Despacho 9042/2003 (2.ª série). - Nos termos das alíneas b) e f) do artigo 16.º dos Estatutos do Instituto Politécnico de Castelo Branco, aprovo o regulamento orgânico dos Serviços de Acção Social deste Instituto, que faz parte integrante do presente despacho.

Regulamento orgânico dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Castelo Branco

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Natureza

Os Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Castelo Branco, adiante designados por SAS-IPCB, são uma unidade orgânica do Instituto Politécnico de Castelo Branco dotada de personalidade jurídica e de autonomia administrativa e financeira, nos termos legais fixados.

Artigo 2.º

Objectivos

1 - Os SAS-IPCB têm por fim a execução da política de acção social superiormente definida, de modo a proporcionar aos seus estudantes melhores condições de estudo através de apoios e serviços.

2 - No âmbito das suas atribuições, compete aos SAS-IPCB, designadamente:

a) Atribuir bolsas de estudo e auxílios de emergência;

b) Conceder empréstimos;

c) Providenciar a abertura e funcionamento de residências de estudantes;

d) Promover a criação, manutenção e financiamento de refeitórios, bares e snack-bares;

e) Promover o acesso a serviços de saúde;

f) Apoiar as actividades desportivas e culturais;

g) Desenvolver outras actividades que, pela sua natureza, se enquadrem nos fins gerais de acção social escolar, nomeadamente a definição de um sistema de bolsas empréstimo, com a participação de instituições bancárias;

h) Propor ao presidente do Instituto todas as matérias que careçam de resolução pelos órgãos legais ou pela tutela.

3 - No desempenho das suas atribuições, os SAS-IPCB manterão, através dos respectivos órgãos, um permanente diálogo com as associações de estudantes.

4 - Os SAS-IPCB poderão, ainda, desenvolver outros serviços e apoios que, pela sua natureza, se enquadrem nos fins gerais da acção social escolar.

Artigo 3.º

Âmbito de aplicação pessoal

Beneficiam do sistema de acção social dos SAS-IPCB, desde que matriculados no Instituto Politécnico de Castelo Branco e nos termos da respectiva regulamentação:

a) Os estudantes portugueses;

b) Os estudantes nacionais dos Estados membros da Comunidade Europeia;

c) Os estudantes apátridas ou que beneficiem do estatuto de refugiado político;

d) Os estudantes estrangeiros provenientes de países com os quais hajam sido celebrados acordos de cooperação prevendo a aplicação de tais benefícios ou de Estados cuja lei, em igualdade de circunstâncias, conceda igual tratamento aos estudantes portugueses.

Artigo 4.º

Financiamento

Para além das dotações anualmente atribuídas no Orçamento do Estado, são também afectos à prossecução das atribuições dos SAS-IPCB:

a) As receitas provenientes da prestação de serviços no âmbito da acção social;

b) Os rendimentos dos bens que possuírem a qualquer título;

c) Os subsídios, subvenções, comparticipações, doações, heranças e legados concedidos por quaisquer entidades;

d) As receitas provenientes do pagamento de propinas que o órgão competente do Instituto Politécnico de Castelo Branco afecte à acção social;

e) O produto das taxas, emolumentos e multas;

f) Os saldos da conta de gerência de anos anteriores;

g) Quaisquer outras receitas que por lei, por contrato ou a outro título lhe sejam atribuídas.

CAPÍTULO II

Conselho de acção social

Artigo 5.º

Definição

1 - O conselho de acção social, abaixo designado por conselho, é o órgão superior de gestão da acção social, cabendo-lhe definir e orientar o apoio a conceder aos estudantes.

2 - O conselho é constituído:

a) Pelo presidente do Instituto Politécnico de Castelo Branco, que preside, com voto de qualidade;

b) Pelo administrador para a acção social;

c) Por dois alunos representantes das associações de estudantes, um dos quais bolseiro.

Artigo 6.º

Competências do conselho

1 - Compete ao conselho:

a) Aprovar a forma de aplicação, nos SAS-IPCB, da política de acção social escolar;

b) Fixar e fiscalizar o cumprimento das normas de acompanhamento que garantam a funcionalidade dos SAS-IPCB;

c) Dar parecer sobre o relatório de actividades, bem como sobre o projecto de orçamento para o ano económico seguinte, e sobre os planos de desenvolvimento a médio prazo para a acção social;

d) Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços prestados e definir os critérios e os meios para a sua avaliação.

2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, o conselho pode promover outros esquemas de apoio social considerados adequados.

Artigo 7.º

Racionalização dos recursos

1 - Cabe ao conselho definir o modelo de gestão que considere adequado à prossecução das atribuições dos SAS-IPCB.

2 - Tendo em vista a racionalização dos recursos humanos, financeiros e materiais, serão privilegiados os seguintes princípios de gestão dos SAS-IPCB:

a) Disponibilização de instalações e serviços para a utilização e frequência por outras entidades, mediante contrapartida financeira e sem prejuízo para a prossecução das suas atribuições;

b) Utilização de instalações e prestação de serviços em comum aos alunos das diversas instituições de ensino superior situadas numa mesma região, por forma a prosseguir a unidade de objectivos no domínio da acção social;

c) Contratação, nos termos da lei aplicável, de estudantes matriculados no Instituto Politécnico de Castelo Branco para assegurar temporariamente actividades no âmbito da acção social.

CAPÍTULO III

Órgãos e serviços

SECÇÃO I

Órgãos

Artigo 8.º

Enumeração

São órgãos dos SAS-IPCB:

a) O administrador para a acção social;

b) O conselho administrativo.

Artigo 9.º

Administrador para a acção social

1 - Cabe ao administrador para a acção social assegurar o funcionamento e a dinamização dos SAS-IPCB e a execução dos planos e deliberações aprovados pelos órgãos competentes.

2 - O administrador para a acção social é nomeado pelo presidente do Instituto Politécnico de Castelo Branco, nos termos da lei aplicável.

3 - O cargo de administrador para a acção social é equiparado ao de subdirector-geral, para todos os efeitos legais, nos termos da lei aplicável.

4 - O cargo de administrador para a acção social é exercido em comissão de serviço.

Artigo 10.º

Competências do administrador para a acção social

Compete, em especial, ao administrador para a acção social:

a) Instalar, garantir e assegurar a gestão corrente dos SAS-IPCB;

b) Superintender e gerir os recursos humanos e financeiros afectos aos SAS-IPCB;

c) Propor os instrumentos de gestão previsional e elaborar os documentos de prestação de contas previstos no Decreto-Lei 155/92, de 28 de Julho;

d) Propor ao conselho os projectos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo;

e) Promover o tratamento das informações e declarações prestadas pelos estudantes candidatos a benefícios da acção social.

Artigo 11.º

Conselho administrativo

1 - Integram o conselho administrativo:

a) O presidente do Instituto Politécnico de Castelo Branco, que preside;

b) O administrador para a acção social;

c) O responsável pelos serviços administrativos e financeiros, que secretaria.

2 - Cabe, em especial, ao conselho administrativo:

a) Aprovar os instrumentos de gestão previsional referidos na alínea c) do n.º 1 do artigo 7.º e fiscalizar a sua execução;

b) Aprovar os projectos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo para a acção social;

c) Promover e fiscalizar a cobrança de receitas, autorizar as despesas e verificar e visar o seu processamento;

d) Organizar a contabilidade e fiscalizar a sua escrituração;

e) Apresentar os relatórios e contas anuais e submetê-los ao Tribunal de Contas;

f) Promover a verificação regular dos fundos em cofre e em depósito e fiscalizar a respectiva escrituração contabilística;

g) Deliberar sobre o montante de fundo permanente;

h) Acompanhar a gestão financeira e patrimonial dos SAS-IPCB.

3 - Em matéria de autorização de despesas e de celebração de contratos, o conselho terá as competências na lei em vigor para os organismos públicos dotados de autonomia administrativa e financeira.

4 - O conselho administrativo poderá delegar no administrador para a acção social parte das suas competências para autorizar despesas.

5 - O conselho administrativo reunirá obrigatoriamente uma vez por mês e extraordinariamente por convocação do presidente ou a solicitação de qualquer dos membros.

6 - As decisões do conselho administrativo são tomadas por maioria simples, sendo os seus membros solidariamente responsáveis, salvo se não tiverem estado presentes ou se quiserem exarar em acta a sua discordância.

SECÇÃO II

Serviços

Artigo 12.º

Enumeração

Os SAS-IPCB desenvolvem as actividades através de:

a) Divisão Administrativa e Financeira;

b) Gabinete de Apoio ao Estudante.

SUBSECÇÃO I

Divisão Administrativa e Financeira

Artigo 13.º

Divisão de serviços administrativos e financeiros

1 - A Divisão Administrativa e Financeira é coordenada por um chefe de divisão, que coadjuvará o administrador e a quem este poderá atribuir a orientação de determinadas áreas.

2 - Cabe ao chefe de divisão substituir o administrador nas suas faltas ou impedimentos.

3 - O lugar de chefe de divisão será provido tendo em consideração a legislação em vigor e de acordo com as normas aplicáveis ao pessoal dirigente.

Artigo 14.º

Composição

1 - Integram a Divisão Administrativa e Financeira os seguintes sectores:

a) Contabilidade e orçamento;

b) Pessoal, expediente e arquivo;

c) Aprovisionamento e património;

d) Tesouraria.

Artigo 15.º

Contabilidade e orçamento

São atribuições do sector de contabilidade e orçamento:

a) Preparar o orçamento ordinário e as necessárias alterações orçamentais;

b) Informar sobre o cabimento orçamental em todos os contratos e requisições de bens e serviços a adquirir;

c) Acompanhar a execução orçamental e a escrituração dos livros competentes, com respeito pelas normas de contabilidade na altura em vigor;

d) Promover a elaboração de balancetes mensais e trimestrais das receitas e despesas realizadas, assim como arquivar toda a documentação comprovativa das receitas e despesas;

e) Elaborar e organizar a conta de gerência a enviar ao Tribunal de Contas;

f) Elaborar registos contabilísticos com vista ao apuramento de resultados por objectivos;

g) Determinar custos e fazer a estimativa dos consumos por sector;

h) Elaborar balanços e custos de exploração;

i) Elaborar relatórios de análise financeira;

j) Controlar e acompanhar o movimento da tesouraria, assim como executar acções de controlo que superiormente lhe forem cometidas;

k) Elaborar as autorizações de pagamento, assim como receber dos serviços adquirentes os processos de despesa devidamente organizados;

l) Enviar à tesouraria, para pagamento, os documentos devidamente autorizados;

m) Receber da tesouraria as folhas de cofre e proceder à sua conferência;

n) Controlar e verificar o fundo de maneio da tesouraria, bem como conferir e controlar a conta de depósitos à ordem;

o) Processar as requisições de fundos mensais da conta das doações consignadas aos SAS-IPCB;

p) Elaborar e sistematizar dados e informações necessários a previsões financeiras;

q) Processar as folhas de vencimentos, salários, gratificações e outros abonos de pessoal;

r) Controlar as contas correntes com diversas entidades, tais como fornecedores, serviço, estudantes beneficiários dos auxílios e outros devedores e credores.

Artigo 16.º

Tesouraria

Adstrita à Secção de Contabilidade, Orçamento e Serviços Financeiros funciona a Tesouraria, à qual compete:

a) Arrecadar e escriturar todas as receitas dos SAS-IPCB;

b) Efectuar os pagamentos aprovados e autorizados pelo conselho administrativo;

c) Transferir para os cofres do Estado as receitas dos SAS-IPCB e proceder aos depósitos e levantamentos de fundos;

d) Manter rigorosamente actualizada a escrita relativa às operações de tesouraria, de modo a ser possível verificar em qualquer momento a exactidão dos fundos em cofre e em depósitos;

e) Fornecer à Secção de Contabilidade, Orçamento e Serviços Administrativos e Financeiros os elementos necessários ao desempenho das respectivas competências;

f) Emitir e controlar os cheques e elaborar as respectivas listas de movimento, assim como as respectivas reconciliações bancárias;

g) Comunicar aos interessados as datas de pagamento e elaborar o expediente geral relacionado com o seu funcionamento normal, assim como executar acções que superiormente lhe forem cometidas;

h) Elaborar a conta de sua responsabilidade;

i) Remeter diariamente para o serviço competente as folhas de cofre para verificação.

Artigo 17.º

Pessoal, expediente e arquivo

1 - Ao sector de pessoal, expediente e arquivo compete:

1.1 - Em matéria de pessoal:

a) Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento, bem como à transferência, requisição, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação, do pessoal dos SAS-IPCB;

b) Instruir e informar os processos relativos ao processamento das respectivas progressões, faltas e licenças, horas extraordinárias, vencimentos de exercício, deslocações e pagamento de serviços;

c) Recolher e verificar os elementos necessários ao registo de assiduidade e pontualidade do pessoal;

d) Organizar e manter actualizado o cadastro do pessoal;

e) Preparar o processamento da folha de vencimentos, salários, gratificações e outros abonos de pessoal;

f) Prestar o apoio necessário à realização de acções sistemáticas de formação profissional de pessoal dos SAS-IPCB.

1.2 - Em matéria de expediente e arquivo:

a) Assegurar a recepção, abertura, registo, expedição, distribuição e arquivo de toda a correspondência e estabelecer eficientes redes de comunicação interna e externa;

b) Organizar e manter actualizado o arquivo geral;

c) Promover a divulgação interna das normas, regulamentos e demais directivas superiores de carácter genérico;

d) Assegurar o apoio dactilográfico e a execução das reproduções e duplicações necessárias ao funcionamento dos vários sectores;

e) Proceder à actualização de endereços, listas telefónicas e outras relações de interesse do expediente;

f) Assegurar o fornecimento, controlo e racionalização dos impressos utilizados nos vários sectores, assim como executar acções que superiormente lhe forem cometidas;

g) Assegurar o secretariado da direcção e o expediente da mesma.

Artigo 18.º

Aprovisionamento, património e transporte

À Secção de Aprovisionamento, Património e Transporte, dirigida por um chefe de secção, compete:

1 - Em matéria de economato e armazém:

a) Proceder à prospecção de mercados e organizar todos os processos de aquisição e consultas, nos termos das disposições legais vigentes;

b) Assegurar a aquisição dos artigos necessários à exploração das residências, refeitórios, bares e ao funcionamento dos serviços;

c) Assegurar a existência de stocks mínimos, bem como a respectiva rotação;

d) Elaborar o balanço dos bens em armazém;

e) Registar as entradas e saídas dos artigos de expediente e outros materiais;

f) Providenciar no sentido da arrumação e manutenção dos géneros em armazém e do equipamento que lhe seja afecto;

g) Recolher os dados estatísticos específicos.

2 - Em matéria de património:

a) Organizar e manter actualizado o inventário e o cadastro dos bens móveis e imóveis;

b) Zelar pela segurança das instalações e conservação dos equipamentos;

c) Gerir o parque automóvel;

d) Elaborar anualmente os respectivos mapas de aumentos e abatimentos;

e) Promover a entrega à entidade competente dos móveis considerados inúteis;

f) Fornecer à contabilidade, orçamento e serviços financeiros os elementos necessários para a elaboração do relatório e contas, bem como da conta de gerência.

3 - Em matéria de transporte:

a) Assegurar o transporte de mercadorias e materiais dos locais de aquisição para os armazéns;

b) Distribuir pelos vários sectores os bens requisitados;

c) Assegurar qualquer outro serviço de transporte que lhe seja solicitado;

d) Zelar pela manutenção e conservação das viaturas que estiverem ao seu serviço, nomeadamente através de revisões periódicas;

e) Fornecer aos serviços competentes dados estatísticos sobre consumos e quilometragem das viaturas;

f) Estudar e implementar circuitos de distribuição adequados.

4 - Em matéria de manutenção:

a) Providenciar para que todo o equipamento existente nas diversas instalações dos SAS-IPCB esteja permanentemente em boas condições de utilização;

b) Providenciar as reparações necessárias e possíveis em todo o material necessário ao regular funcionamento dos serviços;

c) Proceder a pequenas reparações, pinturas e arranjos nas diversas dependências dos SAS-IPCB;

d) Manter um stock mínimo de material e acessórios indispensáveis à boa execução dos serviços;

e) Zelar pela limpeza e conservação das ferramentas, máquinas e outros equipamentos, bem como das instalações que lhes forem confiadas;

f) Manter actualizado um ficheiro de trabalhos executados e a executar, bem como de todos os materiais e acessórios;

g) Recolher e enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração do programa de trabalhos a executar em cada ano;

h) Manter um arquivo actualizado dos manuais de utilização e dos certificados de garantia dos equipamentos existentes nos SAS-IPCB;

i) Propor o estabelecimento, renovação e ou actualização de contratos de manutenção para os equipamentos dos SAS-IPCB sempre que tal se revele vantajoso.

SUBSECÇÃO II

Gabinete de Apoio ao Estudante

Artigo 19.º

Âmbito

1 - O Gabinete de Apoio ao Estudante funciona na dependência directa do administrador e exerce as suas atribuições nos seguintes sectores:

a) Bolsas de estudo e auxílios de emergência;

b) Alojamento e residências;

c) Alimentação;

d) Apoios diversos.

2 - Cada área será coordenada por um funcionário, designado por despacho do administrador.

3 - O sector de alojamento compreende as residências de estudantes, as quais funcionam de acordo com regulamentos específicos aprovados pelos órgãos previstos na lei.

Artigo 20.º

Competência

Ao Gabinete de Apoio ao Estudante, através das respectivas áreas, compete:

1 - Sector de bolsas de estudo e auxílios de emergência:

a) Organizar os processos de candidatura e propor os benefícios sociais a conceder;

b) Propor e realizar inquéritos para estudo das condições sócio-económicas dos estudantes;

c) Enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração dos orçamentos e do relatório anual dos SAS-IPCB, bem como elaborar o tratamento estatístico do respectivo sector;

d) Manter permanentemente actualizado um sistema de controlo dos processos a benefícios sociais.

2 - Sector de alojamento:

a) Assegurar o normal funcionamento das residências de estudantes;

b) Assegurar o cumprimento dos regulamentos de utilização das residências em vigor;

c) Manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de consumos e utilização de bens;

d) Organizar e manter actualizado um sistema de controlo da utilização das residências e lavandarias;

e) Vistoriar as instalações quando da entrada e saída dos utilizadores;

f) Zelar pela manutenção e conservação do equipamento e das instalações afectas ao sector.

3 - Sector de alimentação:

a) Assegurar o normal funcionamento dos refeitórios, bares e snacks, incluindo a organização dos processos de concurso;

b) Zelar pela manutenção, conservação e higiene do equipamento e das instalações afectas ao sector;

c) Manter actualizado um sistema de utilização e de consumos;

d) Entregar na área competente as receitas cobradas, bem como toda a documentação de suporte;

e) Reunir os elementos necessários à elaboração dos orçamentos e do relatório anual.

4 - Sector de apoios diversos:

a) Organizar e executar todas as tarefas relacionadas com serviços de procuradoria e elaborar o respectivo regulamento;

b) Organizar e executar serviços de reprografia, de papelaria e de apoio bibliográfico;

c) Estudar e propor medidas que facilitem o acesso de estudantes a unidades de saúde;

d) Organizar e propor os apoios às actividades desportivas e culturais promovidas pelas associações de estudantes das escolas do Instituto Politécnico de Castelo Branco;

e) Desenvolver e executar todas as acções que não sejam da competência das outras áreas dos SAS-IPCB.

CAPÍTULO IV

Pessoal

Artigo 21.º

Quadro de pessoal

Os SAS-IPCB dispõem de quadro próprio, nos termos do artigo 29.º do Decreto-Lei 129/93, de 22 de Abril.

15 de Abril de 2003. - O Presidente, Válter Vitorino Lemos.

ANEXO

Organograma dos Serviços de Acção Social

(ver documento original)