Resolução do Conselho de Ministros n.º 124/2005
O Programa do Governo consagra como um dos seus objectivos tornar a Administração Pública amiga da cidadania e do desenvolvimento económico.
Estabelece igualmente a sua determinação em reorganizar a administração central para promover economias de gastos e ganhos de eficiência pela simplificação e racionalização de estruturas. Finalmente, a política de modernização da Administração Pública, segundo o Programa do Governo, deve ser conduzida de forma a ajustá-la aos recursos financeiros do País e a melhorar a qualidade do serviço a prestar a cidadãos, empresas e comunidades, por via da descentralização, desconcentração, fusão ou extinção de serviços.
Tais propósitos associam-se igualmente à necessidade de reduzir o volume da despesa pública, para a qual contribui de forma relevante a Administração Pública com as suas dimensões actuais.
Uma administração sobredimensionada não é apenas cara: gera burocracia, dialoga com dificuldade com os cidadãos, empresas e comunidades e, para o seu funcionamento, tende a criar uma procura constante de mais recursos.
Com a presente resolução inicia-se um processo de reestruturação da Administração Pública, visando uma racionalização das suas estruturas centrais e promovendo a descentralização de funções, a desconcentração coordenada e a modernização e automatização de processos.
Assim:
Nos termos das alíneas d) e g) do artigo 199.º da Constituição, o Conselho de Ministros resolve:
1 - Proceder à reestruturação da administração central do Estado, tendo como objectivo a promoção da cidadania, do desenvolvimento económico e da qualidade dos serviços públicos, com ganhos de eficiência pela simplificação, racionalização e automatização, que permitam a diminuição do número de serviços e dos recursos a eles afectos.
2 - Estabelecer que o Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado, a seguir designado por Programa, deve basear-se nos seguintes princípios:
a) Avaliação das actuais actividades desenvolvidas pela administração central com vista à determinação das que devem manter-se, extinguir-se ou serem transferidas para outras entidades públicas ou privadas;
b) Desconcentração de funções para níveis regionais e locais, de forma a aproximar a administração central dos cidadãos, empresas e comunidades e a permitir que as decisões sejam tomadas o mais próximo possível daqueles a quem dizem respeito;
c) Descentralização de funções para a administração local, em particular nos domínios da administração prestadora de serviços, designadamente nos sectores da educação e da saúde, sem quebra dos princípios e mecanismos que visam o controlo da despesa pública e reservando para a administração central as funções normativa, de planeamento e orçamentação global e de fiscalização, auditoria e controlo;
d) Diminuição das estruturas administrativas, conjugada com a melhoria da qualidade dos serviços prestados aos cidadãos e empresas;
e) Simplificação, racionalização e reengenharia de procedimentos administrativos.
3 - O Programa é conduzido em obediência às seguintes fases:
a) Fase de enquadramento estratégico;
b) Fase de avaliação e redefinição organizacional de estruturas e recursos da administração central;
c) Fase de execução.
4 - O Programa é conduzido sob orientação política geral do Primeiro-Ministro e orientação directa dos Ministros de Estado e da Administração Interna e de Estado e das Finanças, em articulação com os demais ministros.
5 - No plano político intervêm ainda o Secretário de Estado Adjunto do Primeiro-Ministro, o Secretário de Estado Adjunto e da Administração Local, o Secretário de Estado Adjunto e do Orçamento, o Secretário de Estado da Administração Pública e a coordenadora da Unidade de Coordenação da Modernização Administrativa, que, juntamente com o secretário de Estado designado pelo respectivo ministro, acompanham a reestruturação de cada ministério.
6 - No plano técnico, a condução do Programa é assegurada por:
a) Uma comissão técnica dependente das entidades referidas no número anterior, designada pelos Ministros de Estado e da Administração Interna e de Estado e das Finanças, presidida e constituída por individualidades de reconhecido mérito nos domínios da gestão e organização e da gestão dos recursos humanos;
b) Grupos de trabalho de avaliação de serviços públicos dependentes da comissão referida na alínea anterior, integrando recursos humanos da Administração Pública, por forma que em cada ministério o respectivo grupo de trabalho seja presidido e constituído maioritariamente por elementos oriundos de outros ministérios e, se necessário, de fora da Administração Pública.
7 - Na fase de enquadramento estratégico, os Secretários de Estado e demais entidades referidas no n.º 5 estabelecem as orientações gerais para a reestruturação de cada ministério e o planeamento do Programa e promovem a constituição da comissão técnica e dos grupos de trabalho por ministério.
8 - Na fase de avaliação e redefinição organizacional de estruturas e dos recursos da administração central compete:
a) À comissão técnica propor as metodologias a que se deve subordinar o levantamento e a avaliação da situação organizacional e dos recursos afectos a cada ministério, a efectuar pelo respectivo grupo de trabalho;
b) Aos grupos de trabalho designados para cada ministério, sob a orientação da comissão técnica, e seguindo a metodologia aprovada e a formação e informação obtidas, proceder à análise e avaliação das atribuições, competências, estruturas administrativas, principais procedimentos administrativos e recursos financeiros e humanos afectos ao ministério e, na sua sequência, apresentar um relatório com as propostas de reestruturação e de racionalização de recursos humanos e de procedimentos.
9 - Os relatórios referidos no número anterior serão objecto de análise e avaliação pela comissão técnica, que elabora um relatório final para a reestruturação da administração central, a ser entregue aos ministros referidos no n.º 4.
10 - Na fase de execução, são elaborados e aprovados os diplomas e demais instrumentos que procedem à reestruturação de cada ministério e à reafectação de recursos, cuja aplicação é acompanhada pelo respectivo grupo de trabalho, sob coordenação dos Secretários de Estado e demais entidades referidas no n.º 5.
11 - A reestruturação dos serviços desconcentrados de nível regional visa designadamente a sua conformação ao quadro territorial das NUT II e é conduzida por forma que o início de funcionamento dos serviços desconcentrados de nível regional que ainda as não respeitem esteja assegurado o mais tardar até 30 de Junho de 2007.
12 - A reestruturação dos serviços desconcentrados sub-regionais e locais é conduzida:
a) Através da criação de balcões únicos que permitam combinar um atendimento de proximidade com a racionalização de serviços públicos existentes a esses níveis;
b) Através da promoção da polivalência de serviços públicos, sempre que a dimensão da procura de um serviço não justifique a sua manutenção.
13 - Na reestruturação dos serviços centrais dos ministérios dar-se-á especial atenção à organização progressiva de serviços de partilha de funções e actividades comuns, designadamente no âmbito das secretarias-gerais.
14 - A organização de serviços de partilha de funções e actividades comuns referida no número anterior tem como objectivo, designadamente, a concentração nesses serviços, aos níveis considerados adequados, de actividades como:
a) Gestão orçamental, financeira, patrimonial e contabilidade analítica;
b) Recrutamento e gestão de recursos humanos;
c) Formação de recursos humanos;
d) Apoio jurídico;
e) Gestão de sistemas de informação e de comunicação;
f) Tratamento e conservação de documentação;
g) Relações internacionais;
h) Edições gráficas e reprográficas;
i) Gestão de imóveis;
j) Gestão de frotas automóveis;
l) Negociação e aquisição de bens e serviços;
m) Serviços de segurança e de limpeza.
15 - A organização de serviços de partilha de funções e actividades comuns referida nos números anteriores visa:
a) A concentração de procedimentos de gestão e administração de recursos, designadamente os referidos no número anterior, em cada ministério, grupos de ministérios ou sector;
b) A especialização desses serviços e do respectivo pessoal na condução desses procedimentos;
c) A orientação dos demais serviços da Administração e seus recursos para a prossecução dos seus objectivos fundamentais e realização das actividades críticas que justificam a sua existência;
d) A promoção da concorrência com outras entidades prestadoras do mesmo tipo de serviços, promovendo uma cultura de gestão que revele uma lógica de «serviço fornecedor» e de «serviço cliente»;
e) A diminuição de estruturas e recursos envolvidos nas actividades do tipo das referidas no n.º 14.
16 - A organização de serviços de partilha de funções e actividades comuns obedece, designadamente, aos seguintes princípios:
a) Manutenção no serviço «cliente» de todas as decisões de gestão relativas às funções e actividades comuns;
b) Desenho dos procedimentos no sentido da integração e optimização;
c) Utilização de novas ferramentas apoiadas em benchmarking com vista à automatização de procedimentos;
d) Contratualização com os serviços «clientes» quanto a características dos produtos, prazos e níveis de desempenho;
e) Uso intensivo das tecnologias de informação e de comunicação;
f) Implementação de uma contabilidade de custos por forma a viabilizar a permanente avaliação de resultados.
17 - Para a organização de serviços de partilha de funções e actividades comuns podem ser criados projectos específicos em função das actividades referidas no n.º 14 e a serem geridas nesta modalidade.
18 - Na execução do Programa podem destacar-se, em função de circunstâncias específicas dos ministérios, as questões relacionadas com a descentralização e desconcentração de funções e serviços da execução das demais acções de reestruturação.
19 - Na condução do Programa, dar-se-á igualmente particular atenção à definição de indicadores quantitativos de gestão e à introdução de medidas relativas ao nível de satisfação dos utentes em relação à qualidade dos serviços prestados.
20 - No âmbito do Programa, proceder-se-á ainda à revisão de todos os conselhos, comissões, grupos de trabalho ou de projecto ou outras estruturas com a mesma natureza, tendo em vista a sua extinção ou fusão, quando se verifique que a respectiva finalidade se esgotou ou que prosseguem objectivos complementares, sobrepostos ou paralelos.
21 - O Programa é conduzido com a seguinte calendarização geral:
a) Nos meses de Julho a Outubro de 2005 decorre a fase de enquadramento estratégico, nela se destacando a definição das orientações gerais de reestruturação, a constituição da comissão técnica e dos grupos de trabalho para todos os ministérios, e a definição das metodologias nos termos do n.º 7 e da alínea a) do n.º 8;
b) Nos meses de Novembro de 2005 a Fevereiro de 2006 decorre a fase de avaliação e redefinição organizacional dos ministérios, nos termos da alínea b) do n.º 8;
c) A fase de execução decorre até Junho de 2006.
22 - Na constituição dos grupos de trabalho referidos no n.º 6 e na fixação das metodologias de avaliação referidas no n.º 8, a comissão técnica pode socorrer-se do contributo de entidades privadas, obtido nos termos da lei.
23 - Os projectos de leis orgânicas ou da sua revisão a elaborar na fase de execução devem ter em consideração o disposto nas Leis n.os 3/2004 e 4/2004, de 15 de Janeiro, e no n.º 3 do artigo 18.º e no n.º 4 do artigo 25.º do Estatuto do Pessoal Dirigente.
24 - Na fase de execução, os projectos de leis orgânicas ou da sua revisão são remetidos para parecer dos Ministros de Estado e da Administração Interna e de Estado e das Finanças, acompanhados dos seguintes documentos:
a) Projecto de portaria conjunta que aprova a estrutura nuclear dos serviços, prevista no n.º 4 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de Janeiro;
b) Projecto de portaria que fixa o limite máximo de unidades orgânicas flexíveis, prevista no n.º 5 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de Janeiro;
c) Projecto de portaria conjunta que aprova o quadro de pessoal, prevista no n.º 2 do artigo 24.º da Lei 4/2004, de 15 de Janeiro;
d) Documento que dê cumprimento ao previsto no n.º 3 do artigo 27.º da Lei 4/2004, de 15 de Janeiro;
e) Projecto de portaria conjunta prevista no n.º 1 do artigo 12.º da Lei 3/2004, de 15 de Janeiro;
f) Projectos de despachos normativos previstos no n.º 2 do artigo 12.º da Lei 3/2004, de 15 de Janeiro;
g) Lista das estruturas existentes referidas no n.º 20 com nota das que se mantêm e das que se extinguem;
h) Lista com o número de efectivos, por carreira e grupo profissional, que, na sequência da diminuição, deva ser afecto aos quadros de supranumerários.
25 - Na condução do Programa previsto na presente resolução dar-se-á atenção, na medida em que forem considerados pertinentes:
a) Aos relatórios da comissão de reavaliação dos institutos públicos, prevista no n.º 3 do artigo 50.º da Lei 3/2004, de 15 de Janeiro;
b) Ao relatório de análise das funções do Estado, elaborado pelo conselho coordenador do sistema de controlo interno, em especial no que respeita às actividades e funções cujos produtos se destinam à própria Administração Pública.
26 - O Ministério das Finanças e da Administração Pública prepara uma medida adequada que permita transferir para o orçamento dos ministérios uma percentagem das verbas libertadas em resultado das reestruturações previstas na presente resolução e em função do volume dessas libertações.
Presidência do Conselho de Ministros, 8 de Julho de 2005. - O Primeiro-Ministro, José Sócrates Carvalho Pinto de Sousa.
