Aviso 6490/2002 (2.ª série) - AP. - Nos termos e para os efeitos do disposto no n.º 2 do artigo 11.º do Decreto-Lei 116/84, de 6 de Abril, com as alterações introduzidas pela Lei 44/85, de 13 de Setembro, se faz público que a Assembleia Intermunicipal da Associação, na sua sessão de 29 de Abril de 2002, deliberou aprovar, em minuta, o regulamento interno, a estrutura orgânica e o quadro de pessoal da Associação de Municípios do Vale do Douro - Norte, cuja proposta foi aprovada pelo conselho de administração na reunião de 29 de Abril de 2002, em conformidade com as disposições da Lei 172/99, de 21 de Setembro.

3 de Junho de 2002. - O Presidente do Conselho de Administração, Orlando Vaz.

Regulamento Interno

CAPÍTULO I

Dos objectivos, princípios e normas de actuação dos serviços

Artigo 1.º

Objectivos

No âmbito das suas actividades, os serviços devem prosseguir, nos termos e nas formas previstas na lei, os seguintes objectivos:

a) Prosseguir o interesse público, no respeito pelos direitos dos cidadãos, observando o princípio da eficiência, desburocratização e da administração aberta, permitindo e incentivando a participação dos cidadãos;

b) Contribuir para a modernização e qualificação dos serviços, dotando-os de uma capacidade de resposta mais ajustada às necessidades e expectativas dos associados.

c) Contribuir para o aumento da eficiência na utilização dos recursos à disposição dos municípios e da capacidade de resposta de problemas e necessidades comuns;

d) Promover o desenvolvimento económico, social, cultura e ambiental do Vale do Douro-Norte;

e) Contribuir para a obtenção dos melhores padrões de qualidade nos serviços prestados aos municípios e às populações;

f) Promover o prestígio do poder local.

Artigo 2.º

Princípios de gestão dos serviços

A gestão dos serviços desenvolve-se no quadro jurídico definido pela lei e orienta-se pelos seguintes princípios:

a) Uma actividade orientada para a prossecução dos objectivos de natureza política, social e económica definidos pelos órgãos da Associação;

b) Uma gestão por objectivos, com planeamento, programação, orçamentação e controlo das suas actividades, no sentido da obtenção da maior eficácia;

c) Uma estrutura de serviços flexível e dinâmica de modo a garantir a plena operacionalidade de uma organização de reduzidas dimensões, devendo as actividades operativas ter prioridade sobre as actividades instrumentais, devendo estas orientar-se essencialmente para o apoio administrativo daquelas.

Artigo 3.º

Superintendência

O conselho de administração (CA) da Associação de Municípios do Vale do Douro Norte exercerá superintendência sobre os serviços, garantindo, através da implementação das medidas que se tornem necessárias, a sua correcta actuação na prossecução dos objectivos enunciados no artigo 1.º, o cumprimento dos princípios de gestão referidos no artigo 2.º, e promovendo um constante controlo e avaliação de desempenho, bem como a adequação e aperfeiçoamento das estruturas e métodos de trabalho.

Artigo 4.º

Do planeamento, programação e controlo

1 - A actividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, aprovados pelos órgãos da associação, em função da necessidade de promover a melhoria das condições de vida das populações e o desenvolvimento económico, social e cultural dos concelhos abrangidos.

2 - Os serviços colaborarão com os órgãos da Associação na formulação dos diferentes instrumentos de planeamento e programação que, uma vez aprovados, assumem carácter vinculativo.

3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os seguintes:

Grandes opções do plano - que integram o plano plurianual de investimentos e o plano de actividades mais relevantes;

Orçamento;

Relatório de actividades.

4 - As grandes opções do plano, assim como os planos de actuação, quantificarão o conjunto de acções e empreendimentos que a Associação de Municípios pretenda efectuar no período a que se reportam.

5 - Os serviços implementarão os procedimentos necessários ao acompanhamento e controlo de execução dos planos, programas e orçamentos, elaborando relatórios periódicos sobre níveis de execução (física e financeira) com o objectivo de possibilitar a tomada de decisões e medidas de reajustamento que se mostrem adequadas.

6 - Os serviços apresentarão aos órgãos da Associação de Municípios dados e estudos que contribuam para a tomada de decisões no respeitante à prioridade das acções a incluir na programação.

7 - No orçamento da Associação, os recursos financeiros serão afectados em função do cumprimento de objectivos e metas fixadas nas grandes opções do plano, sendo que, no processo de elaboração das grandes opções do plano e orçamento, os serviços colaborarão na busca de soluções que permitam a optimização de recursos.

Artigo 5.º

Da coordenação

1 - As actividades dos serviços da Associação, designadamente no referente a execução de planos, programas e orçamento, são objecto de coordenação permanente, cabendo ao administrador-delegado, coordenar os diferentes responsáveis sectoriais e promover a realização de reuniões de trabalho, de carácter regular, para intercâmbio de informações, consultas mútuas e actuação concertada.

2 - Para efeitos de coordenação, o administrador-delegado deverá dar conhecimento ao conselho de administração das consultas e entendimentos que considere necessários à obtenção de soluções integradas no âmbito dos objectivos de carácter global ou sectorial, bem como reportar o nível de execução e metas atingidas.

3 - Os assuntos a serem submetidos a deliberação do conselho de administração deverão, sempre que se justifique, ser previamente coordenados entre todos os serviços nele interessados.

Artigo 6.º

Da delegação

1 - A delegação de competências será utilizada como instrumento de desburocratização e racionalização administrativas, no sentido de criar maiores eficácia, eficiência e celeridade nas decisões.

2 - A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.

3 - O conselho de administração e o seu presidente poderão delegar no administrador-delegado competências para a prática de actos de administração ordinária.

CAPÍTULO II

Da organização dos serviços

Artigo 7.º

Estrutura

1 - Para prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos, a AMVDN, dispõe dos seguintes serviços:

Gabinete de Apoio ao CA e ao administrador-delegado (GA);

Serviços técnicos (ST);

Serviços Administrativos e Financeiros (SAF).

2 - Os serviços referidos no número anterior dependerão hierarquicamente do CA ou, no todo ou em parte, do administrador-delegado, se nele for delegada essa competência.

3 - O organograma do AMVDN consta do anexo I.

Artigo 8.º

Atribuições comuns aos diversos serviços

Constituem atribuições comuns aos diversos serviços:

a) Elaborar e submeter a aprovação superior, instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;

b) Colaborar na elaboração dos diversos instrumentos de planeamento, programação e controlo da actividade de Associação;

c) Coordenar e dinamizar a actividade das unidades orgânicas, assegurando a atempada execução das tarefas respectivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;

d) Assistir, sempre que for assim determinado, às reuniões da assembleia intermunicipal, do conselho de administração, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da actividade da Associação;

e) Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor;

f) Preparar, quando disso incumbidos, as informações, as minutas e outros documentos relativos aos assuntos que careçam de deliberação do conselho de administração;

g) Garantir o cumprimento das deliberações do conselho de administração, dos despachos do presidente e das decisões do administrador-delegado, na respectiva área de intervenção;

h) Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;

i) Respeitar a correlação entre o plano de actividades e o orçamento da Associação;

j) Seguir o princípio da prioridade das actividades operativas sobre as actividades instrumentais;

k) Zelar pela conservação do equipamento a cargo do serviço;

l) Remeter ao arquivo geral, no final de cada ano, os processos e documentos desnecessários ao funcionamento do serviço;

m) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente da Associação ou decisão do administrador-delegado.

Artigo 9.º

Do Gabinete de Apoio

O Gabinete de Apoio funciona na directa dependência do conselho de administração e do administrador-delegado, competindo-lhe:

a) Coordenar globalmente as prestações de serviços em regime de assessoria à associação ou, através desta, aos municípios associados, sem prejuízo da articulação técnica daquelas com os serviços das áreas respectivas;

b) Apoiar o CA e o administrador-delegado na coordenação global dos meios e recursos da Associação;

c) Assegurar a coordenação da programação física e financeira;

d) Assegurar a preparação das reuniões dos órgãos e o apoio directo ao seu funcionamento assim como o respectivo expediente;

e) Assegurar a coordenação das acções de informação e de relações públicas da Associação;

f) Assegurar o expediente geral da Associação, as relações com o exterior e apoiar os projectos de cooperação com entidades externas.

Artigo 10.º

Serviços técnicos

Compete aos serviços técnicos:

No que se refere ao Sector de Planeamento e Desenvolvimento:

a) A preparação e desenvolvimento de acções de apoio técnico aos municípios nos domínios da elaboração de projectos, acompanhamento e fiscalização de obras;

b) Fazer o acompanhamento (físico) das obras de responsabilidade da Associação ou dos municípios quando esse acompanhamento tenha sido cometido à Associação;

c) Gerir, orientar tecnicamente e fiscalizar as obras a realizar por empreitada, incluindo a realização de autos de consignação, medição de trabalhos, e recepção de obras realizadas, estabelecendo as necessárias ligações com os empreiteiros e os seus técnicos;

d) A preparação e a realização de projectos e acções de modernização e qualificação dos serviços da Associação e dos municípios associados, quando essas acções sejam desenvolvidas pela própria associação;

e) O apoio técnico aos municípios na selecção e recrutamento de pessoal;

f) A preparação e realização das acções de formação e qualificação dos recursos humanos de que os municípios associados careçam;

g) O desenvolvimento, acompanhamento e controlo dos projectos e acções no âmbito da segurança, higiene e saúde no trabalho nos municípios associados;

h) A recolha, compilação, organização, tratamento e envio aos municípios de informação técnica e jurídica com interesse para actividade destes;

i) A preparação e desenvolvimento de projectos e acções intermunicipais nos domínios do desporto, da educação e da cultura, assim como o apoio aos municípios em projectos e acções destes, nos mesmos domínios;

j) A preparação e realização ou acompanhamento de projectos e acções em outros domínios que lhe venham a ser cometidos pelos órgãos da associação ou pelo administrador-delegado;

k) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;

l) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento.

No que se refere ao Sector de Ambiente - Agência de Ambiente:

a) Supervisionar o sistema de resíduos sólidos urbanos, bem como desenvolver estudos e acções de preservação do ambiente e de gestão racional dos recursos naturais;

b) Apoiar a gestão dos sistemas de saneamento básico;

c) Fazer o acompanhamento (físico) das obras na área do ambiente de responsabilidade da associação ou dos municípios quando esse acompanhamento tenha sido cometido à Associação;

d) Gerir, orientar tecnicamente e fiscalizar as obras na área do ambiente a realizar por empreitada, incluindo a realização de autos de consignação, medição de trabalhos, e recepção de obras realizadas, estabelecendo as necessárias ligações com os empreiteiros e os seus técnicos;

e) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;

f) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento.

No que se refere ao Sector de Energia - Agência de Energia:

a) Desenvolver estudos e projectos de gestão racional de energia e optimização da utilização dos recursos energéticos renováveis;

b) O apoio técnico aos municípios nas relações com os concessionários da distribuição de energia eléctrica;

c) O desenvolvimento, acompanhamento e controlo dos projectos e acções no âmbito de energia nos municípios associados;

d) Fazer o acompanhamento (físico) das obras na área da energia de responsabilidade da associação ou dos municípios quando esse acompanhamento tenha sido cometido à Associação;

e) Gerir, orientar tecnicamente e fiscalizar as obras na área da energia a realizar por empreitada, incluindo a realização de autos de consignação, medição de trabalhos, e recepção de obras realizadas, estabelecendo as necessárias ligações com os empreiteiros e os seus técnicos;

f) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;

g) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento.

No que se refere ao Sector de Informação e Informática - Centro de Informação Territorial:

a) Gerir o sistema informático, e apoiar a implementação de novas tecnologias;

b) Gerir o Sistema de Informação Geográfico, providenciar no desenvolvimento do sistema de informação ao cidadão, e apoiar a implementação de novas tecnologias;

c) O desenvolvimento, acompanhamento e controlo dos projectos e acções no âmbito do SIGMA nos municípios associados;

d) Manter actualizado o servidor oficial do AMVDN na internet;

e) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;

f) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento.

Artigo 11.º

Serviços Administrativos e Financeiros

Os Serviços Administrativos e Financeiros funcionam na dependência directa do administrador-delegado, tendo por funções:

No que se refere ao Sector de Apoio Administrativo:

a) Dar apoio administrativo aos órgãos, ao administrador-delegado e a todos os serviços da Associação;

b) Executar tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;

c) Superintender e assegurar o serviço de telefone;

d) Superintender e assegurar o serviço de limpeza;

e) Gerir, através dos competentes sectores, o arquivo e o Núcleo de Documentação da Associação.

No que se refere ao Sector de Contabilidade:

f) Promover a arrecadação das receitas e efectuar o pagamento de despesas;

g) Executar os procedimentos relativos à contabilidade de Associação, designadamente:

Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade (POCAL);

Proceder à classificação de documentos;

Participar na organização dos processos inerentes à eficiente execução do orçamento;

Verificar diariamente a exactidão de todas as operações e movimentos da tesouraria;

Controlar permanentemente o movimento de fundos;

Fornecer os elementos estatísticos que forem solicitados pelo órgão gestor ou superior hierárquico;

Participar na elaboração de documentos de gestão;

Organizar os documentos de prestação de contas e participar na elaboração do relatório de gestão.

No que se refere ao Sector de Pessoal:

h) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos humanos;

i) Executar os procedimentos administrativos relacionados com: recrutamento, provimento, promoção, transferência e cessação de funções de pessoal;

j) Elaborar listas de antiguidade;

k) Efectuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;

l) Colaborar com o conselho de administração no desenvolvimento de processos técnicos e administrativos relativos à notação de pessoal;

m) Proceder ao processamento de vencimentos e remunerações complementares;

n) Assegurar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

o) Proceder ao registo e controlo de assiduidade;

p) Instruir os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente, subsídio familiar a crianças e jovens, ADSE e Caixa Geral de Aposentações;

q) Organizar e manter actualizado o seguro de pessoal, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho.

No que se refere ao Sector do Património:

r) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis pertença do Associação;

s) Proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na Associação ou cedidos a outras entidades;

t) Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos actos e operações de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;

u) Organizar e manter actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, se for o caso, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras entidades orgânicas.

No que se refere ao Sector de Apoio Jurídico:

v) Apoiar a actuação da Associação na participação, a que esta seja chamada, em processos legislativos ou regulamentares;

w) Apoiar juridicamente os outros serviços;

x) Dar pareceres jurídicos aos municípios associados;

y) Intervir e instruir em matéria jurídica os processos.

Artigo 12.º

Gabinete de Coordenação Estratégica

O CA pode criar, quando o considerar oportuno, uma estrutura de projecto - Gabinete de Coordenação Estratégica - na dependência orgânica do administrador-delegado ou na dependência directa do CA, com funções de gestão técnica dos programas e projectos de importância estratégica para o Vale do Douro-Norte.

Competirá ainda a este gabinete a candidatura a programas ou linhas de financiamento nacionais ou comunitárias.

Será tarefa prioritária do Gabinete a análise dos diversos sistemas financeiros de apoio ao desenvolvimento em vigor, a definição de uma estratégia de desenvolvimento para os municípios associados e orientar os diversos projectos para as linhas de financiamento mais adequadas.

CAPÍTULO III

Do quadro de pessoal

Artigo 13.º

Aprovação do quadro de pessoal

1 - A Associação de Municípios disporá do quadro de pessoal constante do anexo II.

2 - A afectação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo presidente do CA ou pelo administrador-delegado, se tal competência lhe for delegada, ouvidos os dirigentes ou chefias intermédias.

3 - A distribuição e mobilidade do pessoal, dentro de cada unidade orgânica ou serviço, é da competência do respectiva chefia.

CAPÍTULO IV

Disposições finais

Artigo 14.º

Criação e implementação das unidades orgânicas

Ficam criadas todas as unidades orgânicas, constantes do anexo II, que integram a estrutura objecto da presente deliberação, as quais serão instaladas à medida das necessidades e conveniência da Associação de Municípios, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal, de harmonia com o estabelecido na Lei 172/99, de 21 de Setembro.

Artigo 15.º

Adaptação

1 - As dúvidas e omissões decorrentes do aplicação do presente Regulamento serão resolvidas pelo CA.

2 - Sempre que as circunstâncias o justifiquem, nomeadamente por razões de eficácia, pode o CA proceder à alteração de atribuições dos serviços, mediante deliberação devidamente fundamentada.

Artigo 16.º

Entrada em vigor

Este Regulamento entra em vigor, a partir da sua publicação no Diário da República, 2.ª série.

ANEXO I

Organigrama

(ver documento original)

ANEXO II

Quadro de pessoal

(ver documento original)