Despacho 16 171/2007

Por despacho do conselho administrativo de 23 de Maio de 2007, foi homologado o regulamento de utilização dos auditórios, da sala do Senado e do átrio da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa e a tabela de preços, que se publicam em anexo.

23 de Maio de 2007. - O Reitor, António Rendas.

ANEXO

Regulamento de utilização dos auditórios, da sala do Senado e do átrio da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa

I - Princípios gerais

1 - O(s) auditório(s), a sala do Senado e o respectivo átrio da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa (UNL) são espaços destinados à realização de eventos e cerimónias, da Reitoria, das suas unidades orgânicas e de entidades externas à UNL, em regime de aluguer, sempre que solicitados e nas condições deste regulamento.

2 - O(s) auditório(s), a sala do Senado e o átrio não poderão ser cedidos para a realização de actividades julgadas não adequadas às estruturas disponíveis, ou seja, que possam colocar em risco a conservação das instalações e dos materiais ou que violem os princípios pelos quais a UNL se rege.

3 - O aluguer do(s) auditório(s), da sala do Senado e do átrio requer autorização expressa por parte do reitor da UNL, sob proposta do Gabinete de Relações Internacionais e Comunicação (GRIC), que coordenará a organização das iniciativas.

4 - A preparação dos espaços e de acertos técnicos é da responsabilidade da Direcção de Serviços de Construções, Manutenção e Espaços Verdes (DSCMEV).

II - Capacidade

1 - O auditório tem capacidade para um total de 560 lugares, podendo ser dividido em dois auditórios mais pequenos, um com 394 lugares (auditório A) e outro com 166 lugares (auditório B).

2 - Quando aberto, o auditório dispõe de um palco, cujas dimensões são de 17 m x 7 m. Quando dividido, as dimensões do palco de cada auditório são sensivelmente de 17 m x 3,5 m.

3 - As cadeiras do auditório B têm tampo individual, enquanto que as cadeiras do auditório A não possuem este equipamento.

4 - A sala do Senado tem capacidade para cerca de 97 pessoas. No centro da sala existem 5 mesas dispostas em círculo e 25 cadeiras com rodas. Os restantes lugares são constituídos apenas por cadeiras simples (sem rodas, sem tampo e sem mesas).

5 - O equipamento localizado no centro da sala do Senado não pode ser deslocado.

III - Material de apoio

Salas

1 - Cada auditório conta com o apoio de uma régie e ambos dispõem do seguinte equipamento:

Um projector;

Uma tela com 3,9 m x 2,4 m (l x a);

Um púlpito (com microfone);

Diversos microfones de mesa, de mão e de lapela.

2 - A sala do Senado dispõe de:

Um projector;

Uma tela com 2,4 m x 1,8 m (l x a);

Um púlpito (com microfone);

Diversos microfones de mão e de lapela.

3 - Para além deste equipamento, o(s) auditório(s) e a sala do Senado partilham ainda o seguinte equipamento:

Dois computadores portáteis (com Windows e PowerPoint);

Seis monitores que permitem a visualização da projecção na mesa dos oradores;

Um projector pequeno;

Um retroprojector;

Uma tela de projecção pequena;

Um quadro didax.

4 - Sempre que se revele necessário o uso de qualquer dos equipamentos descritos no n.º 3, o requerente deverá assinalá-lo aquando do preenchimento do formulário de consulta/requisição.

5 - O(s) auditório(s) e a sala do Senado dispõem ainda dos seguintes espaços de apoio:

Um bengaleiro;

Duas salas de apoio (apoio 2 e apoio 4), que podem funcionar como sala de informática ou espaços para arrumação de equipamento ou material da organização do evento;

Instalações sanitárias.

6 - Sempre que o requerente pretenda utilizar o bengaleiro, deverá assinalá-lo aquando do preenchimento do formulário de consulta/requisição.

É da responsabilidade do requerente o funcionamento e a guarda do bengaleiro durante o evento, bem como de outros espaços de apoio existentes.

Átrio

1 - Adjacente ao(s) auditório(s) e à sala do Senado existe um átrio de cerca de 490 m2, que poderá ser utilizado como espaço de apoio a qualquer evento, nomeadamente cocktails, portos de honra, exposições ou convívio.

2 - Os cocktails, portos de honra ou serviços de café podem ser servidos pelos Serviços de Acção Social (SAS) da UNL ou por empresas de catering externas. Neste último caso, a empresa prestadora de serviço deverá entrar em contacto com o GRIC.

O valor destes serviços é independente do valor cobrado pela utilização das salas.

3 - O serviço de refeições (almoços ou jantares, ou qualquer serviço que inclua a necessidade de utilização de mesas e cadeiras) será analisado caso a caso e sujeito a custos específicos.

4 - A cantina da Residência Alfredo de Sousa tem capacidade para servir almoços; no entanto, a sua utilização por parte dos organizadores e assistência dos eventos terá de ser sujeita a pedido expresso, para posteriormente ser autorizado e fornecido orçamento. A organização terá de adquirir senhas que permitem o acesso à mesma.

IV - Equipamento de som

1 - O(s) auditório(s) e a sala do Senado estão munidos de equipamento de amplificação e controlo de som. Em cada sala existem vários microfones de mesa, de lapela, de mão e de púlpito (cf. n.os 1 e 2 do n.º III).

O preço do aluguer dos auditórios inclui a utilização de todo o equipamento áudio-visual e da respectiva assistência técnica, que é prestada por um técnico da Reitoria. No caso da sala do Senado, o valor da assistência técnica é adicionado ao do custo de aluguer da sala, conforme a tabela de preços.

2 - É da responsabilidade do requerente providenciar um operador, caso pretenda utilizar os microfones de mão durante o evento.

3 - A gravação vídeo dos eventos ou espectáculos que tenham lugar no(s) auditório(s) e na sala do Senado poderá ser efectuada pelo requerente, a expensas suas, mediante prévia autorização da Reitoria.

4 - A gravação áudio poderá ser efectuada pela Reitoria desde que requerida antecipadamente. Esta gravação processar-se-á apenas através das saídas dos microfones.

5 - A aquisição de cassetes áudio necessárias à gravação é da responsabilidade do requerente.

6 - As salas não estão equipadas com sistema próprio para espectáculos em que seja necessária uma potência eléctrica elevada, quer para iluminação, quer para som.

V - Ligação à Internet

1 - O(s) auditório(s), a sala do Senado, o átrio e as salas de apoio 2 e 4 (no piso 0) têm ligação à Internet com ou sem fios (wireless).

2 - A utilização deste serviço, que será assistido por um técnico do Gabinete de Informática da Reitoria, deverá ser requerida aquando do aluguer das salas. O valor deste serviço está incluído no valor do aluguer das salas.

VI - Exposições

1 - Sempre que um evento inclua a realização de uma exposição paralela, desde que relacionada com o evento, com a entidade organizadora ou com o universo académico, o GRIC deverá ser antecipadamente informado (mínimo de 15 dias) para que sejam asseguradas as melhores condições com vista à sua realização.

2 - A entidade responsável pela exposição deverá apresentar uma proposta que inclua o tema, o tipo de materiais a utilizar, a área necessária, a forma como os materiais irão ser expostos, o período de tempo em que a exposição ficará patente ao público, os dias e as horas de montagem e de desmontagem e outros pormenores que se considerem relevantes para o evento.

3 - A autorização final para a concretização da exposição na Reitoria da UNL cabe ao reitor da UNL.

4 - O átrio da Reitoria é o espaço destinado a receber exposições.

5 - Poderão ser instaladas exposições, independentemente de terem, ou não, um evento associado, desde que se insiram nas condições acima descritas.

6 - Os organizadores das exposições são responsáveis pela montagem e desmontagem de todo o material.

7 - As datas e condições de montagem e desmontagem das exposições são combinadas com o GRIC devendo ser escrupulosamente seguidas.

8 - A necessidade de alteração de algum pormenor terá de ser comunicada ao GRIC com a necessária antecedência.

9 - No fim da utilização dos espaços da Reitoria, o responsável pela exposição deverá deixá-los tal como os encontrou.

VII - Requisição

1 - Os pedidos de aluguer do(s) auditório(s), da sala do Senado e do átrio deverão ser efectuados com pelo menos 15 dias de antecedência e dirigidos ao GRIC da Reitoria.

2 - Do pedido deverão constar todos os elementos inseridos no formulário de consulta/requisição.

3 - Para a preparação de material ou para verificação das condições dos auditórios e sala do Senado, a entidade requerente terá acesso ao local, sempre acompanhado de pessoal da Reitoria, mediante marcação prévia.

4 - Sempre que esteja patente uma exposição no átrio da Reitoria na data em que uma entidade pretenda realizar um evento, esta deverá ser previamente informada.

VIII - Condições gerais de utilização

1 - Na altura do pedido de reserva da sala deverá o requerente informar todo o tipo de equipamento extra que pretende utilizar, declarando-se por ele responsável, desde que não colida com as condições expostas no presente capítulo.

2 - A Reitoria (GRIC) deverá ser informada da identidade e movimentação (entrada ou saída) de pessoas ligadas à organização dos eventos.

3 - Os utentes do(s) auditório(s), da sala do Senado e dos demais espaços devem utilizar correctamente as instalações, bem como os materiais colocados à sua disposição.

4 - A entidade a quem foi cedida a utilização do(s) auditório(s) e da sala do Senado, quer seja interna ou externa à UNL, não poderá alterar a disposição do mobiliário ou equipamento existente no(s) auditório(s), na sala do Senado e no átrio.

5 - Caso seja previamente requerida, poderá ser autorizada a deslocação desse mesmo mobiliário (mesas e cadeiras para apoio ao evento), exceptuando o mobiliário central da sala do Senado. Cabe à entidade promotora do evento essa movimentação e a sua colocação nos devidos locais no fim da utilização dos espaços.

6 - A elaboração e colocação de cartazes e outro tipo de informação de divulgação é da responsabilidade da entidade organizadora do evento, mas a sua afixação deverá ser previamente autorizada.

7 - As paredes dos espaços, incluindo as do átrio, só poderão servir de suporte a objectos (posters, etc.) quando for utilizado material colante que não fira a tinta ou danifique de qualquer modo as paredes. No entanto, essa operação deverá ser sujeita a autorização.

8 - A Reitoria é apenas responsável pela preparação da mesa da conferência (mesas, cadeiras, microfones, águas e copos). Tudo o resto, como por exemplo flores, é da responsabilidade da entidade organizadora.

9 - A entidade requisitante deverá deixar as instalações e equipamentos exactamente como os encontrou. Caso contrário, poderá vir a ser responsabilizada por qualquer dano causado nas instalações e ou nos equipamentos que lhe tenham sido disponibilizados.

10 - As reparações que tenham de ser efectuadas na sequência de danos causados nos espaços, ou em qualquer peça de mobiliário e equipamentos, serão facturadas às entidades requerentes.

11 - A mesma entidade é igualmente responsável pela manutenção da ordem nos espaços por si requisitados, sendo proibido comer, beber ou fumar no interior das salas.

12 - Não será admitida a entrada a participantes em número superior ao da capacidade da sala alugada, significando isso que os vigilantes e o pessoal em serviço terão autoridade suficiente para limitar o acesso.

IX - Parque de estacionamento

1 - A Reitoria dispõe de um parque de estacionamento, mas durante os períodos da manhã e da tarde dos dias úteis apenas poderá ser garantido espaço de estacionamento do piso - 2, com capacidade para 40 lugares. Caso este esteja já ocupado, o estacionamento no Campus só poderá ser garantido aos organizadores do evento (no máximo de 10 lugares), mediante a apresentação prévia de uma lista, o que deve ser requerido com a antecedência mínima de três dias.

2 - Os participantes terão livre acesso ao parque exterior até ao limite dos lugares disponíveis, sem custos adicionais.

X - Custos de utilização

1 - Os valores dos custos de utilização poderão ser conhecidos através de contacto directo com o GRIC.

2 - Os valores dos custos de utilização a aplicar a cada evento são os constantes da tabela, que à data da confirmação, por parte da UNL, estiver em vigor.

Tabela de aluguer de auditórios, sala do Senado e átrio da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa

(ver documento original)

Notas

Quando o período de utilização das salas for igual ou inferior a meio dia, serão debitados 50% do respectivo valor diário da tabela.

Preparação dos espaços:

Se a preparação não ultrapassar meio dia - sem custos adicionais;

Se ultrapassar meio dia - será sujeito a análise e orçamento, de acordo com as necessidades.

A todos os valores acima referidos será acrescido IVA à taxa legal em vigor.