Aviso 4525/2003 (2.ª série) - AP. - Em cumprimento do disposto no n.º 2.9.3 do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro (Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais) se torna público o Regulamento de Controlo Interno do POCAL, aprovado pela Junta de Freguesia de São Sebastião em deliberação de 31 de Março de 2003.
1 de Maio de 2003. - O Presidente da Junta, Joaquim Pedro Martins Parreira Cruz.
Sistema de controlo interno
Preâmbulo
1 - O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, consubstancia a reforma de administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das realidades locais.
2 - Como se conclui da leitura do preâmbulo do citado diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.
3 - Por forma a permitir o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, é necessário o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos provisionais, tendo em vista a execução orçamental, a qual deverá seguir os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão da tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponíbilízação de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.
4 - O prosseguimento dos desideratos enunciados no número anterior passa, necessariamente, pela implementação do regulamento interno do POCAL, abreviadamente RSCI-POCAL, tal como consta do diploma, em execução da qual se estabelece o presente normativo, os métodos e procedimentos de controlo interno.
5 - O RSCI-POCAL, que constitui uma das grandes inovações do POCAL, deverá englobar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como demais métodos e procedimentos susceptíveis de contribuir para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidades, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.
6 - A elaboração de um tal documento obedece a um estudo e desenvolvimentos profundos, por forma a abarcar todos os aspectos que no mesmo devem ser tratados. Porém, tornando-se necessário implementar, desde já, um conjunto de regras essenciais, apresenta-se agora um documento contendo, apenas e só, o estritamente indispensável organização dos serviços e métodos e controlo interno reservado, para tratamento futuro, as demais matérias que devem ser englobadas no RSCI-POCAL, inter-relacionando os actos administrativos de vários serviços em sequências lógicas e eficazes. Importa referir que este documento pressupõe uma estrutura de funcionamento constituída, principalmente, pelo órgão executivo, que será o responsável pela gestão e coordenação do sistema de controlo.
Assim, ao abrigo do n.º 1 do artigo 11.º Decreto Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, e do disposto no n.º 2.9.3 do POCAL, aprovado pelo referido diploma legal, foi elaborado o presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno.
Regulamento do Sistema de Controlo Interno do POCAL
Artigo 1.º
Objectivo
O Regulamento do Sistema de Controlo Interno do POCAL, doravante designado abreviadamente de RSCI-POCAL, ou simplesmente RSCI, visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades atinentes à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluído a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação fiável.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 - O RSCI-POCAL é aplicado a todos os serviços da Junta de Freguesia, sendo gerido e coordenado pelo órgão executivo.
2 - Compete ao órgão executivo, no âmbito do acompanhamento do RSCI, a recolha de sugestões de propostas e contributos, tendo em vista a sua avaliação e revisão.
3 - A proposta de revisão será, pelo menos, de dois em dois anos.
4 - Compete ao órgão executivo a implementação e o cumprimento das normas do RSCI-POCAL e dos preceitos legais em vigor.
Artigo 3.º
Limites da disponibilidade em caixa
1 - A importância em numerário em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o limite máximo de 100 euros.
2 - Compete ao tesoureiro, seguindo as orientações do presidente da Junta, promover a aplicação dos valores ociosos, sobre a forma de uma aplicação segura e rentável para a freguesia.
Artigo 4.º
Da abertura e movimento de contas bancárias
1 - Compete à Junta de Freguesia, sob a proposta do seu presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia de São Sebastião.
2 - As contas bancárias previstas no número anterior são movimentadas pelo presidente da Junta de Freguesia, pela secretária e pelo tesoureiro, sendo obrigatório duas assinaturas.
Artigo 5.º
Meio de pagamento
1 - Os pagamentos de valor superior a 50 euros devem ser feitos, preferencialmente, por cheque.
2 - Os pagamentos de salários e ou vencimentos dos trabalhadores da freguesia serão feitos sempre por cheque.
Artigo 6.º
Guarda de documentos bancários
1 - Os documentos bancários, incluídos os cheques preenchidos, ficam à guarda do Sector de Contabilidade e Tesouraria.
2 - Os cheques que venham a ser anulados, após a sua emissão, são arquivados sequencialmente na contabilidade, após inutilização das assinaturas, quando as houver.
Artigo 7.º
Local de cobrança de receitas
1 - Compete ao Sector de Contabilidade e Tesouraria efectuar a liquidação das seguintes receitas:
Transferências;
Descontos em vencimentos;
Emolumentos pela emissão de atestados;
Emolumentos pela confirmação de documentos;
Taxas e multas pelo registo de canídeos;
Autenticação de documentos;
Quaisquer outras receitas criadas ou a criar que não sejam liquidadas através de outro serviço.
2 - A cobrança das receitas previstas no número anterior é efectuada através de documentos de receita e ou recibo, com numeração sequencial, com indicação do serviço de cobranças.
3 - As receitas cobradas nos termos do presente artigo, depois de conferidas, deverão dar entrada no Sector acima descrito.
Artigo 8.º
Contas correntes
Compete ao Sector de Contabilidade e Tesouraria manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da Junta de Freguesia de São Sebastião.
Artigo 9.º
Reconciliação bancária
1 - As reconciliações bancárias serão realizadas por um funcionário designado para o efeito pelo órgão executivo uma vez por mês.
2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho da presidência, a exarar em informação fundamentada pela administração financeira.
3 - Após cada reconciliação bancária, o Sector de Contabilidade e Tesouraria analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.
Artigo 10.º
Da forma das aquisições
Compete ao Sector de Contabilidade e Tesouraria promover a aquisição de todos os bens e produtos necessários ao funcionamento dos serviços, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços e a assunção de compromissos.
Artigo 11.º
Da entrega das aquisições
1 - A entrega dos bens é feita no serviço indicado, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de "Conferido" e "Recebido".
2 - Os documentos referidos no número anterior são remetidos ao Sector de Contabilidade e Tesouraria que, sendo o caso, promoverá a actualização das existências.
3 - É expressamente proibido recepcionar qualquer bem sem que o mesmo venha acompanhado pela competente guia.
Artigo 12.º
Conferência da factura e pagamento
1 - No Sector de Contabilidade e Tesouraria são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa.
2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas, devidamente informadas, serão anexadas à ordem de pagamento para o seu pagamento sendo aí processadas.
Artigo 13.º
Duplicado de facturas
Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".
Artigo 14.º
Fichas de imobilizado
As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas pelo funcionário designado para o efeito.
Artigo 15.º
Inventário de bens duradouros
1 - O inventário patrimonial de todos os bens duradouros e equipamentos, propriedade da freguesia, cujo valor seja superior a 50 euros, deverá manter-se permanentemente actualizado.
Artigo 16.º
Abate dos bens
1 - Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico.
2 - Se a entidade competente para decidir entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, ao Sector de Contabilidade e Tesouraria.
3 - A competência para ordenar o abate pertence à Junta de Freguesia.
Artigo 17.º
Reconciliações e controlo de registo do imobilizado
1 - O órgão executivo realiza, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
2 - Em Janeiro de cada ano o Sector de Contabilidade e Tesouraria enviará, a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade, a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.
Artigo 18.º
Responsabilidade pelo uso de bens
1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe sejam distribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega eventual de cada bem ou equipamento constante do inventário.
2 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integram.
Artigo 19.º
Da constituição de fundos de maneio
1 - Em caso de reconhecida necessidade, poderá ser autorizada anualmente a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada uma parcela orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.
2 - Cada um destes fundos tem de ser regularizado no fim de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter em caso algum despesas não documentadas.
Artigo 20.º
Normas de controlo do fundo
1 - As normas de constituição e controlo do fundo de maneio constarão da deliberação a tomar na última reunião de cada ano em relação ao ano seguinte.
2 - Da deliberação deverá constar, designadamente:
a) O montante que constitui o fundo de maneio e as rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;
b) O responsável pela sua posse e utilização;
c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;
d) A sua reconstituição será mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;
e) A sua reposição ocorrerá obrigatoriamente até ao último dia útil de cada ano.
Artigo 21.º
Violação de normas do RSCI
A violação das normas estabelecidas no presente Regulamento, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos previstos no estatuto disciplinar.
Artigo 22.º
Casos omissos
As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente, exarada em informação do responsável da administração financeira.
Artigo 23.º
O presente Regulamento entra em vigor no dia 1 de Maio de 2003.
Aprovado pela Junta de Freguesia na reunião de 31 de Março de 2003.
