Aviso 13 159/2001 (2.ª série). - Em anexo se publica o Regulamento dos Serviços de Apoio do Instituto de Higiene e Medicina Tropical, aprovado em 11 de Outubro de 2001 pelo conselho directivo, ao abrigo da competência estipulada no n.º 3.2 do regulamento interno do Instituto de Higiene e Medicina Tropical.

16 de Outubro de 2001. - O Director, Jorge Torgal.

Regulamento dos Serviços de Apoio do Instituto de Higiene e Medicina Tropical

1 - Os serviços de apoio do Instituto de Higiene e Medicina Tropical, adiante designado por IHMT, são:

a) Os Serviços Administrativos e Financeiros;

b) Os Serviços de Documentação e Informação Científica;

c) O Biotério;

d) Os Serviços Técnicos e Oficinais;

e) O Museu;

f) O Secretariado de Ensino;

g) O Gabinete de Apoio a Projectos.

2 - Os Serviços Administrativos e Financeiros são dirigidos pelo secretário executivo do IHMT e compreendem a Divisão de Gestão de Recursos Humanos e a Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial.

2.1 - Compete à Divisão de Gestão de Recursos Humanos, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo, assegurar e coordenar as áreas dos recursos humanos e do expediente, nomeadamente:

a) Instruir, organizar e movimentar os processos relativos a pessoal;

b) Instruir, organizar e movimentar os termos de aceitação dos bolseiros de investigação científica;

c) Assegurar a gestão do quadro de pessoal;

d) Elaborar os mapas de férias, faltas e licenças;

e) Velar pelo cumprimento do regulamento do horário;

f) Organizar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

g) Processar os abonos devidos ao pessoal;

h) Processar as prestações devidas aos bolseiros de investigação científica;

i) Assegurar a candidatura do pessoal às acções de formação profissional;

j) Assegurar o expediente geral;

k) Assegurar a gestão do arquivo, organizando os processos e mantendo-os actualizados;

l) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.

2.2 - Compete à Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo, assegurar e coordenar as áreas económico-financeira, patrimonial e de aprovisionamento, nomeadamente:

a) Elaborar a proposta de orçamento e proceder ao seu acompanhamento e controlo;

b) Emitir e processar as requisições de fundos;

c) Emitir e processar as facturas respeitantes aos serviços prestados pelo IHMT e assegurar a sua boa cobrança;

d) Processar as folhas de vencimentos e demais abonos devidos ao pessoal;

e) Processar as facturas respeitantes às aquisições de bens e serviços adquiridos pelo IHMT e emitir as respectivas ordens de pagamento dadas pelo conselho administrativo;

f) Proceder à conciliação bancária;

g) Elaborar as contas de gerência;

h) Apoiar o conselho administrativo no exercício das suas competências;

i) Assegurar as aquisições de bens e serviços necessários ao bom funcionamento do IHMT, nomeadamente através do lançamento dos procedimentos que para tal se venham a revelar legalmente exigíveis;

j) Emitir as requisições aos fornecedores dos bens e serviços que se revelem necessários;

k) Apoiar os demais serviços do IHMT, mantendo-os informados sobre a satisfação dos seus pedidos;

l) Manter em armazém o material de uso geral;

m) Proceder à recepção de todo o material encomendado pelo IHMT e assegurar a sua entrega aos serviços e unidades;

n) Organizar e manter actualizados o cadastro e o inventário dos bens do IHMT;

o) Gerir o património do IHMT e velar pela sua conservação e segurança, promovendo as reparações necessárias;

p) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.

2.3 - A Tesouraria do IHMT integra a Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial, competindo-lhe:

a) Dar entrada de todas as receitas;

b) Efectuar o depósito regular de todas as receitas cobradas ao balcão;

c) Assegurar os pagamentos previamente autorizados pelo conselho administrativo;

d) Elaborar as guias de entrega ao Estado e outras entidades das importâncias e descontos que lhes sejam devidos;

e) Registar a liquidação dos meios de pagamentos emitidos;

f) Assegurar a gestão do fundo de maneio;

g) Elaborar regularmente a informação necessária ao acompanhamento, pelo conselho administrativo, dos fluxos financeiros do IHMT, nomeadamente através da feitura dos mapas legalmente exigidos.

2.3.1 - Por despacho do director, sob proposta do chefe da Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial, será designado o funcionário que substitui o tesoureiro, nas suas faltas e impedimentos.

3 - Compete aos Serviços de Documentação e Informação Científica, adiante designados por SDIC, para além de outras competências que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo, assegurar a gestão da informação dentro do IHMT, bem como a adequada à interface com o exterior.

3.1 - Os SDIC são dirigidos por um chefe de divisão e compreendem:

a) A Biblioteca;

b) O Gabinete de Artes Gráficas;

c) O Gabinete de Relações Externas;

d) A Informática.

3.1.1 - Compete à Biblioteca, para além de outras competências que lhe sejam atribuídas pelo conselho directivo:

a) Identificar as aquisições de livros e revistas necessários à sua permanente actualização;

b) Promover a aquisição das espécies bibliográficas propostas pelos diferentes serviços e unidades de ensino e investigação, assegurando a sua permanente localização de forma a garantir a sua disponibilidade para consulta;

c) Proceder ao tratamento biblioteconómico das espécies bibliográficas adquiridas e organizar o serviço de consulta;

d) Assegurar um serviço de cooperação com outras bibliotecas e serviços afins, nacionais e estrangeiros, de forma a garantir a partilha e a optimização dos recursos;

e) Atender e orientar os utilizadores;

f) Assegurar o fornecimento de cópias pedidas pelos utentes, quer de espécies existentes, quer através da sua obtenção junto de outras bibliotecas e serviços afins;

g) Manter organizada e actualizada a base de dados bibliográfica do IHMT;

3.1.2 - Compete ao Gabinete de Artes Gráficas, para além de outras competências que lhe sejam atribuídas pelo conselho directivo:

a) Executar os trabalhos de artes gráficas necessários à ilustração de trabalhos científicos, publicações e relatórios, com relevância para a actividade docente;

b) Velar pela conservação e actualização do equipamento audiovisual, assegurando a sua racional e eficiente utilização em articulação com a Informática e o Secretariado de Ensino;

c) Documentar por vídeo, filmagem ou fotografia os acontecimentos relevantes do IHMT, mantendo em arquivo essa informação e velando pela sua conservação;

d) Assegurar o fornecimento de cópias de trabalhos pedidas pelos diferentes serviços e unidades do IHMT.

3.1.3 - Compete ao Gabinete de Relações Externas, para além de outras competências que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:

a) Desenvolver acções de divulgação da actividade do IHMT;

b) Divulgar internamente a informação atinente à actividade do IHMT que não se enquadre dentro das competências próprias de qualquer outro serviço;

c) Apoiar os órgãos directivos do IHMT em todos os assuntos respeitantes às suas relações com outras instituições;

d) Desenvolver todas as operações respeitantes à cedência de espaços do IHMT, assegurando as relações internas com os demais serviços que, em cada caso, se revelem necessárias;

e) Assegurar a catalogação e preservação do espólio museológico do IHMT, enquanto não estiver activado o serviço do Museu.

3.1.4 - Compete à Informática, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:

a) Apoiar a instalação e o funcionamento das redes internas;

b) Manter actualizada a intranet do IHMT;

c) Velar pela segurança das redes internas e da intranet do IHMT;

d) Construir e manter actualizada a página do IHMT na Internet;

e) Apoiar os utilizadores da rede informática do IHMT;

f) Dar parecer sobre a aquisição de equipamento de informática;

g) Dar parecer sobre a aquisição de serviços externos de manutenção e reparação de equipamentos de informática.

3.2 - Junto dos SDIC funciona uma comissão de leitura, composta por três docentes ou investigadores designados pelo conselho científico, que tem por atribuições propor a assinatura de novas revistas, a aquisição de livros de natureza científica, bem como o cancelamento de assinaturas.

4 - Compete ao Biotério, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:

a) A criação e manutenção de animais de laboratório;

b) A manutenção dos animais em experiência pelas unidades de ensino e investigação;

c) Assegurar o aprovisionamento dos equipamentos e meios necessários às operações referidas nas alíneas a) e b);

d) Assegurar o cumprimento das normas legais em vigor sobre criação e manutenção de animais para experiências em laboratório, bem como das normas da autoridade nacional em biotérios.

4.1 - O Biotério é dirigido por um chefe de divisão, sendo o seu funcionamento objecto de regulamento interno aprovado pelo conselho directivo.

5 - Compete aos Serviços Técnicos e Oficinais, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:

a) Velar pelo bom estado de conservação das instalações e do equipamento básico, promovendo o levantamento periódico das reparações necessárias, em articulação com a Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial;

b) Executar as reparações e operações de manutenção periódica;

c) Acompanhar as obras e reparações efectuadas nos edifícios e equipamento básico do IHMT por entidades externas e estabelecer os contactos com os seus representantes;

d) Assegurar os serviços de manutenção geral, nomeadamente vigilância das instalações, limpeza e central telefónica.

5.1 - Os Serviços Técnicos e Oficinais são coordenados por um técnico superior, designado pelo director do IHMT.

6 - Compete ao Museu, para além de outras atribuições que lhe venham a ser conferidas pelo conselho directivo aquando da sua activação:

a) Catalogar, preservar e expor o espólio museológico do IHMT;

b) Organizar exposições temporárias ou permanentes sobre temas da medicina tropical.

6.1 - Até à activação do Museu, compete aos SDIC, através do Gabinete de Relações Externas, assegurar a competência referida no n.º 6, alínea a), conforme o n.º 3.1.3, alínea e) do presente Regulamento.

7 - Compete ao Secretariado de Ensino, para além de outras atribuições que lhe venham a ser conferidas pelo conselho directivo:

a) Apoiar os alunos no que respeita à candidatura, ingresso e frequência dos cursos do IHMT;

b) Apoiar os alunos deslocados, nomeadamente estabelecendo contactos com as entidades competentes em matéria de acção social escolar;

c) Apoiar os docentes visitantes na preparação das suas estadas e durante as mesmas;

d) Promover a divulgação dos cursos do IHMT;

e) Organizar as infra-estruturas de ensino;

f) Apoiar e secretariar o coordenador pedagógico, bem como as diferentes comissões pedagógicas;

g) Organizar e manter actualizado o ficheiro dos antigos alunos e desenvolver acções que promovam a sua ligação com o IHMT.

7.1 - O Secretariado de Ensino é coordenado por um técnico superior, designado pelo director do IHMT.

7.2 - O Secretariado de Ensino exerce as suas competências na dependência funcional do coordenador pedagógico.

8 - Compete ao Gabinete de Apoio a Projectos, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:

a) Divulgar internamente as oportunidades de candidatura a concursos de financiamento de projectos de investigação, da responsabilidade de instituições nacionais e estrangeiras;

b) Organizar e manter actualizado o ficheiro dos projectos de investigação do IHMT;

c) Divulgar externamente as oportunidades de candidatura a bolsas de investigação científica oferecidas pelo IHMT;

d) Apoiar os docentes e investigadores do IHMT na formulação e na apresentação de candidaturas a financiamentos externos;

e) Apoiar tecnicamente os docentes e investigadores do IHMT nos processos de selecção de bolseiros de investigação científica do IHMT;

f) Apoiar tecnicamente os bolseiros de investigação científica;

g) Organizar e manter actualizado o ficheiro dos bolseiros de investigação científica do IHMT;

h) Apoiar os docentes e investigadores do IHMT no acompanhamento da execução dos projectos de investigação;

i) Apoiar os docentes e investigadores do IHMT na apresentação de relatórios dos projectos junto das entidades financiadoras;

j) Assegurar a transmissão da informação junto dos demais serviços do IHMT que se revele necessária à boa execução dos projectos de investigação.

8.1 - O Gabinete de Apoio a Projectos é coordenado por um técnico superior, designado pelo director do IHMT.

8.2 - O Gabinete de Apoio a Projectos exerce as suas competências na dependência funcional do presidente do conselho científico.