Despacho (extracto) n.º 6496/2000 (2.ª série). - Por despacho de 17 de Fevereiro de 2000 do presidente do Instituto Politécnico de Bragança, foram aprovadas as alterações nos artigos 12.º até 16.º do Regulamento Orgânico dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Bragança, ordenando no mesmo a publicação do Regulamento Orgânico, integrando as alterações agora introduzidas.

28 de Fevereiro de 2000. - O Administrador, Osvaldo Adérito Régua.

Regulamento Orgânico dos Serviços

de Acção Social do Instituto Politécnico de Bragança

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Natureza

Os serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Bragança, adiante designados por SAS, são uma unidade orgânica do Instituto Politécnico de Bragança dotada de autonomia administrativa e financeira.

Artigo 2.º

Objectivos

1 - Os SAS têm por fim a execução de política de acção social superiormente definida, de modo a proporcionar aos estudantes melhores condições de estudo, através de apoios e serviços.

2 - No âmbito das suas atribuições, compete aos SAS, designadamente:

a) Atribuir bolsas de estudo;

b) Conceder empréstimos;

c) Promover a criação, manutenção e funcionamento de residências, refeitórios, bares e snack-bares;

d) Promover a criação, manutenção e funcionamento dos serviços de informação, de reprografia, de apoio bibliográfico e de material escolar;

e) Promover o estabelecimento de protocolos com os serviços locais, regionais, nacionais e internacionais, a fim de facilitar a integração e o acesso dos estudantes;

f) Promover o estabelecimento de protocolos com o Ministério da Saúde, a fim de facilitar o acesso dos estudantes ao mesmo;

g) Apoiar as actividades desportivas e culturais;

h) Desenvolver outras actividades que, pela sua natureza, se enquadrem nos fins gerais de acção social escolar, nomeadamente a definição de um sistema de bolsas-empréstimo, com a participação de instituições bancárias.

3 - No desempenho das suas atribuições, os SAS manterão, através dos respectivos órgãos, permanente diálogo com as associações de estudantes.

Artigo 3.º

Âmbito de aplicação pessoal

Beneficiarão do sistema de acção social dos SAS, desde que matriculados no Instituto Politécnico de Bragança e nos termos da respectiva regulamentação:

a) Os estudantes portugueses;

b) Os estudantes nacionais dos Estados membros da Comunidade Económica;

c) Os estudantes apátridas ou que beneficiem do estatuto de refugiado político;

d) Os estudantes estrangeiros provenientes de países com os quais hajam sido celebrados acordos de cooperação prevendo a aplicação de tais benefícios ou de Estado cuja lei, em igualdade de circunstâncias, conceda igual tratamento aos estudantes portugueses.

Artigo 4.º

Financiamento

Para além das dotações anualmente atribuídas no Orçamento do Estado, são também afectos à prossecução das atribuições dos SAS:

a) As receitas provenientes da prestação de serviços no âmbito da acção social;

b) Os rendimentos dos bens que possuírem a qualquer título;

c) Os subsídios, subvenções, comparticipações, doações, heranças e legados concedidos por quaisquer entidades;

d) As receitas provenientes do pagamento de propinas que o órgão competente do Instituto Politécnico de Bragança afecte à acção social;

e) O produto de taxas, emolumentos e multas;

f) Os saldos da conta de gerência de anos anteriores;

g) Quaisquer outras que, por lei, contrato ou a outro título lhe sejam atribuídas.

Artigo 5.º

Simbologia

Os Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Bragança adoptam o símbolo em anexo, com a seguinte descrição:

O escudo de armas dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Bragança pretende identificar permanentemente este órgão na cidade e na região do País onde está inserido;

O escudo de armas obedece às leis da heráldica portuguesa;

No timbre e nas suas cores naturais está representada uma cegonha, ave de visão imensa, ex libris de muitas aldeias transmontanas, referência permanente à natureza e à liberdade, observando-se um pleno respeito das populações. O Instituto Politécnico de Bragança tem também esta visão de abertura permanente em relação à cultura e o respeito em relação a outras formas de cultura existentes e complementares;

No bico da cegonha aparece um pequeno ramo de carvalho, árvore preponderante na região, identificando o Instituto Politécnico de Bragança com os grandes espaços naturais perfeitamente conservados na região;

Por detrás do timbre observamos a divisa do Instituto, Scientia et Labor, como grito de guerra, dada a sua colocação e segundo as leis da heráldica;

O elmo possui as cores convencionais, ouro e prata, sendo forrado a púrpura. Como símbolo honorífico que é, tem um penacho de plumas brancas, identificação do elmo usado nas instituições educativas;

O paquife ondulante, simulador dos montes e da preponderante floresta de carvalho da região, termina os seus oito braços em folhas de carvalho estilizadas. O paquife utiliza a cor principal do Instituto Politécnico de Bragança: o vermelho-púrpura. Esta cor simbólica identifica a instituição com a dignidade, a soberania e o poder cultural;

Note-se que todos os aspectos descritos são também comuns às armas do Instituto Politécnico;

O escudo tem como fundo o negro, que simboliza ciência, fartura, fidelidade, modéstia e sofrimento;

Na parte superior e ligeiramente inclinados aparecem o escudo de Portugal do lado esquerdo e de Bragança do lado direito. Ambos são decorados com dois ramos de oliveira, árvore comum da região. Pretende-se que o escudo dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Bragança, na sua simbologia e onde quer que esteja representado, se identifique com Portugal, Trás-os-Montes e Bragança;

Na parte central aparece a janela, de características manuelinas, da mais bela fortificação portuguesa: o Castelo de Bragança, símbolo de resistência, liberdade e autonomia. Este ex libris assume-se simbolicamente através das janelas e das portas das residências, assim como outros serviços de apoio;

Refira-se que esta janela (Serviços de Acção Social) assume uma importância tão fundamental e importante no processo educativo como a de qualquer escola pertencente ao Instituto Politécnico de Bragança.

A janela é de prata, metal nobre, como nobre é a função dos Serviços de Acção Social;

Na parte inferior observa-se uma quadrícula a negro e púrpura, pretendendo simbolizar o salpicado de terrenos agrícolas da região, que assumem um belo quadriculado.

CAPÍTULO II

Conselho de acção social

Artigo 6.º

Definição

1 - O conselho de acção social, abaixo designado por conselho, é o órgão superior de gestão da acção social, cabendo-lhe definir e orientar o apoio a conceder aos estudantes.

2 - O conselho é constituído:

a) Pelo presidente do Instituto Politécnico de Bragança, que preside, com voto de qualidade;

b) Pelo administrador para a acção social;

c) Por dois representantes da Associação de Estudantes, um dos quais bolseiro.

Artigo 7.º

Competência

1 - Compete ao conselho:

a) Aprovar a forma de aplicação, nos SAS, da política de acção social escolar;

b) Fixar e fiscalizar o cumprimento das normas de acompanhamento que garantam a funcionalidade dos SAS;

c) Dar parecer sobre o relatório de actividade, bem como sobre o projecto de orçamento para o ano económico seguinte e sobre os planos de desenvolvimento a médio prazo, para a acção social;

d) Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços prestados e definir os critérios e os meios para a sua avaliação.

2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, o conselho pode promover outros esquemas de apoio social considerados adequados.

Artigo 8.º

Racionalização de recursos

1 - Cabe ao conselho definir o modelo de gestão que considere mais adequado à prossecução das atribuições dos SAS.

2 - Tendo em vista a racionalização dos recursos humanos, financeiros e materiais, serão privilegiados os seguintes princípios de gestão dos SAS:

a) Disponibilização de instalações e serviços para a utilização e frequência por outras entidades, mediante adequada contrapartida financeira e sem prejuízo para a prossecução das suas atribuições;

b) Utilização de instalações e prestação de serviços em comum aos alunos das diversas instituições de ensino superior situadas em locais onde tais instalações existam, por forma a prosseguir a unidade de objectivos no domínio da acção social;

c) Contratação, nos termos da lei aplicável, de estudantes matriculados no Instituto Politécnico de Bragança, para assegurar temporariamente actividades no âmbito da acção social.

CAPÍTULO III

Órgãos e serviços

SECÇÃO I

Órgãos

Artigo 9.º

Enumeração

São órgãos dos SAS:

a) O administrador para a acção social;

b) O conselho administrativo.

Artigo 10.º

Administrador para a acção social

1 - Cabe ao administrador para a acção social assegurar o funcionamento e a dinamização dos SAS e a execução dos planos e deliberações aprovados pelos órgãos competentes.

2 - O administrador para a acção social é nomeado pelo presidente do Instituto Politécnico de Bragança.

3 - O cargo de administrador para a acção social é equiparado ao de subdirector-geral, para todos os efeitos legais.

Artigo 11.º

Competências do administrador para a acção social

Compete, em especial, ao administrador para a acção social:

a) Instalar, garantir e assegurar a gestão corrente dos SAS;

b) Superintender e gerir os recursos humanos e financeiros afectos aos SAS;

c) Propor os instrumentos de gestão previsional e elaborar os documentos de prestação de contas previstos no Decreto-Lei 155/92, de 28 de Julho;

d) Propor ao conselho os projectos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo;

e) Promover o tratamento das informações e declarações prestadas pelos estudantes candidatos a benefícios da acção social.

Artigo 12.º

Conselho administrativo

1 - Integram o conselho administrativo:

a) O presidente do Instituto Politécnico de Bragança, que preside;

b) O administrador para a acção social;

c) O chefe de divisão dos Serviços Operativos e de Apoio. Na falta do chefe de divisão, integra o conselho administrativo um funcionário a designar pelo administrador, que secretaria.

2 - Cabe, em especial, ao conselho administrativo:

a) Aprovar os instrumentos de gestão previsional referidos na alínea c) do n.º 1 do artigo 7.º e fiscalizar a sua execução;

b) Aprovar os projectos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo para a acção social;

c) Promover e fiscalizar a cobrança de receitas, autorizar as despesas e verificar e visar o seu processamento;

d) Organizar a contabilidade e fiscalizar a sua escrituração;

e) Apresentar os relatórios e contas anuais e submetê-las ao Tribunal de Contas;

f) Promover a verificação regular dos fundos em cofre e em depósito e fiscalizar a respectiva escrituração contabilística;

g) Deliberar sobre o montante de fundo permanente;

h) Acompanhar a gestão financeira e patrimonial dos SAS.

3 - Em matéria de autorização de despesas e de celebração de contratos, o conselho administrativo terá as competências na lei em vigor para os organismos públicos dotados de autonomia administrativa e financeira.

4 - O conselho administrativo poderá delegar no administrador para a acção social parte das suas competências para autorizar despesas.

5 - O conselho administrativo reunirá obrigatoriamente uma vez por mês e extraordinariamente por convocação do presidente ou a solicitação de qualquer dos membros.

6 - As decisões do conselho administrativo são tomadas por maioria simples, sendo os seus membros solidariamente responsáveis, salvo se não tiverem estado presentes ou se quiserem exarar em acta a sua discordância.

SECÇÃO II

Serviços

Artigo 13.º

Enumeração

Os SAS compreendem os seguintes serviços integrados numa divisão:

a) Serviços de Apoio;

b) Serviços Operativos.

SUBSECÇÃO I

Serviços de Apoio (administrativo e financeiro)

Artigo 14.º

Âmbito

1 - Os Serviços de Apoio compreendem as seguintes áreas:

a) Contabilidade;

b) Pessoal, expediente e arquivo;

c) Aprovisionamento, património e transporte;

d) Tesouraria.

2 - Os Serviços de Apoio e cada uma das respectivas áreas serão coordenados por funcionários designados por despacho do administrador.

Artigo 15.º

Competência

Aos Serviços de Apoio, através das respectivas áreas, compete:

1 - Área de contabilidade:

a) Preparar o orçamento, bem como os respectivos suplementos;

b) Informar sobre o cabimento orçamental, requisições, contratos e nomeações;

c) Acompanhar a execução orçamental e efectuar a escrituração dos livros, com respeito pelas normas em vigor relativas à contabilidade pública;

d) Promover a elaboração de balancetes mensais trimestrais das receitas e despesas realizadas;

e) Elaborar e organizar a conta de gerência e enviá-la ao Tribunal de Contas, assim como a conta da responsabilidade do tesoureiro;

f) Organizar o sistema de contabilidade patrimonial, com inclusão da adequada contabilidade analítica para o controlo de gestão;

g) Elaborar registos contabilísticos, com vista ao apuramento de resultados por objectivos;

h) Escriturar todos os livros próprios da contabilidade patrimonial;

i) Determinar os cursos e determinar os consumos sectoriais;

j) Elaborar balanços e contas de exploração;

l) Elaborar relatórios de análise de situação financeira e patrimonial;

m) Controlar e acompanhar o movimento de tesouraria, assim como executar as acções de controlo que superiormente lhe forem ordenadas;

n) Registar e tratar os dados com interesse estatístico;

o) Elaborar as autorizações de pagamento, após verificação do cabimento financeiro;

p) Obter do conselho administrativo as respectivas autorizações para pagamento;

q) Enviar à tesouraria, para pagamento, as devidas autorizações de pagamento;

r) Receber diariamente da tesouraria as folhas do cofre e proceder à sua conferência;

s) Controlar e verificar o fundo de maneio da tesouraria, bem como conferir e controlar regularmente a conta de depósito à ordem;

t) Processar as requisições mensais de fundo da conta das dotações consignadas aos SAS no Orçamento do Estado;

u) Controlar as contas correntes com as diversas entidades, tais como fornecedores, serviços, estudantes beneficiários e outros devedores ou credores;

v) Elaborar e sistematizar dados e informações necessários a previsões financeiras;

x) Executar as acções de controlo que superiormente lhe forem cometidas.

2 - Área de pessoal, expediente e arquivo:

a) Organizar os processos relativos ao recrutamento e mobilidade do pessoal;

b) Instruir e informar os processos relativos ao processamento oficioso da progressão e das faltas e licenças;

c) Recolher e verificar os elementos necessários ao registo da assiduidade do pessoal;

d) Organizar e manter actualizado o cadastro do pessoal;

e) Assegurar a recepção, abertura, registo, expedição, distribuição e arquivo de toda a correspondência;

f) Organizar e manter actualizado o arquivo geral;

g) Promover a divulgação interna das normas e directivas de carácter genérico;

h) Assegurar a dactilografia e a execução de reproduções de documentos necessários aos vários sectores;

i) Assegurar a gestão dos serviços de economato administrativo, tendo em vista a racionalização das aquisições, o controlo das existências e a redução dos custos;

j) Assegurar o fornecimento, controlo e racionalização dos impressos utilizados nos diferentes sectores;

l) Processar as folhas de vencimentos e demais abonos devidos ao pessoal.

3 - Área de aprovisionamento e transporte:

a) Organizar e manter organizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis dos SAS, nos termos da legislação em vigor;

b) Zelar pela segurança das instalações e conservação do equipamento;

c) Gerir o parque automóvel dos SAS;

d) Elaborar anualmente os respectivos mapas de aumentos e abatimentos;

e) Organizar os concursos necessários;

f) Submeter a decisão superior todos os processos;

g) Assegurar a aquisição dos bens necessários ao funcionamento dos vários sectores;

h) Manter actualizados todos os elementos estatísticos e elaborar os respectivos mapas;

i) Proceder ao conveniente armazenamento de géneros e de materiais;

j) Manter em armazém a existência mínima que assegure o regular funcionamento dos vários sectores;

l) Proceder ao registo de entrada e saída de géneros e de materiais, efectuando as necessárias conferências;

m) Criar e manter actualizados ficheiros de existências;

n) Efectuar registos contabilísticos do movimento de armazém;

o) Conferir toda a documentação e remetê-la ao sector competente;

p) Elaborar, com periodicidade superiormente decidida, inventários de existências;

q) Distribuir pelos vários sectores os géneros e materiais requisitados;

r) Verificar periodicamente os prazos de validade dos géneros alimentícios e controlar a respectiva qualidade.

4 - Área de tesouraria:

a) Proceder aos pagamentos previamente autorizados;

b) Arrecadar e registar as receitas;

c) Proceder aos depósitos e levantamentos necessários e previamente autorizados;

d) Conferir os saldos das contas bancárias;

e) Escrituração dos mapas e livros;

f) Expediente relativo às operações de tesouraria.

SUBSECÇÃO II

Serviços Operativos

Artigo 16.º

Âmbito

Os Serviços Operativos compreendem as seguintes áreas:

a) Bolsas de estudo;

b) Alojamento;

c) Alimentação;

d) Apoios diversos.

Aos Serviços Operativos e cada uma das respectivas áreas serão coordenadas por funcionários designados por despacho do administrador.

Artigo 17.º

Competência

Os Serviços Operativos, através das respectivas áreas, compete:

1 - Bolsas de estudo e empréstimos:

a) Organizar os processos de candidatura e propor os benefícios sociais a conceder;

b) Propor e realizar inquéritos para estudo das condições sócio-económicas dos estudantes;

c) Organizar os elementos necessários à elaboração dos orçamentos e relatórios anuais.

2 - Áreas de alojamento:

a) Assegurar o normal funcionamento das residências;

b) Assegurar o cumprimento dos regulamentos;

c) Organizar os processos de candidatura aos alojamentos e submetê-los a decisão;

d) Organizar e manter actualizado um sistema de controlo da utilização das residências e lavandarias;

e) Vistoriar as instalações, quando da entrada e saída dos utilizadores;

f) Zelar pela manutenção e conservação do equipamento das instalações;

g) Proceder à elaboração dos elementos necessários à cobrança pontual das receitas dos alojamentos;

h) Reunir e tratar os elementos necessários à elaboração do orçamento e do relatório anual;

i) Executar as tarefas de lavagem e tratamento das roupas das residências;

j) Proceder à manutenção e desinfecção das máquinas da lavandaria;

l) Controlar o serviço de self-service da lavandaria.

3 - Áreas de alimentação:

a) Assegurar o normal funcionamento dos refeitórios, bares e snacks, incluindo a organização dos processos de concursos;

b) Zelar pela manutenção, conservação e higiene do equipamento e das instalações;

c) Manter actualizado um sistema de utilização e de consumo;

d) Entregar na área competente as receitas cobradas, bem como toda a documentação de suporte;

e) Reunir os elementos necessários à elaboração do orçamento e do relatório anual.

4 - Áreas de apoios diversos:

a) Organizar e executar todas as tarefas relacionadas com serviços de procuradoria e elaborar o respectivo regulamento;

b) Organizar e executar serviços de reprografia, de papelaria e de apoio bibliográfico;

c) Estudar e propor medidas que facilitem o acesso de estudantes a unidades de saúde;

d) Organizar e propor os apoios às actividades desportivas e culturais promovidas pelas associações de estudantes das escolas e pela Associação Académica do Instituto Politécnico de Bragança;

e) Desenvolver e executar todas as acções que não sejam da competência das outras áreas dos SAS.

CAPÍTULO IV

Pessoal

Artigo 18.º

Quadro de pessoal

Os SAS dispõem de quadro próprio, nos termos do Decreto-Lei 108/95, de 20 de Maio.

(ver documento original)