Aviso 5489/2002 (2.ª série) - AP. - Para os devidos efeitos se torna pública a aprovação do quadro de pessoal da Associação de Municípios da Região Autónoma dos Açores, pela Assembleia Intermunicipal desta Associação em 2 de Março de 2001.

Estrutura Orgânica da Associação de Municípios da Região Autónoma dos Açores

CAPÍTULO I

Da organização dos serviços

Artigo 1.º

Estrutura

1 - Para prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos, a AMRAA dispõe dos seguintes serviços:

a) Secção de Expediente;

b) Secção de Contabilidade e Património;

c) Gabinete Técnico.

2 - Os serviços referidos no número anterior dependerão hierarquicamente do conselho de administração (CA) ou, no todo ou em parte, do administrador-delegado, se nele for delegada essa competência.

3 - O organograma da AMRAA consta do anexo I.

Artigo 2.º

Competências comuns aos diversos serviços

Constituem competências comuns aos diversos serviços:

a) Coordenar a actividade das unidades orgânicas, de modo a assegurar a execução das decisões dos órgãos da Associação;

b) Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;

c) Colaborar na elaboração dos instrumentos de gestão financeira, orçamental e administrativa de controlo da Associação;

d) Garantir a informação e colaboração entre todos os serviços com o intuito de assegurar o bom funcionamento da Associação;

e) Colaborar e participar nas acções a empreender pela Associação, tendo em vista a satisfação das atribuições e competências que lhe estão cometidas legalmente;

f) Garantir o cumprimento das deliberações do conselho de administração, dos despachos do presidente e das decisões do administrador-delegado, na respectiva área de intervenção;

g) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente da Associação ou decisão do administrador-delegado.

Artigo 3.º

Secção de Expediente

São, nomeadamente, competências da Secção de Expediente:

a) Na área do expediente:

Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição, registo, distribuição e arquivo de todo o expediente;

Passar os atestados, certidões, cópias, fotocópias e documentos semelhantes, cuja passagem seja solicitada e devidamente autorizada;

Executar, em geral, as tarefas administrativas não específicas de outros serviços;

Superintender no arquivo geral da Associação e propor a adopção de planos adequados de arquivo;

Arquivar, depois de catalogados, todos os documentos e processos que para esse fim sejam remetidos;

Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;

Assegurar o tratamento de elementos bibliográficos e de informação técnica e cientifica relativos a matérias de interesse para a administração local.

Organizar o centro de documentação em condições de fácil consulta e organizar e manter actualizado o inventário das publicações existentes.

b) Na área de apoio à actividade do jogo instantâneo, compete:

Planear, estudar, inventariar aspectos relevantes da distribuição e promoção do jogo instantâneo;

Conceber e desenvolver acções integradas de desenvolvimento do referido jogo;

Preparar a realização de sorteios;

Executar as demais tarefas constantes do Regulamento do Jogo Instantâneo.

Artigo 4.º

Secção de Contabilidade e Património

Compete, designadamente, à Secção de Contabilidade e Património:

a) Na área da contabilidade:

Assegurar a elaboração do orçamento e respectivas revisões e alterações, das contas de gerência, bem como coligir todos os elementos para tal necessários;

Executar a contabilidade geral, designadamente a escrituração dos livros de uso obrigatório;

Verificar todas as autorizações de despesa, emitir, registar e arquivar ordens de pagamento, guias de receita e anulação, bem como assegurar a coordenação e controlo das guias de receita e anulação que sejam emitidas por outros serviços;

Verificar diariamente a exactidão das operações de tesouraria, nos termos da lei;

Verificar as folhas de vencimento, subsídios, abonos e outros vencimentos do pessoal da Associação e dos membros dos órgãos desta;

Arrecadar receitas da Associação, fundos e valores;

Promover o pagamento de todas as despesas em conformidade com as disposições legais aplicáveis;

Manter à sua guarda e sob a sua responsabilidade todos os valores pertencentes à Associação, que lhe tenham sido confiados, quer sejam constituídos por dinheiro, documentos ou objectos de outra natureza;

Em geral, cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade pública.

b) No domínio do aprovisionamento:

Proceder às aquisições necessárias, após adequada instrução dos respectivos processos, incluindo a abertura de concursos;

Proceder à armazenagem, conservação e distribuição pelos serviços de bens de consumo corrente;

Manter uma relação permanente e eficaz com as demais secções.

c) No domínio do património:

Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis da Associação;

Promover a inscrição nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial de todos os bens próprios imobiliários da Associação;

Executar todo o expediente relacionado com a aquisição e alienação de bens móveis e imóveis.

Artigo 5.º

Gabinete Técnico

Compete ao Gabinete Técnico:

Planear, estudar e inventariar aspectos relevantes da actividade dos municípios associados;

Conceber e desenvolver acções integradas de desenvolvimento, de acordo com as atribuições e competências da Associação e acompanhar a sua execução;

Acompanhar a execução orçamental e o plano de actividades da Associação;

Analisar e propor as medidas necessárias ao bom funcionamento dos serviços da Associação;

Estudar, acompanhar e propor as medidas necessárias de candidaturas a programas nacionais e comunitários;

Preparar a realização de acções de formação e de qualificação dos recursos humanos;

Recolher, compilar, organizar e tratar de enviar aos municípios informação jurídica com interesse para a actividade dos municípios.

CAPÍTULO II

Do quadro de pessoal

Artigo 6.º

Aprovação do quadro de pessoal

1 - A AMRAA disporá do quadro de pessoal a cada constante do anexo II.

2 - A afectação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo presidente do conselho de administração ou pelo administrador-delegado, se tal competência lhe for delegada, ouvindo as chefias intermédias.

Artigo 7.º

Chefia e coordenação

1 - O lugar de chefia será preenchido de acordo com as normas legais em vigor.

2 - Quando uma unidade orgânica não corresponda cargo de chefia, competirá a coordenação ao funcionário mais antigo na categoria, ou, ao que for, para o efeito, designado pelo imediato superior hierárquico.

3 - O pessoal de chefia é responsável perante o presidente do conselho de administração e ou administrador-delegado pela execução e orientação dos diferentes serviços.

CAPÍTULO III

Disposições finais

Artigo 8.º

Criação e implementação de unidades orgânicas

Ficam desde já criadas todas as unidades orgânicas constantes do anexo I, as quais serão instaladas à medida das necessidades e conveniências da AMRAA, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal, de harmonia com o estabelecido pela Lei 172/99, de 21 de Setembro.

Artigo 9.º

Adaptação

1 - As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação da presente orgânica serão resolvidas pelo conselho de administração.

2 - Sempre que as circunstâncias o justifiquem, nomeadamente por razões de eficácia, pode o conselho de administração proceder à alteração das competências dos serviços, mediante deliberação devidamente fundamentada.

ANEXO I

(ver documento original)

ANEXO II

Quadro de pessoal da Associação de Municípios da Região Autónoma dos Açores

(ver documento original)