Despacho (extracto) n.º 27258/2009

Nos termos do artigo 23.º dos Estatutos da Faculdade de Economia da Universidade Nova de Lisboa, aprovados pelo Despacho 3486/2009, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 27 de Janeiro de 2009, e após cumprimento no disposto na alínea m) do seu artigo 7.º, aprovo o Regulamento dos Serviços da Faculdade de Economia da Universidade Nova, publicados em anexo ao presente despacho.

11 de Dezembro de 2009. - O Director, José António Ferreira Machado.

Regulamento dos Serviços da Faculdade de Economia

Universidade Nova de Lisboa

Artigo 1.º

Objecto e âmbito de aplicação

O presente Regulamento estabelece a organização e funcionamento dos serviços da Faculdade de Economia da Universidade Nova de Lisboa, adiante designada por Faculdade, e define as suas atribuições e competências.

Artigo 2.º

Dos serviços da Faculdade

1 - Para desenvolvimento das actividades inerentes aos objectivos e atribuições da Faculdade, os seus serviços são organizados em duas áreas:

a) Área de Estudos Pré-Experiência;

b) Área de Serviços de Apoio à Gestão.

2 - As Áreas são dirigidas pelos subdirectores em quem o Director delegar e subdelegar as respectivas competências.

3 - A Área de Estudos Pré-Experiência organiza-se em estrutura matricial, de acordo com despacho do Director.

4 - A Área de Serviços de Apoio à Gestão é constituída pelas seguintes unidades orgânicas:

a) Direcção de Serviços de Recursos Humanos;

b) Direcção de Serviços de Gestão Financeira;

c) Direcção de Serviços de Documentação;

d) Núcleo de Projectos, Logística e Manutenção;

e) Centro de Tecnologias de Informação.

5 - A Faculdade dispõe, ainda, de um Gabinete de Comunicação e Imagem que funciona na directa dependência do Director da Faculdade e de um Gabinete de Apoio a Docentes, cujas áreas de funcionamento, em função das matérias desenvolvidas, ficam na dependência do subdirector em que as mesmas estejam delegadas.

Artigo 3.º

Área de Estudos Pré-Experiência

1 - A Área de Estudos Pré-Experiência engloba as atribuições de acompanhamento e coordenação de todos os processos respeitantes ao percurso académico dos alunos de Licenciatura e Mestrado da Faculdade, nomeadamente, recrutamento e inscrição de candidatos, funcionamento dos respectivos ciclos de estudos, intercâmbio de alunos e acções de apoio à inserção profissional dos alunos após conclusão dos ciclos de estudo.

2 - Para prossecução das atribuições previstas no número anterior são desenvolvidas as seguintes competências:

2.1 - No âmbito específico dos processos relativos ao recrutamento e inscrição de candidatos, às licenciaturas e aos mestrados:

a) Coordenar e executar os processos de recrutamento, candidatura e inscrições;

b) Definir os conteúdos dos materiais informativos;

c) Prestar informações sobre as licenciaturas e mestrados.

d) Recolher informação sobre programas concorrentes nacionais e estrangeiros;

e) Proceder ao atendimento e acolhimento dos alunos;

f) Acompanhar os alunos estrangeiros;

g) Cuidar da melhoria contínua da qualidade do serviço prestado aos alunos e docentes dos respectivos ciclos de estudos;

h) Coordenar e executar os processos logísticos relacionados com o funcionamento quotidiano dos respectivos ciclos de estudos;

i) Executar os procedimentos respeitantes a matrículas, inscrições, transferências, reingressos e mudanças de curso;

j) Fazer o acompanhamento, a recolha de informação e a criação de bases de dados relativas ao funcionamento e aos programas em cada ano lectivo;

k) Administrar o sistema informático de gestão de alunos, salas e horários;

l) Manter actualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudos pré-experiência;

m) Elaborar, em colaboração com o Director do 3.º Ciclo, os horários das licenciaturas, mestrados e doutoramentos;

n) Elaborar os calendários de exames finais e de outras provas de avaliação, respectivos editais e avisos, e tratar de todos os assuntos e processos relativos a exames e frequências, nomeadamente da aceitação e registo de inscrições, de pautas e do controlo e registo das avaliações;

o) Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos, das pautas e das inscrições;

p) Proceder ao registo, em livros próprios, em fichas ou em suportes informáticos, de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos;

q) Emitir diplomas e certidões de matrícula, inscrição, aproveitamento e outras, relativas a actos que constem do serviço e não sejam de natureza reservada;

r) Tratar os requerimentos apresentados por alunos, designadamente processos de equivalência e alunos externos, e proceder ao respectivo encaminhamento quando se justifique;

s) Organizar e disponibilizar informação referente às actividades escolares;

t) Processar, enviar e controlar o pagamento das propinas;

u) Processar o fim do curso dos alunos;

v) Apurar e comunicar os prémios e bolsas de mérito;

w) Apurar e comunicar a lista dos alunos em situação de prescrição;

x) Elaborar relatórios estatísticos relativos a alunos matriculados e diplomados.

2.2 - No âmbito especifico dos processos relativos ao intercâmbio de alunos:

a) Gerir os processos de intercâmbio internacional de estudantes ao abrigo dos Convénios de mobilidade celebrados e a celebrar;

b) Estabelecer e manter contactos com as Universidades parceiras, analisando os diversos aspectos do intercâmbio de alunos;

c) Organizar os concursos anuais ao Programa Erasmus, efectuar a selecção dos estudantes e promover a divulgação dos resultados;

d) Comunicar à Reitoria os candidatos às bolsas;

e) Acompanhar o processo dos alunos enviados, incluindo o reconhecimento e equivalência das cadeiras efectuadas;

f) Organizar sessões de acolhimento dos alunos visitantes;

g) Inscrever os alunos visitantes e prestar todos os esclarecimentos inerentes à sua estadia;

h) Traduzir e enviar os registos académicos para as universidades parceiras.

2.3 - No âmbito especifico dos processos relativos ao apoio à inserção profissional:

a) Estabelecer contactos directos com as empresas potencialmente recrutadoras e manter um registo actualizado das mesmas;

b) Desenvolver actividades de desenvolvimento pessoal dos alunos com ênfase nas competências genéricas necessárias à inserção profissional;

c) Divulgar os seus serviços junto das empresas e organizar as suas visitas e apresentações na Faculdade;

d) Promover a divulgação de anúncios de emprego, organizar a realização de entrevistas de recrutamento e apoiar os alunos no processo de procura de emprego;

e) Manter um ficheiro actualizado com os curricula vitae dos alunos das Licenciaturas e Mestrados, coordenar a sua publicação e proceder à sua divulgação junto das empresas;

f) Recolher dados sobre os resultados dos processos de recrutamento e realizar a respectiva análise.

3 - A certificação dos documentos a que se refere a alínea q) do ponto 2.1, emitidos para os alunos de outros programas académicos, nomeadamente, research master e doutoramento, é assegurada pelos competentes serviços da Área de Estudos Pré-Experiência.

4 - Para o desenvolvimento das suas actividades a Área de Estudos Pré-Experiência dispõe de equipas multidisciplinares com competências nas áreas das licenciaturas, mestrados, recrutamento, intercambio de alunos, apoio profissional, estudos e projectos, registos, sendo fixado em 4 o número máximo de chefes de equipa, com estatuto remuneratório equiparado a cargo de direcção intermédia de 2.º grau.

5 - O subdirector para a Área de Estudos Pré-Experiência pode ser coadjuvado por um adjunto com estatuto remuneratório equiparado a cargo de direcção intermédia de 1.º grau.

Artigo 4.º

Direcção de Serviços de Recursos Humanos

1 - À Direcção de Serviços de Recursos Humanos, abreviadamente designada por DSRH, compete promover, executar e coordenar as actividades de gestão, administração, formação e avaliação dos recursos humanos da Faculdade.

2 - À DSRH compete:

a) Propor as linhas estratégicas da política de gestão do pessoal não docente da Faculdade e definir e executar acções de recrutamento, de desenvolvimento profissional e de mobilidade;

b) Assegurar a recolha, arquivo e tratamento da informação necessária à administração do pessoal da Faculdade e manter sistemas de comunicação e informação tendentes à sua caracterização permanente e à produção de indicadores de gestão e de planeamento;

c) Garantir, em função de estudos previsionais, a organização e gestão do mapa de pessoal da Faculdade;

d) Assegurar a aplicação de instrumentos de apreciação do mérito do desempenho de funções, diagnosticar e promover as necessárias adequações e desenvolver as acções necessárias à integração da avaliação individual do pessoal não docente no ciclo anual de gestão da Faculdade;

e) Conceber, programar e executar planos de formação inicial e permanente do pessoal não docente orientados para a valorização profissional e adequação às novas tecnologias da informação;

f) Elaborar o balanço social e participar na elaboração de outros instrumentos de gestão da Faculdade;

g) Conceber e manter em funcionamento instrumentos e metodologias de trabalho direccionadas para o diagnóstico da situação do pessoal e para a aplicação e avaliação das soluções adoptadas nos domínios da respectiva administração, gestão, avaliação e formação e qualificação profissional;

h) Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos designadamente no que respeita a processamento de remunerações, descontos, abonos,, e outras prestações, controlo da assiduidade, declarações de rendimentos, benefícios sociais dos trabalhadores e seus familiares, trabalho extraordinário, deslocações em serviço e gestão dos processos individuais;

i) Apoiar o recrutamento e selecção de docentes, investigadores e pessoal não docente, gerir os procedimentos concursais e de contratação, bem como a mobilidade e integração dos recursos humanos;

j) Assegurar em geral todas as actividades que, no domínio da gestão de recursos humanos, lhe sejam cometidas pela Direcção.

Artigo 5.º

Direcção de Serviços de Gestão Financeira

1 - À Direcção de Serviços de Gestão Financeira, abreviadamente designada por DSGF, compete assegurar a gestão no domínio dos recursos financeiros, planeamento orçamental, contabilidade e tesouraria.

2 - À DSGF compete:

a) Assegurar a preparação das propostas dos orçamentos da Faculdade;

b) Acompanhar e controlar a execução orçamental e propor as medidas necessárias;

c) Colaborar na preparação dos planos anuais e plurianuais de actividades da Faculdade e acompanhar a respectiva execução;

d) Desenvolver sistemas de contabilidade e de gestão orçamental e controlar a sua aplicação;

e) Assegurar a arrecadação e a contabilização das receitas;

f) Assegurar o processamento, a contabilização e o pagamento das despesas;

g) Acompanhar e controlar a execução financeira de projectos de I & D e dos projectos dos núcleos de prestação de serviços à comunidade;

h) Propor os indicadores de desempenho que permitam acompanhar a evolução da situação financeira da Faculdade;

i) Controlar os movimentos e as disponibilidades financeiras e de tesouraria;

j) Assegurar a reconciliação das contas;

k) Assegurar a consolidação financeira das contas da Faculdade;

l) Elaborar a conta de gerência e preparar o projecto do respectivo relatório;

Artigo 6.º

Direcção de Serviços de Documentação

1 - À Direcção de Serviços de Documentação, abreviadamente designada por DSD, compete promover, executar e coordenar as actividades no domínio da gestão, tratamento e difusão da informação.

2 - À DSD compete:

a) Organizar o processo de aquisição da bibliografia da Faculdade;

b) Definir procedimentos para os processos de tratamento, difusão e exploração da informação, bem como propor as condições de acesso à informação;

c) Cooperar com serviços e instituições afins na partilha de informação e de recursos;

d) Cooperar em projectos nacionais e internacionais, na área das ciências documentais;

e) Colaborar em acções de difusão cultural;

f) Definir os prazos de conservação da documentação administrativa produzida e recebida pelo estabelecimento, não abrangida pelas normas legais de conservação;

g) Zelar pela adopção de medidas de preservação e conservação dos acervos documentais;

h) Proceder ao tratamento técnico da documentação;

i) Desenvolver e manter condições para a efectivação dos serviços de leitura de presença e empréstimo domiciliário;

j) Manter organizado um arquivo corrente das actividades desenvolvidas,

k) Respeitar os prazos legalmente fixados quanto à selecção e eliminação da documentação;

l) Desenvolver e manter intercâmbio com organismos congéneres nacionais e estrangeiros, propondo superiormente a celebração de Protocolos, Convénios e outros acordos.

m) Estudar a oferta de novos serviços aos utilizadores.

Artigo 7.º

Núcleo de Projectos, Logística e Manutenção

1 - Ao Núcleo de Projectos, Logística e Manutenção, abreviadamente designado por NPLM, compete promover, executar e coordenar as actividades no domínio da gestão de compras, stocks, projectos a programas de financiamento ao investimento, património, manutenção dos equipamentos e conservação e reparação das instalações da Faculdade.

2 - Ao NPLM compete:

a) Promover a gestão previsional das necessidades da Faculdade no domínio do aprovisionamento, da manutenção dos equipamentos e da conservação e reparação das instalações e colaborar com a DSF na elaboração, de acordo com as prioridades definidas, dos planos anuais e plurianuais de investimentos;

b) Proceder ao levantamento e análise das situações de carência em equipamentos, bens e serviços, planear as necessidades de aquisição, organizar os processos de aquisição e de celebração de contratos de fornecimento e ou de assistência técnica, nos termos legais em vigor;

c) c)Identificar programas de financiamento ao investimento de interesse para a Faculdade, preparar as respectivas candidaturas e acompanhar a sua execução;

d) Registar e gerir todas as entradas e saídas de bens do armazém, valorizar as saídas dos consumíveis do armazém para imputação de custos e garantir em depósito o material de consumo corrente necessário para o regular funcionamento dos serviços;

e) Zelar pela conservação e inventariação actualizada dos recursos patrimoniais afectos ou adquiridos pela Faculdade elaborando e mantendo actualizados os respectivos inventários e cadastros;

f) Identificar e planear as necessidades de intervenção no domínio das instalações com vista ao eficaz funcionamento das actividades da Faculdade;

g) Promover a execução de obras de remodelação, adaptação e conservação das instalações da Faculdade e proceder ao respectivo acompanhamento e fiscalização quando executadas por terceiros;

h) Promover as acções tendentes à adequada gestão, conservação, manutenção e funcionamento dos equipamentos, espaços e instalações da Faculdade, propondo quando se justifique a realização de contratos de manutenção e conservação de instalações e equipamento;

i) Assegurar a gestão da segurança e saúde no trabalho;

j) Assegurar o controlo das empresas responsáveis por serviços de apoio, nomeadamente, vigilância e limpeza das instalações;

k) Manter organizado o arquivo corrente das actividades desenvolvidas.

3 - O Núcleo de Projectos, Logística e Manutenção é dirigido por um chefe de divisão, cargo de direcção intermédia de 2.º grau.

Artigo 8.º

Centro de Tecnologias de Informação

1 - Ao Centro de Tecnologias de Informação, abreviadamente designado por CTI, compete promover, executar e coordenar as actividades nos domínios do planeamento, gestão, controlo e acompanhamento dos sistemas de informação da Faculdade.

2 - Ao CTI compete:

a) Apoiar o planeamento e desenvolver os projectos estratégicos na área das tecnologias de informação e comunicação;

b) Definir e implantar a infra-estrutura informática de suporte aos sistemas de informação e comunicação, nomeadamente em termos de equipamentos (hardware) e suportes lógicos (software) de base, assegurando o seu funcionamento, gestão e actualização;

c) Promover a articulação segura dos sistemas de informação e da rede informática interna com outros sistemas de informação e redes relevantes, nacionais e internacionais;

d) Garantir a adequação, operacionalidade e actualização dos mecanismos de segurança física e lógica de salvaguarda dos sistemas de informação, e realizar sistematicamente auditorias de segurança;

e) Definir linhas de orientação para a aquisição, disponibilização e utilização dos recursos informáticos e propor normativos que garantam a segurança e regulem o acesso à informação;

f) Executar ou promover a execução de projectos de desenvolvimento de sistemas e aplicações, bem como as acções de formação necessárias à sua exploração;

g) Garantir a disponibilidade, coerência e qualidade dos dados necessários aos sistemas de informação;

h) Assegurar a execução e coordenação técnica das tarefas de operação, manutenção e administração dos diferentes componentes do sistema informático, incluindo nomeadamente redes, bases de dados e aplicações;

i) Assegurar a funcionalidade e operacionalidade dos meios técnicos necessários à disponibilização, interna e externa, de serviços em linha (online) com recurso a tecnologias de ambiente Internet;

j) Assegurar o serviço de apoio aos utilizadores (help desk) no âmbito dos sistemas e tecnologias de informação e comunicação;

k) Apoiar o NPLM na definição de requisitos tecnológicos e aplicacionais, na elaboração de cadernos de encargos ou termos de referência e na gestão de serviços contratualizados com entidades externas, no âmbito das tecnologias de informação e comunicação.

3 - O responsável pela coordenação do Centro de Informática é nomeado pelo Director.

Artigo 9.º

Gabinete de Comunicação e Imagem

1 - Ao Gabinete de Comunicação e Imagem, abreviadamente designado por GCI, compete promover, executar e coordenar as actividades no domínio da comunicação interna e externa da Faculdade.

2 - Ao GCI compete:

a) Promover a imagem institucional da Faculdade e desenvolver o respectivo material de divulgação;

b) Desenvolver e implementar, em coordenação com o Director e o Subdirector responsável pela Área de Estudos Pré-Experiência, a estratégia de comunicação dos programas académicos no que concerne, designadamente, ao plano de meios;

c) Coordenar a executar os processos de produção de informação e sua divulgação aos candidatos, alunos e docentes;

d) Assegurar os contactos com a comunicação social, em coordenação com os órgãos de gestão;

e) Organizar e coordenar a comunicação do Director com públicos internos à Faculdade;

f) Gerir os contactos com os Antigos Alunos da Faculdade, nomeadamente, através da gestão de uma base de dados, bem como da organização de eventos que lhes sejam dedicados;

g) Coordenar a informação do portal da Faculdade, e assegurar a sua constante actualização;

h) Criar e desenvolver o material informativo da Faculdade e dos seus vários programas;

i) Organizar e coordenar os eventos da Faculdade (conferências, debates e eventos internos);

j) Apoiar e divulgar as iniciativas dos alunos;

k) Informar ou encaminhar para os serviços competentes os pedidos de informação dirigidos à Faculdade.

3 - O responsável pela coordenação do Gabinete de Comunicação e Imagem é nomeado pelo Director.

Artigo 10.º

Gabinete de Apoio a Docentes

1 - O Gabinete de Apoio a Docentes, abreviadamente designado por GAD, compete promover e executar as actividades no domínio do suporte administrativo e secretarial aos docentes, nomeadamente no âmbito da organização de agenda, comunicações, apoio logístico e acolhimento, bem como no domínio do apoio à utilização de ferramentas informáticas de apoio às aulas e da promoção da utilização de ferramentas de e-learning como método de apoio pedagógico.

2 - Ao GAD compete:

a) Colaborar na organização de reuniões e compromissos similares, incluindo marcação e preparação de espaço, organização de documentação e sua distribuição atempada aos participantes;

b) Prestar apoio na preparação de deslocações, incluindo reservas de transporte e alojamento, organização da documentação necessária e contactos com os interlocutores no destino;

c) Dar acolhimento e orientação a visitantes;

d) Fazer a recepção de chamadas telefónicas e outros contactos, na ausência dos destinatários e a transmissão atempada das respectivas mensagens;

e) Proceder ao estabelecimento de contactos externos, quando necessário;

f) Receber correspondência na ausência do destinatário, que pelo seu carácter de confidencialidade não possa ser deixada nas caixas de correio;

g) Dar apoio no processo de arquivo de exames;

h) Receber e reencaminhar para os serviços adequados pedidos ou reclamações respeitantes a deficiências ou faltas de material detectadas nos gabinetes, salas de aula ou instalações comuns;

i) Proceder ao encaminhamento de documentação diversa para os serviços adequados;

j) Pesquisar em sites que sejam recomendados pelos docentes, informação sobre abertura e prazo de entrega de candidaturas a projectos de investigação e recolher, a pedido, a respectiva informação;

k) Colaborar na preparação e acompanhamento do processo de instalação de novos docentes, através de Informação/interface com os diferentes departamentos envolvidos no acolhimento;

l) Prestar informações sobre procedimentos internos;

m) Prestar apoio à utilização de ferramentas informáticas de apoio às aulas;

n) Promover a utilização de ferramentas de e-learning como método de apoio pedagógico, incluindo o aconselhamento e apoio técnico no uso dessas mesmas ferramentas;

o) Acompanhar o desenvolvimento da aplicação Gestão de Disciplinas, no que respeita à produção de informação destinada a entidades externas.

p) Promover e desenvolver outras actividades de apoio a docentes que lhe sejam cometidas por despacho do Director.

3 - O Gabinete de Apoio a Docentes não dispõe de chefia própria, ficando cada área de actuação na dependência do subdirector em quem tenham sido delegadas as matérias desenvolvidas.

Artigo 11.º

Disposições finais

O presente Regulamento entra em vigor no primeiro dia do mês seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

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