de 30 de Março
O Decreto Regulamentar 20/2007, de 29 de Março, definiu a missão, atribuições e tipo de organização interna da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e da Administração Pública (MFAP). Importa agora, no desenvolvimento daquele decreto regulamentar, determinar a estrutura nuclear dos serviços e as competências das respectivas unidades orgânicas, bem como fixar o limite máximo de unidades orgânicas flexíveis.Assim:
Ao abrigo dos n.os 4 e 5 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de Janeiro:
Manda o Governo, pelo Ministro de Estado e das Finanças, o seguinte:
Artigo 1.º
Estrutura nuclear da Secretaria-Geral
A Secretaria-Geral do MFAP (SGMFAP), estrutura-se nas seguintes unidades orgânicas nucleares:a) Direcção de Serviços de Inovação e Qualidade;
b) Direcção de Serviços de Gestão de Recursos;
c) Direcção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso;
d) Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação;
e) Direcção de Serviços de Informação e Relações Públicas;
f) Unidade Ministerial de Compras.
Artigo 2.º
Direcção de Serviços de Inovação e Qualidade
À Direcção de Serviços de Inovação e Qualidade, abreviadamente designada por DSIQ, compete:
a) Estudar, propor e coordenar a implementação de medidas de inovação e qualidade, bem como de métricas que permitam o seu controlo e gestão;
b) Assegurar a articulação entre os serviços do Ministério e a Agência para a Modernização Administrativa, I. P.;
c) Promover a aplicação de medidas de aperfeiçoamento organizacional e de modernização administrativa, bem como assegurar todos os procedimentos incluídos no conceito de qualidade em serviços públicos;
d) Elaborar indicadores chave de actividade e de desempenho;
e) Proceder à avaliação do desempenho institucional da secretaria-geral e colaborar com os serviços do MFAP nesta matéria;
f) Proceder a estudos de adequação das estruturas orgânicas dos serviços aos objectivos e missões fixadas e emitir pareceres em matéria de estruturas e modelos organizacionais a adoptar, nos termos da legislação e vigor;
g) Articular com o Instituto de Informática do MFAP e com o CEGER, a realização de projectos nas áreas de responsabilidade da SGMFAP e assegurar a gestão da rede local e dos recursos tecnológicos que lhe estejam afectos;
h) Assegurar o apoio às demais unidades da secretaria-geral e aos Gabinetes dos membros do Governo na gestão e operação dos recursos de informáticos que lhes estejam afectos;
i) Preparar os planos anuais de actividades da Secretaria-Geral e acompanhar a sua execução e elaborar o respectivo relatório de actividades.
Artigo 3.º
Direcção de Serviços de Gestão de Recursos
1 - Compete à Direcção de Serviços de Gestão de Recursos, abreviadamente designada por DSGR, em matéria de recursos humanos:
a) Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos do Ministério na respectiva implementação;
b) Emitir pareceres em matéria de recursos humanos e criação ou alteração de quadros de pessoal, nos termos legalmente fixados;
c) Assegurar a gestão e organizar e coordenar a formação dos recursos humanos;
d) Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissionais, numa perspectiva integrada, com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos e elaborar o programa anual de formação;
e) Programar e acompanhar as acções de selecção, recrutamento e acolhimento de pessoal;
f) Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal do quadro da secretaria-geral, dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;
g) Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP no âmbito da Secretaria-Geral e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do Ministério;
h) Organizar e manter actualizada a informação relativa aos recursos humanos do Ministério;
i) Elaborar o balanço social da SGMFAP e o balanço social consolidado do Ministério;
2 - Compete à DSGR em matéria de recursos financeiros:
a) Elaborar, tendo em consideração o plano de actividades anual, as propostas de orçamento da SGMFAP e dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
b) Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão e com as disposições legais aplicáveis;
c) Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela secretaria-geral, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efectuar processamentos, liquidações e pagamentos;
d) Organizar a conta anual de gerência da secretaria-geral e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;
e) Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;
f) Elaborar todos os processos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro;
g) Processar e pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei;
h) Assegurar a transferência de verbas para pagamento de despesas decorrentes de acidentes em serviço e doenças profissionais, nos termos legais;
i) Elaborar relatórios financeiros e preparar a prestação anual de contas.
3 - Compete à DSGR em matéria de recursos patrimoniais e de aprovisionamento:
a) Assegurar a gestão dos recursos patrimoniais afectos à secretaria-geral e aos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como aos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;
b) Organizar os procedimentos e a celebração de contratos para a realização de obras e para a aquisição de bens e serviços;
c) Gerir os contratos de prestação de serviços da SGMFAP, dos gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
d) Assegurar a aquisição, distribuição e controlo dos artigos de consumo corrente;
e) Coordenar a gestão do parque de viaturas automóveis da SGMFAP e das afectas aos gabinetes dos membros do Governo;
f) Garantir o inventário centralizado de todos os bens da secretaria-geral ou à sua guarda.
4 - Compete à DSGR em matéria de recepção e expedição de correspondência:
a) Assegurar a recepção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na secretaria-geral;
b) Assegurar o serviço de expedição da correspondência da secretaria-geral e dos serviços, comissões e grupos de trabalho aos quais preste apoio.
Artigo 4.º
Direcção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso
À Direcção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso, abreviadamente designada por DSAJC, compete:
a) Dar o apoio jurídico e contencioso a todos os organismos do MFAP.
b) Elaborar estudos, pareceres e informações de carácter jurídico;
c) Elaborar os projectos de resposta nos recursos contenciosos;
d) Intervir nos recursos e demais processos de contencioso administrativo, acompanhando a respectiva tramitação;
e) Participar na preparação, elaboração e análise de projectos de diplomas legais, produzindo, quando tal lhe seja determinado, os prévios estudos jurídicos;
f) Emitir, quando tal lhe seja determinado, parecer que habilite os membros do Governo a proferir decisão em processos disciplinares;
g) Intervir, quando tal lhe seja determinado, em quaisquer processos de sindicância, inquéritos ou disciplinares;
h) Propor a difusão pelos serviços do Ministério das decisões proferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que revelem interesse directo para o Ministério.
Artigo 5.º
Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação
1 - Compete à Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação, abreviadamente designada por DSAD, em matéria de documentação e biblioteca:
a) Organizar e realizar a gestão da Biblioteca Central do Ministério, assegurando nomeadamente a integração de exemplares de todas as publicações editadas pelos seus Serviços que não disponham de bibliotecas próprias;
b) Assegurar a coordenação central das bases de dados das bibliotecas e centros de documentação do Ministério;
c) Garantir a manutenção das bases de dados sob a sua directa responsabilidade, em particular a base de dados de imprensa;
d) Integrar fundos documentais e bases de dados de organismos do Ministério que tenham sido ou venham a ser extintos;
e) Prestar apoio e orientar os serviços de documentação dos restantes Serviços do Ministério no que respeita à normalização dos procedimentos técnicos;
f) Divulgar e difundir a informação existente nos serviços de documentação do Ministério, nomeadamente através da Biblioteca Digital;
g) Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e informação relativa a fontes documentais;
h) Proceder à distribuição interna de normas e directivas necessárias ao funcionamento da SGMFAP;
i) Colaborar em programas que visem dar a conhecer o património documental através de exposições, colóquios e outras actividades.
2 - Compete à DSAD em matéria de arquivos:
a) Prestar apoio e orientar tecnicamente, de acordo com as normas nacionais e internacionais, os arquivos dos Gabinetes dos membros do Governo e dos Serviços do Ministério, com vista a uniformizar procedimentos que garantam a integridade e o acesso à informação;
b) Organizar o sistema de arquivo geral da Secretaria-Geral de forma a proporcionar um meio rápido e eficiente de recuperação da informação;
c) Elaborar e actualizar as tabelas gerais de avaliação, selecção e eliminação de documentos;
d) Organizar e manter o arquivo histórico de acordo com as regras arquivísticas nacionais;
e) Gerir o Arquivo Contemporâneo do Ministério, assegurando, designadamente:
i) A recolha, conservação, tratamento e disponibilização da informação considerada de conservação permanente produzida pelos organismos dependentes do MFAP;
ii) A recolha, organização e elaboração de instrumentos de descrição e recuperação da informação dos fundos documentais provenientes de organismos extintos que fiquem à sua guarda;
iii) A promoção e realização da transferência de suportes de informação em ordem à salvaguarda da documentação de valor permanente;
iv) A orientação dos utilizadores, tanto internos como externos, fornecendo-lhes informação sobre a documentação existente e disponível no Arquivo.
Artigo 6.º
Direcção de Serviços de Informação e Relações Públicas
À Direcção de Serviços de Informação e Relações Públicas, abreviadamente designada por DSIRP, compete:
a) Recolher, analisar e difundir a informação noticiosa escrita portuguesa e estrangeira sobre matérias de interesse para o Ministério;
b) Assegurar a organização dos actos sociais dos membros do Governo e superintender em todos os assuntos protocolares no âmbito do Ministério;
c) Assegurar, no âmbito das suas atribuições, os contactos com entidades nacionais e estrangeiras ou de organizações internacionais, bem como o seu acompanhamento;
d) Preparar e organizar, quer a estada de personalidades ou missões estrangeiras em visita ao País quer a estada de delegações portuguesas no estrangeiro;
e) Prestar apoio aos órgãos de comunicação social, promovendo a eficiência e oportunidade das relações e coordenando as acções sectoriais dos diversos serviços do Ministério nesse âmbito, nos termos que lhe forem superiormente determinados;
f) Participar na divulgação das actividades dos serviços do Ministério;
g) Organizar e assegurar o serviço de recepção e atendimento do público no edifício sede do Ministério;
h) Assegurar o serviço de recepção dos gabinetes dos membros do Governo;
i) Atender sugestões, iniciativas e reclamações do público, prestando os necessários esclarecimentos ou promovendo o respectivo encaminhamento para os serviços e organismos responsáveis.
Artigo 7.º
Unidade Ministerial de Compras
À Unidade Ministerial de Compras, compete:a) Promover a centralização ao nível ministerial da negociação e celebração de acordos quadro ou outros contratos públicos em matérias não centralizadas ao nível da Agência Nacional de Compras Públicas (ANCP);
b) Funcionar como apoio de primeira linha dentro do Ministério, relativamente a acordos quadro ou outros contratos públicos celebrados pela ANCP;
c) Efectuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério, nos moldes definidos pela ANCP;
d) Enviar informação de compras à ANCP que vierem a ser definidos por esta;
e) Monitorizar os consumos e supervisionar a aplicação das condições negociadas;
f) Em articulação com as entidades compradoras, zelar para que os orçamentos de obras, fornecimentos e serviços externos, sejam efectuados por itens de compra e utilizando preços de referência adequados;
g) Supervisionar a execução orçamental de compras, nomeadamente, com vista a assegurar que as reduções de custos unitários se traduzem em poupança efectiva;
h) Instalar e gerir os sistemas de informação relacionados com compras que venham a ser definidos pela ANCP.
Artigo 8.º
Unidades orgânicas flexíveis
É fixado em quatro o limite máximo de unidades orgânicas flexíveis da SG.
Artigo 9.º
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no 1.º dia do mês seguinte ao da sua publicação.O Ministro de Estado e das Finanças, Fernando Teixeira dos Santos, em 23 de Março de 2007.
