Regulamento de Organização dos Serviços da Freguesia de Lordelo
Tendo presente o quadro legal em vigor, nomeadamente a publicação do Decreto-Lei 305/2009 de 23 de outubro, torna-se necessário proceder a uma alteração da organização dos serviços da Junta de Freguesia de Lordelo, em moldes que lhe permitam dar uma melhor resposta às solicitações decorrentes das novas atribuições e competências, baseando-se nos princípios de unidade e eficácia de ação, da aproximação dos serviços aos cidadãos, da desburocratização, da racionalização de meios e na eficiência da afetação dos recursos públicos, da melhoria quantitativa e qualitativa prestado e da garantia da participação dos cidadãos, bem como pelos demais princípios constitucionais aplicáveis à atividade administrativa e acolhidos no Código do Procedimento Administrativo.
Assim, procedeu-se a alguns ajustamentos na estrutura dos serviços da Junta de Freguesia de Lordelo, que tem como uma das suas prioridades a modernização da administração indo ao encontro dos interesses e necessidades locais, tornando-se mais eficiente junto dos cidadãos.
O artigo 19.º do citado diploma, estabelece que as Juntas de Freguesia devem proceder à revisão das suas estruturas organizacionais, devendo adequar as atribuições das mesmas ao pessoal existente. Determina ainda o diploma em referência que compete à Assembleia de Freguesia a aprovação do modelo de estrutura orgânica, definir o número máximo de unidades orgânicas flexíveis e definir o número máximo total de subunidades orgânicas que, no caso concreto não são possíveis serem criadas, por não existirem pelo menos quatro trabalhadores integrados em carreira de grau 2 de complexidade, conforme estabelece o n.º 3 do artigo 15.º do Decreto-Lei 305/2009 de 23 de outubro. Desta forma, a reorganização foi concretizada tendo por base domínios de atuação. Pretendeu-se pois que o presente modelo organizacional respeitasse os princípios que são mencionados no Decreto-Lei 305/2009 de 23 de outubro, na certeza que os mesmos vão proporcionar a simplificação administrativa, maior eficácia e uma nova relação com os utentes da Junta de freguesia de Lordelo.
Assim, ao abrigo das disposições das disposições em vigor, foi o Regulamento de Organização dos Serviços da Junta de Freguesia de Lordelo, na sua Estrutura e Funcionamento, aprovado em Assembleia de Freguesia na sessão de 25 de abril de 2015.
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Princípios
A organização, a estrutura e o funcionamento dos Serviços da Junta de Freguesia de Lordelo, orientam-se, nos termos do Decreto-Lei 305/2009 de 23 de outubro pelos princípios da unidade e eficácia da ação da aproximação dos serviços aos utentes, da desburocratização, da racionalização de meios e da eficiência na afetação dos recursos públicos, da melhoria qualitativa e quantitativa do serviço prestado e, de garantia da participação dos cidadãos, bem como pelos demais princípios constitucionais aplicáveis à atividade administrativa e acolhidos no Código de Procedimento Administrativo.
Artigo 2.º
Objetivos Gerais
1 - A Junta de Freguesia de Lordelo e os seus serviços prosseguem, nos termos e formas legalmente previstas, fins de interesse público geral e da freguesia, pretendendo no desenvolvimento das suas atividades proporcionar melhores condições de vida, de trabalho e lazer aos cidadãos residentes e não residentes nesta Freguesia.
2 - Na prossecução das atribuições desta Freguesia e no âmbito da competência dos seus órgãos, devem orientar-se pelos seguintes princípios de organização e ação administrativa:
a) Da administração aberta, privilegiando o interesse dos cidadãos, facilitando a sua participação no processo administrativo, designadamente, prestando as informações e os esclarecimentos de que careçam, divulgando as atividades da Freguesia, apoiando e estimulando as atividades da Freguesia e dos particulares, e recebendo as suas sugestões e reclamações.
b) Da eficiência e eficácia, prestando um serviço célere e de qualidade, racionalizando os meios, e os recursos disponíveis por uma melhor prestação de serviços às populações.
c) Da simplicidade dos procedimentos, saneando atos inúteis e redundantes, encurtando circuitos, simplificando processos de trabalho e promovendo a comunicação intra e inter serviços.
d) Da coordenação dos serviços e articulação entre as diversas subunidades, tendo em vista dar célere e integral execução às deliberações dos órgãos autárquicos.
e) Da gestão participativa assegurando uma comunicação eficaz e transparente, a proteção da confiança e a assunção de responsabilidade por parte dos funcionários, quer na preparação e execução das decisões, quer na relação com os fregueses.
f) Da programação interna em cada serviço, de acordo com o plano anual de atividades e controlo de resultados, com a avaliação regular da eficácia dos serviços.
Artigo 3.º
Superintendência
A superintendência e a dos serviços da Junta de Freguesia de Lordelo competem ao Presidente da Junta, nos termos da legislação em vigor.
Artigo 4.º
Dos trabalhadores
1 - A atividade dos trabalhadores da Junta de Freguesia está sujeita, nomeadamente, aos seguintes princípios:
a) Mobilidade interna, embora no respeito pelas áreas funcionais que correspondem às respetivas qualificações e categorias profissionais:
b) Avaliação regular e periódica do desempenho e mérito profissional;
c) Responsabilização disciplinar nos termos do Estatuto Disciplinar, sem prejuízo de qualquer outra do foro civil e criminal.
2 - Constitui dever geral dos trabalhadores da Junta de Freguesia, o constante empenho na colaboração profissional a prestar aos órgãos da freguesia e na melhoria da imagem destes perante os fregueses.
CAPÍTULO II
Estrutura Organizacional
Artigo 5.º
Modelo
Para a prossecução das atribuições e competências da Junta de Freguesia, os Serviços da Junta adotam o modelo de uma estrutura hierarquizada estabelecida conforme a apresentação gráfica definida no Organigrama do anexo I, que compreende dois domínios de atuação, uma vez que:
a) Estão em causa funções de natureza executiva, de aplicação de métodos e processo, com base em diretivas bem definidas e instruções gerais nas áreas comuns e instrumentais e nos vários domínios de atuação dos órgãos e serviços;
b) Por não disporem de um mínimo de quatro trabalhadores integrados em carreiras de grau dois de complexidade;
Artigo 6.º
Domínios de Atuação
1 - Os domínios de atuação foram criados tendo em consideração a natureza das diferentes atividades na Junta de Freguesia.
2 - Os domínios de atuação e respetivas competências são:
A) Administração Geral
i) Serviços Administrativos
B) Serviços Operacionais
i) Serviços de Limpeza e Manutenção;
ii) Serviços de Transportes
CAPÍTULO III
Atribuições, Competências e Atividades dos Serviços
Artigo 7.º
Atribuições, Competências e Atividades
O conjunto de atribuições, competências e atividades adiante descritas para cada serviço da Junta de Freguesia constituem o quadro de referência para cada atividade, podendo no entanto ser ampliado ou modificado por deliberação da Junta de Freguesia.
Artigo 8.º
Administração Geral
O domínio da Administração Geral tem como competência a realização dos serviços administrativos da Junta de Freguesia, contemplando as seguintes atividades:
1 - Atendimento e Expediente Geral:
a) Coordenar o sistema de registo e controlo do expediente e arquivo;
b) Assegurar as tarefas inerentes ao recenseamento e processo eleitoral;
c) Emitir atestados, certidões, cópias, fotocópias e autenticação de documentos, cuja passagem seja solicitada e devidamente autorizada;
d) Executar tarefas inerentes à receção, classificação, distribuição e expedição de correspondência e outros documentos;
e) Manter atualizados os ficheiros de suporte e controlo de correspondência recebida e expedida;
f) Assegurar a afixação de editais;
g) Superintender o arquivo geral da freguesia e propor a adoção de planos adequados de arquivo;
h) Arquivar, depois de catalogados, todos os processos e documentos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços da freguesia;
i) Promover a conservação dos documentos em arquivo;
j) Proceder ao registo e licenciamento de canídeos a gatídeos;
k) Proceder à organização dos processos referentes à emissão de licenças, liquidação e cobrança de taxas;
l) Manutenção e gestão dos conteúdos do site da Freguesia.
2 - Aprovisionamento e Património:
a) Executar todo o expediente relativo à aquisição de bens e serviços (requisições, correspondência, consultas, concursos, procedimentos, adjudicações, hastas publicas, etc.);
b) Rececionar faturas, providenciar o seu registo e conferencia;
c) Efetuar a gestão dos bens do economato (livros, impressos e material de expediente), e providenciar para que se mantenha o stock necessário ao funcionamento correto dos serviços;
d) Elaborar e manter atualizado um ficheiro de todos os fornecedores da Junta de Freguesia com a indicação dos respetivos ramos de atividade;
e) Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da freguesia;
f) Providenciar a inscrição na Repartição de Finanças e registo na Conservatória do Registo Predial dos bens imóveis da freguesia;
g) Elaborar e manter atualizado um ficheiro de todo o património, com indicação das respetivas ocupações, rendas, taxas, concessões, alterações, etc.;
h) Elaborar e manter atualizado um ficheiro de todo o património, com indicação de quantidades, características, locais de utilização, estado de conservação e valor;
i) Tratar de toda a documentação inerente às máquinas e viaturas da freguesia;
j) Tratar de todo o tipo de seguros;
k) Organizar e manter atualizado o inventários das existências em armazém, controlando todas as entradas e saídas;
l) Promover a gestão dos stocks necessários ao bom funcionamento dos serviços;
m) Promover a elaboração do inventário anual do armazém;
n) Efetuar o cálculo dos consumos médios do ano anterior, cuja estimativa servirá de base à elaboração do orçamento da freguesia;
o) Preparar a elaboração do orçamento, de harmonia com os planos de atividades aprovados ou delineados e elaborar as respetivas revisões e alterações.
3 - Contabilidade e Finanças
a) Elaborar as contas de gerência exigidas por lei, instruindo-as com a documentação necessária para justificação, segundo as normas contidas nas disposições legais em vigor;
b) Efetuar todo o movimento e escrituração da contabilidade da Freguesia, de acordo com as normas legais;
c) Conferir os trabalhos diários e, mensalmente, as relações de cobrança. As guias de transferência de documentos de despesa pagos;
d) Proceder à liquidação e processamento de todas as taxas e licenças;
e) Efetuar e manter atualizadas as contas correntes;
f) Assegurar a atualização sistemática dos registos contabilísticos e a correta classificação;
g) Proceder à emissão de documentos de despesa de operações orçamentais e de operações de tesouraria;
h) Controlar as operações de tesouraria;
i) Organizar e manter em dia as contas correntes com todos os fornecedores;
j) Emitir as certidões ou declarações comprovativas dos pagamentos efetuados a outras entidades.
4 - Recursos Humanos
a) Assegurar o atendimento do pessoal;
b) Colaborar, nos termos da lei nos processos de inquérito e disciplinares;
c) Prestar informações, emitir certidões e declarações sobre as matérias inerentes à sua atividade;
d) Organizar os processos necessários ao recrutamento, promoção, reclassificação, transferência e outras formas de mobilidade, aposentação e exoneração de pessoal;
e) Elaborar e manter devidamente organizado e atualizado o ficheiro do pessoal e os respetivos processo individuais de cadastro e de expediente, bem como o ficheiro de cadastro existente em suporte informático.
f) Controlar e manter devidamente atualizado o registo de assiduidade, férias, faltas e licenças, promovendo e verificando as situações de doença e de acidentes de serviço;
g) Manter devidamente organizados e atualizados os registos dos processos disciplinares, louvores, condecorações e outras situações de pessoal;
h) Promover a efetivação e atualização dos seguros de pessoal e demais exigências relacionadas com o assunto, incluindo a participação de acidentes em serviço e quaisquer outras diligências necessárias;
i) Promover a emissão de cartões de identidade do pessoal da Junta da freguesia, bem como a inscrição na Caixa Geral de Aposentações, ADSE, Caixas de Previdência, Sindicatos, serviços sociais e outros organismos e instituições;
j) Elaborar e publicar as listas de antiguidade e contagem de tempo de serviço;
k) Organizar e manter atualizados os processo respeitantes às prestações com encargos familiares;
l) Conferir e controlar os documentos apresentados pelos beneficiários da ADSE e proceder ao envio dos mesmos para posterior reembolso por parte da ADSE;
m) Promover o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal e o respetivo pagamento, nos prazos estipulados, superiormente;
n) Estudar, colaborar em tudo o mais que se relacione com o pessoal, nomeadamente a classificação de serviço, promoção e progressão, incluindo a organização, estruturação e alteração dos respetivos quadros;
o) Registar em livro privado todos os documentos de expediente referentes a recursos humanos, dar-lhes numeração própria e o devido andamento;
p) Coordenar o tratamento dos dados estatísticos necessários para gestão dos recursos humanos.
Artigo 9.º
Serviços Operacionais
Neste domínio de atuação foram atribuídas competências ao nível da limpeza e manutenção e transportes, cujas atividades se descriminam:
i) Serviços de Limpeza e Manutenção:
a) Executar obras de reparação, conservação, demolição, construção em edifícios, instalações e equipamentos da Junta de Freguesia;
b) Efetuar a construção ou reparação de arruamentos;
c) Zelar pela conservação do equipamento a seu cargo;
d) Executar trabalhos de serralharia civil;
e) Executar trabalhos de carpintaria;
f) Executar trabalhos de pintura civil;
g) Gerir, conservar e promover a limpeza das instalações públicas;
h) Limpeza e conservação de espaços públicos.
ii) Serviços de Transportes
O serviço de transportes tem como atribuições:
a) Efetuar os serviços requeridos;
b) Articular o serviço com a secção de Taxas e Licenças;
c) Assegurar a conservação e manutenção das viaturas da Freguesia;
d) Providenciar pela manutenção preventiva, efetuando revisões e controlos periódicos verificando o estado de funcionamento de certos elementos vitais do veículo/máquina.
e) Confirmar as faturas respeitantes ao fornecimento de combustível, de reparações efetuadas em oficinas e de qualquer material recebido;
f) Verificar por viatura o número de horas de trabalho ou de quilómetros percorridos, os consumos em combustíveis e lubrificantes, as despesas em reparação e outros encargos de modo a obterem elementos de gestão, nomeadamente os custos dos quilómetros ou da hora de trabalho;
g) Verificar as condições de trabalho das viaturas e participar superiormente as ocorrências anormais do serviço;
h) Providenciar pelo seguro e inspeção das máquinas e viaturas e respetivas participações à seguradora em caso de sinistro;
i) Verificar e informar superiormente anomalias que sejam detetadas;
j) Efetuar o transporte escolar e de outros utentes.
CAPÍTULO IV
Disposições Finais
Artigo 10.º
Implementação da Estrutura
Ficam definidos domínios de atuação que integram os serviços da estrutura orgânica desta Junta de Freguesia de Lordelo, os quais foram criados de acordo com as necessidades e resultante do planeamento e programação das atividades da Junta de Freguesia, de acordo com o Decreto-Lei 305/2009 de 23 de outubro.
Artigo 11.º
Reajustamento de Funções
1 - As atribuições dos diversos serviços da presente estrutura orgânica poderão ser alteradas por deliberação da Junta de Freguesia, sempre que as razões de economia e eficácia se justifiquem, e ainda proceder à afetação ou reafectação do pessoal do respetivo mapa.
2 - A Junta de Freguesia poderá por deliberação proceder à criação de subunidades orgânicas, de acordo com as disposições legais e após aprovação pela Assembleia de Freguesia.
Artigo 12.º
Regulamentos Internos
Para além das competências e atribuições atrás enumeradas, a Junta de Freguesia poderá elaborar Regulamentos Internos de cada serviço que pormenorizarão as respetivas tarefas e responsabilidade de cada um.
Artigo 13.º
Organigrama dos Serviços
O organigrama que representa a estrutura dos serviços da Junta de Freguesia de Lordelo, consta em anexo a este Regulamento.
Artigo 14.º
Mapa de Pessoal
O mapa de pessoal da Freguesia de Lordelo é o aprovado.
Artigo 15.º
Lacunas e Omissões
As lacunas e omissões deste Regulamento serão resolvidas, nos termos gerais de direito, pelo Presidente da Junta de Freguesia.
Artigo 16.º
Normas Revogatórias
Com a publicação o presente Regulamento fica revogado a estrutura e organização dos serviços da Junta anteriormente existente.
Aprovado pela Junta de Freguesia em 01 /04/2015
Aprovado pela Assembleia de Freguesia em 25 /05/2015
1 de abril de 2015. - O Presidente da Freguesia, Nuno Fernando Lamas Serra.
(ver documento original)
209136471
