Aviso 739/2004 (2.ª série) - AP. - Nos termos do POCAL - Plano Oficial de Contas das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, publica-se a norma de controlo interno da AMRAA - Associação de Municípios da Região Autónoma dos Açores, aprovada pelo conselho de administração em 30 de Julho de 2003.

Normas de controlo interno

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objecto

O sistema de controlo interno estabelece os fluxos de informação e um conjunto de regras definidoras de métodos e procedimentos, em cumprimento do estabelecido no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento aplica-se a todos os serviços da Associação de Municípios da Região Autónoma dos Açores (AMRAA).

Artigo 3.º

Objectivos

O sistema de controlo interno é o plano de organização que visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar, tanto quanto possível, o desenvolvimento da actividade de forma ordenada e eficiente, incluindo a aderência às políticas da administração, a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraudes e erros, a precisão e a integridade dos registos contabilísticos e a atempada preparação de informação financeira fidedigna.

Artigo 4.º

Documentos de suporte

1 - Qualquer operação com relevância na esfera orçamental, patrimonial e analítica da AMRAA deverá ser titulada por documentos suporte, conforme o definido no n.º 12.2 do POCAL.

2 - Os documentos suporte enunciados no n.º 2.8.2 do POCAL e referidos no número anterior, bem como os demais documentos adoptados pela Associação são numerados sequencialmente.

3 - Serão conservados duplicados - ou todos os exemplares em caso de anulação ou inutilização do documento - com os averbamentos necessários à sua identificação, trâmites e vicissitudes, bem como dos documentos que os substituírem, se for caso disso.

4 - A demais documentação administrativa e contabilística de entrada e saída da AMRAA é objecto de numeração sequencial, registo, classificação e arquivo, pela Secção de Expediente.

5 - Os processos administrativos e contabilísticos incluem as respectivas informações, despachos e deliberações.

Artigo 5.º

Arquivo dos documentos suporte

Devem manter-se em arquivo e ordenados todos os livros, registos e documentos suporte atendendo aos prazos e regras definidos na Portaria 412/2001, de 17 de Abril.

Artigo 6.º

Despachos e autorizações

Os documentos escritos, os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico, devem sempre identificar os seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma legível.

CAPÍTULO II

Das funções, atribuições e competências

Artigo 7.º

Estrutura

1 - Para prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos, a AMRAA dispõe dos seguintes serviços:

a) Secção de Expediente;

b) Secção de Contabilidade e Património;

c) Gabinete Técnico.

2 - Os serviços referidos no número anterior dependerão hierarquicamente do conselho de administração (CA) ou, no todo ou em parte, do administrador-delegado (AD), se nele for delegada essa competência.

Artigo 8.º

Competências comuns aos diversos serviços

Constituem competências comuns aos diversos serviços:

a) Coordenar a actividade das unidades orgânicas, de modo a assegurar a execução das decisões dos órgãos da Associação;

b) Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;

c) Colaborar na elaboração dos instrumentos de gestão financeira, orçamental e administrativa de controlo da Associação;

d) Garantir a informação e colaboração entre todos os serviços com o intuito de assegurar o bom funcionamento da Associação;

e) Colaborar e participar nas acções a empreender pela Associação, tendo em vista a satisfação das atribuições e competências que lhe estão cometidas legalmente;

f) Garantir o cumprimento das deliberações do conselho de administração, dos despachos do presidente e das decisões do administrador-delegado, na respectiva área de intervenção;

g) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente do CA ou decisão do AD.

Artigo 9.º

Secção de Expediente

São, nomeadamente, competências da Secção de Expediente:

1) Na área do expediente:

a) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição, registo, distribuição e arquivo de todo o expediente;

b) Passar os atestados, certidões, cópias, fotocópias e documentos semelhantes, cuja passagem seja solicitada e devidamente autorizada;

c) Executar, em geral, as tarefas administrativas não específicas de outros serviços;

d) Superintender no arquivo geral da Associação e propor a adopção de planos adequados de arquivo;

e) Arquivar, depois de catalogados, todos os documentos e processos que para esse fim sejam remetidos;

f) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;

g) Assegurar o tratamento de elementos bibliográficos e de informação técnica e cientifica relativos a matérias de interesse para a administração local.

h) Organizar o centro de documentação em condições de fácil consulta e organizar e manter actualizado o inventário das publicações existentes;

2) Na área de apoio à actividade do jogo instantâneo, compete:

a) Planear, estudar, inventariar aspectos relevantes da distribuição e promoção do jogo instantâneo;

b) Conceber e desenvolver acções integradas de desenvolvimento do referido jogo;

c) Preparar a realização de sorteios;

d) Executar as demais tarefas constantes do Regulamento do Jogo Instantâneo.

Artigo 10.º

Secção de Contabilidade e Património

Compete, designadamente, à Secção de Contabilidade e Património:

1) Na área da contabilidade:

a) Assegurar a elaboração do orçamento e respectivas revisões e alterações, das contas de gerência, bem como coligir todos os elementos para tal necessários;

b) Executar a contabilidade geral, designadamente a escrituração dos livros de uso obrigatório;

c) Verificar todas as autorizações de despesa, emitir, registar e arquivar ordens de pagamento, guias de receita e anulação, bem como assegurar a coordenação e controlo das guias de receita e anulação que sejam emitidas por outros serviços;

d) Verificar diariamente a exactidão das operações de tesouraria, nos termos da lei;

e) Verificar as folhas de vencimento, subsídios, abonos e outros vencimentos do pessoal da Associação e dos membros dos órgãos desta;

f) Arrecadar receitas da Associação, fundos e valores;

g) Promover o pagamento de todas as despesas em conformidade com as disposições legais aplicáveis;

h) Manter à sua guarda e sob a sua responsabilidade todos os valores pertencentes à Associação, que lhe tenham sido confiados, quer sejam constituídos por dinheiro, documentos ou objectos de outra natureza;

i) Em geral, cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade pública.

2) No domínio do aprovisionamento:

a) Proceder às aquisições necessárias, após adequada instrução dos respectivos processos, incluindo a abertura de concursos;

b) Proceder à armazenagem, conservação e distribuição pelos serviços de bens de consumo corrente;

c) Manter uma relação permanente e eficaz com as demais secções.

3) No domínio do património:

a) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis da Associação;

b) Promover a inscrição nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial de todos os bens próprios imobiliários da Associação;

c) Executar todo o expediente relacionado com a aquisição e alienação de bens móveis e imóveis.

4) Compete ao funcionário da Secção de Contabilidade assinar todos os documentos e informações da sua competência, identificando sempre a qualidade em que o faz.

Artigo 11.º

Gabinete técnico

Compete ao gabinete técnico:

a) Planear, estudar e inventariar aspectos relevantes da actividade dos municípios associados;

b) Conceber e desenvolver acções integradas de desenvolvimento de acordo com as atribuições e competências da Associação e acompanhar a sua execução;

c) Acompanhar a execução orçamental e o plano de actividades da Associação;

d) Analisar e propor as medidas necessárias ao bom funcionamento dos serviços da Associação;

e) Estudar, acompanhar e propor as medidas necessárias de candidaturas a programas nacionais e comunitários;

f) Preparar a realização de acções de formação e de qualificação dos recursos humanos;

g) Recolher, compilar, organizar e tratar de enviar aos municípios informação jurídica com interesse para a actividade dos municípios.

CAPÍTULO III

Disponibilidades

SECÇÃO I

Disposições gerais

Artigo 12.º

Valorimetria

As disponibilidades de caixa e instituições financeiras são expressas pelos montantes dos meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depósito, respectivamente.

Artigo 13.º

Contas bancárias

1 - Compete ao presidente do conselho de administração submeter à apreciação daquele órgão a decisão de abrir contas bancárias tituladas pela Associação.

2 - Apenas os membros do CA ou o AD, conjuntamente com um funcionário da Secção de Contabilidade designado pelo CA podem movimentar as contas bancárias tituladas pela AMRAA.

Artigo 14.º

Meios de pagamento

1 - Os pagamentos devem ser feitos preferencialmente por transferência bancária, cheque ou dinheiro, em função do montante a pagar.

2 - As operações relativas ao processamento de despesas serão desenvolvidas na Secção de Contabilidade.

3 - A elaboração dos documentos relativos à liquidação de despesas legalmente constituídas será efectuada na Secção de Contabilidade com a assinatura do responsável da mesma, após terem sido devidamente visados pelo AD.

Artigo 15.º

Pagamento por cheque

1 - Todos os cheques emitidos pela AMRAA serão válidos por seis meses a contar da data da sua emissão.

2 - Para controlo na emissão de cheques, estes só devem ser assinados na presença da ordem de pagamento e documentos de suporte, factura ou documento equivalente.

3 - Depois de se proceder à entrega do cheque deve apor-se carimbo com o dizer "pago" na ordem de pagamento.

4 - Os cheques não preenchidos, as cópias dos cheques já emitidos bem como os cheques anulados devem ficar à guarda do responsável pela contabilidade. No caso dos cheques anulados já estarem assinados devem as assinaturas ficar inutilizadas para posterior arquivo sequencial.

5 - Os cheques que ultrapassarem o período de validade dos cheques em trânsito deverão ser sujeitos a estorno e cancelamento do pagamento junto da instituição bancária, depois de contactar por escrito o beneficiário. Se mais tarde o beneficiário reclamar emitir-se-á novo cheque.

Artigo 16.º

Reconciliações bancárias

1 - As reconciliações bancárias devem ser feitas mensalmente e confrontadas com os registos da contabilidade, por um funcionário designado pelo AD, que não deverá ser o funcionário da Secção de Contabilidade designado nos termos do n.º 2 do artigo 13.º

2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias devem estas ser averiguadas e prontamente regularizadas sempre que se justifique através de despacho do CA.

SECÇÃO II

Fundo de maneio

Artigo 17.º

Competência

1 - São anualmente designados pelo CA dois funcionários administrativos responsáveis pelo fundo permanente de caixa, um de forma permanente e outro para o substituir na sua ausência.

2 - A gestão do fundo de caixa compete aos funcionários nomeados, sob orientação do CA.

3 - Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio correspondentes a cada dotação orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

4 - Cada um destes fundos tem de ser regularizado no fim de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.

Artigo 18.º

Procedimentos contabilísticos

1 - Após deliberação do montante disponível para cada dotação orçamental, deverá fazer-se o cabimento do montante correspondente aos 12 meses do ano, de forma a assegurar a dotação mensal dessas despesas.

2 - O montante mensal não utilizado deverá ser sujeito a estorno para dotar o orçamento do montante não utilizado.

Artigo 19.º

Limite máximo autorizado

1 - Cada fundo de maneio possui um limite máximo, definido anualmente pelo órgão executivo e a sua utilização deve ser compensada pela sua reconstituição ou pela reposição do fundo de maneio.

2 - O somatório dos meios monetários disponíveis no fundo e do valor dos recibos ou documentos equivalentes pagos a partir desse fundo de maneio deve ser sempre igual ao valor autorizado para o mesmo.

Artigo 20.º

Reconstituição

1 - O responsável pelo fundo de maneio deve remeter à contabilidade o mapa resumo do fundo de maneio onde conste toda a informação relativa aos pagamentos efectuados por conta do fundo anexando os recibos ou documentos equivalentes.

2 - A contabilidade, depois de verificar a legalidade e conformidade dos documentos, emite a ordem de pagamento referente aos documentos apresentados e a nota de lançamento de tesouraria, correspondente ao montante de reconstituição do fundo.

3 - Os montantes serão repostos por cheque correspondente aos montantes de reconstituição do fundo e passado em nome de um dos responsáveis.

Artigo 21.º

Reposição

No mês de Dezembro, em data a indicar no documento que estipula a sua constituição, os responsáveis pelo fundo devem efectuar a sua reposição.

SECÇÃO III

Receitas

Artigo 22.º

Processamento

1 - A Secção de Contabilidade liquida e processa as receitas da Associação.

2 - A contabilidade, após conferir os documentos de receita, processará a arrecadação e escrituração das receitas na folha de caixa e procederá ao registo no resumo diário de tesouraria.

SECÇÃO IV

Aquisição de bens

Artigo 23.º

Autorização para aquisição

As compras são promovidas, sob a orientação directa do AD com base em requisição externa ou contrato após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, quer em matéria contabilística como de realização de despesas públicas e de aquisição de bens e serviços.

Artigo 24.º

Recepção de bens

1 - Sem prejuízo do que adiante se dispões a propósito do jogo instantâneo, a recepção de bens será feita na sede da AMRAA e a conferência física, qualitativa e quantitativa será feita por um elemento administrativo que procederá à confrontação da factura com a respectiva requisição externa ou contrato.

2 - Uma vez realizada a conferência e achado conforme o fornecimento, na factura será aposto um carimbo com os dizeres "conferido" e "recebido".

3 - Caso não se verifique a conformidade entre o fornecido e o requisitado, o AD decidirá entre a rejeição ou a aceitação dos bens sob reserva.

4 - Sem prejuízo da possibilidade de pagamento parcial em caso de cumprimento parcial, não deverá proceder-se ao pagamento de nenhum fornecimento que não esteja integralmente cumprido.

Artigo 25.º

Conferência documentos

1 - Depois de conferidas as facturas na contabilidade e autorizado o seu pagamento, deve ser emitida a ordem de pagamento.

2 - As despesas relativas a bens de imobilizado devem ser remetidas à Secção de Património que, sendo o caso, promoverá a respectiva actualização.

Artigo 26.º

Contas de terceiros

1 - A Secção de Contabilidade deverá manter actualizadas as contas de terceiros.

2 - Antes do fecho de contas e por referência a 31 de Dezembro do ano encerrando, deverá solicitar-se aos terceiros que tenham mantido relação económica com a AMRAA extracto de conta corrente, o qual será confrontado com os elementos da contabilidade da AMRAA, por forma a efectuar-se a reconciliação das contas de devedores e credores.

CAPÍTULO IV

Jogo instantâneo

SECÇÃO I

Existências

Artigo 27.º

Recepção de existências

A conferência física, qualitativa e quantitativa dos bilhetes de jogo instantâneo será feita pela entidade responsável pelos serviços financeiros relativos ao jogo instantâneo, que reverterá à AMRAA uma guia de remessa/recibo.

Artigo 28.º

Controlo das existências

1 - As entradas e saídas de armazém devem ser comunicadas à AMRAA pela entidade responsável pelos serviços financeiros do JI.

2 - Semanalmente a entidade bancária enviará uma listagem com o saldo de existências nos balcões das agências, descriminados por lote, e uma listagem de existências em trânsito, de forma a que o saldo no final da semana corresponda aos bilhetes existentes em armazém.

Artigo 29.º

Conferência

As guias de remessa/recibos da entidade responsável pelo depósito do JI, depois de recepcionadas pela contabilidade devem ser confrontadas com a respectiva factura antes do pagamento desta última.

SECÇÃO II

Bilhetes premiados de jogo instantâneo

Artigo 30.º

Competência para o pagamento

Têm competência para fazer o pagamento dos prémios dos bilhetes de jogo instantâneo, os agentes oficiais até ao valor de 25 euros, ou a entidade responsável pelos serviços financeiros do JI, para os prémios de valor superior.

Artigo 31.º

Controlo dos bilhetes premiados

1 - Diariamente, a entidade responsável pelos serviços financeiros do JI deverá enviar à AMRAA uma lista dos prémios pagos por cada agente e pela própria entidade e os respectivos bilhetes descontados com o talão de rebatimento, documento descritivo do número de bilhetes premiados.

2 - A contagem dos bilhetes premiados deverá ser feita pela confrontação do extracto bancário diário com as listagens dos prémios pagos a agentes e não agentes.

3 - Depois de conferidos os bilhetes premiados será aposto no talão de rebatimento de cada agente, um visto e a data.

4 - O AD no final do dia de trabalho terá acesso ao relatório diário de verificação dos bilhetes premiados por cada agente.

5 - As diferenças na conferência dos prémios de valor superior a 5 euros, ou de valor inferior se se constatar a sua persistência, devem ser notificadas ao respectivo agente que deverá proceder à sua reposição no prazo de 10 dias úteis.

Artigo 32.º

Bilhetes premiados

Todos os bilhetes premiados devem ser conferidos, devendo-se ainda proceder à descarga dos prémios de valor superior a 25 euros, na listagem dos bilhetes premiados enviada pela empresa fornecedora dos bilhetes.

Artigo 33.º

Arquivo

1 - Os bilhetes premiados de valor superior a 25 euros, devem ser arquivados pelo prazo de 10 anos.

2 - Os restantes bilhetes deverão permanecer 30 dias em arquivo para serem ainda reconferidos por amostragem pelo AD e posteriormente destruídos.

SECÇÃO III

Fundo de maneio de agente especial

Artigo 34.º

Funcionamento

1 - Cada agente especial será responsável por um fundo de maneio em espécie (bilhetes e JI) a movimentar junto da entidade depositária dos bilhetes.

2 - O fundo referido no número anterior tem por finalidade promover as vendas de JI.

3 - As normas e procedimentos de movimentação do fundo de maneio, em espécie dos agentes especiais, é definida por regulamento próprio.

Artigo 35.º

Controlo e reposição

1 - Para efeitos de controlo do fundo de maneio o CA deve, no início de cada ano ou mandato definir o montante da sua constituição e aprovar as normas a que o mesmo deve obedecer.

2 - A sua reposição ocorrerá obrigatoriamente até ao dia 31 de Dezembro de cada ano, ou simultaneamente, com o termo da actividade de cada agente especial, se tal ocorrer.

SECÇÃO IV

Receitas do JI

Artigo 36.º

Processamento

1 - A cobrança das receitas provenientes da venda de jogo instantâneo será efectuada pela entidade responsável pelos serviços financeiros do JI, nos termos do respectivo contrato.

2 - Os montantes cobrados deverão ser depositados diariamente na conta bancária designada para o efeito.

3 - A instituição bancária deverá fornecer diariamente listagens das vendas por agente, dos prémios pagos a agentes e não agentes, das comissões sobre as vendas e das comissões sobre os prémios apresentados a rebatimento.

CAPÍTULO V

Imobilizado

Artigo 37.º

Gestão do imobilizado

1 - A gestão do imobilizado terá em conta o princípio da economia, eficiência e eficácia, permitindo a garantia de exactidão permanente dos registos patrimoniais e contabilísticos.

2 - Cada sala terá um funcionário que será responsável pelos bens e equipamentos que lhe sejam distribuídos.

Artigo 38.º

Materialidade relevante

Os bens duradouros e equipamentos propriedade da AMRAA cujo valor de aquisição seja superior a 50 euros, deverão ser inventariados mesmo que totalmente amortizáveis no próprio ano.

Artigo 39.º

Compras

1 - As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o plano plurianual de investimentos e segundo as orientações que o órgão executivo emitir.

2 - Estas aquisições serão efectuadas com base em requisições externas ou documento equivalente, designadamente contratos emitidos ou celebrados pela entidade competente para autorizar a despesa, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.

Artigo 40.º

Identificação

1 - A gestão e o controlo do património deve, de forma sistematizada, dar a conhecer todos os bens da AMRAA e respectiva localização.

2 - Para os efeitos referidos no número anterior, serão mantidas actualizadas fichas de bens individuais.

Artigo 41.º

Abate

1 - É competente para decidir do abate de um bem a entidade que seja legalmente competente para autorizar a realização de uma despesa de igual valor.

2 - O valor relevante para efeitos do número anterior é o valor contabilístico de aquisição do bem a abater.

3 - Sempre que por qualquer motivo um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário responsável por esse bem ou equipamento comunicar por escrito esse facto à entidade competente para decidir do seu abate.

4 - Se a entidade entender que esse é o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo o respectivo documento, uma vez despachado para a Secção de Património, que procederá à actualização da respectiva ficha.

Artigo 42.º

Inventário

Anualmente, entre Junho e Setembro, devem ser efectuadas as reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisição e das amortizações acumuladas para se poder detectar eventuais bens que tenham sido abatidos e ou adquiridos sem que se tenha procedido à actualização dos registos.

Artigo 43.º

Verificação física

A Secção de Património deverá proceder, durante o mês de Dezembro de cada ano, à realização de verificações físicas dos bens do activo existentes, procedendo-se imediatamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, se for caso disso.

Artigo 44.º

Mapa descritivo do património

Em Janeiro de cada ano a Secção de Património enviará ao funcionário responsável por cada compartimento um mapa descritivo do património que ficará à sua guarda e que deverá ser mantido à vista de qualquer pessoa.

CAPÍTULO VI

Disposições finais

Artigo 45.º

Norma revogatória

São revogadas as disposições regulamentares que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente Regulamento.

Artigo 6

Entrada vigor

O presente Regulamento entrará em vigor 30 dias após a sua publicação.

Aprovado em reunião do conselho de administração, no passado dia 30 de Julho de 2003.

29 de Dezembro de 2003. - O Administrador-Delegado, Paulo Costa Couto.