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Portaria 545/87, de 2 de Julho

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Sumário

Aprova o Regulamento da Conservação Arquivística do Departamento Central de Planeamento.

Texto do documento

Portaria 545/87
de 2 de Julho
O Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, permitiu a fixação, por portaria, de prazos mínimos de conservação de documentos em arquivo, bem como a microfilmagem e consequente destruição desses documentos antes do decurso dos respectivos prazos de conservação.

De acordo com os objectivos que lhe são subjacentes, a microfilmagem e destruição de originais em arquivo no Departamento Central de Planeamento possibilitaria um melhor aproveitamento do espaço disponível nas instalações que lhe estão afectas.

Nestes termos, ao abrigo do disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei 29/72:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado do Planeamento e Desenvolvimento Regional, aprovar o seguinte:

REGULAMENTO DA CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO DEPARTAMENTO CENTRAL DE PLANEAMENTO
1.º
Âmbito de aplicação
Este Regulamento é aplicável ao Departamento Central de Planeamento (DCP).
2.º
Prazo de conservação de documentos
1 - Os prazos mínimos de conservação de documentos são os que constam do presente Regulamento, ressalvando, contudo, o que estiver fixado por legislação especial.

2 - Os documentos de conservação indefinida deverão, decorrido o prazo de 30 anos, ser apreciados por uma comissão de três funcionários, nomeados por despacho ministerial, que avaliará os que, pelo seu interesse, deverão ser conservados permanentemente.

3.º
Documentos de interesse histórico
1 - Os documentos considerados de interesse histórico deverão ser conservados na forma original, mesmo quando se decida a sua microfilmagem.

2 - Em casos de dúvida quanto ao interesse histórico dos documentos mencionados no número anterior, deverá ser consultado o Instituto Português do Património Cultural (IPPC), criado pelo Decreto Regulamentar 34/80, de 2 de Agosto.

4.º
Documentação de conservação indefinida
1 - Consideram-se de conservação indefinida os seguintes documentos:
a) Estudos de planeamento, programas aprovados e relatórios de execução respectiva;

b) Estatísticas fundamentais para o planeamento e gestão dos serviços quando não publicadas;

c) Documentos básicos relativos à criação, estrutura ou alteração do DCP;
d) Documentos relativos às grandes linhas de política prosseguida pelo DCP nos sectores de actividade que lhe estão adstritos:

Estudos prévios e relatórios;
Versões sucessivas dos diplomas fundamentais e suas interpretações;
Arquivo do Conselho de Ministros para os Assuntos Económicos;
Documentos referentes à preparação do plano anual e do plano de médio prazo;
Processos específicos do PIDDAC e do PISEE;
Processos relacionados com os incentivos ao investimento;
Documentos sobre política regional;
Documentos sobre integração europeia;
Documentos sobre análise e acompanhamento da conjuntura nacional e internacional;

Todas as unidades arquivísticas organizadas com base no assunto tratado ou na entidade que lhes deu origem, a partir do ano em que os assuntos respectivos obtivessem resolução final e depois de aliviados dos documentos de mero expediente;

e) Documentos respeitantes às funções específicas do DCP nos seus aspectos basilares, tais como:

Regulamentos internos;
Relatórios sobre tarefas fundamentais realizadas;
f) Documentos relativos às funções não específicas e fundamentais dos serviços, tais como:

Orçamentos (projecto, versão definitiva, alterações);
Livros de contas correntes com as dotações orçamentais;
Livros de registo diário de facturas e outros documentos de despesa;
Mapas de Conta Geral do Estado;
Fichas individuais, biográficas e de vencimentos e outros abonos a pessoal do quadro ou não;

Folhas de vencimento, salários ou gratificações e outros documentos afins (até à aposentação ou morte de todos os funcionários neles inscritos);

Guias de reposição e de depósito;
Processos individuais dos servidores;
Fichas de cadastro de pessoal;
Documentos definidores da organização arquivística dos serviços ao longo de toda a sua existência.

2 - Os documentos de conservação indefinida, ao fim de 30 anos, e ouvida a comissão, serão enviados ao arquivo erudito a criar no DCP, se considerados de interesse histórico, e inutilizados, em caso contrário.

5.º
Documentos que podem ser inutilizados após curto prazo
Podem ser inutilizados os documentos seguintes, após os prazos mínimos que se indicam:

a) Vinte anos a partir do ano em que os assuntos respectivos obtiverem resolução final ou, quando não sujeitos a resolução final, a partir do ano de realização da actividade respectiva, tais como:

Informações;
Processos de contencioso;
Recursos contenciosos ou hierárquicos;
Processos de sindicância e de inquérito aos serviços;
Documentação relativa ao sistema de classificação de serviço;
Instrumentos de pesquisa dos arquivos próprios, designadamente inventário, catálogo e índice ou, na sua falta, sucessivamente, fichas de registo de documentação por assuntos ou livros ou fichas de registo de entrada de correspondência e copiadores de correspondência expedida;

Processos relativos a concurso de admissão e promoção de pessoal e respectivas provas práticas, com excepção dos trabalhos originais, que deverão ser conservados no Serviço de Biblioteca;

Registo das folhas e das respectivas autorizações de pagamento;
Notas de lançamento e extractos enviados por entidades bancárias;
Ordens de recebimento;
Ordens de pagamento por transferência bancária;
Folhas de despesa com material e serviços, incluindo por conta do Fundo Permanente;

Folhas de ajudas de custo;
Folhas de horas extraordinárias;
Processos do Grupo de Fomento de Substituição de Importações;
Documentos do Fundo de Fomento Nacional;
Documentos com origem no antigo Fundo de Melhoramentos Rurais, que incluem mapas enviados pelas câmaras municipais;

Posse dos presidentes das comissões de planeamento;
Transferências financeiras para as juntas distritais;
b) Dez anos a partir do ano em que findou o tratamento administrativo ou técnico dos documentos, integrados ou não em processos, de entre os quais:

Documentos referentes a aquisição ou a fornecimento de bens e serviços por entidades estranhas ao Departamento (a partir da sua liquidação);

Pareceres de contencioso;
Registo de guias de depósito e reposição;
Processos relacionados com as representações em organizações internacionais;
Lista de antiguidades;
Fundos permanentes;
c) Cinco anos a partir do ano em que findou o tratamento administrativo ou técnico dos documentos, integrados ou não em copiadores ou processos, de entre os quais:

Copiadores de requerimentos de certidões e expediente subsequente;
Livros ou fichas de ponto (após a publicação da lista de antiguidade definitiva);

Copiadores de expediente relacionado com acidentes em serviço;
Protocolos de entrega de correspondência;
Livros de balancete;
Boletins diários e mapas mensais de controle da gestão das viaturas;
Pedidos de antecipação de duodécimos;
Processos da ADSE;
Contratos de assistência, aluguer e aquisição de serviços (após o seu termino ou rescisão);

Processos relacionados com as representações em comissões e grupos de trabalho;

Processos referentes a acções no âmbito de cooperação bilateral;
Processos referentes a programas e acções de formação;
Mapas de assiduidade e fichas de ponto;
Processos relacionados com os Serviços Sociais da Presidência do Conselho de Ministros.

6.º
Documentos que podem ser inutilizados com prévia microfilmagem
1 - Por necessidade de espaço, os documentos referidos no artigo precedente poderão ser inutilizados antes dos prazos indicados, contanto que sejam microfilmados.

2 - Deve ser dada prioridade à microfilmagem de documentos de maior prazo de conservação e mais volumosos.

3 - A microfilmagem dos documentos implica as operações seguintes:
a) Selecção da documentação;
b) Preparação dos originais a microfilmar;
c) Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;

d) Microfilmagem propriamente dita e revelação;
e) Conferência do microfilme com o original, no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que a fotografia se encontra em boas condições técnicas;

f) Identificação das microcópias;
g) Descrição e armazenamento das microcópias.
4 - A autenticidade das microcópias, quer no que respeita a cada uma em si própria, quer em relação ao conjunto de documentos de cada unidade arquivística, é garantida por:

a) Um termo de abertura e outro de encerramento, visados pelo responsável pelo serviço, que serão microfilmados, respectivamente, no início e no fim do filme correspondente;

b) Uma lista de verificação das microcópias de cada unidade arquivística, donde conste o número, o conteúdo, a exactidão com o original e se existem ou não cortes ou emendas no filme, garantida por declaração assinada pelo conferente responsável pela autenticidade.

5 - Os responsáveis pelas operações de microfilmagem e segurança de documentos cuja inutilização seja permitida serão designados pelo director-geral.

6 - A microfilmagem será realizada quando o director-geral a considere justificada económica e funcionalmente e ou sob proposta dos directores de serviços.

7.º
Documentos de inutilização imediata
Podem ser inutilizados, logo após o seu conhecimento ou depois do expediente que originem, os documentos de interesse efémero e diminuto, tais como:

a) Recortes de publicações periódicas de informação geral, quando não dêem origem a actuação administrativa;

b) Notas de simples conhecimento, tais como cartas, postais, ofícios e comunicações;

c) Pedidos de informação e respectivas respostas, quando não requeiram qualquer acção ou decisão consequente;

d) Correspondência referente a convites;
e) Comunicados e notas de actividades públicas e privadas recebidos para simples conhecimento ocasional;

f) Recordatórias a que foi dado cumprimento.
Secretaria de Estado do Planeamento e Desenvolvimento Regional.
Assinada em 27 de Maio de 1987.
O Secretário de Estado do Planeamento e Desenvolvimento Regional, José Albino da Silva Peneda.

Anexos

  • Extracto do Diário da República original: https://dre.tretas.org/dre/158203.dre.pdf .

Ligações deste documento

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

  • Tem documento Em vigor 1972-01-24 - Decreto-Lei 29/72 - Presidência do Conselho - Secretaria-Geral

    Torna extensivo à generalidade dos serviços de natureza pública, estabelecendo as normas para a sua uniformização, o uso da microfilmagem dos documentos em arquivo, com a consequente inutilização dos respectivos originais.

  • Tem documento Em vigor 1980-08-02 - Decreto Regulamentar 34/80 - Presidência do Conselho de Ministros - Secretaria de Estado da Cultura

    Aprova a Lei Orgânica do Instituto Português do Património Cultural.

Aviso

NOTA IMPORTANTE - a consulta deste documento não substitui a leitura do Diário da República correspondente. Não nos responsabilizamos por quaisquer incorrecções produzidas na transcrição do original para este formato.

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