Edital 263/2002 (2.ª série) - AP. - Manuel Norberto de Moura Soares, vereador da Câmara Municipal de Marco de Canaveses, com delegação de competências:

Torna público de que a Assembleia Municipal, em sua única reunião da sessão ordinária de 30 de Abril de 2002, deliberou aprovar o seguinte Regulamento, de acordo com o disposto na alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º do Decreto-Lei 159/99, de 18 de Setembro:

Sistema de Controlo Interno

Preâmbulo

I

A entrada em valor do Decreto-Lei 54-A//99, de 22 de Fevereiro, aprova o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL). O diploma cria os instrumentos necessários de forma a obter-se um conhecimento completo do valor do património autárquico e do seu contributo ao nível das suas actividades num quadro regional e nacional, possibilitando uma afectação racional dos recursos das comunidades locais.

O POCAL visa, portanto, a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

Possibilita, assim, o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos previsionais, uma execução orçamental que terá em consideração os princípios da mais racional utilização de dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

II

Neste sentido, torna-se necessária a elaboração de um Sistema de Controlo Interno da Autarquia. Tal como consta do diploma, em execução do qual se estabelece o presente normativo, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização do fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção dos encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informáticos;

i) A transferência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

O Sistema de Controlo Interno, introduzido pelo POCAL, deverá englobar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os demais métodos e procedimentos susceptíveis de contribuir para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

III

Importa referir que a elaboração deste documento carece de um estudo e desenvolvimento profundos que permitam abarcar todos os aspectos que no mesmo devem ser tratados.

Porém, a necessidade da sua implementação, permitiu criar um conjunto de regras essenciais que se consubstanciam na organização dos serviços e métodos e controlo interno - reservando, para tratamento futuro, as demais matérias que devem ser englobadas no Sistema de Controlo Interno, bem como o seu contínuo aperfeiçoamento.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

O Sistema de Controlo Interno estabelece um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos e controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades atinentes à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, bem como a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Artigo 2.º

O presente diploma aplicável a todos os serviços da autarquia.

Artigo 3.º

Compete às direcções de departamento e chefes de divisão, dentro da respectiva unidade orgânica, implementar o cumprimento das normas definidas no presente diploma e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 4.º

1 - A Divisão Administrativa e Financeira (DAF) reunirá os contributos das restantes divisões decorrentes da aplicação das presentes normas, nas suas atribuições de acompanhamento e avaliação permanente do presente Regulamento.

2 - Aqueles contributos sustentarão a proposta de revisão e actualização que a direcção da DAF remeterá à apreciação da presidência, pelo menos, de dois em dois anos, que, se assim o entender, submeterá à decisão do órgão executivo.

CAPÍTULO II

Princípios e regras

Artigo 5.º

Na elaboração e execução do orçamento das autarquias locais devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais:

a) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento das autarquias locais é independente do Orçamento do Estado;

b) Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c) Princípio da unidade - o orçamento das autarquias locais é único;

d) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, inclusive as dos serviços municipalizados, em termos globais, devendo o orçamento destes serviços apresentar-se em anexo;

e) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;

f) Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

g) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 6.º

A adopção dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade:

a) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o presente Plano. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;

b) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuamente, com duração ilimitada;

c) Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;

d) Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações, financeiras dos períodos a que respeitem;

e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

f) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

g) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral;

h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados.

Artigo 7.º

A elaboração do orçamento das autarquias locais deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento, que possuam registos históricos relativos aos últimos 24 meses, não podem ser superiores à média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente;

c) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de repartição dos recursos públicos do Orçamento do Estado, a considerar no orçamento aprovado, devem ser as constantes do Orçamento do Estado em vigor até à publicação do Orçamento do Estado para o ano a que ele respeita;

d) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato;

e) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratos a termo certo, bem como aquele cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

f) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas "Remunerações de pessoal" devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor.

Artigo 8.º

Na execução do orçamento das autarquias locais devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g) As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

CAPÍTULO III

Organização dos serviços

Artigo 9.º

A unidade orgânica à qual está directamente cometida a gestão financeira e patrimonial do município é a Divisão Administrativa Financeira.

Artigo 10.º

Constituem funções comuns às diversas unidades orgânicas:

a) Proceder à distribuição e mobilidade do pessoal afecto;

b) Elaborar e submeter à aprovação superior instruções, circulares, regulamentos e normas que forem necessárias ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequada no âmbito de cada serviço;

c) Colaborar na elaboração do orçamento, plano plurianual de investimentos e documentos de prestação de contas;

d) Emitir requisições internas, tendo em vista a aquisição de bens e serviços e, bem assim, a execução de empreitadas de obras públicas;

e) Coordenar a actividade dos respectivos serviços e assegurar a correcta execução das tarefas dentro dos prazos determinados;

f) Promover o arquivo dos documentos e processos, após a sua conclusão;

g) Velar pela conservação do património afecto,

h) Zelar pelo cumprimento dos direitos e deveres dos funcionários e demais pessoal afecto;

i) Preparar, quando disto incumbidos, estudos e análises acerca de assuntos que careçam de deliberação de Câmara;

j) Assegurar que a informação necessária circule entre os serviços, com vista ao seu bom funcionamento;

k) Promover a execução das deliberações da Câmara Municipal e dos despachos do presidente ou dos vereadores com competências delegadas, no âmbito das suas competências e nas áreas dos respectivos serviços;

l) Assegurar periodicamente a realização de cópias de segurança ao nível informático sendo designados responsáveis.

Artigo 11.º

Compete à Divisão Administrativa e Financeira:

a) Assegurar a execução de todas as tarefas que se insiram nos domínios da administração dos recursos financeiros e patrimoniais de acordo com as disposições legais aplicáveis, normas internas estabelecidas e critérios de boa gestão;

b) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos e coordenar a interligação entre vários sistemas de informação;

c) Organizar e dar sequência aos processos que afectam a dimensão ou a natureza do património da autarquia, quando não existam subunidades orgânicas com essa finalidade;

d) Promover, com a colaboração dos sectores operativos, a elaboração anual dos documentos previsionais - grandes opções do plano e orçamento;

e) Promover a elaboração anual dos mapas de execução do plano plurianual de investimentos e do orçamento e dos documentos de prestação de contas;

f) Promover os registos contabilísticos referentes aos actos que provoquem modificação quantitativa ou qualitativa do património;

g) Colocar e manter em funcionamento processo de compras idóneo, que assegure a defesa dos legítimos interesses do município e respeite os preceitos legais aplicáveis e promover a execução de empreitadas de obras públicas, nos termos legais e de acordo com as normas do presente diploma;

h) Executar as tarefas inerentes ao recebimento, classificação e registo, distribuição, expedição e arquivo de todo o expediente;

i) Assegurar a gestão e manutenção das instalações afectas;

j) Assegurar as funções de notário privativo e de responsável pelo serviço de execuções fiscais administrativas;

k) Emitir as certidões requeridas nos termos das leis, regulamentos e despachos;

l) Articular a actividade das diversas unidades orgânicas, definindo a circulação documental e assegurando o conhecimento permanente da situação de cada procedimento administrativo;

m) Promover sempre que se pretenda a execução de conferências anuais e aleatórias aos valores à guarda do tesoureiro, para além das que se encontram definidas por lei ou regulamento;

n) Apreciar os balancetes diários de tesouraria e informar a direcção;

o) Acompanhar o movimento de valores e comprovar, mensalmente, o saldo das diversas contas bancárias;

p) Efectuar conferências periódicas ao armazém e apresentar superiormente o relatório das ocorrências;

q) Manter organizada a contabilidade, com registos atempados;

r) Promover todos os procedimentos relativos à aquisição de bens e serviços e à execução de empreitadas de obras públicas, nos termos legais e de acordo com as normas do presente diploma;

s) Fiscalizar as responsabilidades do tesoureiro e das chefias das secções, bem como a acompanhar a sua actividade profissional na autarquia;

t) Preparar os documentos financeiros cuja remessa a entidades oficiais seja legalmente determinada;

u) Promover todos os demais procedimentos de índole financeira;

v) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.

Artigo 12.º

Compete à Secção de Expediente, Serviços Gerais, Taxas e Licenças:

a) Promover as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo dos documentos;

b) Organizar os processos referentes aos utentes de saneamento básico e acompanhar os serviços que lhes são prestados;

c) Assegurar a actividade administrativa não cometida a outros serviços da Câmara Municipal;

d) Velar por uma correcta e fácil comunicação entre os serviços do município e entre estes e os munícipes;

e) Zelar pela higiene, segurança e abastecimento dos edifícios onde funcionam serviços camarários, assim como coordenar as funções e propor medidas que proporcionem maior eficácia aos métodos de funcionamento dos serviços que integram a respectiva Secção;

f) Executar o registo de toda a documentação recebida, no próprio dia em que a mesma dê entrada na autarquia;

g) Proceder à distribuição de correio nos horários determinados pela chefia da Divisão Administrativa e Financeira;

h) Assegurar a localização de todos os documentos registados e distribuídos pelas diversas unidades orgânicas;

i) Proceder ao registo de toda a correspondência expedida pela autarquia;

j) Desenvolver toda a tramitação dos procedimentos atinentes à adjudicação de empreitadas de obras públicas, desde a decisão que ordena a abertura do procedimento até à celebração do respectivo contrato;

k) Organizar os procedimentos atinentes à aquisição e alienação de bens imóveis pelo município;

l) Promover todos os procedimentos referentes à locação e aquisição de bens e serviços.

Artigo 13.º

Compete, em especial, à Secção de Contabilidade:

a) Garantir que os registos contabilísticos se façam atempadamente;

b) Promover os registos inerentes à execução orçamental e do plano plurianual de investimentos;

c) Promover o acompanhamento e controlo do orçamento e do plano plurianual de investimentos;

d) Emitir periodicamente os documentos obrigatórios inerentes à execução do orçamento e do plano plurianual de investimentos, nos termos definidos neste diploma e nas demais normas legais e regulamentares aplicáveis;

e) Promover a verificação permanente do movimento de fundos da tesouraria e de documentos de receita e despesa;

f) Apresentar relatórios de ocorrência, sempre que tal se justifique, por incumprimento de normas legais ou regulamentares;

g) Emitir os documentos de receita e de despesa, bem como os demais documentos que suportem registos contabilísticos;

h) Coligir todos os elementos necessários à execução do plano plurianual de investimentos e do orçamento e respectivas modificações.

i) Efectuar os registos contabilísticos da classe 0;

j) Proceder à verificação de facturas e guias de remessa e respectivos registos contabilísticos.

Artigo 14.º

Compete ao Serviço de Aprovisionamento:

a) Proceder à cabimentação e ao compromisso de verbas disponíveis em matéria de realização de despesas com locação e aquisição de bens e serviços e empreitadas de obras públicas;

b) Proceder à verificação dos documentos, guias de remessa e factura e respectivos registos contabilísticos.

c) Superintender na gestão do armazém, sendo periodicamente realizada a inventariação física por amostragem, através de um responsável a designar pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira;

d) Compete ainda ao responsável designado elaborar relatórios parciais periódicos nos termos definidos pela chefia da Divisão Administrativa e Financeira, bem como relatórios de ocorrências.

Artigo 15.º

Compete à tesouraria:

a) Proceder à arrecadação de receitas e ao pagamento de despesas, nos termos legais e regulamentares e no respeito das instruções de serviço;

b) Liquidar juros moratórios, referentes à arrecadação de receitas;

c) Proceder à guarda de valores monetários;

d) Proceder ao depósito, em instituições bancárias, de valores monetários excedentes em tesouraria, nos termos definidos neste diploma;

e) Movimentar, em conjunto com o presidente da Câmara ou vereador com competência delegada para o efeito, os fundos depositados em instituições bancárias;

f) Elaborar balancetes diários de tesouraria.

Artigo 16.º

Compete ao Serviço do Património:

a) Proceder ao levantamento dos bens existentes;

b) Preparar e manter actualizado o registo e o cadastro dos bens imóveis propriedade do município;

c) Preparar e manter actualizado o cadastro dos bens de domínio público;

d) Preparar e manter actualizado, com as respectivas inscrições e abates, o cadastro dos bens móveis propriedade do município;

e) Manter os registos com os elementos necessários ao preenchimento das fichas de amortização;

f) Preparar todos os documentos inerentes à gestão do património municipal no que concerne a bens imóveis.

CAPÍTULO IV

Disponibilidades

Artigo 17.º

1 - A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar 40% do valor correspondente das despesas correntes inscritas no orçamento da autarquia, respeitando-se um mínimo de 500 euros e um máximo de 12 500 euros.

2 - Em consequência do disposto no número anterior, dever-se-á promover uma aplicação segura dos valores ociosos, competindo ao chefe da Divisão Administrativa e Financeira decidir sobre forma de aplicação, segundo orientação da presidência.

Artigo 18.º

1 - Compete ao presidente da Câmara submeter à apreciação do órgão executivo a decisão de abrir contas bancárias tituladas pela autarquia.

2 - A movimentação das contas bancárias tituladas pela autarquia é feita, simultaneamente, pelo tesoureiro e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.

Artigo 19.º

Os pagamentos devem ser feitos por dinheiro, cheque ou transferência bancária, em função do montante a pagar.

Artigo 20.º

Os cheques serão emitidos na tesouraria e apensos à respectiva ordem de pagamento, após serem devidamente subscritos, pelo presidente da Câmara ou por vereador com competência delegada.

Artigo 21.º

1 - Os cheques não preenchidos estão à guarda do responsável designado.

2 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão, serão arquivados sequencialmente pelo responsável, após inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 22.º

1 - A cobrança de receitas municipais por entidades diversas do tesoureiro, carece de autorização do órgão executivo e é efectuada através da emissão de documentos de receita, com numeração sequencial, que indiquem o serviço de cobrança.

2 - As receitas cobradas nos termos do presente artigo deverão dar entrada na tesouraria no final do próprio dia da cobrança, através da emissão da competente guia de recebimento emitida pelo serviço recebedor.

Artigo 23.º

1 - A tesouraria manterá permanentemente actualizadas as contas-correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome do município.

2 - Para além das conferências referidas na alínea m) do artigo 11.º do presente diploma, a Secção de Contabilidade fará uma reconciliação bancária no último dia útil de cada mês, através de um funcionário designado para o efeito pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes.

3 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho da presidência, a inserir e informação da Divisão Financeira com os adequados andamentos.

Artigo 24.º

Após cada reconciliação bancária, a Secção de Contabilidade analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária, nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 25.º

A virtualização da receita é evidenciada aquando da emissão do recibo para cobrança, sua cobrança e ou anulação.

Artigo 26.º

O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos funcionários que para os efeitos forem designados pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, em dia a fixar pelo chefe da DAF, aleatoriamente e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

Artigo 27.º

1 - São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Câmara, pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira e pelo tesoureiro, no final e no início do mandato do órgão executivo.

2 - Em caso de substituição do tesoureiro, os termos da contagem serão assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.

Artigo 28.º

1 - Para efeitos de controlo de tesouraria e de endividamento são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia local é titular.

2 - Sempre que surjam alterações ao montante de endividamento, a Divisão Administrativa e Financeira apresentará relatório que analise a sua situação, tendo em atenção os limites finados no artigo 24.º da Lei das Finanças Locais.

Artigo 29.º

1 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.

2 - Para efeitos do previsto no número anterior, o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas, transmitindo as ocorrências ao chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

Artigo 30.º

1 - O tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria, nos seus diversos aspectos.

2 - A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso de os factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do seu conhecimento.

Artigo 31.º

Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, dará instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

CAPÍTULO V

Contas de terceiros

Artigo 32.º

As compras são promovidas pelo Serviço de Aprovisionamento, com base em requisição externa ou contrato, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de realização de despesas públicas com aquisição de bens e serviços.

Artigo 33.º

1 - A entrega de bens é feita no sector indicado no processo de aquisição, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guia de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo próprio e ou "Conferi" e "Recebi" com a data e respectiva assinatura.

2 - Os documentos referidos no número anterior são remetidos à Secção de Contabilidade que, sendo o caso, promoverá a actualização das existências.

Artigo 34.º

1 - Na Secção de Contabilidade são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa.

2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, isto é, sendo remetidos os documentos à Secção de Contabilidade devidamente informados, serão emitidas as ordens de pagamento respectivas.

Artigo 35.º

No final de cada mês, será feita reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia, pelo funcionário designado pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

Artigo 36.º

Mensalmente, serão efectuadas reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos".

Artigo 37.º

Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".

Artigo 38.º

Serão efectuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito e determinam-se os respectivos juros, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.

CAPÍTULO VI

Existências

Artigo 39.º

Para cada local de armazenagem de existências será nomeado pela presidência, sob proposta do chefe da Divisão Administrativa e Financeira, um responsável pelos bens aí depositados.

Artigo 40.º

1 - As entradas ou saídas dos materiais dos armazéns apenas é permitida mediante a respectiva guia de remessa ou requisição interna.

2 - As sobras de materiais darão, obrigatoriamente, entrada em armazém, através da competente guia de devolução ou reentrada.

Artigo 41.º

É expressamente proibido recepcionar qualquer bem sem que o mesmo venha acompanhado pela competente guia de remessa.

Artigo 42.º

1 - As requisições ou documentos equivalentes, guia de remessa e factura terão que dar entrada na Secção de Contabilidade, o mais tardar, até três dias úteis imediatos ao da recepção, salvo se, se tornar aconselhável que a certificação técnica do material se faça no sector técnico, sendo o prazo alargado para cinco dias úteis.

2 - Competirá à Secção de Contabilidade verificar a factura e promover o seu pagamento dentro dos prazos estabelecidos para o efeito.

3 - A Secção de Contabilidade verificará as facturas tendo em conta a legalidade das despesas e as normas de transparência a que deve obedecer cada aquisição.

Artigo 43.º

As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo armazém.

Artigo 44.º

1 - As existências são mensalmente sujeitas a inventariação física, por utilização de testes de amostragem, devendo, no final do ano, serem contados todos os bens.

2 - Os funcionários que procedem à inventariação física por amostragens são indicados pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

3 - Quando for o caso, proceder-se-á prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades.

CAPÍTULO VII

Imobilizado

Artigo 45.º

As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas no Serviço de Património.

Artigo 46.º

O inventário patrimonial de todos os bens duradouros e equipamentos propriedade do município deverá manter-se permanentemente actualizado.

Artigo 47.º

Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja distribuído comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico. Se a entidade competente para decidir entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, ao Serviço de Património.

Consoante o valor do bem a abater, têm competência para ordenar o abate:

a) Até 500 - o chefe da divisão respectiva;

b) Até 2500 - o director do departamento respectivo;

c) Acima de 2500 - o presidente ou o vereador com competências delegadas.

Artigo 48.º

Sempre que, pelo município, seja adquirido um prédio, rústico ou urbano, deverá o Serviço de Notariado, logo após a outorga da escritura, proceder a sua inscrição matricial e registar em nome da autarquia.

Se o imóvel constituir um prédio urbano, com excepção de terrenos para construção, deverá ainda requerer, junto das entidades competentes, o averbamento da titularidade ou o cancelamento, consoante os casos, dos contratos de saneamento básico, de fornecimento de energia eléctrica e de serviço telefone.

Artigo 49.º

1 - As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o plano plurianual de investimentos e segundo orientações que o órgão executivo entenda emitir.

2 - Estas aquisições são efectuadas com base em requisições externas ou documentos equivalentes, designadamente contratos, emitidos ou celebrados pela entidade competente para autorizar a despesa, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.

Artigo 50.º

A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas, será feita no Serviço de Património.

Artigo 51.º

1 - O Serviço de Património fará, até ao mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado por amostragem, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente, caso se revele necessário, à regularização e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

2 - Em Janeiro de cada ano a Secção de Património enviará, a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade, a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.

Artigo 52.º

1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega de cada bem ou equipamento, constante do inventário.

2 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integram.

CAPÍTULO VIII

Fundos de maneio

Artigo 53.º

Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada dotação orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

Artigo 54.º

Cada um destes fundos tem de ser regularizado no fim de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.

Artigo 55.º

Para efeitos de controlo dos fundos de maneio o órgão executivo deve, no momento da sua constituição, aprovar as normas a que o mesmo deve obedecer, das quais deve constar:

a) O montante que constitui o fundo e as rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;

b) O responsável pela sua utilização;

c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;

d) A sua reconstituição mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

e) A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano.

CAPÍTULO IX

Responsabilidade funcional

Artigo 56.º

A violação de regras estabelecidas no presente diploma, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos ermos prescritos no Estatuto Disciplinar.

Artigo 57.º

As informações de serviço que dêem conta da violação das regras estabelecidas no presente diploma, integrarão o processo individual do funcionário visado, sendo levadas em linha de conta na atribuição da classificação de serviço relativa ao ano a que respeitem.

CAPÍTULO X

Disposições finais e transitórias

Artigo 58.º

São revogadas todas as normas internas, bem como todas as ordens de serviço actualmente em vigor e relativas as matérias reguladas no presente diploma.

Artigo 59.º

Do presente diploma, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 60.º

O presente diploma entra em vigor 15 dias após a sua publicação no Diário da República.

Para constar se lavrou o presente edital e outros de igual teor, que vão ser afixados nos lugares de estilo.

E eu, Maria de Lourdes da Silva Amieiro Miranda Coelho, chefe da Divisão Administrativa e Financeira, o subscrevi.

3 de Maio de 2002. - O Vereador, com delegação de poderes, Manuel Norberto de Moura Soares.