Nos termos do n.º 4 do artigo 8.º dos Estatutos do Instituto, publicados no Diário da República, 2.ª série n.º 53 de 17 de Março de 2009, por despacho do Director de 9 de Outubro de 2009, foi aprovado o regulamento dos Serviços do Instituto de Tecnologia Química e biológica da Universidade Nova de Lisboa, que a seguir se publica.
Regulamento dos Serviços do Instituto de Tecnologia Química e Biológica
Artigo 1.º
Objecto
O presente documento define o funcionamento orgânico dos serviços que dão apoio às actividades do Instituto de Tecnologia Química e Biológica (ITQB). Tendo presente a definição da missão do Instituto, expressa no artigo 3.º dos Estatutos (Despacho 7768/2009 da Reitoria da UNL) - "desenvolver investigação científica e ensino avançado em química, ciências da vida e tecnologias associadas, bem como prestar serviços à comunidade e desenvolver actividades de extensão universitária, incluindo a promoção da ciência e da tecnologia" -, o presente regulamento visa implementar um modo de funcionamento flexível que permita atingir níveis de eficiência e operacionalidade que suportem de forma adequada a actividade desenvolvida no ITQB.
Artigo 2.º
Funções de coordenação
As funções de coordenação dos serviços de apoio e das suas áreas funcionais são asseguradas por coordenadores designados por despacho do Director. Quando a complexidade funcional o justificar, a estas funções de coordenação poderão corresponder cargos de direcção intermédia.
SECÇÃO 1
Serviços de Apoio à Gestão
Artigo 3.º
Organização
Os Serviços de Apoio à Gestão (SAG) estão organizados em áreas funcionais. Os coordenadores das áreas funcionais são nomeados pelo Director e reportam directamente ao Administrador, podendo as funções ou tarefas que envolvam vários colaboradores ser delegadas.
Sem prejuízo das competências exigíveis para desempenho das diversas funções de apoio à actividade central do Instituto (investigação e ensino), os trabalhadores dos SAG são tendencialmente plurifuncionais, permitindo a substituição efectiva de cada um em caso de faltas e impedimentos, e valorizando a sua formação profissional. Para que os SAG constituam de facto uma estrutura orgânica funcional é fomentada e apoiada uma cultura de permanente abertura e colaboração.
Os coordenadores das áreas funcionais dos SAG, com excepção da área de Higiene e Segurança no Trabalho, elaboram mensalmente relatórios a apresentar ao Conselho de Gestão e anualmente listas nominativas com a descrição das funções adstritas aos vários trabalhadores, bem como uma nota sobre as necessidades em termos de recursos humanos a ter em conta na elaboração do Mapa de Pessoal e do Orçamento e Plano para o ano seguinte.
Artigo 4.º
Áreas Funcionais
Os SAG desenvolvem actividades nas seguintes áreas funcionais:
1 - Administrativa e Financeira;
2 - Planeamento e Gestão de Investigação e Desenvolvimento;
3 - Recursos Humanos e Gestão de Pessoal;
4 - Arquivo e Expediente;
5 - Académica;
6 - Higiene e Segurança no Trabalho.
Artigo 5.º
Área Administrativa e Financeira
A Área Administrativa e Financeira desenvolve actividades nos domínios administrativo, financeiro e patrimonial. É responsável pelos orçamentos e pela prestação de contas do ITQB perante os organismos externos, assim como pela organização financeira interna do Instituto, prestando apoio aos diversos serviços, nas áreas contabilística, fiscal, procedimental, de aprovisionamento e implementa as directivas emanadas da Direcção e pelo Conselho de Gestão. Tem igualmente a seu cargo a organização, gestão e controlo do património do Instituto.
A Área Administrativa e Financeira tem, nomeadamente, e as seguintes funções:
1 - Orçamento e conta.
a) Coligir os elementos necessários à elaboração do orçamento e respectivas revisões e alterações;
b) Organizar a conta anual de gerência e proceder à elaboração do respectivo relatório de contas;
c) Efectuar as reafectações mensais dos custos internos;
d) Coordenar e controlar toda a gestão financeira e controlo orçamental, designadamente através da cabimentação da despesa e aplicação da receita;
e) Organizar os processos inerentes à execução do orçamento bem como das respectivas prestações de contas e requisição de fundos.
2 - Contabilidade.
a) Determinar os custos de cada serviço, e estabelecer e manter a estatística financeira necessária ao apoio à decisão do Conselho de Gestão;
b) Registar os movimentos contabilísticos da receita e da despesa;
c) Assegurar a gestão financeira dos projectos de investigação em curso, nomeadamente através do controlo do recebimento das respectivas verbas, da execução da despesa e da prestação de contas às entidades financiadoras;
d) Promover a arrecadação de receitas, nomeadamente do controlo e gestão dos preços a praticar nas prestações de serviços, elaboração da respectiva facturação, bem como a gestão de terceiros no que se refere a dívidas a curto e médio prazo;
e) Contabilizar e organizar os processos de despesa através da elaboração das respectivas ordens de pagamento à Tesouraria;
f) Gerir todos os processos fiscais, nomeadamente no apuramento trimestral do IVA e informação a prestar ao Instituto Nacional de Estatística nas aquisições intracomunitárias;
g) Manter devidamente organizado o arquivo e toda a documentação administrativa e financeira destes serviços.
3 - Tesouraria.
a) Arrecadar e escriturar toda a receita;
b) Efectuar os pagamentos depois de devidamente autorizados;
c) Manter rigorosamente actualizada a sua escrita, de forma a permitir a verificação em qualquer momento dos fundos em cofre e em depósito, através da escrituração da folha de cofre;
d) Controlar os débitos e créditos nas contas bancárias;
e) Efectuar a identificação dos dados para a reconciliação bancária;
f) Efectuar a gestão administrativa do fundo de caixa;
g) Organizar mensalmente o balancete referente ao mês anterior.
4 - Economato.
a) Proceder à correcta instrução dos processos de aquisição de bens e serviços, incluindo a abertura de procedimentos concursais;
b) Organizar e manter actualizados os processos dos fornecedores, nomeadamente no que concerne aos contactos e preçários;
c) Proceder à armazenagem e conservação dos bens de consumo e assegurar a sua distribuição pelos diferentes utilizadores;
d) Organizar as estruturas de armazenagem, assegurar o seu bom funcionamento e garantir os abastecimentos e apoio técnico solicitados.
e) Supervisionar os serviços executados por empresa prestadora de serviços de limpeza, assegurando o fornecimento dos produtos estabelecidos no contrato de prestação de serviços;
f) Assegurar os serviços externos determinados pela Direcção do ITQB, incluindo o correio entre os vários edifícios utilizados pelo Instituto.
5 - Património.
a) Organizar e coordenar todas as operações destinadas a manter actualizado o inventário dos bens móveis e imóveis da instituição;
b) Inserir e controlar as fichas de inventário com respectivas taxas de amortização em vigor.
Artigo 6.º
Planeamento e Gestão de Investigação e Desenvolvimento
A Área de Planeamento e Gestão de I&D desenvolve actividades na interface com os grupos de investigação, a Direcção e Conselho de Gestão, e a Área Administrativa e Financeira, tendo, nomeadamente, as seguintes funções:
a) Procurar activamente a recolha, sistematização e disseminação de informação relativa a oportunidades de financiamento, nacional e internacional, das actividades de I&D;
b) Apoiar a preparação de candidaturas a projectos e programas de natureza competitiva, assegurando, nomeadamente, a interacção com as entidades financiadoras, tendo em vista o bom entendimento das regras de candidatura;
c) Estabelecer ligação com a Área Administrativa e Financeira, tendo em vista assegurar que o processo administrativo e financeiro é correctamente reportado às entidades financiadoras de projectos;
d) Monitorizar os dados relativos à execução científica e financeira dos projectos de I&D em curso, tendo em vista o seu tratamento para informação interna e possível divulgação de resultados;
e) Elaborar contratos e acordos entre as partes, relativos aos projectos de I&D aceites para financiamento;
f) Enviar atempadamente, às entidades financiadoras, os relatórios de execução científica e financeira;
g) Apoiar a instalação e a integração de novos investigadores e grupos de investigação;
Artigo 7.º
Recursos Humanos e Gestão de Pessoal
A Área de Recursos Humanos e Gestão de Pessoal tem as seguintes funções:
1 - Recursos humanos:
a) Manter permanentemente actualizado o conhecimento relativo à legislação sobre gestão dos recursos humanos;
b) Apoiar a Direcção e demais órgãos do Instituto na definição e execução da estratégia de recursos humanos;
c) Organizar, informar e acompanhar os processos relativos à contratação de pessoal;
d) Organizar, informar e acompanhar os processos relativos à concessão de bolsas;
e) Elaborar contratos;
f) Organizar os processos individuais;
g) Organizar e acompanhar o processo de avaliação dos funcionários e dos docentes e investigadores;
h) Dar apoio logístico ao Gabinete Médico;
i) Controlar a assiduidade do pessoal e apresentar para despacho os pedidos de faltas e licenças, bem como os mapas de férias;
j) Executar funções relativas à formação profissional, nomeadamente:
Recolher e divulgar informação sobre acções de formação;
Registar e enviar os pedidos de inscrição em acções de formação, submetendo-os a despacho após confirmação;
Manter permanentemente actualizada a base de dados de formação profissional;
k) Manter permanentemente actualizada a base de dados dos funcionários e colaboradores do Instituto, tendo em vista, nomeadamente, a sua utilização para dar resposta a inquéritos oficiais sobre o pessoal envolvido em actividades de I&D;
2 - Processamento de abonos:
a) Processar as folhas de vencimentos e abonos;
b) Processar as ajudas de custo;
c) Verificar os documentos relativos a despesas com pessoal;
d) Elaborar as relações e guias para entrega ao Estado e a outras entidades das importâncias devidas em descontos, reposições ou outras.
Artigo 8.º
Arquivo e Expediente
A Área de Arquivo e Expediente tem as seguintes funções:
a) Registar, digitalizar e distribuir a correspondência recebida, registar e digitalizar a correspondência expedida pelos SAG, mantendo actualizado o copiador em suporte informático;
b) Enviar cada exemplar com o número de saída, por correio electrónico, ao serviço emissor da correspondência;
c) Afectar as despesas de correio aos vários centros de custos e enviar os dados à Área Administrativa e Financeira, para contabilização;
d) Preencher os mapas do correio para controlo das despesas;
e) Estabelecer os contactos com empresas de transporte de encomendas, sempre que solicitado;
f) Definir os prazos de conservação da documentação recebida e expedida, que não esteja abrangida por normas legais de conservação;
g) Implementar e manter o sistema electrónico de gestão documental;
h) Assegurar a distribuição do correio interno.
Artigo 9.º
Área Académica
A actividade da Área Académica desenvolve-se no âmbito do planeamento e gestão das actividades de ensino, na interface com os grupos de investigação e com as áreas Administrativa e Financeira e de Planeamento e Gestão de I&D, através das seguintes funções:
1 - Inscrições e matrículas:
a) Divulgar a informação sobre condições de ingresso e frequência dos cursos ministrados no Instituto;
b) Organizar e acompanhar os processos relativos à matrícula, inscrição, frequência e aproveitamento dos alunos;
c) Conferir os processos quanto ao montante de propinas a pagar e proceder ao seu recebimento;
d) Emitir certidões de matrícula, inscrição, frequência e outras relativas a actos que constem dos processos e não sejam de natureza reservada;
e) Elaborar os editais e avisos relativos a matrículas, inscrições, transferências e propinas, bem como executar os respectivos processos e emissão de documentos comprovativos;
f) Organizar e manter o arquivo dos processos individuais dos alunos;
g) Compilar em base de dados os elementos estatísticos relativos aos estudantes, tendo em vista a sua utilização interna e pelos organismos oficiais, assegurando o sigilo de dados, quando aplicável.
2 - Actividades académicas:
a) Dar apoio administrativo às actividades académicas, no que respeita a programas e planos de estudo;
b) Emitir diplomas de cursos de graduação e suplementos ao diploma;
c) Emitir diplomas de formação pós-graduada não conferente de grau;
d) Tratar dos processos relativos a prémios académicos;
e) Organizar os processos relativos à atribuição de graus académicos, incluindo a organização e secretariado das provas e actos académicos;
f) Organizar os processos de equivalência e reconhecimento de habilitações estrangeiras de nível superior;
g) Assegurar apoio administrativo às reuniões do Conselho Pedagógico.
3 - Antigos alunos:
a) Apoiar administrativamente a estrutura de apoio às actividades dos antigos alunos do Instituto;
b) Manter actualizada uma base de dados sobre os antigos alunos do Instituto, incluindo o seu percurso profissional.
Artigo 10.º
Higiene e Segurança no Trabalho
1 - Comissão de Segurança:
a) A Comissão de Segurança tem por função definir, divulgar e fazer cumprir as regras de segurança por todos os que trabalham no ITQB;
b) O coordenador e os outros membros da Comissão de Segurança são nomeados pelo Director.
c) A Comissão de Segurança publicará, no portal da internet do ITQB, normas e recomendações específicas sobre segurança.
2 - Medicina no Trabalho:
a) O ITQB conta com a colaboração de um médico do trabalho, ao qual compete zelar pela saúde dos seus trabalhadores, no cumprimento da lei.
b) A actividade do médico do trabalho no ITQB pressupõe uma estreita colaboração com a Comissão de Segurança, nomeadamente no que concerne ao levantamento sistemático e avaliação dos riscos associados às actividades do Instituto e que constitui base para acções desenvolvidas no âmbito da Saúde no Trabalho.
SECÇÃO 2
Apoio Técnico-Científico e de Ensino
Artigo 11.º
Organização
Os coordenadores das áreas de apoio técnico-científico e de ensino são nomeados pelo Director. Reportam directamente ao Director ou, por delegação a outro membro do Conselho de Gestão. As funções ou tarefas que envolvam vários colaboradores em cada área podem ser delegadas.
Artigo 12.º
Serviços Científicos
Os Serviços Científicos têm como função principal o apoio a actividades específicas de investigação científica do Instituto, bem como a prestação de serviços a outras instituições, públicas ou privadas.
Sem prejuízo da criação de outras, o ITQB conta com as seguintes unidades de serviços científicos:
a) Centro de Ressonância Magnética António Xavier (CERMAX).
São funções do CERMAX o desenvolvimento da técnica de ressonância magnética nuclear (rmn) numa vasta gama de aplicações, que incluem, entre outros, a determinação de estruturas de proteínas ou pequenas moléculas, estudos metabólicos, de ciência dos materiais e de rmn "in vivo".
b) Unidade de Serviços Analíticos (ITQB/IBET).
São funções da Unidade de Serviços Analíticos o desenvolvimento analítico, a validação e o teste de produtos químicos e biológicos, bem como a análise de novos produtos farmacêuticos, de acordo com os princípios de boas práticas de laboratório da OCDE, sendo para este efeito um serviço certificado pelo INFARMED como tendo Boas Práticas de Laboratório.
c) Cristalografia de Raios-X de Pequenas Moléculas.
São funções da unidade de Cristalografia de Raios-X de Pequenas Moléculas a prestação de serviços analíticos na área de difracção de raios-X para determinação de estruturas tridimensionais de moléculas pequenas. Presta também serviços de aconselhamento no crescimento de cristais únicos com qualidade suficiente à obtenção de dados de difracção de raio-X, bem como na análise dos resultados estruturais e na sua preparação para publicação em trabalhos científicos.
d) Unidade de Fermentação.
É objecto da Unidade de Fermentação a execução de tarefas de crescimento bacteriano em fermentador, com vista à produção de biomassa. As funções da unidade incluem a esterilização dos meios de cultura em fermentador, a inoculação, o acompanhamento do crescimento bacteriano e a finalização das fermentações, bem como a recolha, conservação e disrupção da biomassa.
Cada um destes serviços mantém permanentemente actualizados no portal da internet do ITQB os serviços prestados, bem como as condições específicas de acesso para os utilizadores internos e externos.
Artigo 13.º
Biblioteca
As funções da Biblioteca são as seguintes:
a) Analisar e interpretar as necessidades dos utilizadores, promovendo a qualidade da informação através da criação e exploração dos instrumentos de acesso, de distribuição e de partilha de informação científica;
b) Conceber, planear e implementar os serviços de informação documental, assegurando a coerência global dos conteúdos e a evolução da arquitectura do sistema de informação;
c) Acompanhar a evolução das normas e práticas biblioteconómicas, a nível nacional e internacional, por forma a assegurar a sua implementação;
d) Definir critérios de selecção, aquisição e eliminação de documentos que permitam organizar colecções de natureza científica, através da sua classificação, indexação e catalogação;
e) Identificar as necessidades e elaborar propostas de formação;
f) Auxiliar os utilizadores nas pesquisas em recursos físicos e electrónicos;
g) Manter permanentemente actualizadas no portal da internet do ITQB as regras de acesso à Biblioteca e as suas regras de funcionamento.
O funcionamento da biblioteca, nomeadamente no que concerne à aquisição de novas obras, é coadjuvado por um Conselho de Leitura, nomeado pela Direcção do Instituto.
Artigo 14.º
Gestão de Laboratórios
A Gestão de Laboratórios coordena a aquisição, gestão e manutenção de todo equipamento científico comum, e fornece apoio logístico aos vários grupos de investigação do ITQB. As suas funções incluem:
a) Estabelecer contactos com os fornecedores;
b) Gerir todo o equipamento científico comum, acompanhando a instalação de novos equipamentos e assegurando uma utilização adequada dos mesmos através da elaboração e divulgação de procedimentos de utilização, em conjunto com os respectivos responsáveis;
c) Gerir os consumíveis associados a equipamentos comuns;
d) Negociar os contratos de assistência técnica e de prestação de serviços e propor alterações;
e) Apoiar os grupos de investigação na selecção e aquisição de equipamentos;
f) Manter actualizada a página da internet associada à Gestão de Laboratórios, no que diz respeito à localização, disponibilidade e regras de utilização do equipamento científico comum, bem como outra informação relevante para os investigadores do Instituto.
Artigo 15.º
Laboratório de Ensino
São funções do Laboratório de Ensino:
a) Prestar apoio às actividades de ensino do Instituto, nomeadamente no que diz respeito a aulas práticas ou demonstrações integradas nos seus cursos de 2.º ou 3.º ciclos;
b) Assegurar a preparação e a gestão do espaço para outras actividades académicas e pedagógicas ou acções de formação;
c) Manter permanentemente actualizadas no portal da internet do ITQB as regras de acesso e de funcionamento do Laboratório de Ensino.
O Laboratório de Ensino tem um Director, nomeado pela Direcção do Instituto, e um técnico, ambos fazendo parte de uma comissão de acompanhamento. Esta comissão inclui ainda dois responsáveis por grupos de investigação do Instituto, propostos pelo Director do Laboratório de Ensino.
Artigo 16.º
Salas de Lavagem
São funções da Salas de Lavagem:
a) Proceder à recolha matinal, em todos os laboratórios, dos carros contendo material e meios de cultura para descontaminar, lavar, preparar e esterilizar. Entregar o material e meios de cultura preparados, ao fim da tarde;
b) Proceder à lavagem mecânica de material normal e descontaminado e lavagem manual de material plástico e sensível, bem como à sua secagem em estufa;
c) Proceder à autoclavagem para descontaminação de material contaminado (descartável e reutilizável) e para esterilização de meios de cultura, areias e outros substratos;
d) Preparar material para esterilização;
e) Proceder à esterilização em estufa de material de vidro e plástico.
Artigo 17.º
Núcleo de Apoio Informático
São funções do Núcleo de Apoio Informático:
a) Gerir a rede informática do Instituto, promovendo e desenvolvendo os sistemas de informação interna e externa;
b) Estudar, analisar e implementar os requisitos que os sistemas de informação deverão satisfazer, tendo em vista a sua adequação aos objectivos do Instituto;
c) Assegurar a integração das diversas aplicações e plataformas informáticas, participando na realização de testes de aceitação e na formação dos utilizadores;
d) Assegurar a existência actualizada, e em boas condições de utilização, dos equipamentos e aplicações informáticas;
e) Realizar os estudos necessários para informar e fundamentar decisões de aquisição de equipamento e aplicações informáticas e, neste âmbito, prestar apoio aos utilizadores;
f) Apoiar os utilizadores na resolução de problemas relacionados com a utilização de equipamento e de aplicações informáticas;
g) Definir, divulgar e fazer cumprir as regras de utilização do sistema informático, publicadas no portal da internet do ITQB.
Artigo 18.º
Manutenção e Oficinas
A Área de Manutenção e Oficinas tem funções no âmbito da manutenção e conservação dos edifícios e instalações, da assistência técnica a equipamentos e sistemas infra-estruturais, nomeadamente de comunicações, electricidade, águas, tratamento de ar, climatização, ar comprimido, vácuo, gás, azoto, efluentes, incêndio e segurança, e viaturas. A área de Manutenção e Oficinas tem as seguintes valências:
a) Electrotecnia: alta e baixa tensão e electrónica; electromecânica e frio;
b) Gestão de energia;
c) Telecomunicações móveis e fixas;
d) Mecanotecnia: bombas de vácuo, bombas circuladoras de água, compressores e motores;
e) Serralharia: fabrico de bancadas e mobiliário de laboratório; canalizações de águas e esgotos, gases, etc.;
f) Oficina de vidro: fabrico e reparação de material de laboratório;
g) Parque de viaturas;
h) Controlo de acessos;
i) Segurança e vigilância: supervisão dos serviços executados por empresa prestadora de serviços de vigilância;
j) Conservação dos espaços exteriores aos edifícios: conservação e limpeza das estufas e espaços ajardinados;
k) Gestão de resíduos: controlo, armazenamento e expedição para destino final.
A Área de Manutenção e Oficinas apoia também a actividade laboratorial, nomeadamente no fabrico de protótipos e reparações de equipamento específico laboratorial. Compete-lhe ainda a coordenação e fiscalização de execução das obras de beneficiação, manutenção e reparação executadas com recurso a meios externos
Instituto de Tecnologia Química e Biológica, 10 de Dezembro de 2009. - José Artur Martinho Simões, Director.
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