de 31 de Agosto
O Decreto-Lei 385/82, de 16 de Setembro, veio permitir, na sequência do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, a inutilização ou microfilmagem dos processos e inquéritos findos, bem como dos demais livros e papéis em arquivo nos tribunais judiciais.Considerando as importantes vantagens funcionais e económicas que advirão da possibilidade de inutilização de livros, papéis e algumas espécies de processos e inquéritos findos, de há muito arquivados e já sem qualquer interesse administrativo ou técnico, sem prévia microfilmagem, que, por dispendiosa, não apresentaria qualquer razão de utilidade;
Considerando, por outro lado, a necessidade de se assegurar a conservação de documentos de interesse histórico, cultural ou outro atendível, bem como a necessidade de regulamentar a microfilmagem, conservação e destruição da documentação em arquivo:
Julga-se chegada a altura de iniciar a execução do disposto no citado Decreto-Lei 385/82, possibilitando, desde já, e como primeira fase de uma acção a desenvolver com o fim de contribuir para a resolução dos graves problemas que muitos tribunais vêm sentindo no sector da arquivologia, a inutilização sem microfilmagem prévia de algumas espécies documentais:
Assim:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Justiça, em conformidade com o disposto no n.º 3 do artigo 69.º do Decreto-Lei 385/82, de 16 de Setembro, o seguinte:
1.º - 1 - O prazo de conservação em arquivo dos documentos constantes do mapa anexo à presente portaria é de 5 anos.
2 - Os prazos de conservação dos processos e inquéritos findos adiante enumerados são os seguintes:
a) Para os inquéritos preliminares, 2 anos contados desde a data do despacho que determinou o respectivo arquivamento;
b) Para os processos de transgressão e sumários crime, 5 anos contados, conforme os casos, desde o cumprimento da sentença condenatória, da sentença absolutória ou da decisão que determinou o seu arquivamento, mandou aguardar a produção de melhor prova ou aplicou amnistia.
2.º - 1 - Compete aos secretários judiciais e chefes da secretaria proceder à selecção e à relação dos documentos, processos e inquéritos susceptíveis de inutilização por decurso dos prazos de conservação fixados, as quais devem ser homologadas pelo presidente do tribunal e pelo representante do ministério público.
2 - A inutilização dos documentos, processos e inquéritos enumerados no n.º 1.º não se pode efectuar antes de terem sido objecto de inspecção.
3 - Previamente à inutilização, deve comprovar-se que foram cumpridos todos os trâmites processuais, nomeadamente o envio do boletim ao Centro de Identificação Civil e Criminal, ordenando-se o seu cumprimento quando não tenham sido observados.
4 - A inutilização dos documentos, processos e inquéritos é feita por sistema que impossibilite a sua reconstituição, lavrando-se em livro próprio auto de inutilização de documentos.
3.º - 1 - O presidente do tribunal e o representante do ministério público podem opor-se à inutilização de documentos, processos e inquéritos cuja conservação reputem essencial em virtude do seu interesse histórico, cultural ou de outro motivo atendível.
2 - O presidente do tribunal ou o representante do ministério público, consoante se trate, respectivamente, de processo judicial ou de inquérito preliminar, deve ordenar a entrega de documentos ou objectos que não tenham sido declarados perdidos a favor do Estado e possam interessar a particulares ou a autoridades e entidades públicas que com legitimidade o tenham requerido.
4.º As dúvidas surgidas na execução da presente portaria, inclusive as que respeitem à manutenção em arquivo de documentos, processos e inquéritos com interesse histórico, cultural ou outro atendível, são resolvidas por despacho interno do Ministro da Justiça, ouvidos o Conselho Superior da Magistratura e a Procuradoria-Geral da República.
Ministério da Justiça.
Assinada em 3 de Agosto de 1984.
O Ministro da Justiça, Rui Manuel Parente Chancerelle de Machete.
Livros e papéis findos a que se refere o n.º 1 do n.º 1.º
Duplicados de guias.
Livros de contas correntes.
Livros auxiliares das tesourarias.
Ofícios sobre diferentes assuntos de natureza administrativa.
Livros de registo diário de entradas dos processos.
Livros de correspondência recebida, expedida e confidencial.
Livros de registo de ordens de execução permanente.
Livros de registo de processos e decisões disciplinares.
Livros de licenças concedidas e faltas.
Livros de registo de informações anuais de funcionários e magistrados.
Livros de registo de cartas e mandados expedidos e recebidos.
Orçamentos, balancetes e processos de prestação de contas do Cofre Geral dos Tribunais.
Documentos e processos de abono de família.
Guias do correio.
Livros e requisições do grupo de orientação de estágio.
Guias de receita do Estado.
Livros de protocolo para a distribuição.
Livros de escala de distribuições.
Livros de protocolo de papéis averbados aos oficiais judiciais.
Livros de protocolo de entrada e saída de processos.
Livros de registo de decisões e processos de natureza cível de jurisdição de menores e de registo de processos e medidas tutelares.
Livros de entrega protocolar de correspondência.
Livros de registo de objectos respeitantes a processos judiciais.
Livros de registo de requerimentos, exposições e pretensões.
Livros de registo de correspondência relativa a funcionários e magistrados.
Livros de registo de acórdãos proferidos pelo Conselho Superior da Magistratura ou entidades suas antecessoras.
Processos de natureza administrativa.
Processos de inspecção ordinária, extraordinária e aos serviços de contabilidade e tesouraria.
Pedidos de passes e cartões de identidade.
Outros livros e documentos que não dêem origem a actuação judicial ou administrativa nem contenham qualquer decisão de carácter permanente e cuja conservação seja absolutamente inútil.
