dos respectivos movimentos de depósito.
Artigo 4.º
Entrega dos documentos aos alunos
1 - Os alunos devem indicar no requerimento o modo e o local onde pretendem que lhes seja entregue o documento requerido:
a) Nos Serviços Académicos;
b) Na Secretaria da Escola Superior Agrária de Elvas;
c) Envio por correio registado.
2 - Os alunos que optem pelo envio por correio registado deverão solicitá-lo expressamente, indicando o endereço.
3 - Para os documentos enviados pelo correio, o talão de registo constituirá o documento de prova de entrega do documento, não se responsabilizando o Instituto por eventuais extravios imputáveis aos CTT.
4 - O levantamento de documentos nos Serviços Académicos e na secretaria da Escola Superior Agrária de Elvas deverá ser feito pelo próprio, com apresentação do bilhete de identidade ou do cartão de estudante, assinando o respectivo comprovativo.
5 - Poderão ainda os documentos ser levantados por terceiros, desde que se façam acompanhar do bilhete de identidade do próprio e da declaração de autorização exigida pela lei de protecção de dados pessoais.
5.1 - A declaração deverá incluir:
Nome e bilhete de identidade do aluno;
Efeitos para que é passada;
Nome e bilhete de identidade de quem procede ao levantamento do documento.
5.2 - O comprovativo da entrega do documento deverá ser assinado por quem procedeu ao levantamento.
Artigo 5.º
Disposições finais
O presente despacho entra em vigor na data da sua publicação.
REQUERIMENTO
(ver documento original)