Sob proposta do conselho directivo do Instituto de Higiene e Medicina Tropical e colhido parecer da secção permanente do senado, nos termos previstos no artigo 35.º, n.º 2, dos Estatutos da Universidade Nova de Lisboa (Despacho Normativo 35/2001, de 28 de Agosto) e do artigo 26.º dos Estatutos do Instituto de Higiene e Medicina Tropical, foi homologado, por despacho reitoral de 21 de Setembro de 2006, o regulamento dos serviços de apoio do Instituto de Higiene e Medicina Tropical da Universidade Nova de Lisboa, que vai publicado em anexo ao presente regulamento.
2 de Outubro de 2006. - O Reitor, Leopoldo Guimarães.
Regulamento dos Serviços de Apoio do Instituto de Higiene e Medicina Tropical
1 - De acordo com a alínea e) do n.º 1 do artigo 15.º dos Estatutos do Instituto de Higiene e Medicina Tropical, adiante designado por IHMT, o director coordena superiormente os serviços de apoio da instituição.
2 - São serviços de apoio do IHMT:
a) Os Serviços Administrativos e Financeiros;
b) A Divisão Académica;
c) O Biotério;
d) Os Serviços de Documentação e Informação Científica (SDIC);
e) O Gabinete de Informática;
f) Os Serviços Técnicos e Oficinais;
g) O Museu.
3 - Os Serviços Administrativos e Financeiros são dirigidos pelo secretário executivo do IHMT e compreendem a Divisão de Gestão de Recursos Humanos e a Direcção de Serviços de Gestão Financeira e Patrimonial.
3.1 - A Divisão de Gestão de Recursos Humanos é dirigida por um chefe de divisão, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo, assegurar e coordenar as áreas dos recursos humanos e do expediente, nomeadamente:
a) Instruir, organizar e movimentar os processos relativos ao pessoal;
b) Instruir, organizar e movimentar os processos dos bolseiros de investigação científica, apoiando os docentes e investigadores nos procedimentos de selecção;
c) Assegurar a gestão do quadro de pessoal;
d) Organizar e manter actualizado o cadastro de pessoal;
e) Organizar e manter actualizado o cadastro dos demais colaboradores do IHMT;
f) Processar os abonos devidos ao pessoal;
g) Processar as prestações devidas aos bolseiros de investigação científica;
h) Divulgar externamente as oportunidades de candidatura a bolsas de investigação científica oferecidas pelo IHMT;
i) Divulgar internamente as oportunidades de candidatura a bolsas de investigação científica oferecidas por outras instituições;
j) Assegurar as competências conferidas ao Núcleo do Bolseiro, previsto no artigo 15.º do Estatuto do Bolseiro de Investigação, aprovado pela Lei 40/2004, de 18 de Agosto, e publicado em anexo à mesma;
k) Elaborar os mapas de férias, faltas e licenças;
l) Velar pelo cumprimento do regulamento do horário;
m) Assegurar a candidatura do pessoal às acções de formação profissional;
n) Assegurar o expediente geral;
o) Assegurar a gestão do arquivo, organizando os processos e mantendo-os actualizados;
p) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.
3.2 - A Direcção de Serviços de Gestão Financeira e Patrimonial é dirigida por um director de serviços, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo, assegurar e coordenar as áreas económico-financeira, patrimonial, de aprovisionamento e de gestão administrativa e financeira dos projectos de investigação científica e compreende a Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial, o Gabinete de Apoio a Projectos e a Tesouraria.
3.2.1 - A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial é dirigida por um chefe de divisão, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:
a) Elaborar a proposta de orçamento e proceder ao seu acompanhamento e controlo;
b) Emitir e processar as requisições de fundos;
c) Emitir e processar as facturas respeitantes aos serviços prestados pelo IHMT e assegurar a sua boa cobrança;
d) Processar as folhas de vencimentos e demais abonos devidos ao pessoal;
e) Processar as facturas respeitantes às aquisições de bens e serviços adquiridos pelo IHMT e emitir as respectivas ordens de pagamento dadas pelo conselho administrativo;
f) Proceder à conciliação bancária;
g) Elaborar as contas de gerência;
h) Apoiar o conselho administrativo no exercício das suas competências;
i) Assegurar as aquisições de bens e serviços necessários ao bom funcionamento do IHMT, nomeadamente através do lançamento dos procedimentos que para tal se venham a revelar legalmente exigíveis;
j) Emitir as requisições aos fornecedores dos bens e serviços que se revelem necessários;
k) Apoiar os demais serviços do IHMT, mantendo-os informados sobre a satisfação dos seus pedidos;
l) Manter em armazém o material de uso geral;
m) Proceder à recepção de todo o material encomendado pelo IHMT e assegurar a sua entrega aos serviços e unidades;
n) Organizar e manter actualizados o cadastro e o inventário dos bens do IHMT;
o) Gerir o património do IHMT e velar pela sua conservação e segurança, promovendo a sua manutenção e as reparações necessárias;
p) Velar pelo bom funcionamento da central telefónica;
q) Assegurar os serviços de manutenção geral, nomeadamente a vigilância e a limpeza das instalações;
r) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.
3.2.2 - O Gabinete de Apoio a Projectos é dirigido por um chefe de divisão, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:
a) Divulgar internamente as oportunidades de candidatura a concursos de financiamento de projectos de investigação, da responsabilidade de instituições nacionais e estrangeiras;
b) Organizar e manter actualizado o ficheiro dos projectos de investigação do IHMT;
c) Apoiar os docentes e investigadores do IHMT na formulação e na apresentação de candidaturas a financiamentos externos;
d) Apoiar os docentes e investigadores do IHMT no acompanhamento da execução dos projectos de investigação;
e) Apoiar os docentes e investigadores do IHMT na apresentação de relatórios de financiamentos junto das entidades financiadoras;
f) Assegurar a transmissão da informação junto dos demais serviços do IHMT, que se revele necessária à boa execução dos projectos de investigação;
g) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.
3.2.3 - Compete à Tesouraria do IHMT:
a) Dar entrada de todas as receitas;
b) Efectuar o depósito regular de todas as receitas cobradas ao balcão;
c) Assegurar os pagamentos previamente autorizados pelo conselho administrativo;
d) Elaborar as guias de entrega ao Estado e outras entidades das importâncias e descontos que lhes sejam devidos;
e) Registar a liquidação dos meios de pagamentos emitidos;
f) Assegurar a gestão do fundo de maneio;
g) Elaborar regularmente a informação necessária ao acompanhamento, pelo conselho administrativo, dos fluxos financeiros do IHMT, nomeadamente através da feitura dos mapas legalmente exigidos.
3.2.3.1 - Por despacho do director, sob proposta do director de serviços de Gestão Financeira e Patrimonial, será designado o funcionário que substitui o tesoureiro nas suas faltas e impedimentos.
4 - A Divisão Académica funciona na dependência directa do director e é dirigida por um chefe de divisão, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe venham a ser conferidas pelo conselho directivo:
a) Apoiar e secretariar o coordenador pedagógico, bem como as diferentes comissões pedagógicas;
b) Apoiar o conselho científico nos processos de candidatura a doutoramento, assegurando a respectiva matrícula;
c) Apoiar os alunos no que respeita à candidatura, ingresso e frequência dos cursos do IHMT;
d) Apoiar os alunos deslocados, nomeadamente estabelecendo contactos com as entidades competentes em matéria de acção social escolar;
e) Promover a divulgação dos cursos do IHMT;
f) Conceber e propor acções e instrumentos de imagem interna e externa do IHMT, nomeadamente:
i) Produção de brochuras e outros materiais para cursos, conferências, eventos científicos e serviços;
ii) Relatórios anuais e outros;
g) Organizar e manter actualizado o ficheiro dos alunos, doutorandos e estagiários do IHMT;
h) Organizar e manter actualizado o ficheiro dos antigos alunos e desenvolver acções que promovam a sua ligação com o IHMT;
i) Realizar actividades de apoio ao ensino e à investigação, nomeadamente:
i) Executar os trabalhos de artes gráficas necessários à ilustração de trabalhos científicos, publicações e relatórios, com relevância para a actividade docente;
ii) Velar pela conservação e actualização do equipamento áudio-visual, assegurando a sua racional e eficiente utilização, em articulação com a informática;
iii) Documentar por vídeo, filmagem ou fotografia os acontecimentos relevantes do IHMT, mantendo em arquivo essa informação e velando pela sua conservação;
iv) Assegurar o fornecimento de cópias de trabalhos pedidas pelos diferentes serviços e unidades do IHMT;
v) Assegurar a racional utilização das instalações afectas ao ensino, providenciando a sua manutenção, em articulação com a DSGFP;
j) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.
5 - O Biotério funciona na dependência directa do director, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:
a) A criação e manutenção de animais de laboratório;
b) A manutenção dos animais em experiência pelas unidades de ensino e investigação;
c) Assegurar o aprovisionamento dos equipamentos e dos meios necessários às operações referidas nas alíneas a) e b);
d) Assegurar o cumprimento das normas legais em vigor sobre criação e manutenção de animais para experiências em laboratório, bem como das normas da autoridade nacional em biotérios;
e) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.
5.1 - O funcionamento do Biotério é objecto de regulamento interno aprovado pelo conselho directivo.
5.2 - Até 60 dias após a entrada em vigor do presente regulamento, será aprovado o novo regulamento do Biotério.
5.3 - Junto do Biotério funciona uma comissão consultiva do director, composta por dois doutores, designados pelo conselho científico, que tem como atribuições apoiar e articular a adequação das competências do Biotério e dos utilizadores.
6 - Os Serviços de Documentação e Informação Científica funcionam na dependência directa do director, competindo-lhes, para além de outras competências que lhe sejam atribuídas pelo conselho directivo:
a) Identificar as aquisições de livros e revistas necessárias à sua permanente actualização;
b) Promover a aquisição das espécies bibliográficas propostas pelos diferentes serviços e unidades de ensino e investigação, assegurando a sua permanente localização, de forma a garantir a sua disponibilidade, para consulta;
c) Proceder ao tratamento biblioteconómico das espécies bibliográficas e assegurar a sua consulta, sempre que solicitada;
d) Assegurar um serviço de cooperação com outras bibliotecas e serviços afins, nacionais e estrangeiros de forma a garantir a partilha e a optimização dos recursos;
e) Atender e orientar os utilizadores;
f) Assegurar o fornecimento de cópias pedidas pelos utentes, quer de espécies existentes, quer através da sua obtenção junto de outras bibliotecas e serviços afins;
g) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.
6.1 - Junto dos SDIC funciona uma comissão consultiva do director, composta por três membros do conselho científico, designados por este órgão, que tem como atribuições propor e ser ouvida sobre o sistema de documentação e informação científica disponível no IHMT.
7 - O Gabinete de Informática funciona na dependência directa do director, competindo-lhe, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:
a) Apoiar a instalação e o funcionamento das redes internas;
b) Manter actualizada a intranet do IHMT;
c) Velar pela segurança das redes internas e da intranet do IHMT;
d) Construir e manter actualizada a página do IHMT na Internet;
e) Apoiar os utilizadores da rede informática do IHMT;
f) Dar parecer sobre a aquisição de equipamento de informática;
g) Dar parecer sobre a aquisição de serviços externos de manutenção e reparação de equipamentos de informática;
h) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência.
8 - Os Serviços Técnicos e Oficinais funcionam na dependência directa do director, competindo-lhes, para além de outras atribuições que lhe sejam cometidas pelo conselho directivo:
a) Velar pelo bom estado de conservação das instalações e do equipamento básico, promovendo o levantamento periódico das reparações necessárias, em articulação com a Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial;
b) Executar as reparações e operações de manutenção periódica;
c) Acompanhar as obras e reparações efectuadas nos edifícios e equipamento básico do IHMT por entidades externas e estabelecer os contactos com os seus representantes.
9 - Compete ao Museu, para além de outras atribuições que lhe venham a ser conferidas pelo conselho directivo, aquando da sua activação:
a) Catalogar, preservar e expor o espólio museológico do IHMT;
b) Organizar exposições temporárias ou permanentes sobre temas da medicina tropical.
