Aviso 5813/2000 (2.ª série) - AP. - Em conformidade com a Lei 172/99, de 21 de Setembro, que estabelece o regime jurídico comum das associações de municípios de direito público, a Associação de Municípios do Algarve vem por este meio publicar a sua estrutura orgânica, respectivo Regulamento Interno e quadro de pessoal.

26 de Junho de 2000. - O Presidente do Conselho de Administração da AMAL, Carlos Alberto dos Santos Tuta, presidente da Câmara Municipal de Monchique.

Estrutura orgânica da Associação de Municípios do Algarve

Introdução

Pretende a Associação de Municípios do Algarve, nos termos do disposto da Lei 172/99, de 21 de Setembro, criar o seu quadro de pessoal, bem como a sua estrutura orgânica e respectiva regulamentação.

Através da estruturação em causa, pretende-se adequar o referido quadro ao acréscimo de atribuições e competências que lhe têm sido cometidas, bem como criar um correcto ordenamento dos recursos humanos, consubstanciando níveis de flexibilidade e maior dinamismo na gestão dos meios e recursos humanos.

Pretende-se, nesta perspectiva, conferir melhores condições de trabalho e de acesso e profissionalização aos funcionários e, em consequência, criar melhores condições de funcionamento a esta Associação.

O presente documento consagra os preceitos constitucionais e adopta a tipologia da organização preconizada legalmente.

Teve-se em conta, por questões de racionalização, a realidade local e o universo possível de recrutamento de pessoal, a curto e a médio prazo, em ordem ao pretendido nível de eficiência dos serviços.

A estrutura criada comporta os serviços já em funcionamento, revalorizando-se, embora, com outras componentes, e uma dinâmica diferente, ajustada e adaptada à aplicação da legislação vigente, em condições concretas e de acordo com as novas exigências de funcionamento, tendo em conta a realidade local e o respeito estrito da política de contenção das despesas públicas.

A criação de lugares do quadro privativo respeitou a limitação de encargos impostos legalmente. A reestruturação dos serviços desta Associação respeitou grandes linhas de referência, considerando as vertentes social, cultural, económica, financeira e geográfica dos municípios que a integram.

A dinâmica introduzida no poder local e o cumprimento do imperativo legal obrigam à criação da presente orgânica, que tem em conta os seguintes aspectos:

Inovação no relacionamento entre os órgãos executivo, deliberativo e serviços da Associação;

Articulação entre os serviços;

Criação de chefias definidas e devidamente enquadradas na estrutura;

Consideração do quadro de motivações e das condicionantes da Associação;

Enquadramento dos grandes objectivos, em sintonia com as atribuições e competências determinadas estatutariamente;

Compatibilização dos recursos às novas exigências funcionais;

Correcto agrupamento das actividades;

Adequado posicionamento hierárquico;

Sentido de funcionalidade e de eficácia, como preocupação viva da Associação em prosseguir os seus objectivos determinantes;

Adequação da nova estrutura às exigências decorrentes da aplicação do Código do Procedimento Administrativo, do Regime das Despesas Públicas e da Contratação Pública, das atribuições e competências da Associação, o seu regime estatutário, as novas competências dos cargos dirigentes e da acrescida responsabilização dos eleitos locais.

A presente reestruturação prossegue os seguintes objectivos fundamentais:

Obtenção de índices crescentes de melhoria na prestação de serviços;

Prossecução do interesse público;

Observância dos princípios da eficiência e da desburocratização;

Máximo aproveitamento dos recursos disponíveis;

Dignificação e valorização profissional dos trabalhadores;

Contribuição para o aumento do prestígio do poder local democrático e das associações de municípios.

Para a prossecução das atribuições a que se refere a Lei das Associações de Municípios, esta Associação dispõe dos seguintes serviços, no âmbito da respectiva macroestrutura:

Divisão de Planeamento e Estudos;

Divisão de Projectos e Apoio às Autarquias;

Secção Administrativa e Financeira;

Tesouraria.

A apresentação gráfica da estrutura orgânica dos serviços da Associação consta do anexo I e o quadro de pessoal do anexo II.

CAPÍTULO I

Das atribuições comuns

Artigo 1.º

Atribuições comuns aos diversos serviços

Constituem atribuições comuns às diferentes unidades que compõem a estrutura orgânica:

1) Coordenar a realização das actividades que lhes estão cometidas, de modo a assegurar a execução das decisões dos órgãos da Associação;

2) Elaborar e submeter à aprovação superior as instruções, circulares, regulamentos e normas julgados necessários ao correcto exercício da sua actividade;

3) Propor as medidas de estratégia adequadas ao âmbito da respectiva área funcional e elaborar estudos que fundamentem as decisões a tomar;

4) Colaborar na elaboração dos instrumentos de gestão financeira, orçamental e administrativa de controlo da Associação;

5) Garantir a informação e colaboração entre todos os serviços com o intuito de assegurar o bom funcionamento da Associação;

6) Colaborar e participar nas acções a empreender pela Associação, tendo em vista a satisfação das atribuições e competências que lhe estão determinadas legalmente;

7) Fomentar, criar e manter o melhor ambiente funcional, com o objectivo de se conseguirem os níveis de produtividade exigidos legalmente.

Das atribuições específicas

Regulamento Interno

Artigo 2.º

Superintendência

Compete ao conselho de administração da Associação de Municípios do Algarve exercer a superintendência dos serviços, assegurando:

A sua correcta actuação na prossecução dos objectivos e no cumprimento das atribuições que lhe estão cometidas legal e estatutariamente;

O cumprimento de princípios de gestão correctos e adequados à realidade concreta da Associação.

Através da superintendência, pretende-se ainda:

Promover um permanente e eficaz controlo e avaliação do desempenho;

Assegurar a adequação e aperfeiçoamento da estrutura e métodos de trabalho.

Artigo 3.º

Planeamento, programação e controlo

a) A actividade da Associação será referenciada a planos globais ou sectoriais.

b) Os serviços, funcionários ou agentes colaborarão com os órgãos da Associação na formalização e execução dos distintos instrumentos de planeamento e programação.

c) São, fundamentalmente, instrumentos de planeamento, programação e controlo:

Planos anuais ou plurianuais de actividades;

Orçamentos anuais ou plurianuais;

Relatórios de actividades.

d) Os serviços assegurarão a implementação dos procedimentos necessários e adequados ao acompanhamento e controlo de execução de planos, programas, orçamentos e demais instrumentos, facultando aos órgãos da Associação condições de boa gestão.

e) O plano de actividades e orçamento deverão consagrar a optimização de recursos, afectando-os de acordo com os objectivos e finalidades a alcançar.

Artigo 4.º

Coordenação dos serviços

a) Cabe ao administrador-delegado coordenar os diversos responsáveis sectoriais e promover medidas de actuação concertada, em ordem à criação de sinergias e condições de eficiência e eficácia.

b) O administrador-delegado deverá, no âmbito do processo de coordenação, propor ao conselho de administração as medidas e procedimentos que entendam adequados e necessários, tendo em vista a consecução dos objectivos superiormente definidos.

Artigo 5.º

Delegação de competências

A delegação de competências constituirá uma prerrogativa instrumental em ordem à desburocratização, desconcentração e racionalização administrativa e tendo em vista a consecução de melhores índices de eficácia, eficiência, celeridade e capacidade de decisão.

A delegação de competências que se confina à mera transferência de exercício deverá obedecer ao regime jurídico que legalmente lhe está consignado.

Artigo 6.º

Secção Administrativa e Financeira

São atribuições desta Secção:

a) Executar tarefas de natureza administrativa e financeira no âmbito dos recursos humanos, contabilidade e património, economato e aprovisionamento, tesouraria, expediente, secretariado, atendimento, relações públicas e actividades conexas;

b) Apoiar instrumentalmente os demais serviços e sectores que integram a actividade da Associação.

Artigo 7.º

Atribuições da Secção no âmbito do expediente geral

a) Receber, classificar, registar e distribuir pelos vários sectores e serviços, por meio de protocolo, e depois de vistos pelo administrador-delegado, toda a correspondência, requerimentos e demais documentos entrados na Associação.

b) Executar todo o expediente da secção.

c) Passar os atestados, certidões, cópias, fotocópias e documentos semelhantes, cuja passagem seja solicitada e devidamente autorizada.

Artigo 8.º

Atribuições da Secção no âmbito do arquivo

e documentação

a) Elaborar e manter actualizados ficheiros de todos os documentos, processos, publicações e legislação que se encontrem arquivados, bem como quaisquer outros documentos.

b) Manter à sua guarda, em boas condições de arrumação, ordenação e conservação, todos os documentos, processos, publicações, legislação e outros elementos que se encontrem arquivados.

c) Organizar um sistema de controlo de saída e entrada de documentos no sector.

d) Fornecer à presidência, ao conselho de administração e aos demais serviços, fotocópias que forem necessárias, quer de legislação, quer de outros documentos.

e) Organizar o centro de documentação em condições de fácil consulta e organizar e manter actualizado o inventário das publicações existentes.

f) Anotar nas fichas dos diplomas legais, as rectificações ou alterações que lhes sejam introduzidas, para que as mesmas se conservem sempre devidamente actualizadas.

g) Organizar um serviço de recolha e fácil consulta de recortes de jornais e outras publicações e colaborar em tudo o que lhe seja possível com referência às matérias relativas aos demais sectores e serviços.

Artigo 9.º

Atribuições da Secção no âmbito dos recursos humanos

a) Receber, mediante recibo, classificar, acondicionar e arrumar devidamente todos os documentos, processos, publicações, e demais elementos, que sejam enviados para arquivo pelos diferentes serviços da Associação, aposentação e exoneração de pessoal, incluindo um registo de inscrições de pretendentes a emprego.

b) Elaborar e manter actualizado o ficheiro do pessoal e os respectivos processos individuais de cadastro e de expediente.

c) Promover a emissão de cartões de identidade do pessoal da Associação, bem como a sua inscrição na Caixa Geral de Aposentações, Montepio aos Servidores do Estado, ADSE, Cofres ou Caixas de Previdências, sindicatos, serviços sociais e outros organismos e instituições.

d) Manter devidamente actualizado o registo de assiduidade, faltas, licenças, processos disciplinares, louvores, condecorações e outras situações de pessoal, promovendo a verificação das situações de doença e de acidentes em serviço, a organização dos respectivos processos, a prestação de assistência aos sinistrados e quaisquer outras diligências necessárias.

e) Prestar os pareceres e informação que lhe forem solicitados sobre os assuntos referentes a pessoal, passar os atestados, certidões e declarações que forem autorizados e elaborar e publicar as listas de antiguidade.

f) Organizar e manter actualizados os processos respeitantes a diuturnidades, abonos de família e respectivas prestações complementares, bem como a subsídios por morte.

g) Conferir e controlar os documentos apresentados pelos beneficiários da ADSE, e as comparticipações que lhes são liquidadas, bem como as contribuições pagas pela Associação para os Serviços Gerais da Direcção-Geral de Protecção Social aos Funcionários e Agentes da Administração Pública.

h) Promover a efectivação e actualização dos seguros de pessoal e as demais exigências relacionadas com o assunto, incluindo as participações de acidentes de trabalho;

i) Fornecer ao Sector de Despesas os elementos necessários ao processamento de vencimentos, salários, horas extraordinárias, diuturnidades, abonos, subsídios, gratificações, ajudas de custo ou quaisquer outros encargos com o pessoal.

j) Estudar, propor e colaborar em tudo o mais que se relacione com o pessoal, nomeadamente a classificação de serviço, antiguidade, promoção e progressão, incluindo a organização, estruturação e alteração dos respectivos quadros.

k) Divulgar por todos os serviços e sectores as acções de formação a realizar, bem como cursos e seminários susceptíveis de melhorar os níveis profissional e cultural dos funcionários.

Artigo 10.º

Atribuições da Secção no âmbito da contabilidade e finanças (Sector de Orçamentos, Contas e Serviços Gerais)

a) Elaborar o cálculo das médias que servirá de base ao orçamento da Associação.

b) Preparar a elaboração do orçamento, de harmonia com os planos de actividades aprovados ou delineados, e elaborar as respectivas revisões e alterações.

c) Elaborar as contas de gerência exigidas por lei, instruindo-as com a documentação necessária para a sua justificação, segundo as normas contidas nas disposições legais em vigor.

d) Executar a contabilidade geral, designadamente a escrituração dos livros de uso obrigatório.

e) Conferir os balancetes diários da tesouraria e, mensalmente, as relações de cobranças, as guias de transferência de documentos de despesas pagas.

f) Organizar e conduzir até final os processos respeitantes à contratação de empréstimos, promovendo oportunamente o seu recebimento e o pagamento dos respectivos encargos e amortizações.

g) Processar ou receber, controlar e cancelar, em tempo oportuno, os depósitos de cauções, as garantias bancárias e outros títulos de responsabilidade, passando os correspondentes precatórios-cheques quando devidos.

h) Organizar e manter actualizada uma conta corrente de cada projecto da responsabilidade da Associação, pela qual se conheça a sua situação em qualquer momento, bem como o seu custo final.

i) Registar em livro privativo da Secção todos os documentos de expediente nela recebidos, constituir os correspondentes processos, dar-lhes o devido andamento, com numeração própria da Secção, e fazê-los seguir, depois de concluídos, para o Sector de Arquivo e Documentação;

Artigo 11.º

Atribuições da Secção no âmbito da contabilidade e finanças (Sector de Receitas)

a) Proceder à liquidação e processamento de todas as receitas da Associação (transferências correntes ou de capital, participação em receitas do Estado, rendimentos de propriedade e de bens e serviços e outros rendimentos).

b) Elaborar as relações de descarga dos documentos a debitar ao tesoureiro, quer sejam de natureza virtual ou eventual.

c) Efectuar e manter actualizadas as contas correntes com os cobradores e receber e conferir as contas apresentadas por estes e pelos sectores e outros funcionários incumbidos da cobrança.

Artigo 12.º

Atribuições da Secção no âmbito da contabilidade e finanças (Sector de Despesas)

a) Organizar e manter em dia o registo de todas as facturas ou documentos equiparados recebidos na Associação.

b) Organizar e manter em dia contas correntes com todos os fornecedores ou credores da Associação.

c) Conferir e preparar para despacho todos os documentos ou processos respeitantes ao pagamento das despesas.

d) Liquidar e processar todos os documentos de despesa e efectuar o respectivo registo.

e) Conferir, contabilizar e processar todos os pagamentos respeitantes a receitas consignadas a outras entidades.

f) Promover o pagamento de todas as autorizações de pagamento, emitindo os recibos provisórios que se tornem necessários.

g) Passar as certidões ou declarações comprovativas dos pagamentos efectuados a outras entidades.

Artigo 13.º

Atribuições da Secção no âmbito das compras, economato, aprovisionamento, inventário e património

a) Elaborar e manter actualizado o tombo da propriedade imobiliária da Associação e respectivos registos nas matrizes e nas conservatórias de registo predial.

b) Promover o registo de todo o património da Associação - imóveis, móveis, viaturas, máquinas, instrumentos e utensílios cuja duração seja superior a um ano, bem como manter actualizada a legislação existente, incluindo os Diários da República, e quaisquer outras publicações de ou sobre legislação.

c) Executar todo o expediente relativo à aquisição de bens e serviços, nomeadamente requisições, correspondência, consultas, concursos públicos ou limitados e adjudicações.

d) Executar todo o expediente relativo à gestão do armazém.

e) Controlar e providenciar para que os depósitos de livros, impressos e material de expediente se encontrem sempre devidamente abastecidos, fornecendo aos serviços e sectores o que for requisitado pelos respectivos chefes e elaborando contas correntes de todas as aquisições e consumos.

f) Elaborar e manter actualizado um ficheiro de todos os fornecedores da Associação, com indicação dos respectivos ramos de actividade.

g) Executar todo o expediente relacionado com ligações de água, energia eléctrica, telefones e saneamento a todas as instalações e dependências da Associação.

h) Elaborar e manter actualizado um ficheiro de todo o património da Associação, nomeadamente com indicação das respectivas ocupações, rendas, taxas, concessões e alienações.

i) Manter uma relação permanente e eficaz com os demais sectores e secções.

Artigo 14.º

Tesouraria

São atribuições da tesouraria:

a) A tesouraria, directamente dependente do administrador-delegado, tem como atribuições arrecadar as receitas da Associação, fundos e valores e promover o pagamento de todas as despesas em conformidade com as disposições legais aplicáveis, bem como ter à sua guarda e sob a sua responsabilidade todos os valores pertencentes ao erário da Associação que lhe tenham sido confiados, quer sejam constituídos por dinheiro, documentos ou objectos de qualquer outra natureza;

b) Entregar ao chefe da Secção Administrativa e Financeira os balancetes diários da caixa e, bem assim, no primeiro dia do mês os documentos e relações de despesa e receitas relativos ao mês, bem como os títulos de anulação, guias de reposição e certidões de relaxe;

c) Manter devidamente escriturados os livros da tesouraria e cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade pública;

d) Facultar à comissão de controlo interno, que deverá ser constituída para analisar e apurar os movimentos de tesouraria registados mensalmente, todos os documentos que a mesma solicite.

Artigo 15.º

Divisão de Planeamento e Estudos

São atribuições desta Divisão:

a) Planear, estudar e inventariar aspectos relevantes da actividade dos municípios associados;

b) Conceber e desenvolver acções integradas de desenvolvimento de acordo com as atribuições e competências da Associação e acompanhar a sua execução.

São, ainda, atribuições desta Divisão:

a) Acompanhar a execução orçamental e o plano de actividades da Associação;

b) Acompanhar a gestão dos planos municipais;

c) Analisar e propor as medidas necessárias ao bom funcionamento dos serviços da Associação;

d) Estudar, acompanhar e propor as medidas necessárias de candidaturas a programas nacionais e comunitários;

e) Acompanhar a elaboração de planos estratégicos da região do Algarve, planos de investimentos municipais e outros instrumentos do planeamento;

f) Preparar a realização de acções de formação e de qualificação dos recursos humanos;

g) Recolher, compilar, organizar e tratar de enviar aos municípios informação jurídica com interesse para a actividade dos municípios;

h) Assegurar a coordenação das acções de informação e de relações públicas da Associação;

i) Apoiar o conselho de administração e o administrador-delegado na coordenação global, na programação física e financeira e no controlo financeiro dos meios e recursos da Associação;

j) Apoiar a preparação das reuniões dos órgãos, e outras, seu funcionamento e respectivo expediente;

k) Colaborar com outros organismos no âmbito do planeamento e coordenação regional e em todas as acções no âmbito de programas de desenvolvimento regional;

l) Conceber e propor estratégias, políticas de actuação e procedimentos com vista à prossecução dos objectivos da Associação;

m) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente do conselho de administração ou decisão do administrador-delegado.

Artigo 16.º

Divisão de Projectos e Apoio às Autarquias

São atribuições desta Divisão:

a) Conceber, propor, processar e coordenar programas, projectos e acções de interesse para a Associação e promover o seu acompanhamento em fase de execução;

b) Acompanhar a execução orçamental e o plano de actividades da Associação;

c) Apoiar os municípios associados, no âmbito das suas atribuições e competências.

São, ainda, atribuições desta Divisão:

a) Gerir programas e projectos da Associação e contratualizados com outras entidades;

b) Gerir projectos e acções intermunicipais nos domínios da actuação da Associação;

c) Recolher, compilar, organizar, tratar e enviar aos municípios informação sobre os programas nacionais e comunitários de interesse para os municípios;

d) Participar, sempre que for determinado pelos órgãos, em projectos promovidos por outras entidades, parceiros e outras formas de colaboração em projectos nos domínios da actividade da Associação;

e) Apoiar os órgãos no acompanhamento e na avaliação de projectos e acções em curso na região do Algarve e nos municípios associados;

f) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente do conselho de administração ou decisão do administrador-delegado.

ANEXO I

Estrutura orgânica dos serviços da Associação de Municípios do Algarve

(ver documento original)

ANEXO II

Quadro de pessoal

(ver documento original)