Despacho 1890/2006 (2.ª série). - Por despacho reitoral de 20 de Dezembro de 2005, foi homologado o regulamento de utilização dos auditórios, da sala do senado e do átrio da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa e a tabela de preços, que se publica em anexo:

Regulamento de utilização dos auditórios, da sala do senado e do átrio da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa

I

Princípios gerais

1 - Os auditórios, a sala do senado e o respectivo átrio da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa (UNL) são espaços destinados à realização de eventos e cerimónias da Reitoria e suas unidades orgânicas e de entidades externas à UNL, em regime de aluguer, sempre que solicitados e nas condições deste regulamento.

2 - Os auditórios, a sala do senado e o átrio não poderão ser cedidos para a realização de actividades julgadas não adequadas às estruturas disponíveis, ou seja, que possam colocar em risco a conservação das instalações e dos materiais ou que violem os princípios pelos quais a UNL se rege.

3 - O aluguer dos auditórios, da sala do senado e do átrio requer autorização expressa por parte do reitor da UNL, sob proposta do Gabinete de Relações Internacionais e Comunicação (GRIC), que se encarrega do primeiro contacto.

4 - A preparação dos espaços e de acertos técnicos é da responsabilidade da Direcção de Serviços de Construções, Manutenção e Espaços Verdes (DSCMEV).

II

Capacidade

1 - O auditório tem capacidade para um total de 560 lugares, podendo ser dividido em dois auditórios mais pequenos, um com 394 lugares (auditório A) e outro com 166 lugares (auditório B).

2 - Quando aberto, o auditório dispõe de um palco cujas dimensões são de 17 mx7 m. Quando divididos, as dimensões do palco de cada um são, sensivelmente, de 17 mx3,5 m.

3 - As cadeiras do auditório B têm tampo individual, enquanto as cadeiras do auditório A não possuem este equipamento.

4 - A sala do senado tem capacidade para cerca de 97 pessoas. No centro da sala existem cinco mesas dispostas em círculo e 25 cadeiras com rodas. Os restantes lugares são constituídos apenas por cadeiras simples (sem rodas, sem tampo e sem mesas).

5 - É expressamente proibido mover o equipamento ou alterar a configuração do centro da sala do senado. Quanto ao restante material da sala, a sua movimentação requer autorização prévia da Reitoria (DSCMEV).

III

Material de apoio

Salas:

1 - Cada auditório conta com o apoio de uma régie e ambos dispõem do seguinte equipamento:

Um projector;

Uma tela com 3,90 mx2,40 m (1xa);

Um púlpito (com microfone);

Diversos microfones de mesa, de mão e de lapela.

2 - A sala do senado dispõe de:

Um projector;

Uma tela com 2,40 mx1,80 m (1xa):

Um púlpito (com microfone);

Diversos microfones de mão e de lapela.

3 - Para além deste equipamento, os auditórios e a sala do senado partilham ainda o seguinte equipamento:

Dois computadores portáteis (com Windows e PowerPoint);

Seis monitores que permitem a visualização da projecção na mesa dos oradores;

Um projector pequeno;

Um retroprojector;

Uma tela de projecção pequena;

Um quadro didax.

4 - Sempre que se revele necessário o uso de qualquer dos equipamentos descritos no n.º 3, o requerente deverá assinalá-lo aquando do preenchimento do formulário de consulta/requisição.

5 - Os auditórios e a sala do senado dispõem ainda dos seguintes espaços de apoio:

Um bengaleiro;

Uma sala de apoio (apoio 2) - pode funcionar como sala de informática, arrumação de equipamento ou material da organização do evento;

Instalações sanitárias;

Serviço de apoio a comunicações, que inclui fotocopiadora, fax e telefone.

6 - Sempre que o requerente pretenda utilizar o bengaleiro, deverá assinalá-lo aquando do preenchimento do formulário de consulta/requisição.

É da responsabilidade do requerente o funcionamento e guarda do bengaleiro durante o evento, bem como de outros espaços de apoio existentes.

7 - A necessidade de utilização dos serviços de fotocópias, fax e telefone deverá ser informada à DSCMEV antecipadamente (no mínimo de cinco dias), para que sejam analisadas as condições de utilização. No que se refere a fotocópias, apenas se encontram disponíveis a preto e branco e no formato A4. Será debitado o valor de Euro 0,05 por cópia.

Na utilização de telefone e ou fax será cobrada a tarifa referente ao custo de chamada.

Átrio:

1 - Adjacente aos auditórios e à sala do senado existe um átrio de cerca de 490 m2, que poderá ser utilizado como espaço de apoio a qualquer evento, nomeadamente para cocktails, portos de honra, exposições ou convívio.

2 - Os cocktails, portos de honra ou serviços de café são sempre servidos pelos Serviços de Acção Social (SAS) da UNL. Para a definição das ementas detalhadas destes serviços, deverá ser contactada a DSCMEV para o efeito. O valor destes serviços é independente do valor cobrado pela utilização das salas.

3 - Não está autorizado o serviço de refeições (almoços ou jantares ou qualquer serviço que inclua a necessidade de utilização de mesas e cadeiras) nestes espaços do edifício da Reitoria.

IV

Equipamento de som

1 - Os auditórios e a sala do senado estão munidos de equipamento de amplificação e controlo de som. Em cada sala existem vários microfones de mesa, de lapela, de mão e de púlpito (cf. n.os 1, 2 e 3 do n.º III). O preço do aluguer dos auditórios inclui a utilização de todo o equipamento áudio-visual e da respectiva assistência técnica, que é prestada por um técnico da Reitoria. No caso da sala do senado, o valor da assistência técnica é adicionado ao do custo de aluguer da sala, conforme a tabela de preços.

2 - É da responsabilidade do requerente providenciar um operador caso pretenda utilizar os microfones de mão durante o evento.

3 - A gravação vídeo dos eventos ou espectáculos que tenham lugar nos auditórios e na sala do senado poderá ser efectuada pelo requerente, a expensas suas, mediante prévia autorização da Reitoria.

4 - A gravação áudio poderá ser efectuada pela Reitoria desde que requerida antecipadamente. Esta gravação processar-se-á apenas através das saídas dos microfones.

5 - A aquisição de cassetes áudio necessárias à gravação é da responsabilidade do requerente.

6 - As salas não estão equipadas com sistema próprio para espectáculos em que seja necessária uma potência eléctrica elevada, quer para iluminação quer para som.

V

Ligação à Internet

1 - Os auditórios, a sala do senado, o átrio e a sala de apoio 2 (no piso 0) têm ligação à Internet com ou sem fios (wireless).

2 - A utilização deste serviço, que será assistido por um técnico do Gabinete de Informática da Reitoria, deverá ser requerida aquando do aluguer das salas. O valor deste serviço está incluído no valor de aluguer das salas.

VI

Exposições

1 - Sempre que um evento inclua a realização de uma exposição paralela, desde que relacionada com o evento, com a entidade organizadora ou com o universo académico, a DSCMEV deverá ser antecipadamente informada (no mínimo de 20 dias), para que sejam asseguradas as melhores condições para a sua realização.

2 - A entidade responsável pela exposição deverá apresentar uma proposta que inclua o tema, o tipo de materiais a utilizar, o espaço necessário, a forma como os materiais irão ser expostos, o período de tempo em que a exposição ficará patente ao público, dias e horas de montagem e de desmontagem e outros pormenores que se considerem relevantes para o evento.

3 - A autorização final para a concretização da exposição na Reitoria da UNL cabe ao reitor da UNL.

4 - O átrio da Reitoria é o espaço destinado a receber exposições.

5 - Poderão ser instaladas exposições, independentemente de terem ou não um evento associado, desde que se insiram nas condições descritas acima.

6 - Os organizadores das exposições são responsáveis pela montagem e desmontagem de todo o material.

7 - As datas e condições de montagem e desmontagem das exposições são combinadas com a DSCMEV e terão de ser escrupulosamente seguidas.

8 - A necessidade de alteração de algum pormenor terá de ser comunicada com a necessária antecedência à DSCMEV.

9 - Para a afixação de materiais, o átrio possui uma parede falsa com as dimensões de 17 m x 3 m. Não está autorizada a afixação de materiais nas demais paredes do edifício da Reitoria.

10 - De modo a preservar a parede falsa, não está autorizada a aplicação directa de colas na parede. A necessidade de colagem de materiais na parede falsa terá de ser antecipadamente informada à DSCMEV e os métodos de colagem serão discutidos caso a caso.

11 - No fim da utilização dos espaços da Reitoria, o responsável pela exposição deverá deixá-los tal como os encontrou.

VII

Requisição

1 - Os pedidos de aluguer dos auditórios, da sala do senado e do átrio deverão ser efectuados com pelo menos 20 dias de antecedência e dirigidos ao GRIC da Reitoria.

2 - Do pedido deverão constar todos os elementos inseridos na ficha de requisição (anexa a este regulamento de utilização).

3 - O aluguer simultâneo dos espaços está impreterivelmente sujeito à apreciação do reitor da UNL e dependente de disponibilidade dos espaços pretendidos.

Para a utilização simultânea dos dois auditórios, a confirmação do pedido final deve ser feito com pelo menos um mês de antecedência.

4 - Para a preparação de material ou para verificação das condições do auditório, a entidade requerente terá acesso ao local, sempre acompanhada de pessoal da Reitoria (DSCMEV), mediante marcação prévia.

5 - Sempre que esteja patente uma exposição no átrio da Reitoria na data em que uma entidade pretenda realizar um evento, esta deverá ser previamente informada.

6 - Em cada ano, haverá dois períodos, a definir pela DSCMEV, em que não será possível alugar os espaços do auditório para manutenção dos mesmos.

VIII

Condições gerais de utilização

1 - Na altura do pedido de reserva da sala, deverá o requerente informar todo o tipo de equipamento extra que pretende utilizar, declarando-se seu responsável, desde que não colida com as condições expostas no presente capítulo.

2 - A Reitoria (DSCMEV) deverá ser informada de identidade e movimentação (entrada ou saída) de pessoas ligadas à organização dos eventos.

3 - Os utentes dos auditórios, da sala do senado e dos demais espaços devem utilizar as instalações e os materiais colocados à sua disposição com correcção.

4 - A entidade a quem foi cedida a utilização dos auditórios e da sala do senado, quer seja interna quer seja externa à UNL, não poderá alterar a disposição do mobiliário ou equipamento existente nos auditórios, na sala do senado e fora destes sem prévia autorização da DSCMEV.

5 - Caso seja previamente requerida, poderá ser autorizada a movimentação desse mesmo mobiliário (mesas e cadeiras para apoio ao evento), exceptuando o mobiliário central da sala do senado. Cabe à entidade promotora do evento essa movimentação e a sua colocação nos devidos locais no fim da utilização dos espaços.

6 - A elaboração e colocação de cartazes e outro tipo de informação de divulgação é da responsabilidade da entidade organizadora do evento, mas a sua afixação deverá ser previamente autorizada pela DSCMEV.

7 - As paredes dos espaços, incluindo as do átrio, só poderão servir de suporte a objectos (posters, etc.) quando for utilizado material colante que não fira a tinta ou danifique de qualquer modo as paredes. No entanto, essa operação deverá ser sujeita à autorização da DSCMEV.

8 - A Reitoria (GRIC e DSCMEV) é apenas responsável pela preparação da mesa da conferência (mesas, cadeiras, microfones, águas e copos). Tudo o resto, como, por exemplo, flores, é da responsabilidade da entidade organizadora.

9 - No que se refere aos eventos da responsabilidade da Reitoria, a preparação e arrumação das salas é da responsabilidade dos respectivos secretariados, sob acompanhamento da DSCMEV, devendo cumprir as normas estabelecidas no presente regulamento.

10 - A entidade requisitante deverá deixar as instalações e equipamentos exactamente como os encontrou. Caso contrário, poderá ser responsabilizada por qualquer dano causado nas instalações e nos equipamentos que lhe foram disponibilizados.

11 - As reparações que tenham de ser efectuadas devido a danos causados nos espaços, ou em qualquer peça de mobiliário e equipamentos, serão facturadas às entidades requerentes.

12 - A mesma entidade é igualmente responsável pela manutenção da ordem nos espaços por si requisitados, sendo expressamente proibido comer, beber ou fumar no interior das salas.

13 - Não será admitida a entrada a participantes em número superior ao da capacidade da sala alugada, significando isso que os vigilantes e o pessoal em serviço têm autoridade suficiente para impedir a entrada.

IX

Parque de estacionamento

1 - A Reitoria dispõe de um parque de estacionamento, mas durante os períodos da manhã e da tarde dos dias úteis apenas poderá ser garantido espaço de estacionamento do piso - 2, com capacidade para 40 lugares. Caso este esteja já ocupado, o estacionamento no campus só poderá ser garantido aos organizadores do evento (no máximo de 10 lugares), mediante a apresentação prévia de uma lista, o que deve ser requerido com a antecedência mínima de três dias.

2 - Durante o fim-de-semana e feriados, todos os participantes terão livre acesso ao parque exterior, até ao limite dos lugares disponíveis, sem custos adicionais.

X

Custos de utilização

1 - Os valores dos custos de utilização são os constantes da tabela anexa.

2 - A tabela de custos de utilização dos auditórios, da sala do senado, do átrio e dos serviços de apoio poderá ser alterada sem aviso prévio, em caso excepcional. Anualmente, a tabela será objecto de actualização.

3 - Os valores dos custos de utilização a aplicar a cada evento são os constantes da tabela que, à data da confirmação por parte da UNL, estiver em vigor.

20 de Dezembro de 2005. - O Reitor, Leopoldo Guimarães.

ANEXO

Tabelas de aluguer de auditórios, sala do senado e átrio da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa em 2006

(ver documento original)

Serviços complementares:

Assistência de técnico superior da Reitoria - dias úteis, até às 18 horas: grátis; depois das 18 horas: Euro 20 por hora; sábados, domingos e feriados: Euro 25 por hora;

Assistência de técnico informático da Reitoria - dias úteis, até às 18 horas: grátis; depois das 18 horas: Euro 15 por hora; sábados, domingos e feriados: Euro 20 por hora;

Fotocópias a preto e branco, de formato A4 - Euro 0,05 a unidade;

Comunicações por telefone/fax - conforme tabela da PT;

Internet com e sem fios - grátis (ver nota *);

Tradução simultânea - sujeito a consulta;

Projector de vídeo - grátis (ver nota *);

Retroprojector - grátis (ver nota *);

Ecrãs de projecção - grátis (ver nota *);

Computadores portáteis - grátis (ver nota *);

Monitores - grátis (ver nota *);

Microfones - grátis (ver nota *);

Bengaleiro - grátis (ver nota *);

Sala de apoio 2 - grátis (ver nota *);

Restauração (coffee break, cocktails ou portos de honra) - sujeito a consulta aos SAS.

(nota *) Desde que utilizado em conjunto com o aluguer de uma sala.

Notas

Quando o período de utilização das salas for igual ou inferior a meio dia, serão debitados 60% do respectivo valor diário da tabela.

A todos os valores acima será acrescido IVA à taxa legal em vigor.

(ver documento original)