Aviso 5223/2001 (2.ª série) - AP. - Estrutura e Regulamento de Serviço. - Rodrigo Vieira de Oliveira, presidente da Junta de Freguesia de Campanhã, concelho do Porto:

Torna público, para os devidos efeitos legais, ter a Assembleia de Freguesia de Campanhã, em sessão ordinária de 27 de Abril de 2001, aprovado o Regulamento Interno e Organograma dos Serviços - anexo A.

30 de Abril de 2001. - O Presidente da Junta, Rodrigo Vieira de Oliveira.

Introdução

O estabelecimento de regras sobre a organização e funcionamento interno das autarquias é um imperativo legal que se impõe às juntas de freguesia de maior dimensão.

Com efeito, as alterações legislativas que se têm verificado nos últimos tempos, obrigam as juntas a novas atribuições e modos de decisão e funcionamento diferentes para a obtenção de respostas mais atempadas e eficientes.

A transferência de competências para as autarquias locais, por parte da Administração Central obriga-as a uma melhor afectação dos seus recursos humanos, estes recursos aliados a uma estrutura adequada é a única resposta aos desafios, presentes e futuros, de uma administração local que se pretende dignificar e melhor cumprir os seus desígnios de prossecução da satisfação das necessidades colectivas.

Assim, a proposta ora apresentada de reorganização dos serviços desta Junta, visa uma estrutura apta a desenvolver, com rigor, as atribuições e competências desta autarquia, sendo fixadas regras pelas quais se pautem todos os seus agentes, de modo que cada qual saiba:

A responsabilidade que lhe incumbe;

A autoridade de que é sujeito;

A disciplina a que está subordinado;

As tarefas que lhe competem executar, no contexto da sua área funcional.

Estas regras têm de constar de documentos escritos, nomeadamente dos regulamentos, manuais de procedimentos, ordens de serviço e despachos.

Neste Regulamento especificar-se-ão:

a) A linha hierárquica;

b) O grau de autoridade e responsabilidade de cada agente;

c) As relações entre órgãos do mesmo escalão e escalões diferentes.

CAPÍTULO I

SECÇÃO I

Da estrutura e princípios de organização

Artigo 1.º

Organização geral

Para a prossecução das suas atribuições legais, a Junta de Freguesia de Campanhã dispõe da seguinte estrutura e serviços:

1 - Órgãos representativos:

1.1 - Assembleia de Freguesia;

1.2 - Junta de Freguesia;

1.2.1 - Presidente;

1.2.2 - Secretário;

1.2.3 - Tesoureiro;

1.2.4 - Outros vogais.

2 - Organização interna:

2.1 - Executivo;

2.2 - Assessorias;

2.3 - Secretariado;

2.4 - Serviços jurídicos;

2.5 - Administração geral:

2.51.0 - Área administrativa e financeira:

2.51.00 - Serviços auxiliares;

2.51.010 - Serviços gerais de apoio;

2.51.011 - Reprodução de fotocópias;

2.51.012 - Outros.

2.51.01 - Serviço de Atendimento ao Público:

2.51.010 - Atestados, certidões e confirmações;

2.51.011 - Recenseamento eleitoral;

2.51.012 - Serviços do cemitério;

2.51.013 - Outros.

2.51.02 - Serviço de Tesouraria:

2.51.020 - Serviço de Tesouraria.

2.51.03 - Serviços de Contabilidade e Orçamento:

2.51.030 - Contabilidade Central;

2.51.031 - Orçamento;

2.51.032 - Vencimentos.

2.51.04 - Recepção:

2.51.041 - Recepção ao público;

2.51.042 - Telefones;

2.51.043 - Informações gerais.

2.51.05 - Aprovisionamento:

2.51.051 - Gestão dos stocks;

2.51.052 - Ficheiros de fornecedores;

2.51.053 - Consultas ao mercado.

2.51.06 - Pessoal:

2.51.061 - Controlo de assiduidade;

2.51.062 - Cadastro de pessoal;

2.51.063 - Outros.

2.52.0 - Serviços de Acção Social, Centro Social, Infantários e ATL:

2.52.011 - Gabinete de Acção Social;

2.52.012 - Centro Social;

2.52.013 - Infantários e ATL.

2.53.0 - Serviços do Cemitério, Parque Desportivo, Obras e Espaços Verdes:

2.53.011 - Gestão do cemitério;

2.53.012 - Gestão do parque desportivo;

2.53.013 - Obras;

2.53.014 - Espaços verdes.

A representação gráfica dos serviços da Junta consta do anexo A.

SECÇÃO II

Dos princípios

Artigo 2.º

Superintendência

1 - A superintendência e coordenação dos serviços da Junta de Freguesia compete ao presidente da Junta, nos termos da legislação em vigor que promoverá um constante controlo interno de avaliação e desempenho da estrutura e métodos de trabalho.

2 - Os vogais poderão ter nestas matérias as funções que lhes forem delegadas.

Artigo 3.º

Princípios de organização

1 - A gestão da Junta desenvolve-se no quadro jurídico aplicável à administração local.

2 - A gestão da Junta atende aos princípios técnico-administrativos da gestão planeada, organizada, da programação orçamental e controlo interno das suas actividades.

3 - A gestão deve ainda atender, dada a dimensão da freguesia, à descentralização dos serviços, sempre que possível.

4 - A distribuição, mobilidade e afectação de pessoal dentro de cada unidade de serviços, é da competência do presidente da Junta.

Constitui atribuição comum aos diversos serviços, na respectiva área de actuação:

a) Assegurar a execução das deliberações do executivo da Junta e dos despachos do seu presidente, bem como as e dos superiores hierárquicos;

b) Colaborar na elaboração do plano de actividades, orçamento e conta de gerência;

c) Coordenar a actividade das unidades dependentes de cada um dos serviços e assegurar a correcta execução das tarefas dentro dos prazos determinados;

d) Realização plena, oportuna e eficiente das acções definidas ao serviço do interesse público.

CAPÍTULO II

Dos órgãos representativos

Artigo 4.º

Assembleia de Freguesia

A Assembleia de Freguesia é o órgão deliberativo da freguesia, exercendo as demais competências previstas na lei e regimento próprio.

Artigo 5.º

Junta de Freguesia

1 - A Junta de Freguesia é o órgão executivo colegial da freguesia, com as competências derivadas da lei, constituída pelo presidente, secretário, tesoureiro e quatro vogais.

2 - A Junta de Freguesia reúne uma vez por semana.

SECÇÃO I

Assessorias

Artigo 6.º

Assessoria

Ao serviços de assessoria compete prestar apoio ao presidente da Junta, designadamente ao nível das informações, elaboração de projectos, controlo da estrutura e elaboração de documentação necessária para a definição de decisões.

CAPÍTULO III

Gabinete de Secretariado

Artigo 7.º

Dos serviços

Aos serviços de secretariado compete apoiar o presidente da Junta e executivo, nomeadamente:

a) Assegurar a elaboração das actas e relatórios das reuniões dos órgãos colegiais e organizar o seu arquivo;

b) Elaborar as minutas e actas das reuniões da Junta, tratando-as informaticamente, dar-lhes a devida publicidade para a produção de eficácia e organizar os respectivos sumários;

c) Emitir certidões das deliberações quando sejam solicitadas;

d) Recolher e organizar os elementos necessários à realização das reuniões do presidente da Junta;

e) Preparar todo o expediente a tratar nas reuniões de Junta, de acordo com as instruções e despachos do presidente da Junta;

f) Preparar, elaborando e recolhendo toda a documentação necessária objecto de deliberação das reuniões do executivo;

g) Organizar e planear a ordem de trabalho das reuniões do executivo;

h) Elaborar as ordens de serviço e despachos do presidente da Junta e promover a divulgação pelos serviços das mesmas;

i) Assegurar as tarefas inerentes à recepção e classificação do expediente e correspondência, assim como a sua distribuição pelos serviços competentes;

j) Assegurar aos serviços interessados a comunicação das deliberações da Junta cujos assuntos não sejam das atribuições de outros serviços;

k) Secretariar o presidente da Junta e organizar a sua agenda de trabalho.

CAPÍTULO IV

Serviços jurídicos

Artigo 8.º

O Gabinete Jurídico depende directamente do presidente da Junta e tem como atribuições, dar apoio jurídico ao presidente da Junta, aos órgãos da autarquia e aos demais serviços previstos no presente Regulamento.

Nestes domínios compete aos serviços jurídicos:

a) Elaborar informações, pareceres e estudos jurídicos que lhe forem solicitados;

b) Colaborar e intervir na instrução de processos que pela sua natureza requeiram a intervenção de jurista;

c) Prestar apoio jurídico aos serviços, sempre que se torne necessário;

d) Assegurar a prestação de informações e fornecimento de documentos solicitados pelos tribunais;

e) Proceder ao tratamento e classificação de legislação, recolhendo e organizando os ficheiros de legislação e jurisprudência;

f) Participar na elaboração de regulamentos e manuais de procedimentos;

g) Organizar e manter actualizado o cadastro da Junta, respeitante a imóveis e demais equipamento;

h) Preparar os actos ou contratos em que a Junta seja outorgante, de acordo com as respectivas deliberações;

i) Organizar e acompanhar, em todos os seus trâmites, os processos de contra-ordenação, em que a aplicação de coimas caiba à Junta;

j) Instruir processos de inquérito e processos disciplinares, ordenados por despacho do presidente da Junta;

k) Colaborar nos processos de concursos relativos ao recrutamento de pessoal e empreitadas;

l) Autenticar documentos;

m) Assegurar a divulgação aos respectivos órgãos e serviços dos diplomas legais publicados no Diário da República, com interesse para os mesmos;

n) Assegurar o conhecimento das normas comunitárias com relevante interesse para as autarquias;

o) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por despacho do presidente da Junta.

CAPÍTULO IV

Área administrativa e financeira

Artigo 9.º

Serviços administrativos

1 - Os serviços administrativos são chefiados por um chefe de secção, a quem compete apoiar, de forma integrada, as actividades desenvolvidas pelos diversos serviços da Junta na área administrativa e financeira, nomeadamente os serviços gerais, atendimento ao público, tesouraria e orçamento, contabilidade e vencimentos.

2 - Ao chefe de secção compete em especial, dirigir e coordenar o desempenho dos oficiais administrativos e restante pessoal afectos a estes serviços, assim como:

a) Prestar apoio técnico à Junta e ao presidente da Junta na elaboração do orçamento, plano de actividades e conta de gerência;

b) Submeter a despacho do presidente assuntos da sua competência, levar à sua assinatura correspondência e documentos que dela careçam;

c) Remeter para o secretariado todos os documentos objecto de apreciação e deliberação da Junta;

d) Assinar toda a documentação objecto de delegação;

e) Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares;

f) Assegurar e zelar pela correcta e atempada execução das orientações e decisões.

3 - Nas suas faltas ou impedimentos, o chefe de secção será substituído por um funcionário a nomear pelo presidente da Junta através de competente despacho.

SECÇÃO I

Serviços auxiliares

Artigo 10.º

Aos serviços auxiliares compete o desempenho das seguintes funções:

a) Assegurar a reprodução de fotocópias;

b) Manter devidamente organizado o arquivo dos pedidos externos de fotocópias;

c) Manter organizado o arquivo dos Diários da República;

d) Executar encadernações;

e) Afixar avisos, editais, anúncios, regulamentos e ordens de serviço, sempre que necessário;

f) Serviços de estafeta;

g) Efectuar a limpeza e arranjo diário do edifício, mobiliários e equipamentos, zelando pela sua manutenção;

h) Executar outras tarefas que lhe sejam superiormente solicitadas.

SECÇÃO II

Do pessoal

Artigo 11.º

Compete à unidade de pessoal:

a) Promover a verificação de faltas ou licenças por doença;

b) Prestar apoio administrativo em processos de inquérito ou disciplinares;

c) Promover o registo e controlo da assiduidade do pessoal;

d) Elaborar o mapa de férias e outros mapas solicitados por organismos oficiais;

e) Colaborar na organização dos processos de recrutamento de pessoal;

f) Dar cumprimento às obrigações fiscais e contribuições relacionadas com o pessoal ao serviço da autarquia;

g) Manter actualizado o cadastro individual de todo o pessoal e lista de antiguidade;

h) Preparar os elementos necessários à previsão orçamental, nas suas revisões e alterações, na área dos recursos humanos;

i) Processar os vencimentos e outros abonos.

SECÇÃO III

Recepção

Artigo 12.º

Recepção e correspondência

À unidade de recepção compete:

a) Recepcionar e orientar o acesso do público no edifício da Junta;

b) Assegurar o atendimento telefónico;

c) Proceder ao arquivo da correspondência geral;

d) Expedição de correspondência e seu controlo;

e) Receber, registar e enviar para o secretariado todos os requerimentos dirigidos ao presidente da Junta que pelo seu conteúdo não sejam específicos de outros sectores;

f) Executar outras tarefas que lhe sejam superiormente solicitadas;

g) Catalogar, organizar e actualizar o controlo de localização de processos e documentos, afixar avisos, editais, anúncios, de acordo com os prazos legais.

SECÇÃO IV

Atendimento ao público

Artigo 13.º

Compete ao serviço de atendimento ao público as funções seguintes:

a) Emissão de atestados, certidões, confirmações e outros;

b) Manter devidamente arquivados e classificados todos os documentos passados aos cidadãos;

c) Proceder às operações de recenseamento dos eleitores e transferências de residência e respectivo tratamento informático;

d) Manter permanentemente actualizados os registos e cadernos eleitorais;

e) Executar o expediente relativo às operações de recenseamento;

f) Estabelecer os contactos, sempre que necessário, com os organismos intervenientes no processo eleitoral;

g) Receber e registar todos os requerimentos referentes ao cemitério de Campanhã e proceder à emissão das licenças respectivas;

h) Proceder aos registos e averbamentos e manter actualizado todo o arquivo do cemitério de Campanhã;

i) Instruir os pedidos de concessão de terrenos, jazigos e sepulturas perpétuas e proceder aos respectivos registos;

j) Emitir alvarás de concessão e certidões referentes ao cemitério;

k) Registar nos respectivos livros as inumações, trasladações e exumações.

No âmbito das suas atribuições, compete ainda aos serviços de atendimento ao público, a recepção e encaminhamento de todos os assuntos que pela sua natureza, não se encontrem especialmente previsto no presente Regulamento.

SECÇÃO V

Da tesouraria

Artigo 14.º

Tesouraria

À tesouraria compete:

a) Arrecadar as receitas próprias da Junta, de acordo com o sistema contabilístico em vigor;

b) Efectuar o pagamento das despesas devidamente autorizadas e emitir os respectivos cheques;

c) Elaborar os diários de tesouraria, ou outros documentos exigidos, de forma a possibilitar o controlo diário de todos os movimentos e remetendo-os para a contabilidade;

d) Manter devidamente escriturados os documentos de tesouraria;

e) Transferir para a tesouraria da fazenda pública as importâncias devidas ao Estado;

f) Promover o processamento e cobrança de taxas, licenças e emolumentos de todos os serviços da Junta;

g) Manter actualizada as contas correntes das entidades bancárias;

h) Elaborar o balancete mensal;

i) Processar e fornecer à contabilidade os elementos necessários aos pagamento das remunerações.

SECÇÃO VI

Contabilidade e orçamento

Artigo 15.º

Compete aos serviços de contabilidade e orçamento:

a) Coligir todos os elementos necessários à elaboração do orçamento, plano de actividades e respectivas revisões e alterações;

b) Coordenar e controlar a actividade financeira, designadamente através do cabimento de verba e cumprir as exigências impostas pelo sistema contabilístico;

c) Organizar os processos inerentes à execução do orçamento;

d) Promover a arrecadação de receitas e o pagamento das despesas autorizadas;

e) Organizar a conta anual da gerência;

f) Proceder à conferência dos documentos diários de receita;

g) Efectuar o registo de facturas;

h) Conferir as facturas e respectivas guias de remessa e requisições e emitir as ordens de pagamento;

i) Conferir e promover a regularização do fundo de maneio;

j) Escriturar os livros de contabilidade ou os respectivos registos informáticos;

k) Manter devidamente organizada toda a documentação das gerências findas;

l) Manter em ordem a conta corrente com os empreiteiros e fornecedores;

m) Elaborar balancetes mensais e outros exigidos por lei;

n) Fazer reconciliações nas contas dos devedores, credores e das entidades bancárias;

o) Elaborar mapas de descontos, facultativos ou obrigatórios, processados nos vencimentos ou outras remunerações devidas ao pessoal;

p) Processar os elementos necessários ao pagamento de vencimentos;

q) Elaboração dos documentos de prestação de contas, nomeadamente o balanço, demonstração de resultados, mapas de execução orçamental, demonstração financeira e relatórios de gestão;

r) Enviar ao Tribunal de Contas os documentos de prestação de contas;

s) Manter devidamente organizado o arquivo de toda a documentação contabilística e orçamental.

SECÇÃO VII

Aprovisionamento

Artigo 16.º

Compete à unidade de aprovisionamento e gestão de stocks:

a) Efectuar relatórios na óptica qualidade/preço, no mercado;

b) Colaborar na organização dos processos de concurso para fornecimento de bens e serviços;

c) Zelar pelo cumprimento dos contratos de aquisição de material;

d) Manter actualizado os ficheiros de fornecedores;

e) Receber, dos diversos sectores de actividade dos serviços da autarquia, requisições internas;

f) Enviar à contabilidade as requisições destinadas ao exterior, para efeitos de cabimentação;

g) Recepcionar as facturas referentes a aquisições e proceder à sua conferência;

h) Manter actualizado o ficheiro de consumo de cada serviço.

CAPÍTULO V

Dos Serviços de Acção Social, Centro Social, Infantários e ATL

Artigo 17.º

Acção social

Ao Serviço de Acção Social compete:

a) Prestar apoio às pessoas e famílias economicamente mais carenciadas;

b) Emitir informação adequada sobre a atribuição de apoios aos cidadãos manifestamente carenciados;

c) Desenvolver, colaborar e estabelecer parcerias com outras instituições com vista ao desenvolvimento de projectos de integração social e programas de acção comunitária, nomeadamente o rendimento mínimo garantido, toxicodependência e habitação;

d) Executar acções previstas no plano de actividades;

e) Efectuar estudos e elaborar relatórios que detectem carências socais da comunidade e de grupos específicos;

f) Coordenar o funcionamento do centro social para idosos.

Artigo 18.º

Centro Social

Ao Centro Social compete:

a) Dinamizar e proporcionar actividades lúdicas com os idosos;

b) Proporcionar actividades ocupacionais na sala de convívio, nomeadamente leitura e jogos;

c) Servir almoços e lanches, aos idosos devidamente inscritos;

d) Cuidados de saúde aos utentes.

Artigo 19.º

Infantários e ATL

1 - Compete aos infantários e ATL, promover e desenvolver a educação pré-escolar e a ocupação dos tempos livres respectivamente.

2 - Além das actividades pedagógicas desenvolvidas nos termos da lei, compete ainda aos infantários desenvolver actividades sócio-familiares.

3 - Os infantários têm uma coordenadora, nomeada rotativamente por entre as educadoras de infância, a quem compete coordenar a actividade e gestão diária dos mesmos.

4 - As coordenadoras, no que respeita aos actos de gestão, estão na dependência directa do presidente da Junta.

CAPÍTULO VI

Do cemitério, parque desportivo e obras e espaços verdes

Artigo 20.º

Do cemitério

1 - Ao cemitério compete:

a) Promover o cumprimento da lei e do regulamento em vigor no cemitério de Campanhã;

b) Promover o cumprimento das decisões do presidente da Junta;

c) Colaborar com os serviços administrativos em todos os procedimentos tidos como necessários à organização, funcionamento, registo e cobrança de receita, referente aos serviços prestados pelo cemitério.

2 - O cemitério de Campanhã tem um encarregado a quem compete dirigir e organizar o funcionamento do cemitério nomeadamente:

Organizar a agenda dos actos fúnebres;

Dirigir o pessoal sob a sua dependência hierárquica;

Zelar pela manutenção, conservação e higiene determinados por lei e regulamento, assim como manter a ordem e o respeito devido ao local.

Artigo 21.º

Parque desportivo

1 - Ao parque desportivo compete:

a) Promover o cumprimento da lei e o regulamento em vigor;

b) Proporcionar as condições adequadas à prática do desporto;

c) Fomentar e desenvolver a prática do desporto pelas crianças e jovens;

d) Assegurar o cumprimento, por parte dos utentes, das normas regulamentares de funcionamento;

e) Programar acções de desenvolvimento a integrar no plano de actividades.

2 - O parque desportivo tem um responsável, nomeado pelo presidente da Junta, a quem compete:

Assegurar a gestão dos equipamentos desportivos;

Organizar a articulação de actividades desportivas;

Fomentando a participação das associações, organizações e colectividades;

Proceder ao controlo da cobrança e entrega na tesouraria, as verbas pagas pelos utentes.

Artigo 22.º

Obras e espaços verdes

1 - Aos serviços de obras e espaços verdes compete:

a) Zelar pela conservação dos equipamentos a seu cargo e controlar a sua utilização;

b) Quantificar os materiais a serem aplicados nas obras de administração directa;

c) Reparação, conservação e manutenção dos imóveis e outros equipamentos da Junta, assim como a intervenção em edificações e equipamentos expressamente determinados pelo presidente da Junta;

d) Zelar pela manutenção e conservação de jardins;

e) Executar outras tarefas que lhe sejam superiormente solicitadas.

2 - Os serviços de obras e espaços verdes tem um responsável a quem compete organizar as tarefas a desempenhar e coordenar os trabalhadores directamente na sua dependência.

CAPÍTULO VII

Disposições gerais

Artigo 23.º

As dúvidas e omissões que possam surgir quanto à delimitação de funções, serão resolvidas através do competente manual de procedimentos ou por despacho do presidente da Junta.

Artigo 24.º

Ao pessoal da Junta de Freguesia são aplicáveis as leis gerais da administração autárquica, bem como as normas constantes do presente Regulamento a aprovar pela Assembleia de Freguesia.

Artigo 25.º

Salvo quando a lei disponha em contrário, compete ao presidente da Junta, através de despacho, a prática de actos de gestão de pessoal.

O presente Regulamento e anexo entram em vigor no dia seguinte à sua publicação.

ANEXO A

Organograma

(ver documento original)