Os Estatutos do ISEL, anexos ao despacho 5576/2010, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 60, de 26 de março, enumeram, no n.º 1 do artigo 78.º, os serviços que integram os Serviços Centrais do ISEL, sendo que na alínea e) prevê-se a existência do Serviço de Documentação e Publicações, cujas competências, organização interna e funcionamento serão objeto de Regulamento Interno, nos termos do n.º 2 do artigo 82.º do mesmo diploma.
Compulsando os normativos determinantes da organização interna do ISEL, previstos na legislação aplicável, bem como os dispositivos constantes nos Estatutos do ISEL, não se encontraram desconformidades que obstem à sua aprovação.
Assim sendo, em cumprimento do disposto no n.º 4 do artigo 75.º dos Estatutos do ISEL, por despacho de 2 de julho de 2012 aprovei o Regulamento dos serviços de documentação e publicações, após homologação do Senhor Presidente do Instituto Politécnico de Lisboa, por despacho de 23 de julho de 2012, publico em anexo.
24 de setembro de 2012. - O Presidente do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa, Prof. Doutor José Carlos Lourenço Quadrado.
Regulamento Interno do Serviço de Documentação e Publicações
CAPÍTULO I
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação e objeto
O presente Regulamento estabelece as atribuições e competências, assim como as regras de funcionamento do Serviço de Documentação e Publicações (adiante designado SDP) do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa (adiante designado ISEL) cumprindo o estabelecido no artigo 75.º do Despacho 5576/2010 (Estatutos do ISEL), publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 60, de 26 de março.
Enquanto instrumento de gestão, este Regulamento estrutura e define as bases orientadoras de cariz geral, uma vez que as regras de caráter prático, sujeitas a alguns ajustes e alterações com alguma regularidade, serão explicitadas no Manual de Procedimentos.
Artigo 2.º
Missão e Atribuições
O SDP do ISEL tem como missão organizar e conservar todos os bens culturais da Instituição, através da aplicação de um processo de gestão eficiente e eficaz, estimulando o interesse da comunidade científica para o desenvolvimento científico e tecnológico e promovendo o desenvolvimento do ensino da engenharia e da investigação.
Artigo 3.º
Direção do Serviço
O SDP é coordenado por um Dirigente Intermédio de Grau 3, conforme estipulado pelo artigo 77.º dos Estatutos do ISEL e de acordo com a legislação em vigor.
Artigo 4.º
Constituição
Com vista a uma uniformização dos procedimentos e práticas, o SDP está estruturado em 5 núcleos funcionais:
a) Núcleo de Apoio à Investigação & Desenvolvimento;
b) Núcleo de Gestão do Acervo Museológico;
c) Núcleo de Arquivo e Gestão Documental;
d) Núcleo Editorial;
e) Reprografia.
CAPÍTULO II
Atribuições e Competências
Artigo 5.º
Núcleo de Apoio à Investigação & Desenvolvimento
1 - O Núcleo de Apoio à Investigação & Desenvolvimento é responsável pelo apoio à investigação científica produzida pelo ISEL.
2 - Competências:
a) Instruir e zelar pelo cumprimento de todos os procedimentos administrativos relativos às candidaturas aos projetos de investigação e de desenvolvimento tecnológico (adiante designado por I&DT) no âmbito de concursos nacionais e internacionais;
b) Assegurar a instrução e submissão dos processos de candidaturas a bolsas de investigação científica e tecnológica;
c) Acompanhar e monitorizar os processos de submissão das candidaturas no âmbito da I&DT;
d) Propor ao Presidente do ISEL novas candidaturas a bolsas e projetos de investigação científica e tecnológica;
e) Incentivar as candidaturas à obtenção de prémios como reconhecimento das atividades realizadas no domínio da investigação e desenvolvimento tecnológico;
f) Divulgar sistematicamente todas as aberturas de concursos ou financiamentos na área da I&DT;
g) Assegurar o registo de Patentes;
h) Propor a candidatura a subsídios e apoios externos como forma de contribuir para a sustentabilidade da atividade de investigação no ISEL.
Artigo 6.º
Núcleo de Gestão do Acervo Museológico
1 - O Núcleo de Gestão do Acervo Museológico é responsável pela preservação e conservação das coleções museológicas. Visa assim, efetivar a organização do acervo museológico do ISEL constituído pelas coleções museológicas dispersas pelo seu campus. Neste sentido, estuda, recupera e preserva a memória do ISEL cumprindo concomitantemente o enquadramento legislativo existente para a preservação dos bens culturais.
2 - Competências:
a) Elaborar e manter atualizado o inventário museológico dos bens que integram as coleções ou que venham a ser objeto de incorporação;
b) Administrar os processos de aquisição e baixa do acervo, gerir a reserva técnica e o empréstimo do acervo;
c) Conservar todos os bens das coleções, garantindo as condições adequadas e promovendo as medidas preventivas necessárias à sua conservação e segurança;
d) Elaborar o historial e valorizar os bens preservados através da investigação;
e) Assegurar isoladamente ou em articulação com outros órgão e serviços do ISEL, a realização de iniciativas culturais ou atividades socioeducativas com a finalidade de divulgar as coleções e o património histórico do ISEL;
f) Propor ao Presidente do ISEL protocolos de colaboração e convénios para constituir elos de ligação com entidades com atividades afins;
g) Promover equipas interdisciplinares (parcerias técnicas) no ISEL que apoiem o desenvolvimento da atividade museológica;
h) Participar em comissões especiais na instituição ou fora dela, como representante da área da museologia;
i) Propor a candidatura a subsídios e apoios externos de forma a garantir a sustentabilidade dos objetivos deste núcleo.
Artigo 7.º
Núcleo de Arquivo e Gestão Documental
1 - O Núcleo de Arquivo e Gestão Documental é responsável pela gestão arquivística da documentação produzida ou reunida pelos órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade do ISEL e que se conserva para servir de testemunho, prova, memória e informação. A gestão da documentação implica a implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e a eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação do arquivo.
Este núcleo contempla duas vertentes: a gestão da documentação corrente e intermédia e a organização e empenho numa maior e melhor preservação do acervo documental do ISEL para futura promoção da investigação e da divulgação da documentação histórica. Pretende-se tornar mais acessível o estudo dos documentos de identidade da instituição aos investigadores e cidadãos interessados na história do percurso pedagógico, científico e administrativo da instituição, de forma a promover e valorizar o nosso património histórico e documental.
O Núcleo de Arquivo e Gestão Documental compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objetivos do Arquivo Administrativo (Corrente), Intermédio e Definitivo (Histórico) do ISEL, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica, proveniente dos diferentes órgãos e serviços, independentemente do seu suporte ou formato.
2 - Competências:
a) Implementar uma política integrada de informação e gestão documental;
b) Acionar metodologias de uniformização arquivística através de mecanismos de levantamento, avaliação e seleção, classificação, inventariação, conservação, difusão, comunicação e acesso, tratamento arquivístico e eliminação;
c) Recolher, analisar, organizar e preservar a documentação de valor administrativo, probatório, histórico, organizacional e cultural;
d) Preservar toda a documentação em qualquer tipo de suporte de modo a salvaguardar todos os dados;
e) Organizar a documentação de forma a facilitar a recuperação da informação, utilizando as normas arquivísticas;
f) Elaborar, implementar e atualizar a aplicação do plano de classificação documental;
g) Assegurar a transferência dos documentos para os depósitos de Arquivo no campus do ISEL;
h) Definir e aplicar os planos de conservação física e ambiental da documentação e os espaços de arquivo;
i) Organizar os espaços de arquivo e zelar pelas suas condições acessibilidade e consulta, limpeza e controlo das condições ambientais;
j) Implementar um sistema de gestão documental eletrónico mediante os recursos existentes;
k) Participar em comissões especiais na instituição ou fora dela, como representante da área da arquivística;
l) Constituir o arquivo histórico do ISEL, composto por documentação que remonta ao século xix até aos nossos dias, possibilitando a sua consulta adequada para fins de investigação;
m) Propor a candidatura a subsídios e apoios externos de forma a garantir a sustentabilidade dos objetivos deste núcleo.
Artigo 8.º
Núcleo Editorial
1 - O Núcleo Editorial é responsável pela organização, produção e gestão das publicações técnicas e científicas produzidas pelos docentes, investigadores, alunos e funcionários do ISEL.
2 - Competências:
a) Editar as publicações técnicas e científicas de caráter periódico do ISEL;
b) Editar as publicações técnicas e científicas de caráter não periódico do ISEL;
c) Divulgar as publicações e conteúdos técnicos e científicos do ISEL;
d) Assegurar a compilação e divulgação da produção científica do ISEL;
e) Assegurar a elaboração do Anuário Cientifico;
f) Proceder à atribuição do ISBN (International Standard Book Number), ISSN (International Standard Serial Number) e DOI (Digital Object Identifier);
g) Atribuir Copyright;
h) Garantir o depósito legal das publicações técnicas e científicas do ISEL;
i) Elaborar fichas técnicas das publicações e científicas;
j) Propor a candidatura a subsídios e apoios externos de forma a garantir a sustentabilidade dos objetivos deste núcleo.
Artigo 9.º
Reprografia
1 - A Reprografia destina-se exclusivamente à reprodução de documentos referentes às atividades das unidades orgânicas constantes do organograma do ISEL.
2 - Competências:
a) No estrito cumprimento dos direitos de autor, reproduzir exclusivamente os documentos que lhe são solicitados;
b) Cumprir o horário de funcionamento conforme estabelecido em regulamento próprio;
c) Registar cada pedido de reprodução de documentos e validar mediante a assinatura do utente;
d) Elaborar mensalmente quadros de utilização relativos a cada utente, cuja informação é a estes disponibilizada;
e) Garantir uma gestão eficiente dos recursos afetos à Reprografia;
f) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.
CAPÍTULO III
Disposições Finais
Artigo 10.º
Revisão e Omissões
1 - Para um correto e eficiente funcionamento do SDP, o presente regulamento será revisto sempre que o Presidente do ISEL o considere pertinente.
2 - As dúvidas ou casos omissos suscitados na interpretação deste regulamento serão resolvidos pelo Presidente do ISEL.
Artigo 11.º
Revogação
São revogadas todas as anteriores disposições normativas na parte em que contrariem as regras estabelecidas no presente regulamento.
Artigo 12.º
Entrada em vigor
Este regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.
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