Despacho 27354/2009

Atendendo à necessidade de adequar a organização dos serviços da Faculdade de Medicina, preparando-os para os desafios que decorrem quer da nova organização estatutária da Universidade e da Faculdade, quer da constituição do Centro Académico de Medicina de Lisboa, aprovo, pelo despacho 74/2009, sob proposta do secretário coordenador, nos termos do poder regulamentar que me é conferido pelos Estatutos da Faculdade, sem prejuízo do disposto na alínea d) do n.º 2 do artigo 29.º dos referidos Estatutos, o Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade, em anexo.

9 de Dezembro de 2009. - O Director da Faculdade de Medicina, Prof. Doutor J. Fernandes e Fernandes.

ANEXO

Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Medicina da Universidade de Lisboa

Capítulo I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Natureza e âmbito de aplicação

O presente Regulamento estabelece a estrutura orgânica dos serviços da Faculdade de Medicina da Universidade de Lisboa, adiante designada por FMUL.

Artigo 2.º

Estrutura geral dos serviços

1 - A estrutura de serviços da FMUL compreende serviços de gestão central, serviços descentralizados e assessorias institucionais.

2 - São serviços de gestão central:

a) O Departamento de Gestão Administrativa:

i) Área de Recursos Humanos e Financeiros;

ii) Área Académica;

iii) Área de Instalações e Equipamentos e de Tecnologias de Informação;

b) A área de Biblioteca e Informação;

c) O Museu.

3 - São serviços descentralizados:

a) Os pólos administrativos.

4 - São assessorias institucionais:

a) O Instituto de Formação Avançada;

b) O Departamento de Educação Médica;

c) O Gabinete de Planeamento e Avaliação;

d) O Gabinete de Comunicação e Imagem;

e) A Provedoria do Estudante;

f) O Gabinete de Apoio à Investigação Científica;

g) O Gabinete de Apoio aos Órgãos de Governo.

Artigo 3.º

Secretário coordenador

1 - Os serviços da FMUL são dirigidos por um secretário coordenador a quem compete a sua gestão corrente e a sua coordenação.

2 - O secretário coordenador depende hierarquicamente do director.

3 - O secretário coordenador exerce as competências que lhe são conferidas por lei, pelos Estatutos da FMUL e as que lhe forem delegadas ou subdelegadas pelo director ou pelo conselho de gestão.

4 - O secretário coordenador responderá perante o director pela execução das directrizes que forem definidas pelos órgãos de governo em matéria da sua competência.

5 - O secretário coordenador será substituído, nas suas faltas e impedimentos, pelo director de Serviços do Departamento de Gestão Administrativa e, na falta deste, por outro dirigente a designar.

CAPÍTULO II

Dos serviços

Secção I

Dos serviços de gestão central

Artigo 4.º

Serviços de gestão central

1 - Os serviços de gestão central compreendem o Departamento de Gestão Administrativa, a Área de Biblioteca e Informação e o Museu.

2 - Os serviços acima referidos podem organizar-se em núcleos. Estes, de acordo com as respectivas especificidades funcionais, tendo em vista uma maior eficácia e flexibilidade da sua acção, podem subdividir-se e organizar-se em sectores.

3 - Sob proposta do secretário coordenador poderão ser nomeados, pelo director da FMUL, coordenadores de equipa que assegurem a supervisão de um ou mais núcleos e de um ou mais sectores.

Artigo 5.º

Departamento de Gestão Administrativa

1 - O Departamento de Gestão Administrativa compreende a Área de Recursos Humanos e Financeiros, a Área Académica e a Área de Instalações e Equipamentos e de Tecnologias de Informação.

2 - O Departamento de Gestão Administrativa é dirigido por um director de serviços.

Artigo 6.º

Área de Recursos Humanos e Financeiros

1 - À Área de Recursos Humanos e Financeiros compete assegurar o cumprimento técnico e administrativo em matéria de assuntos de recursos humanos, financeiros e de informação documental.

2 - A Área de Recursos Humanos e Financeiros é dirigida por um chefe de divisão.

3 - A Área de Recursos Humanos e Financeiros compreende dois núcleos:

Núcleo de Recursos Humanos;

Núcleo Financeiro.

4 - Ao Núcleo de Recursos Humanos compete, em termos gerais, assegurar o cumprimento técnico e administrativo em matéria de recursos humanos e informação documental, designadamente:

a) Elaborar anualmente o mapa de pessoal e plano de gestão de recursos humanos;

b) Gerir os processos de contratação nas suas diferentes modalidades;

c) Gerir o "processo individual", na qualidade de colaborador institucional;

d) Assegurar o processamento de vencimentos, abonos e benefícios sociais;

e) Assessorar tecnicamente o processo de avaliação de desempenho dos colaboradores não docentes e não investigadores;

f) Elaborar os planos de formação do pessoal não docente e não investigador, e posterior gestão logística da execução das acções formativas;

g) Realizar os estudos necessários, recolhendo e tratando os dados relevantes para uma gestão eficaz, e assessoria à tomada de decisão;

h) Promover a gestão documental e a normalização de processos;

i) Assegurar uma correcta e eficaz gestão de correspondência institucional.

5 - Ao Núcleo Financeiro compete, em termos gerais, a gestão do orçamento, a planificação e prestação de contas, a gestão das compras e imobilizado e a facturação e cobrança da receita, designadamente:

a) Apoiar o director e conselho de gestão na elaboração do projecto do orçamento da FMUL;

b) Colaborar na preparação da conta de gerência a submeter ao Tribunal de Contas, pelo conselho de gestão;

c) Elaborar os mapas de controlo da execução orçamental referentes à despesa e receita e mapas de requisições de fundos;

d) Definir a estrutura dos centros de controlo e apuramento e do plano de contas analítico de forma a elaborar a demonstração de custos por funções e quadros de análise de custos por actividade relevantes para a gestão;

e) Promover os concursos ou ajustes directos para aquisição de bens e serviços no período de cada ano económico, desenvolvendo os procedimentos necessários para cada um deles;

f) Assegurar o aprovisionamento das diversas unidades da Faculdade, organizando os processos constituídos pelas mesmas, relativos à aquisição de bens e serviços;

g) Gestão dos contratos de fornecimento de bens e serviços da FMUL;

h) Gestão do imobilizado da Instituição;

i) Manter actualizados os registos da tesouraria, proceder à arrecadação de receitas e executar os pagamentos autorizados pelo conselho de gestão.

Artigo 7.º

Área Académica

1 - À Área Académica compete assegurar o cumprimento técnico e administrativo em questões relacionadas com a vida escolar e pedagógica a nível da formação inicial.

2 - A Área Académica é dirigida por um chefe de divisão.

3 - A Área Académica compreende dois núcleos:

Núcleo Académico;

Núcleo de Gestão Curricular.

4 - Ao Núcleo Académico compete, em termos gerais, a gestão dos percursos académicos, a gestão do acesso e reconhecimento de habilitações e a cooperação internacional, designadamente:

a) Executar e registar os procedimentos respeitantes à vida académica dos alunos da FMUL;

b) Assegurar os procedimentos relativos ao acesso através das vertentes legalmente definidas;

c) Assegurar os procedimentos relativos à equivalência de grau e creditação de habilitações anteriores;

d) Assegurar os procedimentos relativos à mobilidade e intercâmbio dos vários intervenientes do processo educativo.

5 - Ao Núcleo de Gestão curricular compete, em termos gerais, apoiar os órgãos, comissões e conselhos de ano da Faculdade, designadamente:

a) Apoio quer ao nível do secretariado, quer na recolha de informação e elaboração de pareceres para apoio à tomada de decisão;

b) Recolher, compilar, actualizar e divulgar informação curricular;

c) Gerir os espaços pedagógicos e equipamentos;

d) Assegurar os procedimentos administrativos necessários ao desenvolvimento do ano lectivo, ao nível do Núcleo Curricular Obrigatório, Optativo e Estágio Clínico do 6.º ano.

Artigo 8.º

Área de Instalações e Equipamentos e de Tecnologias de Informação

1 - À Área de Instalações e Equipamentos e de Tecnologias de Informação compete zelar pelas instalações e equipamentos e proporcionar o suporte, administração e desenvolvimento de sistemas informáticos e de comunicação.

2 - A Área de Instalações e Equipamentos e de Tecnologias de Informação é dirigida por um chefe de divisão.

3 - A Área de Instalações e Equipamentos e de Tecnologias de Informação compreende dois núcleos:

Núcleo de Instalações e Equipamentos;

Núcleo de Tecnologias de Informação.

4 - Ao Núcleo de Instalações e Equipamentos compete, em termos gerais, zelar pelas instalações e equipamentos da FMUL, designadamente:

a) Assegurar as actividades que dizem respeito à conservação dos espaços físicos e equipamentos da FML;

b) Coordenar os serviços de limpeza das instalações e de recolha de resíduos;

c) Coordenar a segurança física das instalações;

d) Conceber, estruturar e implementar medidas de higiene e segurança no trabalho, de acordo com a legislação em vigor;

e) Preparar, coordenar e desenvolver acções e instrumentos relativos a obras e projectos;

f) Gerir e assegurar todas as questões relativas ao funcionamento diário das instalações;

g) Garantir as condições logísticas aos eventos de natureza científica e cultural;

h) Organizar e gerir processos de contratação pública em matérias da sua competência;

i) Assessorar os órgãos de governo em matérias de acompanhamento de projectos comuns desenvolvidos pelo CAML;

j) Acompanhamento técnico-administrativo de projectos ao abrigo de PIDDAC e contratos-programa.

5 - Ao Núcleo de Tecnologias de Informação compete, em termos gerais, o suporte técnico, a administração de sistemas informáticos, o apoio técnico audiovisual, a análise, consultadoria e desenvolvimento aplicacional, designadamente:

a) Administração de sistemas e gestão centralizada dos serviços disponibilizados;

b) Análise, coordenação e implementação de projectos de sistemas de informação centrais;

c) Projecção, gestão e coordenação da instalação da rede de cablagem (voz/dados) na FMUL;

d) Gestão e manutenção de sistemas de telecomunicações;

e) Apoio directo ao utilizador nas seguintes áreas (suporte de 1.ª linha):

Software instalado na rede;

Configurações específicas do PC na rede;

Manutenção e reparação de hardware;

Instalação e configuração em rede de novos equipamentos;

Gestão de contas de utilizadores, grupos de utilizadores e serviços;

Triagem de problemas gerais da rede;

f) Gestão do parque informático e dos equipamentos audiovisuais;

g) Assegurar tecnicamente o ensino com recurso às novas tecnologias audiovisuais;

h) Assessoria técnica na produção de suportes digitais para a prática pedagógica e científica;

i) Apoio à decisão na aquisição e implementação de sistemas informáticos, de comunicação e audiovisuais através de pesquisa de mercado e teste de soluções;

j) Planear a análise e desenvolvimento de novos projectos aplicacionais, bem como assegurar a manutenção das aplicações já existentes.

Artigo 9.º

Área de Biblioteca e Informação

1 - À Área de Biblioteca e Informação, adiante designada de DBI, compete gerir, organizar e difundir os recursos bibliográficos e fontes documentais.

2 - A DBI é chefiada por um chefe de divisão, com formação específica em bibliotecas, documentação e informação.

3 - A direcção científico-pedagógica da DBI é assegurada por um conselho da biblioteca, presidido pelo professor bibliotecário, proposto pelo conselho pedagógico, nomeado pelo director.

4 - Para além do presidente, o conselho da biblioteca integra um representante de cada departamento, um aluno eleito pelos seus pares no conselho pedagógico e o chefe de divisão.

5 - A DBI compreende:

Núcleo de Biblioteconomia e Arquivo Histórico Documental;

Núcleo de Informação e Biblioteca Digital.

6 - Ao Núcleo de Biblioteconomia e Arquivo Histórico Documental compete, em termos gerais, os processos de aquisição e de gestão do acervo documental existente, designadamente:

a) A selecção e gestão de colecções;

b) Os processos de aquisições de novos documentos;

c) A catalogação, classificação e indexação;

d) A preservação e conservação.

7 - Ao Núcleo de Informação e Biblioteca Digital compete, em termos gerais, a difusão da informação existente na DBI, designadamente:

a) O atendimento e referência;

b) A pesquisa e formação;

c) A cooperação com outras bibliotecas congéneres;

d) A gestão da biblioteca digital.

8 - A Divisão de Biblioteca e Informação dispõe de um regulamento interno, a aprovar pelo director, ouvidos os conselhos científico e pedagógico.

Artigo 10.º

Museu

Ao Núcleo Administrativo do Museu compete assegurar e preservar o acervo do Museu da FMUL, designadamente:

a) Organizar e manter actualizados os ficheiros do acervo do Museu;

b) Velar pela conservação do acervo do Museu;

c) Dar apoio na realização de acções desenvolvidas pelo Museu;

d) Dinamização de processos de doação por parte de entidades públicas ou privados.

SECÇÃO II

Dos serviços descentralizados

Artigo 11.º

Pólos administrativos

1 - Os pólos administrativos são serviços de apoio às clínicas universitárias, aos institutos e aos laboratórios, cuja actuação se desenvolve em articulação com os directores das unidades estruturais e os serviços de gestão central, sendo a sua competência multidisciplinar.

2 - Os serviços existentes nos pólos administrativos reportam funcionalmente aos respectivos responsáveis das clínicas universitárias, institutos e laboratórios e hierarquicamente ao secretário coordenador.

3 - Os pólos administrativos compreendem dois núcleos:

Núcleo de Ensino Clínico, com ligação às clínicas universitárias e às actividades assistenciais

Núcleo de Ensino Básico, com ligação aos institutos e laboratórios e às actividades de investigação

4 - Sob proposta do secretário coordenador poderão ser nomeados, pelo director da FMUL, coordenadores de equipa que assegurem a supervisão de um ou mais núcleos.

5 - Aos pólos administrativos compete, de uma forma geral, assegurar o apoio administrativo às actividades desenvolvidas no âmbito dessas unidades, designadamente:

a) Apoio técnico-administrativo ao ensino em contexto de sala, ambulatório ou laboratorial;

b) O apoio a acções de extensão universitária;

c) A colaboração na promoção e desenvolvimento dos projectos de investigação;

d) A produção de material audiovisual de apoio pedagógico;

e) A gestão e manutenção de instalações e equipamento afecto às actividades de ensino e investigação;

f) Gestão da logística associada aos programas de estágio, realizados em hospitais e centros de saúde;

g) Assessoria a docentes, investigadores e discentes na sua vivência como colaboradores institucionais.

SECÇÃO III

Das assessoriais institucionais

Artigo 12.º

Assessoriais institucionais

1 - As assessorias institucionais têm uma estrutura e composição variável, em institutos, gabinetes ou departamentos, de acordo com os fins específicos para que foram criadas, podendo ser dirigidas ou coordenadas por professores, nomeados pelo director.

2 - As assessorias institucionais podem compreender, de acordo com a sua natureza e funções, núcleos.

3 - Sob proposta do secretário coordenador poderão ser nomeados, pelo director da FMUL, coordenadores de equipa que assegurem a supervisão de um ou mais núcleos.

Artigo 13.º

Instituto de Formação Avançada - IFA

1 - Ao Instituto de Formação Avançada, adiante designado por IFA, compete a gestão da formação pós-graduada na FMUL, nomeadamente dos cursos conducentes a um grau académico (2.º e 3.º ciclos de estudos) e de cursos de formação contínua (de actualização, de aperfeiçoamento e de especialização).

2 - A direcção científico-pedagógica do IFA é assegurada por um director executivo e por um subdirector, ambos nomeados pelo director.

3 - A coordenação do IFA é assegurada pelo secretário coordenador.

4 - O IFA compreende:

Núcleo de Formação Avançada;

Núcleo de Formação Contínua.

5 - Ao Núcleo de Formação Avançada compete, em termos gerais, a gestão dos cursos conducentes ao grau académico de mestre e de doutor, designadamente:

a) Instruir, planear e acompanhar os processos técnico-administrativos e pedagógicos dos cursos de mestrado e doutoramento;

b) Proceder à gestão curricular de alunos de mestrado e doutoramento;

c) Proceder à gestão financeira dos mestrados e doutoramentos com respectiva elaboração dos estudos económicos e supervisão das execuções financeiras, coordenando com os Serviços de Tesouraria a gestão das propinas, emolumentos e demais taxas devidas pelos alunos;

d) Acompanhar as provas académicas, respectiva elaboração das actas e arquivo dos processos com o envio das teses e currícula vitae para a Biblioteca Nacional, Bibliotecas da Reitoria e da FMUL e OCES;

e) Assegurar e manter actualizado o expediente e arquivo desta área mantendo organizados os processos dos alunos e dos cursos;

f) Manter actualizadas as bases de dados de gestão de alunos e processos;

g) Promover a divulgação dos cursos de especialização, mestrado e doutoramento na FMUL;

h) Preparar os elementos estatísticos relativos às actividades desta área;

i) Dar apoio logístico e de secretariado à realização dos cursos desenvolvidos por esta área;

j) Apoiar os órgãos de governo na disponibilização de informação e documentação solicitada (elaboração de estudos e pareceres dentro da competência desta área).

6 - Ao Núcleo de Formação Contínua compete, em termos gerais, a gestão dos cursos de actualização, de aperfeiçoamento e de especialização, não conducentes a grau académico, designadamente:

a) Instruir, planear e acompanhar a realização e organização dos cursos não conferentes a grau académico (de actualização e aperfeiçoamento);

b) Proceder à gestão financeira, logística e de secretariado dos cursos;

c) Promover a divulgação dos cursos desenvolvidos por esta área;

d) Preparar os elementos estatísticos relativos às actividades desta área;

e) Manter actualizadas as bases de dados de gestão dos cursos;

f) Assegurar e manter actualizado o expediente e arquivo desta área.

Artigo 14.º

Departamento de Educação Médica

Ao Departamento de Educação Médica compete, em termos gerais, acompanhar e monitorizar o processo de reforma do ensino médico, designadamente:

a) Promover actividades de análise e avaliação dos programas e dos currículos;

b) Fomentar a discussão de temáticas educativas ao nível da planificação, organização e avaliação da prática pedagógica;

c) Promover a troca de experiências pedagógicas com outras instituições de ensino.

Artigo 15.º

Gabinete de Planeamento e Avaliação

1 - Ao Gabinete de Planeamento e Avaliação compete assessorar os órgãos de governo da FMUL no planeamento e avaliação de projectos de avaliação interna e garantia de qualidade.

2 - Ao Gabinete de Planeamento e Avaliação compete, em termos gerais, assegurar as tarefas relacionadas com a avaliação pedagógica e organizacional, o desenvolvimento de bases de dados e monitorização de tendências relevantes e o planeamento organizacional e reforma administrativa, designadamente:

a) Propor projectos de desenvolvimento para a instituição;

b) Desenvolver e actualizar bases de dados;

c) Implementar instrumentos de recolha e análise de dados;

d) Divulgar as suas acções junto ao público-alvo da sua actividade;

e) Assegurar a inserção no portal da FMUL elementos de marketing institucional;

f) Participar em grupos de trabalho institucionais, nacionais e internacionais, no âmbito da avaliação de qualidade do ensino superior.

Artigo 16.º

Gabinete de Comunicação e Imagem

Ao Gabinete de Comunicação e Imagem compete, em termos gerais, a promoção e divulgação da imagem da FMUL e das suas actividades, designadamente:

a) Promover a imagem institucional da FMUL;

b) Editar e gerir publicações periódicas informativas da FMUL;

c) Planear, actualizar e aperfeiçoar a estrutura e gestão de conteúdos do Portal da FMUL;

d) Promover a utilização das novas tecnologias, nomeadamente a sua aplicação ao ensino/aprendizagem (Portal + Elearning);

e) Garantir actividades de divulgação, publicidade e marketing da FMUL;

f) Colaborar na organização de conferências, exposições, congressos, colóquios, reuniões ou outras actividades de carácter científico, cultural e recreativo, promovidas ou apoiadas pela FMUL;

g) Recolher e tratar a informação noticiosa difundida pelos órgãos de comunicação social com interesse para a FMUL;

h) Assegurar todos os serviços de natureza protocolar em que estejam envolvidos membros dos órgãos de governo da FMUL.

Artigo 17.º

Provedoria do Estudante

1 - À Provedoria do Estudante compete a defesa dos interesses e direitos dos estudantes, desenvolvendo a sua acção em articulação com a associação de estudantes, com os órgãos e serviços da FMUL e com todas as suas unidades.

2 - Ao Provedor do Estudante compete, em termos gerais, propor soluções concretas para a melhoria das condições de ensino, estimular a participação dos estudantes na prossecução da missão e objectivos da instituição e desenvolver um sentido de comunidade na FMUL, designadamente:

a) Apoiar e promover a integração dos estudantes na FMUL, tendo em vista, nomeadamente, a promoção do sucesso escolar;

b) Apreciar e decidir sobre as reclamações apresentadas pelos estudantes devendo para o efeito actuar em colaboração com os órgãos e serviços competentes;

c) Proceder a todas as investigações, audiências e diligências que considere necessárias ou convenientes, podendo adoptar todos os procedimentos desde que não colidam com os direitos e interesses legítimos dos estudantes, docentes e não docentes;

d) Emitir pareceres sobre quaisquer matérias relacionadas com a sua actividade ou por solicitação dos órgãos da FMUL ou das suas unidades;

e) Criar e manter uma base de dados onde constem os processos, queixas e reclamações apresentadas pelos estudantes com vista a apurar o tipo de queixas/processos e a conclusão dos mesmos;

f) Colaborar com os órgãos e serviços competentes na procura das soluções mais adequadas aos interesses legítimos dos estudantes.

Artigo 18.º

Gabinete de Apoio à Investigação Científica, Tecnológica e Inovação - GAPIC

Ao Gabinete de Apoio à Investigação Científica, Tecnológica e Inovação, adiante designado por GAPIC, compete, em termos gerais, promover e incentivar actividades de investigação científica e inovação tecnológica junto dos alunos da FMUL, designadamente:

a) Apoiar e dinamizar programas e projectos de investigação científica e inovação tecnológica, preferencialmente no âmbito da pré-graduação;

b) Contribuir para a promoção e desenvolvimento da cultura científica;

c) Contribuir para a divulgação das actividades de investigação científica e inovação tecnológica.

Artigo 19.º

Gabinete de Apoio aos Órgãos de Governo

Ao Gabinete de Apoio aos Órgãos de Governo compete, em termos gerais, assegurar o apoio técnico-administrativo dos órgãos de governo da FMUL, designadamente:

a) Prestar apoio técnico-administrativo aos membros dos órgãos de governo, em todas as suas actividades regulamentadas pelos Estatutos;

b) Garantir o encaminhamento do expediente, assim como a difusão e recolha de informação correlacionada com os órgãos de governo;

c) Assegurar e zelar pela execução das deliberações dos órgãos de governo;

d) Prestar apoio técnico-administrativo às comissões nomeadas pelos órgãos de governo.

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