Despacho 25 056/2001 (2.ª série). - Nos termos do n.º 2 do artigo 32.º dos Estatutos do Instituto Politécnico de Beja, aprovo o Regulamento Orgânico dos Serviços de Acção Social deste Instituto, que é publicado em anexo ao presente despacho.

20 de Novembro de 2001. - O Presidente do Instituto, José Luís Ramalho.

ANEXO I

Regulamento Orgânico dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Beja

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Natureza

Os Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Beja, adiante designados de SAS-IPB, são uma unidade orgânica do Instituto Politécnico de Beja dotada de personalidade jurídica e autonomia administrativa, financeira e patrimonial.

Artigo 2.º

Objectivos

1 - Os SAS-IPB têm por fim a execução de política de acção social superiormente definida, de modo a proporcionar aos seus estudantes melhores condições de estudo, através de apoios e serviços.

2 - No âmbito das suas atribuições, compete aos SAS-IPB, designadamente:

a) Atribuir bolsas de estudo;

b) Conceder empréstimos;

c) Promover a criação, manutenção e financiamento de residências, refeitórios, bares e snack-bars;

d) Promover a criação, manutenção e funcionamento dos serviços de informação, de reprografia, de apoio bibliográfico e de material escolar;

e) Promover o estabelecimento de protocolos com os serviços locais, regionais, nacionais e internacionais, a fim de facilitar a integração e o acesso dos estudantes a esses serviços;

f) Promover o acesso a serviços de saúde;

g) Apoiar as actividades desportivas e culturais;

h) Desenvolver outras actividades que, pela sua natureza, se enquadrem nos fins gerais de acção social escolar, nomeadamente a definição de um sistema de bolsas-empréstimo, com a participação de instituições bancárias.

3 - No desempenho das suas atribuições os SAS-IPB manterão, através dos respectivos órgãos, permanente diálogo com as associações de estudantes.

4 - Os SAS-IPB poderão, ainda, desenvolver outros serviços e apoios que, pela sua natureza, se enquadrem nos fins gerais da acção social escolar.

Artigo 3.º

Âmbito de aplicação pessoal

Beneficiam do sistema de acção social dos SAS-IPB, desde que matriculados no Instituto Politécnico de Beja e nos termos da respectiva regulamentação:

a) Os estudantes portugueses;

b) Os estudantes nacionais dos Estados-Membros da Comunidade Europeia;

c) Os estudantes apátridas ou que beneficiem do estatuto de refugiado político;

d) Os estudantes estrangeiros provenientes de países com os quais hajam sido celebrados acordos de cooperação prevendo a aplicação de tais benefícios, ou de Estados cuja lei, em igualdade de circunstâncias, conceda igual tratamento aos estudantes portugueses.

Artigo 4.º

Financiamento

Para além das dotações anualmente atribuídas no Orçamento do Estado, são também afectos à prossecução das atribuições dos SAS-IPB:

a) As receitas provenientes da prestação de serviços no âmbito da acção social;

b) Os rendimentos dos bens que possuírem a qualquer título;

c) Os subsídios, subvenções, comparticipações, doações, heranças e legados concedidos por quaisquer entidades;

d) As receitas provenientes do pagamento de propinas que o órgão competente do Instituto Politécnico de Beja afecte à acção social;

e) O produto das taxas, emolumentos e multas;

f) Os saldos da conta de gerência de anos anteriores;

g) Quaisquer outras receitas que por lei, por contrato ou a outro título lhe sejam atribuídas.

CAPÍTULO II

Conselho de acção social

Artigo 5.º

Definição

1 - O conselho de acção social, abaixo designado por conselho, é o órgão superior de gestão da acção social, cabendo-lhe definir e orientar o apoio a conceder aos estudantes.

2 - O conselho é constituído:

a) Pelo presidente do Instituto Politécnico de Beja, que preside, com voto de qualidade;

b) Pelo administrador para a Acção Social;

c) Por dois alunos representantes das associações de estudantes, um dos quais bolseiro.

Artigo 6.º

Competências do conselho

1 - Compete ao conselho:

a) Aprovar a forma de aplicação, nos SAS-IPB, da política de acção social escolar;

b) Fixar e fiscalizar o cumprimento das normas de acompanhamento que garantam a funcionalidade dos SAS-IPB;

c) Dar parecer sobre o relatório de actividades, bem como sobre o projecto de orçamento para o ano económico seguinte e sobre os planos de desenvolvimento a médio prazo, para a acção social;

d) Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços prestados e definir os critérios e os meios para a sua avaliação.

2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, o conselho pode promover outros esquemas de apoio social considerados adequados.

Artigo 7.º

Racionalização dos recursos

1 - Cabe ao conselho definir o modelo de gestão que considere adequado à prossecução das atribuições dos SAS-IPB.

2 - Tendo em vista a racionalização dos recursos humanos, financeiros e materiais, serão privilegiados os seguintes princípios de gestão dos SAS-IPB:

a) Disponibilização de instalações e serviços para a utilização e frequência por outras entidades, mediante contrapartida financeira e sem prejuízo para a prossecução das suas atribuições;

b) Utilização de instalações e prestação de serviços em comum aos alunos das diversas instituições de ensino superior situadas numa mesma região, por forma a prosseguir a unidade de objectivos no domínio da acção social;

c) Contratação, nos termos da lei aplicável, de estudantes matriculados no Instituto Politécnico de Beja, para assegurar temporariamente actividades no âmbito da acção social.

CAPÍTULO III

Órgãos e serviços

SECÇÃO I

Órgãos

Artigo 8.º

Enumeração

São órgãos dos SAS-IPB:

a) O administrador para a Acção Social;

b) O conselho administrativo.

Artigo 9.º

Administrador para a Acção Social

1 - Cabe ao administrador para a Acção Social assegurar o funcionamento e a dinamização dos SAS-IPB e a execução dos planos e deliberações aprovados pelos órgãos competentes.

2 - O administrador para a Acção Social é nomeado pelo presidente do Instituto Politécnico de Beja.

3 - O cargo de administrador para a Acção Social é equiparado ao de subdirector-geral, para todos os efeitos legais.

4 - O cargo de administrador para a Acção Social é exercido em comissão de serviço.

Artigo 10.º

Competências do administrador para a Acção Social

Compete, em especial, ao administrador para a Acção Social:

a) Instalar, garantir e assegurar a gestão corrente dos SAS-IPB;

b) Superintender e gerir os recursos humanos e financeiros afectos aos SAS-IPB;

c) Propor os instrumentos de gestão previsional e elaborar os documentos de prestação de contas previstos no Decreto-Lei 155/92, de 28 de Julho;

d) Propor ao conselho os projectos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo;

e) Promover o tratamento das informações e declarações prestadas pelos estudantes candidatos a benefícios da acção social.

Artigo 11.º

Conselho administrativo

1 - Integram o conselho administrativo:

a) O presidente do Instituto Politécnico de Beja, que preside;

b) O administrador para a Acção Social;

c) O responsável pelos serviços administrativos e financeiros, que secretaria.

2 - Cabe, em especial, ao conselho administrativo:

a) Aprovar os instrumentos de gestão previsional referidos na alínea c) do n.º 1 do artigo 7.º e fiscalizar a sua execução;

b) Aprovar os projectos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo para a acção social;

c) Promover e fiscalizar a cobrança de receitas, autorizar as despesas e verificar e visar o seu processamento;

d) Organizar a contabilidade e fiscalizar a sua escrituração;

e) Apresentar os relatórios e contas anuais e submetê-los ao Tribunal de Contas;

f) Promover a verificação regular dos fundos em cofre e em depósito e fiscalizar a respectiva escrituração contabilística;

g) Deliberar sobre o montante de fundo permanente;

h) Acompanhar a gestão financeira e patrimonial dos SAS-IPB.

3 - Em matéria de autorização de despesas e de celebração de contratos, o conselho administrativo terá as competências na lei em vigor para os organismos públicos dotados de autonomia administrativa e financeira.

4 - O conselho administrativo poderá delegar no administrador para a Acção Social parte das suas competências para autorizar despesas.

5 - O conselho administrativo reunirá obrigatoriamente uma vez por mês e extraordinariamente por convocação do presidente ou a solicitação de qualquer dos membros.

6 - As decisões do conselho administrativo são tomadas por maioria simples, sendo os seus membros solidariamente responsáveis, salvo se não tiverem estado presentes ou se quiserem exarar em acta a sua discordância.

SECÇÃO II

Serviços

Artigo 12.º

Enumeração

Os SAS-IPB são constituídos por uma divisão que engloba os seguintes serviços:

a) Os serviços de apoio (administrativo e financeiro);

b) Os serviços operativos.

SUBSECÇÃO I

Serviços de apoio (administrativo e financeiro)

Artigo 13.º

Âmbito

1 - Os serviços de apoio, que são chefiados por um chefe de secção, compreendem as seguintes áreas:

a) Contabilidade e património;

b) Pessoal, expediente e arquivo;

c) Aprovisionamento e transporte;

d) Tesouraria.

2 - Cada área será coordenada por um funcionário, nomeado por despacho do administrador.

Artigo 14.º

Competência

Aos serviços de apoio, através das respectivas áreas, compete:

1) Área de contabilidade e património:

a) Preparar o orçamento, bem como os respectivos suplementos;

b) Informar sobre o cabimento orçamental, as requisições, os contratos e as nomeações;

c) Acompanhar a execução orçamental e efectuar a escrituração dos livros com respeito pelas normas em vigor relativas à contabilidade pública;

d) Promover a elaboração de balancetes mensais e trimestrais das receitas e despesas realizadas;

e) Elaborar e organizar a conta de gerência e enviá-la ao Tribunal de Contas, assim como a conta da responsabilidade do tesoureiro;

f) Organizar o sistema de contabilidade patrimonial, com inclusão da adequada contabilidade analítica para o controlo de gestão;

g) Elaborar registos contabilísticos, com vista ao apuramento de resultados por objectivos;

h) Escriturar todos os livros próprios da contabilidade patrimonial;

i) Determinar os custos e determinar os consumos sectoriais;

j) Elaborar balanços e contas de exploração;

l) Elaborar relatórios de análise de situação financeira e patrimonial;

m) Controlar e acompanhar o movimento de tesouraria, assim como executar as acções de controlo que superiormente lhe forem ordenadas;

n) Registar e tratar os dados com interesse estatístico;

o) Elaborar as autorizações de pagamento, após verificação do cabimento financeiro;

p) Obter do conselho administrativo as respectivas autorizações para pagamento;

q) Enviar à tesouraria, para pagamento, as devidas autorizações de pagamento;

r) Receber diariamente da tesouraria as folhas do cofre e proceder à sua conferência;

s) Controlar e verificar o fundo de maneio da tesouraria, bem como conferir e controlar regularmente a conta de depósitos à ordem;

t) Processar as requisições mensais de fundo da conta das dotações consignadas aos SAS-IPB no Orçamento do Estado;

u) Controlar as contas correntes com as diversas entidades, tais como fornecedores, serviços, estudantes beneficiários e de outros devedores ou credores;

v) Elaborar e sistematizar dados e informações necessários a previsões financeiras;

x) Executar as acções de controlo que superiormente lhe forem cometidas;

z) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis dos SAS-IPB, nos termos das disposições legais aplicáveis;

aa) Zelar pela segurança das instalações e conservação do equipamento;

bb) Gerir o parque automóvel dos SAS-IPB;

cc) Elaborar anualmente os respectivos mapas de aumentos e de abatimentos;

2) Área de pessoal, expediente e arquivo:

a) Organizar os processos relativos ao recrutamento e mobilidade do pessoal;

b) Instruir e informar os processos relativos ao processamento oficioso da progressão e das faltas e licenças;

c) Recolher e verificar os elementos necessários ao registo da assiduidade do pessoal;

d) Organizar e manter actualizado o cadastro do pessoal;

e) Assegurar a recepção, abertura, registo, expedição, distribuição e arquivo de toda a correspondência;

f) Organizar e manter actualizado o arquivo geral;

g) Promover a divulgação interna das normas e directivas de carácter genérico;

h) Assegurar a dactilografia e a execução de reproduções de documentos necessárias aos vários sectores;

i) Assegurar a gestão dos serviços de economato administrativo, tendo em vista a racionalização das aquisições, o controlo das existências e a redução dos custos;

j) Assegurar o fornecimento, controlo e racionalização dos impressos utilizados nos diferentes sectores;

l) Processar as folhas de vencimentos e demais abonos devidos ao pessoal;

3) Área de aprovisionamento e transporte:

a) Organizar os concursos necessários;

b) Submeter a decisão superior todos os processos;

c) Assegurar a aquisição dos bens necessários ao funcionamento dos vários sectores;

d) Manter actualizados todos os elementos estatísticos e elaborar os respectivos mapas;

e) Proceder ao conveniente armazenamento de géneros e de materiais;

f) Manter em armazém a existência mínima que assegure o regular funcionamento dos vários sectores;

g) Proceder ao registo de entrada e saída de géneros e de materiais, efectuando as necessárias conferências;

h) Criar e manter actualizados ficheiros de existências;

i) Efectuar registos contabilísticos do movimento de armazém;

j) Conferir toda a documentação e remetê-la ao sector competente;

l) Elaborar, com periodicidade superiormente decidida, inventário de existência;

m) Distribuir pelos vários sectores os géneros e materiais requisitados;

n) Verificar, periodicamente, os prazos de validade dos géneros alimentícios e controlar a respectiva qualidade.

SUBSECÇÃO II

Serviços operativos

Artigo 15.º

Âmbito

1 - Os serviços operativos são chefiados por um chefe de secção e compreendem as seguintes áreas:

a) Bolsas de estudo;

b) Alojamento;

c) Alimentação;

d) Apoios diversos.

2 - Cada área será coordenada por um funcionário, nomeado por despacho do administrador.

Artigo 16.º

Competência

Aos serviços operativos, através das respectivas áreas, compete:

1) Bolsas de estudo e empréstimos:

a) Organizar os processos de candidatura e propor os benefícios sociais a conceder;

b) Propor e realizar inquéritos para estudo das condições sócioeconómicas dos estudantes;

c) Organizar os elementos necessários à elaboração dos orçamentos e relatórios anuais;

2) Áreas de alojamento:

a) Assegurar o normal funcionamento das residências;

b) Assegurar o cumprimento dos regulamentos;

c) Organizar os processos de candidatura aos alojamentos e submetê-los a decisão;

d) Organizar e manter actualizado um sistema de controlo da utilização das residências e lavandarias;

e) Vistoriar as instalações, quando da entrada e saída dos utilizadores;

f) Zelar pela manutenção e conservação do equipamento e das instalações;

g) Proceder à elaboração dos elementos necessários à cobrança pontual das receitas dos alojamentos;

h) Reunir e tratar os elementos necessários à elaboração do orçamento e do relatório anual;

i) Executar as tarefas de lavagens e tratamentos das roupas das residências;

j) Proceder à manutenção e desinfecção das máquinas da lavandaria;

l) Controlar o serviço de self-service da lavandaria;

3) Área de alimentação:

a) Assegurar o normal funcionamento dos refeitórios, bares e snacks, incluindo a organização dos processos de concurso;

b) Zelar pela manutenção, conservação e higiene do equipamento e das instalações;

c) Manter actualizado um sistema de utilização e de consumos;

d) Entregar na área competente as receitas cobradas, bem como toda a documentação de suporte;

e) Reunir os elementos necessários à elaboração do orçamento e do relatório anual;

4) Áreas de apoios diversos:

a) Organizar e executar todas as tarefas relacionadas com serviços de procuradoria e elaborar o respectivo regulamento;

b) Organizar e executar serviços de reprografia, de papelaria e de apoio bibliográfico;

c) Estudar e propor medidas que facilitem o acesso de estudantes a unidades de saúde;

d) Organizar e propor os apoios às actividades desportivas e culturais promovidas pelas associações de estudantes das escolas do Instituto Politécnico de Beja;

e) Desenvolver e executar todas as acções que não sejam da competência das outras áreas dos SAS-IPB.

CAPÍTULO IV

Pessoal

Artigo 17.º

Quadro de pessoal

Os SAS-IPB dispõem de quadro próprio, publicado em 14 de Maio de 1997 no Diário da República, 1.ª série-B, n.º 111, nos termos do Decreto-Lei 108/95, de 20 de Maio.

ANEXO II

Organigrama dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Beja

(ver documento original)