Determino a publicação do Regulamento do GARDOC - Grupo de Apoio aos Recursos Documentais, com as alterações sugeridas pelos responsáveis daquele Grupo, aprovadas em reunião da Comissão Permanente do Conselho Geral.
27 de Fevereiro de 2009. - O Presidente, Armando Pires.
Regulamento dos Serviços de Documentação do Instituto Politécnico de Setúbal (IPS)
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objecto
O presente Regulamento define, harmoniza e uniformiza processos, políticas, procedimentos e condições de utilização dos Serviços de Documentação do IPS, garantindo a todos os utilizadores os mesmos direitos e deveres.
Artigo 2.º
Âmbito e aplicação
1 - Entende-se como Serviços de Documentação os seguintes:
a) Serviços de livre acesso - acesso ao catálogo (local e em rede), acesso às colecções através de consulta, leitura de presença individual e empréstimo domiciliário;
b) Serviços de acesso condicionado - prioritariamente afectos à população específica de cada escola superior onde se encontram disponíveis e sujeitos às especificidades dos regulamentos internos de cada escola, sendo que poderão ser cedidos, mediante reserva e consoante disponibilidade, a outros utilizadores desde que façam parte da comunidade do IPS.
2 - Fazem parte dos Serviços de Documentação do IPS as seguintes unidades:
a) Escola Superior de Educação (ESE) - Centro de Recursos Educativos (CRE);
b) Escola Superior de Tecnologia de Setúbal (ESTSetúbal) - Mediateca;
c) Escola Superior de Ciências Empresariais (ESCE) - Centro de Documentação;
d) Escola Superior de Tecnologia do Barreiro (ESTBarreiro) - Centro de Documentação;
e) Escola Superior de Saúde (ESS) - Biblioteca.
3 - São utilizadores dos Serviços de Documentação do IPS:
a) A comunidade do IPS, incluindo os membros das associações de antigos alunos das escolas do Instituto;
b) Os arquivos, bibliotecas e serviços de documentação e ou informação nacionais e internacionais, depois de celebrados os respectivos protocolos;
c) Outras instituições que estabeleçam protocolos com o IPS e ou as suas escolas;
d) Outros utilizadores individuais e frequentadores de acções de formação ministradas pelas escolas, devidamente autorizados pelo responsável do respectivo serviço.
CAPÍTULO II
Condições gerais de utilização
Artigo 3.º
Identificação
1 - Todos os utilizadores devem possuir um documento que os identifique e apresentá-lo sempre que tal lhes seja solicitado:
a) A comunidade do IPS identifica-se mediante a apresentação do respectivo cartão;
b) Os utilizadores externos às Escolas do IPS, incluindo os antigos alunos, podem usufruir de empréstimo domiciliário de documentos dos Serviços de Documentação do IPS, mediante a inscrição como utilizadores e o pagamento de uma taxa anual a definir por Despacho do Sr. Presidente do IPS. A inscrição dá direito à requisição em qualquer dos Serviços de Documentação do IPS, segundo as condições expressas no artigo 11.º do capítulo III.
c) Os arquivos, bibliotecas e serviços de documentação e ou informação nacionais e internacionais identificam-se mediante credencial, emitida pelos respectivos responsáveis.
2 - Os funcionários dos serviços de documentação poderão exigir, em caso de dúvida, a apresentação do Documento de Identificação do utilizador.
Artigo 4.º
Horários
1 - Os horários de funcionamento dos Serviços de Documentação do IPS são afixados anualmente em locais visíveis, podendo ser diferentes em cada ano lectivo.
2 - Qualquer alteração ao horário definido, quer seja de carácter pontual ou permanente será comunicada na medida do possível, com pelo menos vinte e quatro horas de antecedência, mediante aviso escrito afixado em local visível e outros meios de divulgação internos.
Artigo 5.º
Direitos e deveres dos utilizadores
Todos os utilizadores dos Serviços de Documentação do IPS têm direito à optimização das condições de trabalho: qualidade do espaço (conforto, silêncio, segurança, higiene, luz, limpeza), solicitude dos funcionários (apoio na pesquisa, rápido acesso à informação, organização dos documentos, boa acessibilidade aos espaços, formação do ponto de vista do utilizador), disponibilização dos meios informáticos/multimédia necessários e o reforço e diversificação da política de aquisição de novos documentos.
Os utilizadores terão, como dever, de cumprir rigorosamente o regulamento de utilização dos Serviços de Documentação do IPS, contribuir para o bom funcionamento de cada unidade e promover transversalmente a optimização das condições de trabalho.
Artigo 6.º
Documentação adquirida para a realização de projectos, mestrados e doutoramentos
1 - Todos os documentos destinados ao apoio bibliográfico à realização de projectos, mestrados e doutoramentos ou qualquer outro tipo de formação complementar e avançada do corpo docente do IPS são sujeitos a registo de posse no Centro de Documentação da escola superior de origem do docente, desde que a sua aquisição tenha sido financiada/subsidiada por fundos oriundos do IPS, suas escolas superiores, ou programas de financiamento e apoio externo(designadamente o Programa PRODEP e acções comunitárias e extracomunitárias).
A sua devolução é obrigatória após o prazo máximo de dois semestres lectivos, podendo voltar a ser requerida caso o docente considere que a necessidade de consulta se mantém.
2 - Sem prejuízo do estabelecido no n.º 1, deverá o docente devolver o documento em causa ao serviço de documentação respectivo sempre que se verifique a existência de outra requisição, podendo posteriormente voltar a requisitá-lo.
3 - Serão salvaguardadas as especificidades dos regulamento e ou normas das entidades promotoras das acções mencionadas no n.º 1.
Artigo 7.º
Restrições
1 - Nos Serviços de Documentação do IPS não é permitido:
a) Tomar quaisquer atitudes ou utilizar objectos que possam pôr em causa o ambiente de silêncio e disciplina, exigido nesses espaços, como falar em voz alta, fumar, comer, beber ou utilizar telemóveis;
b) Alterar a colocação dos móveis e equipamentos;
c) O estudo em grupo, excepto nos espaços autorizados a esse fim.
CAPÍTULO III
Serviços disponíveis
Artigo 8.º
Acesso ao catálogo
O acesso ao catálogo pode ser efectuado localmente em cada uma das unidades que constituem os Serviços de Documentação do IPS ou através das ferramentas informáticas ao dispor para consulta em rede.
Artigo 9.º
Acesso às colecções
1 - O utilizador pode aceder às colecções localmente para consulta, leitura de presença individual ou através de empréstimo domiciliário.
2 - Alguns documentos, tais como dicionários, enciclopédias, atlas, normas, periódicos, policopiados, teses e documentos raros, frágeis ou muito caros não podem ser cedidos a título de empréstimo domiciliário. Todos os documentos nestas circunstâncias estão devidamente assinalados.
3 - Aos documentos referidos no número anterior, poderá ser autorizado o seu empréstimo domiciliário pelo responsável do serviço.
4 - A requisição de material audiovisual, multimédia e cartográfico fica sujeita às especificidades dos regulamentos internos de cada escola.
Artigo 10.º
Consulta e leitura de presença individual
1 - Entende-se por consulta o livre acesso às estantes, dentro dos horários de funcionamento de cada uma das unidades que constituem os serviços de documentação.
2 - Entende-se por leitura de presença individual a que é efectuada nas salas de leitura, dentro dos horários de funcionamento de cada uma das unidades que constituem os Serviços de Documentação.
3 - Os utilizadores têm direito à consulta e à leitura de presença de todos os documentos que se encontrem em livre acesso, sem necessidade de preencher requisições. Os documentos não abrangidos pelo estabelecido anteriormente ficam sujeitos às especificidades dos regulamentos internos de cada escola.
4 - Nos espaços de leitura o utilizador pode servir-se simultaneamente de documentos dos Serviços de Documentação ou de outros materiais estranhos aos mesmos, desde que não perturbe o normal funcionamento desses espaços, nem ponha em causa a integridade e bom estado de conservação das instalações, mobiliário e equipamentos.
Artigo 11.º
Empréstimo domiciliário
1 - Entende-se por empréstimo domiciliário a cedência de documentos para utilização em locais exteriores aos serviços de documentação de cada escola.
2 - O regime de empréstimo domiciliário é um direito da comunidade do IPS e implica requisição feita no balcão de atendimento. Ao fazer a requisição, o utilizador assume implicitamente o compromisso de devolver o documento requisitado em bom estado de conservação e dentro do prazo determinado, devendo ser-lhe facultado talão comprovativo.
No acto do empréstimo, os utilizadores devem verificar o estado de conservação do documento (que deverá ser confirmado pelos funcionários).
3 - O empréstimo domiciliário à comunidade IPS efectua-se pelo período de 10 dias úteis até quatro obras em simultâneo.
4 - Todos os prazos são passíveis de renovação, requerida pessoalmente ou via telefone, e-mail ou fax até ao último dia do prazo determinado, no serviço de documentação de onde o documento requisitado é originário. Qualquer utilizador perde o direito à renovação do prazo de empréstimo se deixar ultrapassar esse prazo ou se nos serviços de documentação existirem reservas do(s) documento(s) em causa.
5 - Sempre que algum utilizador pretenda o empréstimo de uma obra que esteja requisitada em regime de leitura domiciliária, o interessado pode solicitar a sua reserva, pessoalmente no balcão de atendimento e ou via telefone, e-mail ou fax, nos serviços de documentação de cada escola ou por empréstimo interbibliotecas. Os pedidos de reserva mantêm-se válidos durante 10 dias úteis, renováveis.
6 - É proibido ceder a terceiros os documentos requisitados, seja qual for o motivo invocado.
7 - Será permitido o empréstimo domiciliário de documentos de carácter reservado (ver artigo 9.º) e documentos assinalados com bola vermelha, durante o fim-de-semana nos serviços que não funcionem ao sábado. Este empréstimo é limitado a um documento por utilizador e deverá ser devolvido impreterivelmente no 1.º dia útil seguinte, salvo em caso de força maior devidamente justificada.
8 - Todas as excepções ao empréstimo domiciliário de documentos ficam sujeitas às especificidades dos regulamentos internos de cada escola.
Artigo 12.º
Empréstimo interbibliotecas
1 - O empréstimo interbibliotecas é estabelecido entre arquivos, bibliotecas e Serviços de Documentação e ou informação nacionais e internacionais, depois de celebrados os respectivos protocolos.
2 - Neste âmbito, o arquivo, biblioteca ou serviço de documentação e ou informação requisitante funcionará sempre como único responsável pelas obras emprestadas.
3 - O empréstimo interbibliotecas disponibilizado pelos Serviços de Documentação do IPS efectua-se por um período de 10 dias úteis a contar da data do envio do(s) documento(s) para o arquivo, biblioteca ou serviço de documentação e ou informação requisitante. Qualquer pedido de renovação do empréstimo deverá ser solicitado através de fax ou e-mail.
No que respeita às multas ou penalizações aplica-se o princípio da reciprocidade, situação estendida aos emolumentos.
4 - Quaisquer pedidos de empréstimo interbibliotecas externas aos Serviços de Documentação do IPS e que envolvam custos, serão suportados pelos utilizadores que os solicitarem.
5 - Os documentos que tenham que transitar pelo correio para fins de empréstimo interbibliotecas devem ser sempre enviados sob registo, sendo as despesas pagas pelo expedidor.
CAPÍTULO IV
Incumprimentos e penalizações
Artigo 13.º
Incumprimentos
1 - O incumprimento do disposto no presente Regulamento, para a comunidade IPS, poderá implicar procedimento disciplinar, competindo ao responsável pelo serviço de documentação comunicar os factos ao órgão directivo da escola.
2 - Em caso de furto, o utilizador será suspenso de todos os direitos de empréstimo, em todos os serviços de documentação do IPS, enquanto não repuser o documento.
Artigo 14.º
Multas e penalizações
1 - Atrasos até seis dias úteis na devolução de documentos cedidos em regime de empréstimo domiciliário implicam a suspensão do direito de requisição de documentos enquanto se verificar o atraso.
A partir do 7.º dia útil de atraso na entrega dos documentos, o utilizador fica sujeito à suspensão do direito de requisitar durante 30 dias úteis contados a partir da data de devolução.
2 - No caso dos estudantes, o incumprimento reiterado, quando precedido de aviso postal em carta registada ou correio electrónico com recibo de leitura por parte dos Serviços de Documentação, efectuado a partir do 12.º dia útil de atraso, dará origem ao congelamento de notas e à não emissão de qualquer tipo de certificados pelos serviços académicos da escola de origem, até que seja regularizada a situação, mantendo-se a penalização do n.º 1 do presente artigo.
3 - Os utilizadores que incorrerem em três suspensões no mesmo ano lectivo perdem o direito ao empréstimo domiciliário durante o ano lectivo em curso.
Artigo 15.º
Reposição por extravio e danos causados a documentação
Em qualquer circunstância, o utilizador é sempre o exclusivo responsável pelo documento que requisitou, devendo proceder à sua reposição nos serviços de documentação em caso de dano ou perda do mesmo. Considera-se dano de uma publicação dobrar, cortar ou rasgar, escrever ou riscar, desenhar, sublinhar, sujar ou molhar as suas folhas ou capas, bem como arrancar ou inutilizar quaisquer sinalizações postas pelos Serviços de Documentação.
Nos casos de impossibilidade de reposição, os Serviços de Documentação deverão indicar ao utilizador qual o documento adequado à substituição do original.
CAPÍTULO V
Disposições finais
Artigo 16.º
Reclamações
1 - Ao utilizador cabe recurso hierárquico da aplicação do presente Regulamento, junto do órgão directivo da escola.
2 - As reclamações relativas ao funcionamento dos serviços de documentação das escolas do IPS poderão ser feitas no livro amarelo da Administração Pública, existente nos respectivos Serviços Administrativos.
Artigo 17.º
Situações não previstas no Regulamento
1 - Das situações não previstas neste Regulamento, nomeadamente as que concernem à utilização dos serviços de acesso condicionado, será definido pelas normas internas de funcionamento dos Serviços de Documentação de cada Escola.
2 - Em casos omissos, deverá o responsável de cada um dos Serviços de Documentação deliberar sobre o facto, informado o órgão directivo.
Artigo 18.º
Alterações
A Comissão Permanente delegou no Presidente do IPS futuras alterações ao presente Regulamento, ouvido o GARDOC ou por sua sugestão, a qualquer momento e sempre que tal seja considerado necessário.
Artigo 19.º
Entrada em vigor
O constante no presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.