Regulamento Interno - Estrutura Orgânica
Preâmbulo
As consequentes alterações legislativas e o cumprimento do imperativo legal, obrigam à presente reformulação do sistema organizacional da Comunidade Intermunicipal do Vale do Minho (Vale do Minho - CI). Revestindo assim, cada vez maior importância para o funcionamento e imagem da Vale do Minho - CI a forma como os respectivos serviços desempenham as múltiplas actividades necessárias ao eficaz cumprimento das atribuições da pessoa colectiva. As áreas de actuação da Vale do Minho - CI têm vindo progressivamente a alargar-se, podendo hoje afirmar-se que esta acaba por ser chamada a intervir na totalidade, torna-se, por isso, necessário promover, a reestruturação dos serviços, visando adaptá-los às novas realidades e funções a desenvolver, no intento de aproximar a actividade da Vale do Minho - CI aos anseios e necessidades dos associados a servir, criando capacidades em termos estruturais, ao nível dos equipamentos e dos recursos humanos, para resolver e ultrapassar as solicitações que dia a dia vão aparecendo. Mudanças várias que entretanto ocorreram, tanto no alargamento das áreas de intervenção da Vale do Minho - CI, como nas orientações globais de actuação, justificam a necessidade de uma profunda reestruturação, tanto dos serviços como do quadro de pessoal, é o que se pretende com o presente regulamento se destacar:
A inovação e os seus previsíveis reflexos na qualidade e produtividade dos serviços;
O rigor e eficácia que nestes se pretende introduzir;
A humanização interna da organização;
A personalização das relações com os municípios associados.
Este regulamento tem como lei habilitante a Lei 11/2003, de 13 de Maio, bem como a Lei 23/2004.
Regulamento Interno
CAPÍTULO I
Dos objectivos, princípios e normas de actuação dos serviços
Artigo 1.º
Objectivos
No âmbito das suas actividades, os serviços devem prosseguir, nos termos e nas formas previstas na lei, os seguintes objectivos:
a) Contribuir para a modernização e qualificação dos serviços municipais, dotando-os de uma capacidade de resposta mais ajustada às necessidades e expectativas dos cidadãos/munícipes;
b) Contribuir para o aumento da eficiência na utilização dos recursos à disposição dos municípios e da capacidade de resposta a problemas e necessidades comuns;
c) Promover o desenvolvimento económico, social, cultural e ambiental do Vale do Minho;
d) Aproveitamento racional, eficiente e eficaz dos recursos disponíveis;
e) Dignificação/valorização profissional dos seus funcionários;
f) Promover o prestígio do poder local.
Artigo 2.º
Superintendência
O Conselho Directivo da Vale do Minho - CI exercerá superintendência sobre os serviços, garantindo, através da implementação das medidas que se tornem necessárias, a sua correcta actuação na prossecução dos objectivos enunciados no artigo 1.º, o cumprimento dos princípios referidos no artigo 3.º e promovendo um constante controlo e avaliação de desempenho, bem como a adequação e aperfeiçoamento das estruturas e métodos de trabalho.
Artigo 3.º
Princípios de gestão dos serviços
A gestão dos serviços desenvolve-se no quadro jurídico definido pela lei e orienta-se pelos seguintes princípios:
a) Planificação;
b) Organização;
c) Programação;
d) Controlo;
e) Coordenação;
f) Delegação.
Artigo 4.º
Do planeamento, programação e controlo
a) A actividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, aprovados pelos órgãos da Comunidade, de acordo com os recursos disponíveis, promovendo assim, a melhoria das condições de vida da população e o desenvolvimento económico, social e cultural dos concelhos abrangidos;
b) Os serviços colaboraram com os órgãos da Comunidade, na elaboração dos instrumentos de planeamento e programação, promovendo a recolha e registo de toda a informação que permita não só uma melhor definição de prioridades das acções, bem como uma adequada realização física e financeira, uma vez aprovados, assumem carácter vinculativo;
c) São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os seguintes:
Planos anuais ou plurianuais de actividades;
Orçamentos anuais ou plurianuais;
Relatórios de actividades.
d) Os serviços deverão criar os seus próprios mecanismos de acompanhamento da execução do plano, elaborando relatórios anuais sobre os níveis de execução atingidos, os resultados das acções concluídas e os bloqueamentos constatados.
Artigo 5.º
Da Coordenação
1 - As actividades dos serviços da Comunidade, designadamente no referente à execução de planos, programas e orçamento, são objecto de coordenação permanente, cabendo ao Secretário-Geral coordenar os diferentes responsáveis sectoriais e promover a realização de reuniões de trabalho, de carácter regular, para intercâmbio de informações, consultas mútuas e actuação concertada.
2 - Para efeitos de coordenação, o Secretário-Geral deverá dar conhecimento ao Conselho Directivo das consultas e entendimentos que considerem necessários à obtenção de soluções integradas no âmbito dos objectivos de carácter global ou sectorial, bem como reportar a nível de execução, e metas atingidas.
3 - Os assuntos a serem submetidos à deliberação do Conselho Directivo deverão, sempre que se justifique, ser previamente apreciados entre todos os serviços neles interessados.
Artigo 6.º
Da delegação
1 - A delegação de competências será utilizada como instrumento de desburocratização e racionalização administrativas, no sentido de criar maiores eficácia, eficiência e celeridade nas decisões.
2 - A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.
3 - O Conselho Directivo e o seu presidente podem delegar no Secretário-Geral competências para a prática de actos de administração ordinária.
CAPÍTULO II
Da organização dos serviços
Artigo 7.º
Estrutura
1 - Para a prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos, a Vale do Minho - CI dispõe dos seguintes serviços:
a) Divisão Administrativa e Financeira (DAF);b) Divisão de Planeamento e de Desenvolvimento(DPD);c) Divisão de ApoioàsAutarquias (DAL).
2 - Os serviços referidos no número anterior dependerão hierarquicamente do Conselho Directivo ou, no todo ou em parte, do Secretário-Geral, se nele for delegada essa competência.
3 - O Organograma da Vale do Minho - CI consta do Anexo I.
Artigo 8.º
Competências comuns aos diversos serviços
Constituem competências comuns aos diversos serviços:
a) Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;
b) Colaborar na elaboração dos diversos instrumentos de planeamento, programação e controlo da actividade da Comunidade;
c) Coordenar e dinamizar a actividade das unidades orgânicas, assegurando a atempada execução das tarefas respectivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;
d) Assistir, sempre que for assim determinado, às reuniões da Assembleia Intermunicipal, do Conselho Directivo, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da actividade da Comunidade;
e) Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor;
f) Preparar, quando disso forem incumbidos, as informações, as minutas e outros documentos relativos aos assuntos que careçam de deliberação do Conselho Directivo;
g) Garantir o cumprimento das deliberações do Conselho Directivo, dos despachos do Presidente e das decisões do Secretário Geral, na respectiva área de intervenção;
h) Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;
i) Respeitar a correlação entre o plano de actividades e o orçamento da Comunidade;
j) Zelar pela conservação do equipamento a cargo do serviço;
k) Remeter, ao arquivo geral, no fim de cada ano, os processos e documentos desnecessários ao funcionamento do serviço;
l) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do Presidente do Conselho Directivo ou decisão do Secretário-Geral.
Artigo 9.º
Divisão Administrativa e Financeira
A Divisão Administrativa e Financeira funciona na dependência directa do Secretário Geral, tendo por funções:
No que se refere à área financeira:
a) Promover a arrecadação das receitas e efectuar o pagamento de despesas;
b) Executar os procedimentos relativos à contabilidade da Comunidade, designadamente:
Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade;
Proceder à classificação de documentos;
Participar na organização dos processos inerentes à eficiente execução do orçamento;
Verificar diariamente a exactidão de todas as operações e movimentos de tesouraria;
Controlar permanentemente o movimento de fundos, por intermédio de plano de tesouraria mensal;
Fornecer os elementos estatísticos que forem solicitados pelo órgão gestor ou superior hierárquicos;
Participar na elaboração de documentos de gestão;
Organizar os documentos de prestação de contas e participar na elaboração do relatório de gestão.
No que se refere ao pessoal:
a) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos humanos;
b) Executar os procedimentos administrativos relacionados com recrutamento, provimento, promoção, transferência e cessação de funções de pessoal;
c) Elaborar listas de antiguidades;
d) Efectuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;
e) Colaborar com o Conselho de Directivo no desenvolvimento de processos técnicos e administrativos relativos à notação de pessoal;
f) Proceder ao processamento de vencimentos e remunerações complementares;
g) Assegurar e manter actualizado o cadastro de pessoal;
h) Proceder ao registo e controlo de assiduidade;
i) Instruir os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente abono de família, ADSE, Caixa Geral de Aposentações e Segurança Social; j) Organizar e manter actualizado o seguro de pessoal, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho.
No que se refere ao Património:
a) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis pertença da Comunidade;
b) Proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na Comunidade ou cedidos a outras entidades;
c) Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos actos e operações de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;
d) Organizar e manter actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, se for o caso, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas.
e) Gerir o sistema informático implantado na Associação.
No que se refere ao apoio administrativo:
a) Dar apoio administrativo aos órgãos, ao Secretário-Geral e a todos os serviços da Comunidade;
b) Executar tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;
b) Superintender e assegurar o serviço de telefone.
c) Superintender e assegurar o serviço de limpeza.
Artigo 10.º
Divisão de Planeamento e de Desenvolvimento
Compete à DPD:
a) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;
b) A realização de estudos e avaliações de carências nos domínios do desenvolvimento social, económico e cultural e do ambiente, na área de influência do Vale do Minho;
c) A preparação e realização de projectos e acções de promoção do desenvolvimento económico, social, cultural e ambiental das populações do Vale do Minho;
d) Apoiar os órgãos no acompanhamento e na avaliação de projectos e acções em curso nos municípios associados, que visem ou tenham impacte no desenvolvimento social, económico e cultural e no ambiente dos seus concelhos;
e) A participação, sempre que assim for determinado pelos órgãos, em projectos promovidos por outras entidades, parcerias e outras formas de colaboração em projectos nos domínios do ambiente e do desenvolvimento rural e florestal;
f) Elaboração e criação de projectos intermunicipais, de forma a minimizar assimetrias existentes;
g) Gerir e actualizar a cartografia digital do Vale do Minho e implementar sistemas de informação geográficos;
h) Proceder ao levantamento, previsão, avaliação e prevenção dos riscos colectivos de origem natural;
i) Promover as relações transfronteiriças com a Galiza, dinamizando o intercâmbio e a colaboração na realização de projectos comuns;
j) Promover as relações externas do território do Vale do Minho através do desenvolvimento de projectos de cooperação interregional e transfronteiriça;
k) Organizar e promover a realização de reuniões, conferências ou outros eventos no âmbito das questões europeias;
l) Exercer quaisquer outras tarefas ou funções para as quais se mostre vocacionado no domínio da Cooperação Transnacional;
m) Elaborar propostas e projectos a submeter em candidaturas a fundos comunitários;
n) Organizar e manter actualizada uma base de dados, de informação comunitária.
Artigo 11.º
Divisão de Apoio às Autarquias
Compete à Divisão de Apoio às Autarquias (DAL):
a) Representar e assistir juridicamente a Comunidade prestando consultadoria, bem como orientando quer na elaboração regulamentos administrativos, estatutos, regulamentos e contratos, no interesse da Comunidade bem como dos municípios associados;
b) A preparação e a realização dos projectos e acções de modernização e qualificação dos serviços da Comunidade e dos municípios associados, quando essas acções sejam desenvolvidas pela própria Comunidade;
c) A preparação e realização das acções de formação e qualificação dos recursos humanos de que os municípios associados careçam;
d) Actualizar e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento;
e) Gerir, através dos competentes sectores, o arquivo e o Núcleo de Documentação da Comunidade;
f) Coordenar e desenvolver acções de divulgação de iniciativas, promovendo a imagem da Comunidade;
g) Gerir as relações com os órgãos de comunicação social;
h) Preparar cerimonias protocolares, bem como dar apoio às relações protocolares da Comunidade, por intermédio dos seus órgãos ou membros que estabeleçam com entidades ou organizações externas;
i) Colaborar e promover a realização de reuniões de trabalho, com carácter regular para intercâmbio de informações, consultas mútuas e actuação consultiva para obtenção de melhores níveis de execução de serviços;
j) A gestão de programas e projectos contratualizados com outras entidades;
k) Apoiar tecnicamente os órgãos da Comunidade e dos municípios associados na gestão das participações em empresas, associações ou outras entidades participadas pela Vale do Minho - CI.
CAPÍTULO III
Do quadro de pessoal
Artigo 12.º
Aprovação do quadro de pessoal
1 - A Vale do Minho - CI disporá do quadro de pessoal constante do Anexo II;
2 - A afectação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo Presidente do Conselho Directivo ou pelo Secretário-Geral, se tal competência lhe for delegada, ouvidas as chefias intermédias;
3 - A distribuição e mobilidade do pessoal, dentro de cada unidade orgânica ou serviço, é da competência da respectiva chefia.
Artigo 13.º
Chefia e coordenação
1 - O lugar de chefia será preenchido de acordo com as regras gerais em vigor.
2 - Quando a uma unidade orgânica não corresponda categoria de chefia, competirá a coordenação ao funcionário mais categorizado, ou ao que for, para o efeito, designado pelo imediatamente superior hierárquico.
3 - O pessoal de chefia é responsável perante o Presidente do Conselho Directivo e ou Secretário -Geral pela execução e orientação dos diferentes serviços.
CAPÍTULO IV
Disposições finais
Artigo 14.º
Criação e implementação das unidades orgânicas
Ficam, desde já, criadas todas as unidades orgânicas, constantes do Anexo II, as quais serão instaladas à medida das necessidades e conveniência da Comunidade, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal.
Artigo 15.º
Adaptação
1 - As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente Regulamento serão resolvidas pelo Conselho de Directivo.
2 - Sempre que as circunstâncias o justifiquem, nomeadamente por razões de eficácia, pode o Conselho de Directivo proceder à alteração das competências dos serviços, mediante deliberação devidamente fundamentada.
Artigo 16.º
Entrada em vigor
Este Regulamento entra em vigor a partir da sua publicação no Diário da República, 2ª. série.
25 de Outubro de 2007. - O Presidente do Conselho Directivo, António Rui Esteves Solheiro.
ANEXO I
(ver documento original)
