Edital 466/2001 (2.ª série) - AP. - José Macário Correia, presidente da Câmara Municipal de Tavira:

Torna público, que a Assembleia Municipal, em sessão ordinária de 28 de Setembro de 2001, deliberou sob proposta da Câmara, aprovar o Regulamento do Arquivo Municipal do Concelho de Tavira.

De acordo com o disposto no artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, o referido projecto de Regulamento encontra-se em fase de apreciação pública.

Para tanto, devem os interessados dirigir, por escrito, a esta Câmara Municipal, as suas sugestões, dentro do prazo de 30 dias contados da data de publicação no Diário da República, 2.ª série.

O Regulamento do Arquivo Municipal do Concelho de Tavira entrará em vigor no dia útil imediatamente a seguir ao término do referido prazo de 30 dias, se nenhuma sugestão for apresentada.

Para constar, se publica o presente edital e outros de igual teor que vão ser afixados nos lugares do estilo.

10 de Outubro de 2001. - O Presidente da Câmara, José Macário Correia.

Projecto do Regulamento do Arquivo Municipal de Tavira

Nota justificativa

O Arquivo Municipal de Tavira, que integra a rede nacional de arquivos, dentro do âmbito do Programa de Apoio à Recuperação de Arquivos Municipais, tem vindo a ser estruturado gradualmente desde 1999, vindo essa estruturação a ter o seu momento mais significativo com a reabertura ao público do Arquivo Histórico, assim que estejam reunidas as condições.

As funções de um arquivo, que vão desde a guarda e tratamento documental até à sua divulgação e conservação, acabam por dar ao Arquivo Municipal duas grandes funções:

1) A de guardião da memória municipal deste concelho;

2) E a de promoção do estudo e investigação dessa memória.

Para tal, o trabalho a desenvolver deverá centrar-se ao nível da gestão da documentação corrente e intermédia e ao nível da documentação histórica.

A constituição de um Regulamento surgiu das necessidades sentidas por esta autarquia numa gestão integrada das suas três fases de arquivo - corrente, intermédia e definitiva - e em sistematizar e disciplinar os critérios de actuação da autarquia no referente à produção, organização e gestão integrada dos arquivos. Igualmente importante foi a necessidade de regulamentar os procedimentos administrativos, técnicos e arquivísticos, que, pela falta de um regulamento, vinham sendo entendidos de muitas e variadas formas, prejudicando o correcto funcionamento deste serviço municipal. Estas necessidades conduzem obrigatoriamente à constituição do arquivo municipal como um serviço municipal que integra o arquivo intermédio e o arquivo histórico.

Assim:

Ao abrigo do disposto nos artigos 112.º, n.º 8, e 241.º da Constituição da República Portuguesa e para efeitos de aprovação pela Assembleia Municipal, nos termos da alínea a) do n.º 6 do artigo 64.º e alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º, ambos da Lei 169/99, de 18 de Setembro, bem como com o objectivo de ser submetido a discussão pública após publicação nos termos do artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, propõe-se à Câmara Municipal a aprovação do presente Regulamento.

Foram consultados todos os serviços da Câmara e ainda o Arquivo Distrital de Faro.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento estipula as normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal de Tavira, adiante designado abreviadamente por arquivo municipal, entendido como um serviço da Câmara Municipal de Tavira, na dependência directa do presidente da Câmara Municipal, compreendendo o Arquivo Intermédio e Histórico.

Artigo 2.º

Atribuições

O arquivo municipal é responsável pela gestão arquivística da documentação produzida ou reunida pelos órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da actividade camarária e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.

Artigo 3.º

Competências

Ao arquivo municipal compete a recolha, selecção, avaliação, tratamento, difusão e gestão da documentação proveniente dos serviços da Câmara Municipal de Tavira, que se encontrem nas suas fases intermédia e definitiva, e de entidades cujos acervos documentais estejam relacionados com o concelho de Tavira.

CAPÍTULO II

Recolha de documentação

Artigo 4.º

Recolha

1 - Os diferentes órgãos e serviços da Câmara Municipal devem promover regularmente o envio para o arquivo da respectiva documentação que se encontre na sua fase intermédia.

2 - Os prazos de remessa da documentação têm como base a legislação em vigor, sendo analisados caso a caso pelo responsável do arquivo, tendo em conta a perca do valor corrente dos documentos e as necessidades de gestão do espaço e do tempo.

3 - Para o envio da documentação será estabelecido um calendário entre o responsável do serviço produtor e o responsável técnico do arquivo.

Artigo 5.º

Condições das remessas

1 - A documentação enviada ao arquivo deve obedecer às seguintes condições:

a) Em livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;

b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;

c) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado;

d) E no seu suporte original devidamente acomodado e identificado;

e) Os processos de obras deverão ser apresentados em capas uniformes, segundo modelo existente, com indicação do número, local, designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários, e deverão ser instalados em pastas ou caixas de arquivo próprias.

2 - Nos casos em que a documentação enviada não esteja acomodada convenientemente e que não respeite as formalidades adequadas, o arquivo reserva-se ao direito de recusar o seu envio até que estejam nas condições definidas no número anterior e no artigo 6.º

Artigo 6.º

Formalidades das remessas

A documentação enviada ao arquivo deverá ser acompanhada por um auto de entrega, a título de prova, e respectiva guia de remessa, segundo modelos adoptados (anexos I e II).

Artigo 7.º

Auto de entrega

1 - Auto de entrega é feito em duplicado, assinado pelo responsável máximo do serviço produtor ou pelo funcionário por ele nomeado e pelo responsável do arquivo, ficando o original no Arquivo Municipal e o duplicado com o serviço produtor.

2 - O auto de entrega, de acordo com a legislação em vigor, deverá ser utilizado para os casos de transferências, incorporações, doações, depósito, compra, legado ou outra modalidade de recolha.

Artigo 8.º

Guia de remessa

1 - A guia de remessa é feita em triplicado, assinada pelo dirigente do serviço produtor ou pelo seu substituto legal e pelo técnico superior responsável pelo arquivo.

2 - O original, duplicado e triplicado da guia de remessa deverão ser distribuídos da seguinte forma:

a) O original será arquivado pelo arquivo, passando a constituir prova das remessas dos serviços de origem;

b) O duplicado será devolvido no mesmo acto aos serviços de origem após ter sido conferido e completado com as referências arquivísticas necessárias e mais informação que se revele pertinente;

c) O triplicado será utilizado provisoriamente pelo arquivo como instrumento de descrição documental, só podendo ser eliminado após elaboração do competente inventário.

CAPÍTULO III

Selecção

Artigo 9.º

Grupo consultivo

1 - A fim de seleccionar e avaliar o interesse histórico da documentação que é produzida pela Câmara Municipal, deverá ser constituído um grupo consultivo, composto por:

a) Um técnico superior de arquivo;

b) Um técnico superior com formação jurídica;

c) Um técnico superior de história/cultura;

d) Um técnico dos serviços de apoio administrativo.

2 - Os elementos do grupo consultivo serão especialmente designados pelo presidente da Câmara Municipal.

3 - Os trabalhos do grupo consultivo serão coordenados pelo técnico superior responsável pelo arquivo, neles participando, além de todos os seus membros efectivos, o responsável do serviço ou organismo produtor dos documentos em avaliação ou outro funcionário que venham a ser designados para o efeito.

Artigo 10.º

Competências do grupo consultivo

Compete ao grupo consultivo:

a) Apreciar as propostas de conservação elaboradas pelos diferentes serviços municipais, regulando os casos omissos ou dilatando os prazos de conservação legalmente previstos;

b) Definir o interesse histórico, patrimonial e arquivístico da documentação que é produzida pela Câmara Municipal que não esteja abrangida pela Portaria 412/2001, de 17 de Abril, e respectiva tabela de selecção ou que, tendo ultrapassado os prazos legais de conservação, se julgue conveniente manter em arquivo por período mais dilatado, ficando o grupo consultivo obrigado a seguir o artigo 6.º, n.º 5, da referida portaria no que se refere à eliminação;

c) O técnico superior responsável pelo arquivo poderá pronunciar-se sobre o interesse histórico, patrimonial e arquivístico dos documentos entregues à Câmara Municipal por compra, doação, legado, depósito ou outra modalidade, podendo, em certos casos, ouvir o grupo consultivo.

CAPÍTULO IV

Eliminação

Artigo 11 .º

Eliminação de documentos

1 - Compete ao arquivo municipal toda e qualquer eliminação de documentos produzidos nos vários serviços da Câmara Municipal de acordo com a legislação em vigor e após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam contemplados na tabela de selecção carece de autorização expressa do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.

3 - A eliminação dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição e a decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 12.º

Formalidades de eliminação

1 - A eliminação de documentos deve ser acompanhada de um auto de eliminação (anexo III).

2 - O auto de eliminação deve ser assinado pelos responsáveis do serviço produtor e do arquivo municipal e pelo representante da autarquia local, constituindo prova de abate patrimonial.

3 - Deve ser feito em duplicado, ficando o original no arquivo municipal e o outro exemplar deve ser remetido ao respectivo Arquivo Distrital ou Nacional.

4 - Ao acto de inutilização assistirá o responsável pelo arquivo municipal, representando os outros intervenientes que assinam o auto de eliminação, referidos no número anterior, excepto nos casos em que o representante da autarquia considere necessária a sua presença ou de um representante por ele nomeado.

CAPÍTULO V

Políticas de intervenção

Artigo 13.º

Tratamento arquivístico

1 - O arquivo municipal deve acompanhar apenas o tratamento arquivístico inerente à sua função (classificação e ordenação), aplicado nos diferentes serviços municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma gestão documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos os serviços.

2 - O arquivo municipal deverá proceder ao tratamento arquivístico de toda a documentação de acordo com os princípios do respeito pela proveniência e da ordem original, por forma a torná-la apta a ser consultada, elaborando para o efeito os instrumentos de descrição considerados adequados.

Artigo 14.º

Conservação

Compete ao arquivo municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósitos, através das seguintes medidas:

a) Criação de boas condições de segurança e ambientais;

b) Identificação e envio para restauro e reencadernação das espécies danificadas;

c) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.

Artigo 15.º

Consultas e pareceres

Deverá o arquivo municipal ser chamado a pronunciar-se e dar pareceres sobre questões relativas a infra-estruturas, materiais e metodologias de trabalho a implementar na área administrativa.

CAPÍTULO VII

Comunicação e difusão

Artigo 16.º

Formas de comunicação e difusão

1 - A comunicação e difusão dos documentos que constituem os fundos documentais do arquivo municipal processam-se através de:

a) Pedidos e consultas internos, tratando-se de documentação de idade intermédia, por requisição dos serviços de origem e sempre a título devolutivo;

b) Consulta ou leitura pública, tratando-se dos documentos de idade definitiva e à guarda do arquivo histórico;

c) Empréstimo;

d) Instrumentos de descrição documental existentes;

e) Cópias executadas para esse fim, pela razões consignadas na alínea c) do artigo 13.º;

f) Fontes e estudos históricos publicados em edições próprias da Câmara Municipal ou em colaboração com outras entidades;

g) Realização de exposições documentais temporárias ou acções de divulgação e sensibilização promovidas pelo arquivo municipal ou integradas em outras iniciativas de carácter cultural.

2 - O atendimento e consulta directa das espécies devem ser assegurados durante o horário normal de serviço estabelecido pela autarquia, nas instalações do arquivo ou nos próprios serviços da Câmara Municipal no caso da documentação que se encontre ainda nas fases activa e semiactiva.

Artigo 17.º

Acesso e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade da documentação atenderá sempre a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente e em conformidade com a lei.

CAPÍTULO VIII

Pedidos e consultas de documentação de idade intermédia

Artigo 18.º

Pedidos e consultas internas

1 - Qualquer serviço pode solicitar ao arquivo o empréstimo de documentação administrativa do seu próprio serviço, mediante requisição assinada pelo responsável do mesmo (anexo IV).

2 - Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquéritos e outros documentos que, pela sua natureza, possam suscitar eventuais reservas à sua comunicabilidade, serão facultados em conformidade com a lei e a pedido do dirigente do respectivo serviço ou de pessoa directamente interessada.

Artigo 19.º

Formalidades dos pedidos e consultas internas

1 - As requisições de documentos dirigidas pelos órgãos ou serviços municipais ao arquivo devem ser feitas obrigatoriamente através de impresso próprio (anexo IV), de modo a facilitar o respectivo controlo e em triplicado.

2 - O pedido de empréstimo de documentos deve satisfazer os seguintes requisitos:

a) Dirigido ao arquivo, devidamente datado e assinado pelo serviço requisitante;

b) Conter a assinatura do responsável ou legal substituto do serviço requisitante;

c) Caso o pedido tenha sido feito por outro serviço, o serviço requisitante deve indicar a identificação do serviço e da pessoa que solicitou o documento.

3 - A requisição e a entrega da documentação deve obedecer aos seguintes procedimentos:

a) A cada petição corresponderá uma requisição;

b) As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão, devendo ser legíveis as assinaturas;

c) O serviço requisitante deverá reservar para si uma cópia do formulário e fará entrega do original e de uma cópia;

d) Enquanto os documentos se encontrarem fora do arquivo, as requisições serão guardadas do seguinte modo:

O original: arquivado por ordem cronológica no serviço de arquivo;

O duplicado: anexado ao processo;

O triplicado: no local onde o processo estava arrumado.

e) A documentação será disponibilizada e entregue pelo arquivo aos serviços requisitantes logo que seja possível, tendo em conta a legislação em vigor;

f) Os documentos requisitados só poderão permanecer junto do serviço requisitante até ao limite máximo de 30 dias, renovável por igual período, mediante nova requisição e terminado o prazo de validade da requisição o arquivo deve exigir a devolução imediata da documentação ou a renovação do pedido.

4 - A devolução da documentação deve obedecer aos seguintes procedimentos:

a) Os serviços requisitantes devem garantir a entrega da documentação nas instalações do arquivo municipal;

b) No acto de devolução, o serviço requisitante deve apresentar o duplicado da requisição, no qual será colocada a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebeu a documentação, devendo conservá-la por um período de três anos;

c) O arquivo municipal deverá dar baixa da requisição e arquivará por cinco anos o respectivo original, podendo eliminar o triplicado.

5 - Da conservação física e na íntegra da documentação:

a) Após a entrega dos documentos ao serviço requisitante, é da responsabilidade deste a conservação física e na íntegra dos documentos requisitados;

b) No caso de serem detectadas falhas, será responsabilizado o serviço que tenha feito a requisição em último lugar e exigido a este que seja regularizada a situação.

CAPÍTULO IX

Consulta de documentação em arquivo histórico

Artigo 20.º

Condições de acesso e utilização

1 - A admissão à consulta pública obedece às seguintes condições de acesso:

a) É facultada a todos os nacionais e estrangeiros maiores de 18 anos;

b) É antecedida pelo preenchimento obrigatório da requisição de leitura (anexo V) e da apresentação dos respectivos documentos de identificação pessoal;

c) Em casos excepcionais e com autorização do responsável pelo arquivo, poderá ser permitida a admissão à leitura de menores de 18 anos.

2 - A consulta pública obedece às seguintes condições de utilização:

a) A consulta pública dos documentos, em originais ou reprodução, apenas poderá ser efectuada na sala de leitura do arquivo;

b) A consulta de originais de espécies raras ou em risco de deterioração é reservada e está sujeita a autorização do responsável técnico do arquivo;

c) A documentação consultada será devolvida ao funcionário, em serviço na sala de leitura, que a conferirá.

Artigo 21.º

Reproduções de documentos

1 - O arquivo municipal poderá, sempre que as condições técnicas o permitam, fornecer reprodução de documentos, sob preços actualizados, de acordo com as taxas em vigor na Câmara Municipal de Tavira.

2 - A reprodução de documentos só poderá ser realizada após autorização do serviço, com base na análise de cada caso, do estado de conservação dos materiais e componentes de escrita.

Artigo 22.º

Obrigações dos utilizadores

1 - É expressamente proibido:

a) Praticar quaisquer actos que perturbem, em toda a área do arquivo, o normal funcionamento dos serviços;

b) Fazer sair das instalações qualquer documento sem expressa autorização do responsável do arquivo;

c) Entrar nas salas de consulta e seus acessos com malas, capas ou objectos que não sejam necessários à consulta;

d) Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar escrever ou de algum modo danificar os documentos consultados;

e) Fumar dentro das instalações do arquivo;

f) Entrar nos depósitos do arquivo;

g) Reproduzir qualquer documento fora do serviço específico do arquivo.

2 - O utilizador que, depois de avisado pelos funcionários do arquivo, não se conformar com as disposições do número anterior, será solicitado a abandonar as instalações e, em face da gravidade do acto praticado, ficará o utilizador sujeito às sanções previstas na lei.

Artigo 23.º

Normas de manuseamento

Os utilizadores do arquivo municipal ficam obrigados a respeitar as normas constantes do anexo VI e as disposições do artigo 20.º

Artigo 24.º

Publicação de investigações

O investigador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no arquivo fica obrigado a fornecer gratuitamente duas cópias dos trabalhos destinados à biblioteca municipal e ao arquivo municipal, bem como a referenciar os documentos consultados.

CAPÍTULO X

Empréstimos

Artigo 25.º

Empréstimos

1 - As espécies documentais existentes no arquivo municipal apenas podem sair das suas instalações mediante as seguintes condições:

a) Mediante autorização escrita do responsável do arquivo, se as espécies a sair se destinam a utilização em espaço físico dos serviços municipais;

b) Mediante autorização escrita do presidente da Câmara ou em quem ele delegar, se as espécies de destinam a utilização em espaço físico que não seja considerado dos serviços municipais.

2 - Os documentos saídos do arquivo municipal, na situação prevista na alínea b), ficarão prévia e obrigatoriamente sujeitos às seguintes condições:

a) Sujeitos a parecer técnico do técnico superior responsável pelo arquivo;

b) Sujeitos a registo e seguro contra todos os riscos se o seu valor assim o justificar.

CAPÍTULO XI

Obrigações do arquivo

Artigo 26.º

Relatório

1 - Será elaborado anualmente pelo arquivo um relatório sobre as actividades do serviço com os seguintes elementos, além de outros:

a) Número de espécies existentes e a sua distribuição no quadro de organização adoptado;

b) Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações;

c) Estatísticas de pedidos, consultas e empréstimos, bem como das reproduções efectuadas.

2 - O relatório será disponibilizado para consulta aos utentes do arquivo.

CAPÍTULO XII

Deveres e atribuições do pessoal

Artigo 27.º

Deveres e atribuições

1 - Ao responsável pelo serviço de arquivo, técnico superior de arquivo, compete, no âmbito das suas funções:

a) O cumprimento global deste Regulamento, providenciar a segurança dos acervos documentais existentes no arquivo municipal;

b) Integrar o grupo consultivo, ou nomear funcionário competente, que define o interesse histórico da documentação administrativa que é produzida pelo município e que não está abrangida pelas normas legais de conservação;

c) Dirigir superiormente o trabalho desenvolvido pelos seus funcionários;

d) Orientar todo o tratamento arquivístico;

e) Promover e controlar a entrada de documentação;

f) Manifestar os seus pareceres sobre a documentação produzida;

g) Dar autorizações técnicas sobre os empréstimos;

h) Dar a desenvolver acções no âmbito da conservação, restauro, reprodução e difusão dos acervos documentais;

i) Zelar pela dignificação do serviço

2 - Aos funcionários do arquivo municipal, consoante a sua classificação técnico-profissional, compete o seguinte:

a) Receber, conferir, registar, ordenar e organizar os processos e petições enviadas pelos diferentes serviços municipais;

b) Receber, conferir, registar, ordenar, arrumar e conservar os livros findos e toda a documentação enviada pelos diferentes serviços municipais;

c) Organizar, arrumar e conservar toda a documentação enviada pelos serviços municipais;

d) Manter devidamente organizados os instrumentos de pesquisa necessários à eficiência do serviço;

e) Elaborar, sempre que necessário, instrumentos de pesquisa;

f) Zelar pela conservação da documentação;

g) Rectificar e ou substituir as pastas e ou caixas que servem de suporte ao arrumo da documentação;

h) Respeitar os prazos fixados legalmente quanto à selecção e eliminação da documentação enviada para o arquivo municipal;

i) Efectuar, atempadamente, as transferências da documentação de conservação definitiva para o arquivo histórico;

j) Superintender o serviço de consulta e leitura;

k) Fornecer toda a documentação solicitada pelos diferentes serviços municipais, mediante as necessárias autorizações;

l) Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos;

m) Fornecer à leitura toda a documentação solicitada e que não esteja condicionada superiormente para tal fim;

n) Executar outras tarefas inerentes à actividade arquivística a desenvolver no respectivo serviço;

o) Executar outras tarefas inerentes à actividade administrativa e auxiliar a desenvolver no respectivo serviço.

CAPÍTULO XIII

Casos omissos

Artigo 28.º

Casos omissos

As dúvidas ou casos omissos não previstos neste Regulamento serão resolvidos por despacho pelo presidente da Câmara ou em quem ele delegar, com parecer técnico do responsável pelo Arquivo Municipal.

CAPÍTULO XIV

Revisão

Artigo 29.º

Revisão

O presente Regulamento será revisto periodicamente e sempre que se revele pertinente para um correcto funcionamento e eficiente funcionamento do respectivo serviço.

Artigo 30.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia útil seguinte ao término do prazo de 30 dias a que se refere o artigo 18.º do CPA, se nenhuma sugestão for apresentada em sede de apreciação pública.

Aprovado em reunião de Câmara de 26 de Setembro de 2001.

Aprovado em sessão da Assembleia Municipal de 28 de Setembro de 2001.

ANEXOS

(ver documento original)

Arquivo Municipal de Tavira

Consulta de documentos em fase definitiva

Normas de manuseamento

Um documento, como fonte de informação municipal, histórica e cultural, deve ser tratado de forma a respeitar a sua integridade física e a informação que contém. Como bem cultural que se revela, a sua conservação depende de toda a utilização e manuseamento que lhe é dado. Um erro de manuseamento poderá não ser significativo, mas um documento nunca é consultado somente uma única vez em toda a sua existência. O excesso de manuseamento sem o cumprimento de normas básicas e protectoras é, pois, prejudicial a um documento, correndo o risco de desaparecer o testemunho físico e informativo.

Desta forma, é fundamental que sejam cumpridas e respeitadas as seguintes normas:

1) Não coloque qualquer objecto, mesmo que seja um livro, sobre um documento aberto;

2) Não dobre as páginas de um documento;

3) Não endireite as páginas dobradas e vincadas ou com os cantos vincados pois isso pode acentuar a deterioração;

4) Não se apoie sobre os documentos;

5) Não arremesse os documentos sobre a mesa, mas trate-os com cuidado;

6) Não coloque os documentos no chão;

7) Não force a abertura dos documentos, não enrole os fólios nem deixe os livros ao alto na mesa assentes sobre a base;

8) Não escreva seja o que for num documento e não marque ou vinque de qualquer outra forma;

9) Não utilize senão lápis na sala de leitura;

10) Não escreva sobre um documento, aberto ou fechado;

11) Não leve para a sala de leitura nada que possa danificar os documentos, como sejam, alimentos, cola, tinta de escrita, fita adesiva, tesouras e objectos cortantes;

12) Não vire as páginas com os dedos humedecidos;

13) Seja cuidadoso ao retirar ou colocar documentos em caixas ou capilhas;

14) Nunca corte fitas que não consiga desatar e não force a abertura de fechos;

15) Seja particularmente cuidadoso com documentos de grandes dimensões;

16) Nunca tente separar páginas que se encontrem coladas;

17) Chame a atenção dos responsáveis pelo serviço de leitura para qualquer anomalia que encontre, mas não tome a liberdade de a resolver por si;

18) Não acumule documentos sobre a mesa para consulta;

19) Não conserve desnecessariamente os documentos em seu poder depois de acabada a consulta;

20) Porque os materiais de suporte são frágeis e os documentos de arquivo são únicos, sempre que haja cópias e elas possam satisfazer a sua investigação, não exija o original.