1 - A Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Formação compreende as seguintes divisões:
Divisão de Estudos e Planeamento de Recursos Humanos;
Divisão de Administração de Pessoal;
Divisão de Formação.
1.1 - À Divisão de Estudos e Planeamento de Recursos Humanos compete:
a) Promover e colaborar na realização de estudos e projectos de carácter técnico tendentes à execução de uma política de recursos humanos;
b) Proceder, em articulação com os serviços competentes da Administração Pública, às acções necessárias à prossecução da política de recursos humanos no âmbito do Ministério;
c) Assegurar o conhecimento sistemático da informação relativa aos recursos humanos do Ministério;
d) Definir e avaliar indicadores de gestão, bem como elaborar estudos periódicos sobre a situação dos recursos humanos do Ministério;
e) Propor medidas conducentes à racionalização da gestão de pessoal e ao aumento da produtividade e da qualidade do trabalho;
f) Dar parecer, sempre que solicitado e nos termos da legislação em vigor, relativamente à criação, modificação ou reorganização de serviços;
g) Elaborar e apresentar indicadores evidenciando as necessidades de recrutamento de pessoal, com base nas necessidades expressas pelos organismos e serviços do Ministério;
h) Colaborar na definição de regras que devem presidir à reorganização de quadros, carreiras e categorias de pessoal, acompanhando a sua aplicação;
i) Cooperar na elaboração, ao nível do enquadramento e organização, nas áreas dos recursos humanos, do plano e do relatório anual de actividades;
j) Elaborar o balanço social da SG e o balanço social consolidado do Ministério;
i) Assegurar o estabelecimento e manutenção de condições de trabalho que garantam a integridade física e mental dos trabalhadores;
m) Definir e manter um conjunto de indicadores de qualidade média de riscos profissionais;
n) Assegurar o desenvolvimento de outras atribuições que, no âmbito das suas competências, lhe forem superiormente cometidas.
1.2 - À Divisão de Administração de Pessoal compete:
a) Emitir pareceres em matéria de gestão de recursos humanos;
b) Cooperar na preparação da parte das propostas dos orçamentos que caem na sua esfera de competências;
c) Promover e executar os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego do pessoal da SG, dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos aos quais presta apoio, no âmbito da prestação centralizada dos serviços;
d) Assegurar a execução de todos os procedimentos administrativos relacionados com o pessoal dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos aos quais presta apoio, designadamente no que se refere ao registo de assiduidade e organização das listas de antiguidade;
e) Assegurar o processamento de remunerações e outros abonos do pessoal dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e dos serviços e organismos aos quais presta apoio;
f) Coordenar os fluxos de informação e documentação, relativos às suas atribuições, entre a SG e os núcleos locais constituídos junto dos serviços ou organismos aos quais presta apoio, no âmbito da prestação centralizada de serviços;
g) Assegurar o desenvolvimento de outras atribuições que, no âmbito das suas competências, lhe forem superiormente cometidas.
Para o desenvolvimento das suas atribuições, a Divisão de Administração de Pessoal é administrativamente apoiada por três unidades funcionais, com funções direccionadas para conjuntos homogéneos de serviços, sendo que a respectiva coordenação poderá ser assegurada por funcionários com a categoria de chefe de secção.
1.3 - À Divisão de Formação compete:
a) Propor, desenvolver e coordenar a política de formação geral para o Ministério em articulação com os demais serviços e organismos;
b) Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissional do pessoal;
c) Elaborar e executar planos anuais e plurianuais de formação em articulação com os demais serviços e organismos;
d) Definir metodologias de avaliação das acções de formação e proceder à respectiva avaliação;
e) Divulgar pelos serviços e organismos do Ministério os planos e ofertas de formação;
f) Propor critérios de selecção para a frequência das acções de formação;
g) Apoiar os serviços e organismos do Ministério na preparação e realização de formação técnica especializada;
h) Promover acções de curta duração, como seminários, conferências, colóquios, encontros temáticos ou outras;
i) Assegurar o desenvolvimento de outras atribuições que, no âmbito das suas competências, lhe forem superiormente cometidas.
2 - A Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Financeiros e Patrimoniais compreende a seguinte estrutura:
Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial;
Divisão de Orçamento e Contabilidade.
2.1 - À Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial compete:
a) Gerir os orçamentos e elaborar as respectivas contas de gerência, em colaboração com a Divisão de Orçamento e Contabilidade, dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e dos serviços e organismos sem estrutura administrativa e aqueles a quem dá apoio, no âmbito da prestação centralizada dos serviços;
b) Preparar, em conjugação com os outros serviços da SG, a elaboração do plano e relatório anual de actividades;
c) Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário dos bens que constituem o património afecto à SG, aos gabinetes governamentais e a quaisquer outras entidades às quais presta apoio;
d) Estudar e colaborar na definição e aplicação de medidas tendentes à racionalização dos espaços e da reinstalação de serviços, numa perspectiva de optimização dos recursos disponíveis;
e) Constituir e manter o chaveiro geral;
f) Coordenar os fluxos de informação e documentação, relativos às suas atribuições, entre a SG e os núcleos locais constituídos junto dos serviços ou organismos aos quais presta apoio, no âmbito da prestação centralizada de serviços;
g) Assegurar o desenvolvimento de outras atribuições que, no âmbito das suas competências, lhe forem superiormente cometidas.
2.2 - À Divisão de Orçamento e Contabilidade compete:
a) Executar os orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e dos serviços e organismos sem estrutura administrativa e aqueles a quem dá apoio, no âmbito da prestação centralizada dos serviços;
b) Preparar os pedidos de libertação de créditos por conta das dotações inscritas no Orçamento do Estado ou das despesas com compensação em receita;
c) Promover a constituição, reconstituição e liquidação de fundos de maneio relativos a todos os orçamentos geridos pela SG;
d) Processar e registar as requisições de fundos dos organismos com autonomia administrativa;
e) Processar e liquidar as despesas autorizadas, bem como organizar e manter a contabilidade dos orçamentos cuja execução é gerida pela SG;
f) Verificar a conformidade legal de todos os documentos de despesa e preparar o respectivo pagamento;
g) Assegurar a arrecadação das receitas da SG e sua escrituração, bem como a dos serviços e organismos aos quais presta apoio, no âmbito da prestação centralizada dos serviços;
h) Colaborar com a Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial na elaboração das contas de gerência;
i) Coordenar os fluxos de informação e documentação, relativos às suas atribuições, entre a SG e os núcleos locais constituídos junto dos serviços ou organismos aos quais presta apoio, no âmbito da prestação centralizada de serviços;
j) Assegurar o desenvolvimento de outras atribuições que, no âmbito das suas competências, lhe forem superiormente cometidas Para o desenvolvimento das suas atribuições, a Divisão de Orçamento e Contabilidade é administrativamente apoiada por três unidades funcionais, com funções direccionadas para conjuntos homogéneos de serviços, sendo que a respectiva coordenação poderá ser assegurada por funcionários com a categoria de chefe de secção.
3 - A Direcção de Serviços de Gestão de Aprovisionamentos e Logística compreende as seguintes divisões:
Divisão de Aprovisionamento;
Divisão de Logística.
3.1 - À Divisão de Aprovisionamento compete:
a) Executar os procedimentos de aquisição de bens e serviços e assegurar a gestão e aprovisionamento dos bens consumíveis dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e dos serviços e organismos sem estrutura administrativa e aqueles a quem dá apoio, no âmbito da prestação centralizada dos serviços;
b) Preparar e executar os contratos de fornecimentos de serviços, nomeadamente de locação, de assistência técnica e de manutenção de equipamentos dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e dos serviços e organismos aos quais presta apoio, no âmbito da prestação centralizada dos serviços;
c) Coordenar os fluxos de informação e documentação, relativos às suas atribuições, entre a SG e os núcleos locais constituídos junto dos serviços ou organismos aos quais presta apoio, no âmbito da prestação centralizada de serviços;
d) Assegurar o desenvolvimento de outras atribuições que, no âmbito das suas competências, lhe forem superiormente cometidas.
3.2 - À Divisão de Logística compete:
a) Assegurar, entre outros, o serviço de comunicações, bem como a vigilância, segurança, limpeza e conservação das instalações dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e dos serviços e organismos aos quais presta apoio, no âmbito da prestação centralizada dos serviços;
b) Assegurar a distribuição e controlo dos bens e artigos de consumo corrente;
c) Gerir o parque de viaturas automóvel afecto aos gabinetes dos membros do Governo, da SG e dos serviços e organismos aos quais presta apoio, no âmbito da prestação centralizada dos serviços;
d) Assegurar a recepção, registo, distribuição e expedição da correspondência e demais documentos da SG e dos respeitantes aos gabinetes dos membros do Governo;
e) Garantir e controlar a publicação dos actos legislativos e administrativos oriundos dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e dos serviços e organismos aos quais presta apoio;
f) Acautelar a gestão dos arquivos dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e dos serviços e organismos aos quais presta apoio;
g) Assegurar a actividade do núcleo de composição gráfica, montagem, impressão e acabamentos das edições a publicar pela SG;
h) Gerir o parque gráfico e os consumíveis necessários à actividade gráfica e coordenar a gestão dos serviços de reprografia;
i) Assegurar a recepção e atendimento do público na sede do Ministério;
j) Coordenar os fluxos de informação e documentação, relativos às suas atribuições, entre a SG e os núcleos locais constituídos junto dos serviços ou organismos aos quais presta apoio, no âmbito da prestação centralizada de serviços l) Assegurar o desenvolvimento de outras atribuições que, no âmbito das suas competências, lhe forem superiormente cometidas.
Para o desenvolvimento das suas atribuições, a Divisão de Logística é administrativamente apoiada por três unidades funcionais, com funções direccionadas para conjuntos homogéneos de serviços, sendo que a respectiva coordenação poderá ser assegurada por funcionários com a categoria de chefe de secção.
4 - A Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Documentais e Arquivo compreende as seguintes divisões:
Divisão de Recursos Documentais;
Divisão de Recursos Arquivísticos.
4.1 - À Divisão de Recursos Documentais compete:
a) Identificar e gerir os recursos documentais e de informação dos organismos abrangidos pela prestação centralizada de serviços;
b) Estudar e propor, em colaboração com os serviços apoiados pela SG, o sistema Integrado de gestão das bibliotecas e serviços de documentação, tendo em vista reduzir custos, uniformizar critérios, melhorar a qualidade e simplificar a gestão dos serviços;
c) Promover a criação na página da Internet do Ministério da Economia de uma página da Biblioteca da SG contendo informação estruturada sobre produtos e serviços prestados na área de documentação e informação;
d) Organizar e manter actualizado o Centro de Documentação da SG, assegurando o tratamento da documentação através de técnicas documentais informatizadas;
e) Recolher, tratar e difundir informação de carácter geral ou específico com interesse para as actividades do Ministério;
f) Assegurar a ligação a bases de dados nacionais e estrangeiras, nomeadamente de legislação;
g) Assegurar a difusão geral e selectiva da informação, de acordo com as necessidades dos organismos abrangidos pela prestação centralizada de serviços;
h) Editar ou promover a edição de publicações elaboradas pela SG;
i) Assegurar o desenvolvimento de outras atribuições que, no âmbito das suas competências, lhe forem superiormente cometidas.
4.2 - À Divisão de Recursos Arquivísticos compete:
a) Identificar, divulgar e manter um conhecimento actualizado do ambiente regulador a que devem obedecer as políticas, procedimentos e práticas de gestão de documentos de arquivo no Ministério e proceder à avaliação regular da conformidade dos sistemas de arquivo com o mesmo;
b) Promover a criação de um arquivo geral do Ministério, com competências sobre toda a documentação de arquivo que deixou de ser de uso corrente, independentemente do suporte, e assegurar a sua gestão;
c) Programar e coordenar as transferências de documentação para o arquivo geral do Ministério;
d) Assegurar a gestão do arquivo corrente da SG;
e) Estudar e propor normas uniformes para a elaboração de sistemas de classificação de documentos de arquivo e apoiar os organismos do Ministério no desenvolvimento de planos de classificação;
f) Estudar e propor normas uniformes para a elaboração de perfis de descrição de documentos de arquivo e apoiar os organismos do Ministério no desenvolvimento de sistemas de recuperação;
g) Elaborar e actualizar, em colaboração com os organismos e serviços do Ministério a que presta apoio e com a autoridade arquivística nacional, propostas de portarias de gestão de documentos ou outros instrumentos que legitimem a eliminação de documentos de arquivo no Ministério, de acordo com a legislação em vigor, e assegurar a aplicação dos mesmos;
h) Apoiar tecnicamente os organismos do Ministério na concepção e implantação de sistemas de gestão integrada de documentos de arquivo, tradicionais e em formato electrónico, nomeadamente na definição de requisitos dos sistemas, na elaboração de cadernos de encargos e na avaliação de produtos;
i) Participar em projectos que visem a informatização de processos de negócio e a racionalização da produção documental, no sentido de garantir que todas as actividades do Ministério são suficiente e adequadamente documentadas;
j) Assegurar o desenvolvimento de outras atribuições que, no âmbito das suas competências, lhe forem superiormente cometidas.
1 de Setembro de 2003. - O Secretário-Geral, Manuel Jorge Pombo Cruchinho.
