Aviso 5602/2003 (2.ª série) - AP. - Para os devidos efeitos publica-se o Regulamento de Controlo Interno da Junta de Freguesia de Galveias, concelho de Ponte de Sor, aprovado na reunião da Junta realizada no dia 31 de Março de 2003 e aprovado pela Assembleia de Freguesia em sua sessão ordinária realizada no dia 24 de Abril de 2003.

3 de Junho de 2003. - O Presidente da Junta, António Augusto Soeiro Delgadinho.

Regulamento de Controlo Interno

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objecto

1 - A norma de controlo interno da Junta de Freguesia de Galveias visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo, que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades atinentes à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

2 - A presente norma, visa ainda garantir o cumprimento de todas as disposições legais e normas internas existentes, tendo em vista a verificação da organização dos respectivos processos e documentos.

3 - Tendo em vista o que consta no POCAL, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, como a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1 - A norma de controlo interno é aplicável a todos os serviços da Junta de Freguesia, sendo gerido e coordenado pelo presidente da Junta.

2 - Compete aos restantes membros da Junta e aos funcionários e agentes da mesma a implementação e o cumprimento das normas estabelecidas no controlo interno e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 3.º

Pressupostos legais da aplicação do RCI

Com a implementação e aplicação da Norma de Controlo Interno, deverá estar sempre presente o cumprimento de todas as normas legais e regulamentos aplicáveis à autarquia.

Artigo 4.º

Administração e implementação

É da competência da Junta de Freguesia, como órgão executivo da freguesia, proceder à administração da autarquia e implementar e fazer cumprir todas as normas determinadas pelo controlo interno.

CAPÍTULO II

Organização, funções, competências e atribuições

Artigo 5.º

Organização e funcionamento das serviços da Junta

Os serviços que fazem parte da Junta de Freguesia de Galveias, devem fundamentar a sua organização e funcionamento nas normas constantes do controlo interno, tendo em conta as funções e competências de cada um dos serviços.

Artigo 6.º

Funções e atribuições comuns

Os serviços da Junta de Freguesia, devem contribuir para o bom relacionamento entre a autarquia e os cidadãos eleitores desempenhando as seguintes funções comuns:

a) Dirigir, coordenar e planificar o desenvolvimento integrado das actividades, assim como o funcionamento das respectivas serviços, baseando-se nos recursos existentes;

b) Pôr em prática em tempo útil, todas as deliberações emanadas pela Junta de Freguesia, assim como os despachos do presidente ou dos vogais com competência para tal, relativos às suas áreas de intervenção, contribuindo deste modo para a melhoria dos serviços;

c) Cada serviço ou sector deverá elaborar e submeter à aprovação superior, as instruções, circulares, regulamentos e normas que julgarem necessárias ao regular exercício das respectivas actividades;

d) O sector administrativo deve participar na elaboração e execução do orçamento, do plano plurianual de investimentos, dos documentos de prestação de contas e dos relatórios das actividades em estreita colaboração com os eleitos;

e) Os serviços devem proceder à emissão de requisições internas destinadas à aquisição de bens e serviços.

f) Nos casos a que a lei o obrigue, devem os serviços levar a efeito concursos para a aquisição de serviços ou execução de empreitadas referentes a obras públicas.

Artigo 7.º

Assessorias técnicas

1 - As assessorias técnicas prestam apoio aos órgãos da freguesia em áreas de especialização, segundo as necessidades da freguesia e sempre que tal se justifique.

Artigo 8.º

Serviços administrativos

A Junta de Freguesia dispõe de serviços administrativos a quem incumbe desenvolver e organizar todas as tarefas administrativas relacionadas com a actividade da Junta.

Artigo 9.º

Serviços operativos

Os serviços operativos desempenham todas as tarefas de gestão e manutenção da área da freguesia sob a orientação directa do presidente da Junta.

Artigo 10.º

Serviços de agricultura

Os serviços de agricultura desempenham todas as tarefas correspondentes à actividade agrícola nos prédios rústicos que se encontram sujeitos à gestão directa da autarquia no âmbito da exploração e actividade agro-pecuária.

Artigo 11.º

Serviços de acção social e cultural

Os serviços de acção social e cultural desenvolvem as suas tarefas no planeamento e programação de toda a actividade da autarquia nomeadamente nos domínios de:

Acção sócio-cultural, ensino, educação, desporto e tempos livres;

Direcção e funcionamento do refeitório escolar e casa da cultura;

Colaboração com as colectividades da área da freguesia.

CAPÍTULO III

Princípios e regras

Artigo 12.º

Execução orçamental

1 - Na elaboração e execução do orçamento da Junta de Freguesia de Galveias, devem ser seguidos os princípios e regras previsionais definidas no POCAL.

2 - A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais formulados no POCAL, devem conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da freguesia.

Artigo 13.º

Princípios e regras orçamentais

Tendo em vista a elaboração e a execução do orçamento da autarquia, deverão ser tomados em consideração, os seguintes princípios orçamentais:

1) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento da autarquia, é totalmente independente do Orçamento do Estado;

2) Princípio da anualidade - os montantes determinados no orçamento, são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

3) Princípio da unidade - o orçamento da autarquia é único;

4) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas;

5) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas e, as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;

6) Princípio da especificação - o orçamento deverá discriminar suficientemente todas as despesas, assim como as receitas nele previstas;

7) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for prevista por lei;

8) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas deverão ser inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 14.º

Plano de investimentos

1 - O Plano Plurianual de Investimentos, deverá incluir todos os projectos e acções a levar a efeito segundo os objectivos da autarquia, devendo estar bem explícito o valor previsto para as respectivas despesas.

2 - A caracterização do plano de investimentos, deverá estar baseado nos seguintes pressupostos:

a) O plano deverá ser previsto para um período de quatro anos, devendo ser deslizante, para poder proporcionar ajustamentos anuais;

b) A execução anual do plano, deverá basear-se e estar apoiada num mapa previamente elaborado;

c) Sempre que for registado atraso na aprovação do orçamento, o plano de investimentos em vigor, deverá manter-se em execução;

d) Só deverão ser levados a efeito projectos ou outro tipo de acções, desde que não ultrapassem o montante previsto no orçamento do ano.

CAPÍTULO IV

Organização contabilística, orçamental e patrimonial

Artigo 15.º

Princípios contabilísticos

A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais descritos abaixo, devem levar à obtenção de uma imagem real e apropriada da situação financeira, assim como dos resultados e da respectiva execução orçamental da autarquia.

1 - Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística, todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e a apresentar contas de acordo com o POCAL.

Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas sub-entidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central.

2 - Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuamente, sendo a sua duração ilimitada.

3 - Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras.

4 - Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos, quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras a que respeitem.

5 - Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção.

6 - Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito, ou de passivos e custos por excesso.

7 - Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras, devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral.

8 - Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados), são apresentados em separado, não podendo ser compensados.

Artigo 16.º

Sistema contabilístico

A organização contabilística e patrimonial da Junta de Freguesia de Galveias, assim como o seu funcionamento, deverão reger-se pelos procedimentos previstos no POCAL e, ainda pelas normas definidas na presente norma.

Artigo 17.º

Limites de disponibilidade em caixa

1 - A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ser inferior a 25 euros.

2 - Sempre que a importância em caixa ultrapasse o montante de 2000 euros o funcionário deve providenciar de imediato a realização de um depósito.

3 - Compete aos serviços de apoio administrativo, segundo as orientações do presidente da Junta, promover a aplicação dos valores ociosos, sobre a forma de uma aplicação segura e rentável para a freguesia.

Artigo 18.º

Abertura e movimento de contas bancárias

1 - Compete à Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta.

2 - As contas bancárias previstas no número anterior, são movimentadas com duas assinaturas, sendo uma a do presidente e outra de um dos vogais. No impedimento do presidente, a sua assinatura será substituída pela do seu substituto legal.

Artigo 19.º

Meios de pagamento

1 - Os pagamentos de valor superior a 100 euros, devem ser feitos preferencialmente, por cheque ou transferência bancária.

2 - Os pagamentos de salários e ou vencimentos dos trabalhadores da Junta serão feitos por cheque ou transferência bancária.

3 - Os cheques serão emitidos nos serviços administrativos, ficando o duplicado apenso ao respectivo livro de cheques.

Artigo 20.º

Processamento de ordens de pagamento

1 - Compete aos serviços administrativos o processamento das ordens de pagamento, com base nos documentos de despesa.

2 - As ordens de pagamento, a submeter a despacho do presidente, são assinadas e conferidas pelos funcionários dos serviços de contabilidade.

3 - As ordens de pagamento, cumpridas as formalidades previstas no número anterior, devem ser assinadas pelo funcionário que substitui o tesoureiro quando procede ao respectivo pagamento.

Artigo 21.º

Guarda de documentos bancários

1 - Os documentos bancários, incluídos os cheques, preenchidos ou não preenchidos, ficam à guarda do funcionário administrativo que substitui o tesoureiro.

2 - Os cheques que venham a ser anulados, após a sua emissão, serão agravados e arquivados junto ao duplicado existente no livro de cheques, após inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 22.º

Local de cobrança de receitas

1 - Compete aos serviços administrativos proceder à cobrança das receitas da Junta, mediante guias a elaborar por esses mesmos serviços.

Artigo 23.º

Contas correntes

Compete aos serviços administrativos, manter permanentemente actualizadas as contas correntes, referentes às instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome do Junta de Freguesia.

Artigo 24.º

Reconciliação bancária

1 - As reconciliações bancárias, serão realizadas no último dia útil do mês, pelo funcionário dos serviços administrativos que substitui o tesoureiro, devendo ser confrontadas com os respectivos registos da contabilidade.

2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho do presidente, a exarar em informação fundamentada do funcionário que exerce as funções de tesoureiro.

3 - Após cada reconciliação bancaria, os serviços administrativos analisam a validade dos cheques em trânsito, promovem o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva, nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 25.º

Métodos e procedimentos das contas de terceiros

1 - Serão efectuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito, devendo determinar-se os respectivos juros, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.

2 - Mensalmente, serão efectuadas reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos".

3 - Deverão ser efectuadas reconciliações na conta de "Devedores e credores".

Artigo 26.º

Normas sobre o início e final dos mandatos

1 - Compete à Junta de Freguesia, na primeira reunião de cada mandato, sob proposta do seu presidente exarada em informação dos serviços, definir a relação das receitas que devem ser objecto de cobrança virtual.

2 - No início e final de cada mandato do órgão executivo, são lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Junta.

3 - Em caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem são assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.

Artigo 27.º

Responsabilidade do tesoureiro

A situação de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda, é verificada na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelo funcionário dos serviços administrativos:

a) Trimestralmente, em dia a fixar pelo presidente da Junta e aleatoriamente sem aviso prévio;

b) No encerramento das conta de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

Artigo 28.º

Dependência do tesoureiro

1 - O tesoureiro, responde directamente perante o executivo, pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas.

2 - Para efeitos do previsto no número anterior, o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento mensal de contas relativas a cada caixa.

3 - A responsabilidade do tesoureiro, cessa no caso dos factos apurados não lhe serem imputáveis e, não estejam ao alcance do seu conhecimento.

Artigo 29.º

Forma das aquisições

Compete ao presidente da Junta, promover a aquisição de todos os bens e produtos necessários ao funcionamento dos serviços, com base em requisição externa, deliberação ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços.

Artigo 30.º

Entrega de aquisições

1 - A entrega dos bens é feita nos serviços administrativos, nos serviços operativos ou nos serviços de agricultura, consoante o tipo de bens, e deve proceder-se à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de "Conferido" e "Recebido".

2 - Os documentos referidos no número anterior são remetidos aos serviços administrativos, que remeterão fotocópia para o economato e aos respectivos armazéns (operativos e torre) que promoverão à actualização das existências.

Artigo 31.º

Facturas a receber

1 - As facturas enviadas à Junta de Freguesia por fornecedores de bens e ou serviços, após serem recepcionadas nos serviços administrativos, deverão conter informação escrita, se o fornecimento está efectuado e, caso afirmativo, se o foi nas condições solicitadas e acordadas entre as partes.

2 - No caso das facturas, a informação obtida serve para os serviços administrativos processarem a ordem de pagamento e o respectivo pagamento, através da sua inclusão no plano de pagamentos definido pelo presidente.

No caso de serem recibos a confirmar o pagamento, são enviados para os serviços administrativos para anexarem a ordem de pagamento respectiva e arquivarem.

Artigo 32.º

Conferência de facturas e pagamentos

1 - Nos serviços administrativos, são conferidas as facturas, com a guia de remessa e a requisição externa.

2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas devidamente regularizadas, serão remetidas aos serviços de contabilidade para ser emitida a ordem de pagamento, e posteriormente processado o pagamento.

Artigo 33.º

Controlo da conta corrente - clientes

No final de cada mês, será feita reconciliação entre os extractos da conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da freguesia, pelo funcionário dos serviços administrativos.

Artigo 34.º

Duplicado das facturas

Caso existam facturas recebidas com mais de uma via e se estas não vierem identificadas, é aposto nas cópias de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".

Artigo 35.º

Gestão dos armazéns

1 - Nos casos de existência de stoks deve proceder-se ao seu armazenamento e à gestão de todas as existências.

2 - O levantamento dos materiais e ou das existências em armazém, será precedido de pedido e ou requisição interna, assinada pelo funcionário do serviço requisitante e autorizada pelo presidente da Junta.

3 - Compete ao presidente da Junta designar os responsáveis pelos armazéns.

Artigo 36.º

Requisição interna aos armazéns

1 - As entradas e saídas de materiais e ou existências em armazém serão tituladas por guia de remessa ou requisição interna, assinada pelos funcionários dos serviços.

2 - As sobras de materiais serão obrigatoriamente devolvidas aos armazéns, através da competente guia de devolução ou reentrada.

3 - É expressamente proibido recepcionar qualquer bem, sem que o mesmo venha acompanhado pela competente guia.

4 - As fichas de existências dos armazéns deverão ser movimentadas, de modo a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes nos armazéns.

5 - Os registos nas fichas de existências dos armazéns deverão ser movimentadas, de modo a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes nos armazéns.

6 - As existências estão sujeitas a inventário físico periódico, através da utilização de testes de amostragem, devendo proceder-se de imediato às regularizações que se entenderem necessárias, assim como ao apuramento de responsabilidades, sempre que for o caso.

7 - De acordo com o ponto 2.9.10.33 do POCAL, o sistema de inventário a utilizar é o permanente.

Artigo 37.º

Viaturas e equipamentos

No que diz respeito à reparação e manutenção de equipamentos e viaturas no exterior dos serviços da autarquia, devem ser tidos em conta os seguintes procedimentos:

a) Os serviços externos deverão ser suportados por requisição;

b) Sempre que se recorrer a um fornecedor único, e tendo presente os limiares para cada procedimento de aquisição de bens e serviços fixado no respectivo regime legal, os serviços requisitantes, deverão justificar a escolha efectuada, assim como a necessidade e ou a urgência dos trabalhos;

c) Sempre que seja comprovada a urgência dos trabalhos e, no caso de existir apenas um valor estimado para a despesa, os serviços administrativos devem indicar, para que o processo não se atrase, um número correspondente de uma requisição externa, que será formalizado assim que for sabido o valor real;

d) O serviço que solicitou os trabalhos deverá fazer o acompanhamento dos mesmos, em coordenação com os serviços administrativos;

e) Sempre que seja necessário recorrer à aquisição de peças ou artigos necessários a reparações, devem ser seguidos os mesmos procedimentos referidos nas alíneas anteriores.

Artigo 38.º

Dados em suporte informático

1 - O desenvolvimento e implementação de medidas necessárias à segurança e confidencialidade da informação armazenada é assegurada pelo secretário da Junta.

2 - O acesso ao sistema informático implementado, é determinado por despacho do presidente.

3 - O acesso a dispositivos de entrada e saída de dados será restrito e totalmente controlado, podendo o presidente, em casos de comprovada funcionalidade, atribuir acessos especiais aos utilizadores, devendo estes respeitar integralmente os procedimentos estabelecidos.

4 - Deve proceder-se regularmente a backup's e cópias de segurança de forma a assegurar a integridade dos dados para discos compactos ou disquetes de forma pré-definida, calendarizada e registada.

Artigo 39.º

Entrada e saídas de correspondência/documentação

1 - Toda a correspondência e ou documentação dirigida à autarquia, deverá dar entrada e ser recepcionada nos serviços administrativos.

2 - Após a sua abertura e registo, os originais deverão ser enviados ao presidente para conhecimento e despacho.

3 - Após a correspondência e ou documentação ser devolvida e assinadas pelo presidente, deverá proceder-se ao seu arquivo no arquivador geral de correspondência entrada.

4 - No caso de alguma da correspondência e ou documentação apresentar algum despacho que deva ser dado conhecimento a outros interessados, deverá proceder-se à circulação de uma cópia para conhecimento.

5 - Os diversos serviços, após tomarem conhecimento da correspondência e ou documentação que lhes foi enviada e depois de devidamente assinada, deverão devolvê-la aos serviços administrativos, que procederão ao seu arquivo.

6 - Os diversos serviços, sempre que se trate de correspondência e ou documentação que com eles esteja directamente relacionada, deverão ficar com uma cópia no seu arquivo, para facilidade de acompanhamento dos assuntos e, para a sua rápida consulta no caso de necessidade.

7 - De igual modo se deverá proceder com fax, e e-mail.

8 - No que diz respeito à correspondência e ou documentação a enviar pela autarquia, alguns dos procedimentos referidos, deverão igualmente ser seguidos, em especial no que diz respeito ao arquivo de uma cópia no arquivador geral de correspondência saída.

Artigo 40.º

Documentos oficiais

Deverão ser considerados documentos oficiais da autarquia, todos aqueles que pela sua natureza correspondem a actos administrativos, tendo em conta o seu enquadramento, assim como as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 41.º

Composição dos documentos oficiais

1 - Deverão ser considerados como documentos oficiais, os seguintes:

a) Os regulamentos da Junta de Freguesia;

b) As deliberações da Junta de Freguesia;

c) As actas das reuniões da Junta de Freguesia;

d) Os despachos do presidente da Junta e dos vogais com competência delegada;

e) As ordens de serviço;

f) As comunicações internas do presidente da Junta e dos vogais com competência delegada;

g) As certidões emitidas para o exterior;

h) As escrituras diversas relacionadas com assuntos da Junta de Freguesia;

i) Os protocolos celebrados entre a Junta de Freguesia e outras entidades públicas ou privadas;

j) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL;

k) As actas das comissões de abertura e avaliação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas e de aquisição de bens e serviços.

Artigo 42.º

Organização dos documentos oficiais

Todos os originais dos documentos oficiais, deverão ter numeração sequencial em cada ano civil, devendo ser arquivados nos serviços administrativos, em pastas próprias.

Artigo 43.º

Manuseamento, arrumação e arquivo de processos

1 - Os serviços da Junta devem ter o máximo cuidado no que diz respeito à arrumação dos processos e dossiês, devendo manuseá-los com cuidado e arrumá-los em lugar adequado, em prateleiras ou estantes, até à conclusão dos mesmos, os quais, conforme a sua natureza específica, poderão eventualmente ser enviadas para o arquivo central nos serviços de administrativos, quando passarem da fase de arquivo activo para arquivo inactivo.

2 - Existem processos que pela sua natureza, após a sua conclusão, devem ser considerados na fase de arquivo permanente, nunca podendo ser destruídos, de acordo com as disposições legais em matéria de arquivos públicos.

Artigo 44.º

Gestão de recursos humanos

Nos serviços administrativos deverão existir para cada trabalhador um processo individual, em que serão registados todos os dados pessoais e documentos relativos a cada trabalhador da Junta, desde a sua admissão.

Artigo 45.º

Registo de assiduidade

1 - O controlo da assiduidade, será feita através de relógios e fichas de ponto.

2 - Nos casos de pessoal cuja actividade não lhe permita a utilização diária e regular dos relógios de ponto, deverá ser o funcionário dos serviços administrativos a preencher uma ficha apropriada, onde o trabalhador deverá assinar no espaço correspondente às horas de entradas e saídas.

Artigo 46.º

Fichas de imobilizado

1 - Dados os elevados valores que o imobilizado na maioria das situações representa, todas as decisões sobre o mesmo, deverão ser tomadas pelo órgão competente, em harmonia com a lei vigente.

2 - A política a seguir relativamente ao imobilizado, deve ser decidida com o máximo rigor pelo executivo da Junta, tendo em conta as suas competências.

3 - As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas nos serviços administrativos.

Artigo 47.º

Inventário de bens duradouros

1 - O inventário patrimonial de todos os bens duradouros e equipamentos, propriedade da freguesia, cujo valor de aquisição seja superior de 250 euros, deverá manter-se permanentemente actualizado.

2 - As aquisições de imobilizado, deverão ser efectuadas de acordo com o plano plurianual de investimentos e ou ainda com base em deliberações do órgão competente, e de acordo com a lei vigente, baseadas em requisições externas ou em algum documento equivalente, como os contratos, que deverá ser emitido pelos responsáveis designados para o efeito, após ter sido dado cumprimento às normas legais aplicáveis, nomeadamente no que diz respeito a empreitadas e fornecimentos.

3 - Deverão ser levadas a efeito reconciliações entre o que esteja registado nas fichas e os respectivos registos contabilísticos, no que diz respeito aos montantes das aquisições e das amortizações acumuladas.

4 - Deverá efectuar-se periodicamente a verificação dos bens de activo imobilizado, conferindo-os com os registos, devendo proceder-se prontamente à regularização que se julgar necessária, assim como ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 48.º

Abate de bens

1 - Sempre que por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído, comunicar tal facto ao presidente da Junta para respectivo despacho.

2 - Se a entidade competente para decidir, entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, aos serviços administrativos.

3 - A competência para ordenar o abate dos bens pertence à Junta de Freguesia.

Artigo 49.º

Registo matricial dos bens

1 - Compete aos serviços administrativos, promover a inscrição e registo matricial dos prédios adquiridos pela freguesia.

2 - Se o imóvel constituir um prédio urbano, com excepção de terrenos para construção, devem ainda os serviços administrativos, junto das entidades competentes, o averbamento da titularidade ou o cancelamento, consoante os casos, dos contratos de água, saneamento, fornecimento de energia eléctrica ou de serviço de telefone, entre outros.

Artigo 50.º

Património da Junta de Freguesia

1 - Fazem parte integrante do património da Junta de Freguesia os bens detidos por esta com continuidade e que integram os elementos tangíveis, móveis e imóveis, que a autarquia utiliza na sua actividade operacional, tais como: os terrenos e recursos naturais; os edifícios e outras construções; equipamento básico; equipamento administrativo; e taras e vasilhame.

2 - Todos os bens referidos no n.º 1, deverão estar devidamente identificados e valorizados, a fim de que a cada momento possam servir de informação de carácter económico e financeiro, necessários a tomadas de decisões pela autarquia.

Artigo 51.º

Reconciliações e controlo de registo do imobilizado

1 - Compete aos serviços administrativos, a realização trimestral de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto ao montante das aquisições e das amortizações acumuladas.

2 - Os serviços administrativos, realizarão durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, devendo proceder prontamente à regularização a que houver lugar, assim como ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

3 - Em Janeiro de cada ano, os serviços administrativos enviam a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado, dos bens que se encontram sob a sua responsabilidade, a fim do mesmo ser devidamente subscrito.

Artigo 52.º

Responsabilidades pelo uso de bens

1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam atribuídos, para o que subscreverá um documento de posse, no momento da entrega eventual de cada bem ou equipamento, constante do inventário.

2 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior, é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integram.

Artigo 53.º

Forma de alienação

Compete ao presidente da Junta, promover a alienação de bens e produtos provenientes da exploração agro-pecuária, através de hasta pública, concurso público, consulta prévia ou ajuste directo, quando norma regulamentar ou deliberação expressamente o preveja em estreita conformidade com as disposições legais enquadradoras da matéria.

Artigo 54.º

Constituição de fundos de maneio

1 - Em caso de reconhecida necessidade, poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo cada um a uma parcela orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

2 - Cada um destes fundos, tem de ser regularizado no fim de cada mês e, saldado no fim do ano, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.

3 - A fim de se poder controlar os fundos de maneio, o órgão executivo, deverá fixar normas, que estabeleçam a sua constituição e regularização, devendo o mesmo definir a natureza da despesa a pagar pelo fundo e, também o limite máximo e ainda:

a) A respectiva afectação segundo a natureza das correspondentes rubricas da classificação económica;

b) O seu restabelecimento mensal, contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

c) A sua reposição até 31 de Dezembro de cada ano.

Artigo 55.º

Normas de controlo do fundo de maneio

1 - As normas de constituição e controlo do fundo de maneio, constarão da deliberação que aprova o instrumento de gestão financeira.

2 - Da deliberação deverá constar, designadamente:

a) O montante que constitui o fundo e as rubricas da classificação económica, que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;

b) O responsável pela sua posse e utilização;

c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;

d) A sua reconstituição será mensal, contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

e) A sua reposição, ocorrerá obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano.

Artigo 56.º

Violação de normas do controlo interno

1 - A violação das normas estabelecidas no controlo interno, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos do estatuto disciplinar.

Artigo 57.º

Casos omissos

1 - Regra geral a tudo o que estiver previsto na presente norma, serão aplicadas as disposições legais determinadas no POCAL, assim como na restante legislação em vigor e que sejam aplicáveis às autarquias locais.

2 - As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente.

Artigo 58.º

Revogação

São revogadas todas as disposições regulamentares, na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos na presente norma de controlo interno.

Artigo 59.º

Entrega de cópias da norma

Cópias da presente norma, bem assim como todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, deverão ser sempre enviadas à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias a contar da data da sua aprovação.