Aviso 5182/2000 (2.ª série) - AP. - A Associação de Municípios do Vale do Ave torna público, para cumprimento do n.º 2 do artigo 11.º do Decreto-Lei 116/84, de 6 de Abril, que a Assembleia Intermunicipal, em reunião realizada em 28 de Março de 2000, sob proposta do conselho de administração em reunião realizada em 19 de Outubro de 1999, aprovou a organização dos serviços, organograma e respectivo quadro de pessoal, em conformidade com as disposições da Lei 172/99, de 21 de Setembro.

5 de Junho de 2000. - O Presidente da Associação, Castro Fernandes.

Regulamento

CAPÍTULO I

Dos objectivos, princípios e normas de actuaçãodos serviços

Artigo 1.º

Objectivos

No âmbito das suas actividades, todos os serviços devem prosseguir, nos termos e das formas previstas na lei, os seguintes objectivos:

a) Obtenção de índices crescentes de melhoria de prestação de serviços às populações dos municípios associados;

b) Prossecução do interesse público, no respeito pelos direitos dos cidadãos, observando-se o princípio da eficiência, desburocratização e da administração aberta, permitindo e incentivando a participação dos cidadãos;

c) Máximo aproveitamento dos recursos disponíveis;

d) Dignificação e valorização profissional dos trabalhadores;

e) Resolução dos problemas das populações dos concelhos, no âmbito das suas competências.

Artigo 2.º

Os princípios de gestão dos serviços

A gestão dos serviços deve respeitar:

a) A correlação entre o plano de actividades e o orçamento da Associação de Municípios, no sentido da obtenção da maior eficácia;

b) O princípio da prioridade das actividades operativas sobre as actividades instrumentais, devendo estas orientar-se essencialmente para o apoio administrativo daquelas;

c) O princípio da utilização da gestão por projectos, quando a realização de missões com finalidade económico-social e de carácter interdisciplinar não possa ser eficaz e eficientemente alcançada com recurso a estruturas verticais permanentes.

Artigo 3.º

Superintendência do conselho de administração

O conselho de administração exercerá superintendência sobre os serviços, garantindo, através da implementação das medidas que se tornem necessárias, a sua correcta actuação na prossecução dos objectivos enunciados no artigo 1.º, o cumprimento dos princípios de gestão referidos no artigo 2.º, e promovendo um constante controlo e avaliação de desempenho bem como a adequação e aperfeiçoamento das estruturas e métodos de trabalho.

Artigo 4.º

Dos princípios técnico-administrativos

No desempenho das suas atribuições e competências, os serviços deverão actuar subordinados aos princípios técnico-administrativos de:

Planeamento;

Coordenação;

Delegação.

Artigo 5.º

Do planeamento

1 - A actividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, definidos pelos órgãos da Associação, em função da necessidade de promover a melhoria das condições de vida das populações e o desenvolvimento económico, social e cultural dos concelhos abrangidos.

2 - Os serviços colaborarão com os órgãos da Associação na formulação dos diferentes instrumentos de planeamento e programação que, uma vez aprovados, assumem carácter vinculativo.

3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os seguintes:

Planos anuais ou plurianuais de actividades;

Orçamentos anuais ou plurianuais;

Relatórios de actividades.

4 - Os planos anuais ou plurianuais de actividades, assim como os programas de ordenação de objectivos e metas de actuação, quantificarão o conjunto de acções e empreendimentos que a Associação de Municípios pretenda efectuar no período a que se reportam.

5 - Os serviços implementarão os procedimentos necessários ao acompanhamento e controlo de execução dos planos, programas e orçamentos, elaborando relatórios periódicos sobre níveis de execução (física e financeira), com o objectivo de possibilitar a tomada de decisões e medidas de reajustamento que se mostrem adequadas.

6 - Os serviços apresentarão aos órgãos da Associação de Municípios dados e estudos que contribuam para a tomada de decisões no respeitante à prioridade das acções a incluir na programação.

7 - No orçamento da Associação, os recursos financeiros serão afectados em função do cumprimento de objectivos e metas fixadas no plano de actividades; sendo que, no processo de elaboração do plano de actividades e orçamento, os serviços colaborarão na busca de soluções que permitam a optimização de recursos.

Artigo 6.º

Da coordenação

1 - As actividades dos serviços da Associação, designadamente no referente a execução de planos, programas e orçamento, são objecto de coordenação permanente, cabendo aos diferentes responsáveis sectoriais promover a realização de reuniões de trabalho, de carácter regular, para intercâmbio de informações, consultas mútuas e actuação concertada.

2 - Para efeitos de coordenação, os responsáveis pelos serviços deverão dar conhecimento ao conselho de administração das consultas e entendimentos que considerem necessários à obtenção de soluções integradas no âmbito dos objectivos de carácter global ou sectorial, bem como reportar o nível de execução e metas atingidas.

3 - Os assuntos a serem submetidos a deliberação do conselho de administração deverão, sempre que se justifique, ser previamente coordenados entre todos os serviços neles interessados.

Artigo 7.º

Da delegação

1 - A delegação de competências será utilizada como instrumento de desburocratização e racionalização administrativas, no sentido de criar uma maior eficiência e celeridade nas decisões.

2 - A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.

3 - O conselho de administração poderá nomear um administrador-delegado para a gestão corrente dos assuntos da Associação, devendo, neste caso, ficar expressamente determinado na acta quais os poderes que lhe são conferidos.

CAPÍTULO II

Da organização dos serviços da Associaçãode Municípios

Artigo 8.º

Estrutura geral

1 - Para prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos, a Associação de Municípios do Vale do Ave dispõe dos seguintes departamentos:

Departamento Administrativo e Financeiro (DAF);

Departamento Técnico (DT).

Conjuntamente com os departamentos atrás referidos, existirá ainda o Gabinete de Apoio ao Conselho de Administração e Administrador-Delegado(GA). Os serviços referidos no número anterior dependerão hierarquicamente do conselho de administração ou, no todo ou em parte, do administrador-delegado, se nele for delegada essa competência.

2 - O organograma da Associação de Municípios do Vale do Ave (AMVA) consta do anexo I.

Artigo 9.º

Composição do Departamento Administrativo e Financeiro

O Departamento Administrativo e Financeiro compreende:

1 - Divisão de Gestão Financeira:

1.1 - Secção de Apoio Administrativo:

1.1.1 - Sector de Arquivo e Biblioteca;

1.2 - Secção de Contabilidade:

1.2.1 - Sectores de Pessoal e Património;

1.3 - Núcleo de Apoio Informático;

2 - Sectores de:

2.1 - Apoio Jurídico;

2.2 - Projectos Comunitários:

2.3 - Desenvolvimento Económico.

Artigo 10.º

Composição do Departamento Técnico

O Departamento Técnico é composto pelos seguintes sectores:

1) De Fiscalização de Obras;

2) De Projectos, Topografia e Ordenamento do Território;

3) De Apoio Administrativo.

Artigo 11.º

Atribuições comuns aos diversos serviços

Constituem atribuições comuns aos diversos serviços:

a) Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;

b) Colaborar na elaboração dos diferentes instrumentos de planeamento, programação e gestão da actividade da Associação;

c) Coordenar e dinamizar a actividade das unidades orgânicas dependentes, assegurando a atempada execução das tarefas respectivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;

d) Assistir, sempre que for determinado, às reuniões da Assembleia Intermunicipal, conselho de administração e conselhos intermunicipais;

e) Remeter ao arquivo geral, no final de cada ano, os processos e documentos desnecessários ao funcionamento do serviço;

f) Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor;

g) Preparar, quando disso incumbido, as minutas dos assuntos que careçam de deliberação do conselho de administração;

h) Garantir o cumprimento das deliberações do conselho de administração e despachos do presidente ou dos seus delegados, nas áreas dos respectivos serviços;

i) Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;

j) Respeitar a correlação entre o plano de actividades e o orçamento da Associação, com vista ao cumprimento do princípio de gestão enunciado na alínea a) do artigo 2.º do capítulo I;

k) Seguir o princípio da prioridade das actividades operativas sobre as actividades instrumentais, conforme o enunciado na alínea b) do artigo 2.º do capítulo I;

l) Exercer as demais atribuições cometidas por lei, regulamento, deliberação do conselho de administração ou despacho do presidente da Associação.

Artigo 12.º

Do Gabinete de Apoio

O Gabinete de Apoio, a funcionar na directa dependência do conselho de administração e ou do administrador-delegado, terá uma função essencialmente técnica e administrativa, competindo-lhe assessorar nas diferentes áreas de especialização os órgãos da Associação.

SECÇÃO I

Do Departamento Administrativo e Financeiro

Artigo 13.º

Competências

O Departamento Administrativo e Financeiro tem por objectivo prestar apoio instrumental às actividades desenvolvidas pelos órgãos da Associação, nomeadamente no referente à gestão e optimização dos recursos financeiros e patrimoniais, gestão e acompanhamento financeiro dos projectos comunitários, colaborar no âmbito do desenvolvimento económico dos municípios da Associação, colaborar na gestão, formação e racionalização dos recursos humanos e prestar apoio jurídico.

Para prossecução das suas atribuições o DAF dispõe da estrutura orgânica referida no artigo 9.º do presente capítulo.

Artigo 14.º

Da Divisão de Gestão Financeira

À Divisão de Gestão Financeira compete, primordialmente, dar sequência a todos os procedimentos relacionados com a gestão financeira da Associação, procedimentos estes efectuados através das competentes secções e núcleo de apoio à informática.

1 - Através da Secção de Contabilidade prossegue as seguintes atribuições:

a) Promove a arrecadação das receitas e efectua o pagamento de despesas;

b) Executa os procedimentos relativos à contabilidade da Associação, designadamente:

Cumpre e faz cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade;

Procede à classificação de documentos;

Participa na organização dos processos inerentes à eficiente execução do orçamento;

Verifica diariamente a exactidão de todas as operações e movimentos de tesouraria;

Controla permanentemente o movimento de fundos, por intermédio do plano de tesouraria mensal;

Fornece os elementos estatísticos que forem solicitados pelo órgão gestor ou superior hierárquico;

Participa na elaboração de documentos de gestão;

Organiza os documentos de prestação de contas e participa na elaboração do relatório de gestão.

2 - Através dos Sectores de Pessoal e Património, prossegue as seguintes atribuições:

Na área de pessoal:

a) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos humanos;

b) Executar os procedimentos administrativos relacionados com: recrutamento, provimento, promoção, transferência e cessação de funções de pessoal;

c) Lavrar listas de antiguidade;

d) Efectuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;

e) Colaborar com o conselho de administração no desenvolvimento de processos técnicos e administrativos relativos à notação de pessoal;

f) Proceder ao processamento de vencimentos e remunerações complementares;

g) Assegurar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

h) Proceder ao registo e controlo de assiduidade;

i) Instruir os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente abono de família, ADSE e Caixa Geral de Aposentações;

j) Organizar e manter actualizado o seguro de pessoal, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;

Na área do património:

a) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis pertença da Associação;

b) Proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na Associação ou cedidos a outras entidades;

c) Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos actos e operações de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;

d) Organizar e manter actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, se for o caso, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas.

3 - Através da Secção de Apoio Administrativo, compete-lhe:

a) Dar apoio administrativo ao departamento e à divisão;

b) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;

c) Superintender e assegurar o serviço de telefone;

d) Superintender e assegurar o serviço de limpeza;

e) Gerir, através dos competentes sectores, o arquivo e a biblioteca da Associação.

4 - Através do Núcleo de Serviços de Apoio Informático:

a) Acompanhar a informatização dos serviços, elaborando estudos de diagnóstico de situação, propondo medidas adequadas ao tratamento informático da actividade dos serviços;

b) Gerir o sistema informático implantado na Associação;

c) Colaborar com os demais serviços na aquisição de bens ou serviços no âmbito da informática, assumindo o papel de interlocutor.

Artigo 15.º

Dos sectores do Departamento Administrativo e Financeiro

Ao Departamento de Administrativo e Financeiro compete, através dos seus sectores, o desenvolvimento das seguintes atribuições:

1) Pelo Sector de Apoio Jurídico:

a) Apoiar a actuação da Associação na participação, a que esta seja chamada, em processos legislativos ou regulamentares;

b) Apoiar juridicamente os restantes serviços;

c) Dar parecer sobre reclamações ou recursos graciosos e contenciosos, bem como sobre petições ou exposições sobre actos ou omissões dos órgãos da Associação ou procedimentos dos serviços;

d) Intervir e instruir em matéria jurídica os processos;

e) Colaborar, no âmbito da respectiva especialização, nos processos de concursos públicos;

f) Colaborar com o sector de pessoal, no âmbito da respectiva especialização;

2) Pelo Sector de Desenvolvimento Económico:

a) Inventariar necessidades existentes no âmbito de cada área social específica, fazendo diagnósticos de carências sociais e ou económicas, identificando as respostas mais adequadas aos problemas detectados;

b) Realizar inquéritos económico-sociais, indispensáveis ao estudo de situações mais individualizadas;

c) Implementar procedimentos tendentes ao levantamento, sistematização e divulgação de informação que constitua uma base de análise das tendências de desenvolvimento da região e sirva de apoio a estudos ou decisões de fundo;

3) Pelo Sector de Projectos Comunitários:

a) Promover em colaboração com o Departamento Técnico candidaturas de projectos a fundos comunitários;

b) Acompanhamento financeiro dos projectos comunitários e elaboração de relatórios periódicos e finais;

c) Promover em colaboração com o Departamento Técnico o levantamento de necessidades tendentes a eventuais candidaturas a fundos comunitários.

SECÇÃO II

Do Departamento Técnico

Artigo 16.º

Competências

O Departamento Técnico Municipal tem por atribuição o apoio técnico às actividades desenvolvidas pela Associação, bem como prosseguir uma acção operativa através dos sectores que o compõem, competindo-lhe, designadamente, a elaboração de projectos e fiscalização de obras, obras estas da responsabilidade da Associação ou da responsabilidade dos municípios abrangidos pela AMVA.

1 - Ao Sector de Fiscalização de Obras compete:

a) Fazer o acompanhamento (físico) das obras da responsabilidade da Associação ou daquelas em que tal competência lhe seja atribuída;

b) Gerir, orientar tecnicamente e fiscalizar as obras a realizar por empreitada, incluindo a realização de autos de consignação, medição de trabalhos, e recepção de obras realizadas, estabelecendo as necessárias ligações com os empreiteiros e os seus técnicos;

c) Zelar pela conservação do equipamento a cargo do serviço;

d) Submeter a apreciação do conselho de administração e ou do administrador-delegado assuntos que exijam deliberação;

e) Zelar pelo cumprimento das acções aprovadas pelo conselho de administração, ou determinadas pelo administrador-delegado, no âmbito da respectiva área de intervenção.

2 - Pelos Sectores de Projectos, Topografia e Ordenamento do Território:

a) Estudar, projectar e orçamentar as obras da responsabilidade da Associação;

b) Prestar apoio técnico, na respectiva área de actuação, aos municípios da Associação;

c) Desenvolver trabalhos de topografia e desenho, apoiando, dentro da especialidade, qualquer das estruturas do departamento ou os municípios;

d) Colaborar na planificação intermunicípios na concepção, definição e promoção de planos de urbanização, designadamente em áreas limítrofes dos concelhos da Associação;

e) Planeamento e acompanhamento das acções a empreender no âmbito da expansão e desenvolvimento das estruturas de áreas limítrofes dos concelhos da Associação, preservando a qualidade urbanística e com respeito pelos respectivos planos directores.

3 - Pelo Sector de Apoio Administrativo:

a) Dar apoio administrativo aos diferentes sectores do Departamento;

b) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;

c) Proceder à recolha de dados destinados à gestão;

d) Garantir as ligações funcionais e burocráticas dentro do departamento bem como com os restantes serviços da Associação.

CAPÍTULO III

Do quadro de pessoal

Artigo 17.º

Aprovação do quadro de pessoal

1 - A Associação de Municípios disporá do quadro de pessoal constante do anexo II.

2 - A afectação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo presidente do conselho de administração ou pelo administrador-delegado, se tal competência lhe for delegada, ouvidos os dirigentes ou chefias intermédias.

3 - A distribuição e mobilidade do pessoal, dentro de cada unidade orgânica ou serviço, é da competência da respectiva chefia.

Artigo 18.º

Direcção e chefia

1 - Os lugares de direcção e chefia serão preenchidos de acordo com as regras legais em vigor.

2 - Quando a uma unidade orgânica não corresponda categoria de chefia, competirá a coordenação ao funcionário mais categorizado, ou ao que for designado pelo imediato superior hierárquico.

3 - O pessoal de direcção e chefia é responsável perante o presidente do conselho de administração e ou administrador-delegado pela execução e orientação dos diferentes serviços.

CAPÍTULO IV

Das disposições finais

Artigo 19.º

Criação e implementação das unidades orgânicas

Ficam criadas todas as unidades orgânicas, constantes do anexo I, que integram a estrutura objecto da presente deliberação, as quais serão instaladas à medida das necessidades e conveniências da Associação de Municípios, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal, de harmonia com o estabelecido na Lei 172/99, de 21 de Setembro.

Artigo 20.º

Adaptação

1 - Ficam revogadas todas as disposições que contrariem o presente Regulamento.

2 - As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente Regulamento serão resolvidas pelo conselho de administração.

3 - Sempre que as circunstâncias o justifiquem, nomeadamente por razões de eficácia, pode o conselho de administração proceder à alteração de atribuições dos serviços, mediante deliberação devidamente fundamentada.

Artigo 21.º

Entrada em vigor

Este Regulamento entra em vigor a partir da sua publicação no Diário da República, 2.ª série.

ANEXO I

Organigrama

(ver documento original)

ANEXO II

Quadro de pessoal

(ver documento original)

Observações:

As carreiras atrás referidas têm desenvolvimento indiciário constante da lei (Decretos-Leis n.os 412-A/98 e 404-A/98, e alterações posteriores).

a) Em comissão de serviço.

b) Dotação global.

c) Os lugares de estagiário figuram no quadro de pessoal a título informativo. Dependem do número de lugares vagos na categoria de ingresso das carreiras do grupo de pessoal técnico e técnico superior e são aditados ou extintos em função destes. (Estágios regulados pelos Decretos-Leis n.os 265/88 e 427/89, aplicado à administração local p. f. Decreto-Lei 409/91).

Discriminação de lugares por tipo de habilitações nas carreiras técnica superior e engenheiro:

Carreira de técnico superior:

Licenciatura em organização e gestão de empresas - 1 lugar.

Licenciatura em direito - 1 lugar.

Licenciatura em economia - 1 lugar.

Carreira de engenheiro:

Licenciatura em engenharia civil - 3 lugares.

Licenciatura em engenharia mecânica - 1 lugar.

Licenciatura em engenharia do ambiente - 1 lugar.

19 de Outubro de 1999. - O Presidente do Conselho de Administração, José Ribeiro.