Despacho 10571/2012, de 6 de Agosto

Corpo emitente: Universidade de Coimbra
Fonte: Diário da República n.º 151/2012, Série II de 2012-08-06.
Data: 2012-08-06
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Sumário

Alteração ao Regulamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra

A revisão que ora se opera é feita em conjunto e com o mesmo desiderato que a revisão do Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra, e, como ela, incide sobre as áreas de aprovisionamento, gestão financeira e suporte a candidaturas e gestão de projetos, mantendo-se contudo os princípios orientadores que norteiam a atividade do Centro de Serviços Comuns.

Assim, nos termos da alínea x) do artigo 49.º dos Estatutos da Universidade de Coimbra, homologados pelo Despacho Normativo 43/2008 (2.ª série), de 1 de setembro, o Reitor da Universidade de Coimbra aprova, por seu despacho de 30 de julho de 2012, a alteração ao Regulamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra, Regulamento 4/2011, publicado no Diário da República, 2.ª série, N.º 3, de 5 de janeiro:

Artigo 1.º

Alteração ao Regulamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra

1 - Os artigos 4.º, 5.º, 11.º, 12.º, 13.º, 14.º e 17.º do Regulamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra passam a ter a seguinte redação:

«Artigo 4.º

[...]

O Centro de Serviços Comuns é composto pelos seguintes Serviços e Divisões:

a) ...

b) ...

c) (Revogada)

d) ...

e) ...

f) ...

g) Divisão de Apoio e Promoção da Investigação;

h) Divisão de Projetos e Atividades.

Artigo 5.º

[...]

1 - O serviços e divisões referidos no artigo anterior desenvolvem a sua atividade baseados numa lógica de processos de prestação de serviços, competindo-lhes programar, coordenar, acompanhar e controlar os processos do serviço, pelos quais são responsáveis perante o serviço-cliente.

2 - Os serviços e divisões referidos desenvolvem a sua atividade com base em acordos de nível de serviço que têm em conta a partilha de responsabilidades entre o Centro de Serviços Comuns, as Unidades Orgânicas e outros serviços, no âmbito dos respetivos processos, de modo a assegurar a sua realização de forma eficaz, eficiente e com princípios de qualidade.

3 - Incumbe, em especial, a estes serviços e divisões garantir o cumprimento pontual das obrigações decorrentes dos acordos de nível de serviço e a adoção dos esquemas organizativos de trabalho que garantam que as atribuições do serviço são realizadas com eficácia, eficiência e qualidade.

Artigo 11.º

[...]

O Serviço de Gestão Financeira exerce as suas competências nos domínios da gestão financeira, numa perspetiva de gestão patrimonial, orçamental, do aprovisionamento e de controlo interno, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política definida, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:

a) ...

b) ...

c) ...

d) Assegurar o planeamento e a gestão de compras, de contratos de fornecimento, de aprovisionamento, de stocks, o inventário, o arquivo automático e financeiro e a logística de transportes;

e) ...

Artigo 12.º

[...]

O Serviço de Gestão Financeira é composto por:

a) ...

b) (Revogada)

c) ...

d) Divisão de Compras e Aprovisionamento;

e) Unidade de Tesouraria;

f) Unidade de Património;

g) Unidade de Arquivo.

Artigo 13.º

[...]

O Serviço de Gestão Financeira é dirigido por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de primeiro grau, as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau, e a sua Unidade de Património poderá ser dirigida por um Coordenador de Unidade, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de terceiro grau.

Artigo 14.º

[...]

A Divisão de Contabilidade Financeira exerce as suas competências nos domínios da aplicação das políticas contabilísticas e de relato financeiro no âmbito da gestão da receita, da despesa e assuntos fiscais, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Financeira, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:

a) ...

b) ...

c) ...

d) ...

e) ...

f) ...

g) ...

h) ...

i) ...

j) ...

k) ...

l) ...

m) Desenvolver outras atividades que, no domínio da gestão da receita, da despesa e dos assuntos fiscais lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 17.º

[...]

A Unidade de Tesouraria exerce as suas competências nos domínios da gestão da tesouraria, cabendo-lhe designadamente:

a) ...

b) ...

c) ...

d) ...

e) ...

f) ...

g) ...»

2 - O Capítulo VIII do Regulamento passa a ser o seu Capítulo X mantendo a epígrafe original.

Artigo 2.º

Aditamento ao Regulamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra

São aditados ao Regulamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra:

a) No Capítulo III, os artigos 16.º-A, 17.º-A e 17.º-B, com a seguinte redação:

«Artigo 16.º-A

Divisão de Compras e Aprovisionamento

A Divisão de Compras e Aprovisionamento exerce as suas competências nos domínios da aplicação das políticas de planeamento e gestão de compras, de contratos de fornecimento e de aprovisionamento, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Financeira, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:

a) Elaborar e executar planos de compras conjuntas na sequência da identificação de necessidades comuns de aquisição de bens e serviços;

b) Elaborar, organizar e conduzir todos os procedimentos de contratação pública, designadamente de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, assegurando a conformidade legal dos procedimentos pré-contratuais e contratuais;

c) Gerir os contratos de fornecimento, prestação de serviços e de aprovisionamento, garantindo o cumprimento das obrigações contratuais e direitos protegidos da UC e do fornecedor ou prestador;

d) Assegurar a confirmação da entrega dos bens e da prestação dos serviços;

e) Gerir a relação de compra e venda entre a UC e os fornecedores.

Artigo 17.º-A

Unidade de Património

A Unidade de Património exerce competências no domínio do conhecimento do património, no que se refere à sua natureza, ao seu valor e à sua afetação, da gestão do inventário, de stocks e da logística de transportes, cabendo-lhe designadamente:

a) Criar e operacionalizar instrumentos de gestão, acompanhamento e controlo do património da Universidade, designadamente do património inativo;

b) Assegurar a inventariação dos bens móveis e imóveis, a sua manutenção, atualização e registo;

c) Gerir os stocks de bens de consumo corrente;

d) Gerir a logística de transportes de pessoas e bens;

e) Desenvolver outras atividades que, no domínio do património e logística, lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 17.º-B

Unidade de Arquivo

A Unidade de Arquivo exerce competências no domínio da gestão do arquivo automático e do arquivo financeiro, cabendo-lhe designadamente:

a) Gerir o arquivo automático da Universidade;

b) Organizar e manter o arquivo de documentação financeira;

c) Assegurar a custódia dos documentos financeiros e satisfazer pedidos de consulta de documentos;

d) Desenvolver outras atividades que, no domínio da gestão do arquivo, lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.»

b) O Capítulo VIII com a epígrafe Divisão de Apoio e Promoção da Investigação, integrado pelo artigo 38-A, com a seguinte redação:

«Capítulo VIII

Divisão de Apoio e Promoção da Investigação

Artigo 38.º-A

Divisão de Apoio e Promoção da Investigação

1 - A Divisão de Apoio e Promoção da Investigação exerce as suas competências nos domínios da divulgação, promoção e apoio especializado à elaboração de candidaturas a projetos, no âmbito de programas de financiamento competitivo nacionais e internacionais, públicos ou privados, acompanhamento de entidades terceiras com as quais a UC tem uma relação próxima, e genericamente no suporte à concretização das políticas de investigação e desenvolvimento da UC, cabendo-lhe designadamente:

a) Pesquisar, identificar e divulgar oportunidades de financiamento, apoios comunitários, ou outros, passíveis de serem aplicados a projetos de investigação, desenvolvimento e institucionais da Universidade;

b) Propor, atualizar e promover a divulgação de informação relativa a normas de gestão de candidaturas, projetos e atividades;

c) Prestar apoio especializado na elaboração de candidaturas a projetos de investigação, desenvolvimento e institucionais, a financiar no âmbito de programas de financiamento nacionais e internacionais competitivos, públicos ou privados;

d) Prestar apoio especializado na elaboração de candidaturas a projetos de prestações de serviços especializados e atividades, prestados nas Unidade Orgânicas ou outros serviços da UC;

e) Estimular as candidaturas a projetos europeus através, entre outras iniciativas, dos Centros e Laboratórios de investigação da Universidade de Coimbra;

f) Colaborar na concretização da política da Universidade de Coimbra no sentido do desenvolvimento da capacidade de investigação e desenvolvimento em todos os setores;

g) Assegurar a análise de propostas de participação da UC em pessoas coletivas garantindo o adequado reconhecimento financeiro;

h) Acompanhar a atividade e a prestação de contas das entidades em que a UC tem uma participação, bem como prestar apoio especializado à representação da UC nas respetivas Assembleias Gerais;

i) Gerir o reporte da informação e contas no âmbito das participações da Universidade de Coimbra em pessoas coletivas;

j) Acompanhar as prestações de contas das entidades subsidiadas pela UC, gerindo o reporte interno da informação;

k) Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas pela Administração.

2 - A Divisão de Apoio e Promoção da Investigação é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.»

c) O Capítulo IX com a epígrafe Divisão de Projetos e Atividades, integrado pelo artigo 38-B, com a seguinte redação:

«Capítulo IX

Divisão de Projetos e Atividades

Artigo 38.º-B

Divisão de Projetos e Atividades

1 - A Divisão de Projetos e Atividades exerce as suas competências nos domínios da gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades da UC no âmbito de programas de cofinanciamento e de autofinanciamento, nos quais a UC seja entidade promotora ou parceira, apoiando os órgãos de gestão, docentes, investigadores e equipas nas atividades que exigem serviços técnicos especializados, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:

a) Apoiar a gestão administrativa, económica e financeira dos projetos, prestações de serviços ou atividades e efetuar a prestação de contas;

b) Garantir o cálculo e distribuição de overheads e outros rendimentos;

c) Preparar e acompanhar auditorias à execução de projetos e atividades e promover a implementação de recomendações;

d) Apoiar a gestão financeira de eventos, congressos e similares;

e) Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas pela Administração.

2 - A Divisão de Projetos e Atividades é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.»

Artigo 3.º

Extinção de serviços e afetação de pessoal

1 - A extinção do Serviço de Gestão do Aprovisionamento, Logística e Património determina a extinção dos respetivos cargos dirigentes, com a consequente e imediata cessação de funções dos seus atuais titulares.

2 - Por força da presente reorganização, cessam igualmente funções todos os atuais titulares de cargos dirigentes do Serviço de Gestão Financeira.

3 - Por despacho reitoral, serão afetos aos serviços abrangidos pela reorganização, os trabalhadores necessários ao seu funcionamento, os quais constarão de lista nominativa.

Artigo 4.º

Norma revogatória

São revogados a alínea c) do artigo 4.º, a alínea b) do artigo 12.º e os artigos 15.º e 18.º a 22.º do Regulamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra.

Artigo 5.º

Republicação

É integralmente republicado, em anexo, o Regulamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra, com a redação atual.

Artigo 6.º

Entrada em vigor

As alterações introduzidas pelo presente despacho no Regulamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra entram em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

30 de julho de 2012. - O Reitor, João Gabriel Silva.

ANEXO

Regulamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra

Capítulo I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Objeto

O presente regulamento estabelece a estrutura orgânica, as atribuições e o modo de funcionamento do Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade de Coimbra.

Artigo 2.º

Definição e princípios orientadores do Centro de Serviços Comuns

1 - O Centro de Serviços Comuns da Administração é um conjunto de serviços da Administração da Universidade de Coimbra, da qual depende, que presta, de modo integrado e coerente, com flexibilidade de atuação, agilidade e capacidade de ajustamento, serviços de natureza institucional às diversas Unidades Orgânicas e outras Unidades e Serviços da Universidade de Coimbra, através de métodos comuns, de partilha de recursos e dados e de gestão por processos.

2 - O Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade norteia a sua atividade pelos seguintes princípios orientadores:

a) Princípio da manutenção da autonomia decisional, permanecendo nos clientes a competência para os atos de decisão e cabendo ao Centro de Serviços Comuns a prestação de serviços;

b) Princípio da cultura de prestação de serviço em resposta às necessidades dos clientes, associado à lógica da remuneração dessa prestação de serviço;

c) Princípio da disseminação de boas práticas, visando garantir elevados padrões de qualidade dos serviços prestados e o cumprimento sistemático de boas práticas;

d) Princípio da normalização de processos, visando o desenvolvimento, a manutenção e melhoria contínua de processos, de modo a garantir, designadamente, o cumprimento da legislação aplicável, a integração e a otimização de recursos;

e) Princípio da avaliação pelos resultados, à luz do qual a avaliação das atividades deve ser orientada em termos dos objetivos definidos nos "Acordos de Nível de Serviço".

3 - Entre o Centro de Serviços Comuns da Administração da Universidade e as Unidades Orgânicas, outras Unidades e Serviços, são estabelecidos "acordos de nível de serviço", especificando os indicadores de medição do desempenho dos serviços a prestar, o modo de os calcular e monitorizar e as metas a alcançar, podendo ainda ser especificados modos de remuneração dos serviços prestados, de forma indexada ao nível de serviços alcançado.

4 - Sem prejuízo das competências do Administrador, o Centro de Serviços Comuns depende de um Administrador Adjunto, designado para o efeito.

Artigo 3.º

Requisitos gerais do Centro de Serviços Comuns

O funcionamento do Centro de Serviços Comuns da Administração assenta nos seguintes requisitos gerais:

a) O funcionamento do Centro de Serviços Comuns não altera as sedes de decisão;

b) Os utilizadores do Centro de Serviços Comuns devem poder, a qualquer momento, verificar qual o estado dos processos em que intervêm;

c) Deve existir um serviço de helpdesk do Centro de Serviços Comuns, que esclareça dúvidas de utilização do sistema, resolva problemas surgidos na sua utilização, e recolha sugestões de melhoria dos serviços;

d) Os processos devem ser desmaterializados, com exceção do ato final de autorização, efetuado sobre papel enquanto não houver um sistema de assinatura eletrónica, sendo que todas as autorizações intermédias devem ser feitas eletronicamente;

e) A plataforma eletrónica de pedidos usada como interface entre o Centro de Serviços Comuns e os seus utilizadores internos à UC deve fornecer informação detalhada e agregada aos responsáveis máximos dos serviços, que lhes permita seguir de forma contínua os processos.

f) Inicialmente e para atenuar as dificuldades da transição, os colaboradores integrados no Centro de Serviços Comuns com origem numa determinada unidade orgânica, devem manter-se, tanto quanto possível, a estabelecer o interface com essa unidade orgânica, sem prejuízo da necessária segregação de funções;

g) Devem ser sempre definidos indicadores, nomeadamente tempos de resposta, níveis de satisfação, conformidade legal, entre outros, ficando o Centro de Serviços Comuns vinculado a satisfazer, pelo menos, os melhores níveis de serviço pré existentes nos extintos serviços das Administrações da Universidade de Coimbra, da Faculdade de Medicina e da Faculdade de Ciências e Tecnologia;

h) No contexto de processos desmaterializados, deve ser suportado um modelo de delegação alargada de competências e as responsabilidades exteriores e interiores ao Centro de Serviços Comuns devem ser claramente identificadas;

i) O Centro de Serviços Comuns deve estar aberto a acomodar regulamentos próprios das unidades orgânicas que não entrem em conflito com os regulamentos gerais da UC;

j) Qualquer alteração dos requisitos do Centro de Serviços Comuns deve ser negociada com os serviços utilizadores;

l) Qualquer diminuição dos níveis de serviço acordados deve ser negociada com os utilizadores;

m) Qualquer diferenciação positiva nos níveis de serviço deve ser sustentada por meios financeiros adicionais;

n) O Centro de Serviços Comuns deve funcionar de acordo com um sistema de gestão de qualidade.

Artigo 4.º

Composição orgânica do Centro de Serviços Comuns

O Centro de Serviços Comuns é composto pelos seguintes Serviços e Divisões:

a) Serviço de Gestão de Recursos Humanos;

b) Serviço de Gestão Financeira;

c) (Revogada)

d) Serviço de Gestão Académica;

e) Serviço de Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente e Segurança e Saúde no Trabalho;

f) Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação;

g) Divisão de Apoio e Promoção da Investigação;

h) Divisão de Projetos e Atividades.

Artigo 5.º

Responsabilidades e acordos de nível de serviço

Capítulo II

Serviço de Gestão de Recursos Humanos

Artigo 6.º

Competências

O Serviço de Gestão de Recursos Humanos exerce as suas competências nos domínios da gestão das pessoas, na dinamização das ações de formação adequadas ao seu desenvolvimento e reforço de competências, no recrutamento e integração de novos trabalhadores, na gestão da mobilidade interna e no atendimento especializado em matéria de recursos humanos da Universidade, cabendo-lhe designadamente:

a) Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos, no que respeita a processamento de remunerações, outros abonos e descontos, elaboração de mapas de horários, controlo da assiduidade, declarações de rendimentos, benefícios sociais de trabalhadores e familiares, trabalho extraordinário, deslocações em serviço e gestão dos processos individuais;

b) Apoiar o recrutamento e seleção de docentes, investigadores e trabalhadores não docentes nem investigadores, gerir os procedimentos concursais e de contratação bem como a mobilidade e integração de recursos humanos;

c) Executar as atividades associadas à formação e desenvolvimento de recursos humanos, incluindo a gestão de competências e a decorrente elaboração do plano anual individual de formação, a identificação de necessidades formativas, o planeamento, gestão e avaliação do programa anual de formação e a preparação de eventuais candidaturas a apoios externos no domínio da formação;

d) Prestar apoio técnico no âmbito da gestão da avaliação do desempenho dos trabalhadores;

e) Executar outras atividades que, no domínio da gestão de recursos humanos, lhe sejam cometidas pela Administração.

Artigo 7.º

Estrutura orgânica do serviço

O Serviço de Gestão de Recursos Humanos é composto por:

a) Divisão de Formação e do Desenvolvimento;

b) Divisão de Recursos Humanos.

Artigo 8.º

Cargos de direção do serviço

O Serviço de Gestão de Recursos Humanos é dirigido por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de primeiro grau, e as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 9.º

Divisão de Formação e do Desenvolvimento

A Divisão de Formação e do Desenvolvimento exerce as suas competências nos domínios da informação, formação e desenvolvimento e do apoio técnico à avaliação do desempenho, sendo responsável pela prestação dos serviços integrados nos processos de informação para a gestão, na alimentação de páginas Web e no atendimento, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão de Recursos Humanos, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:

a) Preparar toda a informação estatística legalmente exigida à Universidade de Coimbra em matéria de recursos humanos;

b) Elaborar anualmente o mapa de pessoal da Universidade de Coimbra, em colaboração com as Unidades Orgânicas, outras Unidades e Serviços;

c) Elaborar mapas de reporte periódico de informação sobre os recursos humanos afetos às Unidades Orgânicas, outras Unidades e Serviços;

d) Garantir a atualização e o desenvolvimento dos conteúdos constantes das páginas web do âmbito do Serviço de Gestão de Recursos Humanos;

e) Coordenar as ações de acolhimento de novos trabalhadores, assegurando a sua integração na cultura, natureza e objetivos da instituição;

f) Realizar o diagnóstico de necessidades formativas dos trabalhadores da instituição;

g) Elaborar proposta de programas adequados à valorização profissional dos trabalhadores, em coerência com as exigências funcionais de cada posto de trabalho, os resultados do diagnóstico de necessidades formativas e as carências de desenvolvimento identificadas em sede de ciclo anual de avaliação do desempenho;

h) Coordenar a apresentação e o acompanhamento da execução de candidaturas de formação submetidas a financiamento externo;

i) Avaliar o impacto da formação ministrada ao nível individual, sectorial e organizacional;

j) Garantir a atualização dos dados constantes do processo individual de cada trabalhador em matéria de competências.

l) Assegurar o apoio administrativo necessário à constituição e funcionamento dos órgãos legalmente previstos em sede de avaliação de desempenho;

m) Apoiar tecnicamente todos os intervenientes no processo de avaliação;

n) Divulgar toda a informação relevante do âmbito da avaliação do desempenho, designadamente o calendário do ciclo anual de avaliação;

o) Disponibilizar o Relatório Anual de Avaliação e demais mapas resumo do ciclo, bem como efetuar o carregamento dos elementos estatísticos solicitados pelos organismos de tutela;

p) Assegurar o atendimento dos clientes do Serviço de Gestão de Recursos Humanos, de forma presencial, telefónica e eletrónica.

Artigo 10.º

Divisão de Recursos Humanos

A Divisão de Recursos Humanos exerce as suas competências nos domínios dos vínculos e carreiras e do processamento, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão de Recursos Humanos, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:

a) Organizar e instruir processos relativos a recrutamento, seleção e contratação de trabalhadores e bolseiros;

b) Organizar e instruir processos relativos a cessações e renovações contratuais, bem como a exonerações, demissões e aposentações;

c) Organizar e instruir processos de mobilidade interna e de mudança interna de posto de trabalho;

d) Apoiar a elaboração de despachos de nomeação e termos de posse de órgãos de governo e de gestão;

e) Organizar e instruir processos de nomeação e renovação de comissões de serviço de pessoal dirigente;

f) Organizar e instruir processos relativos a colaborações docentes e acumulações de funções de trabalhadores docentes e não docentes;

g) Manter a atualização dos dados de cadastro individual, colaborando com a área funcional de Formação e Desenvolvimento em matéria relativa a matrizes de competências;

h) Emitir declarações, certidões, notas de tempo de serviço e outros documentos, exigidos por lei ou requeridos pelos interessados;

i) Gerir o arquivo, mantendo-o devidamente organizado e atualizado;

j) Recolher e tratar os dados referentes a assiduidade;

l) Organizar e instruir processos relativos a pedidos de férias, faltas, licenças, prestação de trabalho extraordinário e deslocações em serviço;

m) Organizar e instruir, em articulação com a Divisão de Segurança Saúde e Ambiente, processos de acidentes em serviço e de doenças profissionais;

n) Garantir o processamento de vencimentos, abonos e descontos, assegurando as operações necessárias ao cumprimento das obrigações fiscais;

o) Instruir os processos relativos a benefícios sociais dos trabalhadores e seus familiares.

Capítulo III

Serviço de Gestão Financeira

Artigo 11.º

Competências

a) Elaborar e acompanhar a execução do orçamento e efetuar a sua monitorização periódica;

b) Elaborar relatórios financeiros, e assegurar os trabalhos conducentes à prestação de contas individuais e consolidadas do grupo UC;

c) Assegurar a gestão da receita, despesa e tesouraria;

d) Assegurar o planeamento e a gestão de compras, de contratos de fornecimento, de aprovisionamento, de stocks, o inventário, o arquivo automático e financeiro e a logística de transportes;

e) Executar outras atividades que, no domínio da gestão financeira, lhe sejam cometidas pela Administração.

Artigo 12.º

Estrutura orgânica do serviço

O Serviço de Gestão Financeira é composto por:

a) Divisão de Contabilidade Financeira;

b) (Revogada)

c) Divisão de Orçamento e Conta;

d) Divisão de Compras e Aprovisionamento;

e) Unidade de Tesouraria;

f) Unidade de Património;

g) Unidade de Arquivo.

Artigo 13.º

Cargos de direção do serviço

Artigo 14.º

Divisão de Contabilidade Financeira

a) Criar e manter a estrutura do plano de contas;

b) Assegurar o tratamento contabilístico da receita e da despesa através da aplicação das políticas contabilísticas e de relato financeiro;

c) Proceder à liquidação dos processos de despesa, submetê-los a autorização de pagamento e controlar a situação contributiva e tributária dos fornecedores;

d) Assegurar a constituição, reconstituição e reposição de fundos de maneio e fundos fixos;

e) Gerir a relação financeira entre a Universidade e os alunos, utentes, clientes, fornecedores e outras entidades;

f) Garantir o planeamento da faturação e proceder à emissão de faturas ou documentos equivalentes;

g) Controlar os créditos e gerir os processos de cobrança;

h) Propor, atualizar e promover a divulgação da informação relativa a normas de gestão da receita e da despesa;

i) Garantir o controlo dos movimentos realizados em contas bancárias;

j) Garantir o enquadramento tributário das operações realizadas, o seu apuramento, bem como o cumprimento das obrigações declarativas e a organização do dossier fiscal;

l) Efetuar lançamentos de final de exercício para encerramento de contas individuais e consolidadas;

m) Desenvolver outras atividades que, no domínio da gestão da receita, da despesa e dos assuntos fiscais lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 15.º

Divisão de Candidaturas, Projetos e Atividades

(Revogado)

Artigo 16.º

Divisão de Orçamento e Conta

A Divisão de Orçamento e Conta exerce as suas competências nos domínios da gestão orçamental, da informação financeira e relato, individual e consolidado, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Financeira, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:

a) Criar e manter atualizada uma estrutura de orçamentos estruturais e de desenvolvimento, adaptada aos diversos níveis de decisão e de gestão.

b) Prestar apoio especializado na elaboração e validação do projeto de orçamento de gestão, dando expressão financeira ao plano de atividades, e elaborar o projeto de orçamento por naturezas.

c) Gerir administrativamente os orçamentos, nomeadamente a inscrição, alterações, transferências internas e externas, cativos e reservas.

d) Elaborar os pedidos de libertação de créditos, bem como reportar a informação intercalar e final de execução orçamental.

e) Gerir o orçamento de tesouraria bem como os influxos e exfluxos do Fundo de Tesouraria.

f) Assegurar o desenvolvimento de um sistema de apuramento dos resultados totais das atividades, nomeadamente para a prestação de contas, para a emissão de cotações e para fundamentar o cálculo de preços, taxas e propinas.

g) Efetuar a avaliação económica e financeira de atividades e a produção de informação para apoio à tomada da decisão de gestão, visando a racionalização, transferência de boas práticas e reforço do controlo interno.

h) Elaborar e garantir a entrega dos documentos de prestação de contas individuais da UC e consolidadas do grupo público UC.

i) Preparar e acompanhar as auditorias de controlo interno e externo realizadas na UC, e coordenar a implementação de recomendações.

j) Desenvolver outras atividades que, no domínio gestão orçamental, da informação financeira e relato, lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 16.º-A

Divisão de Compras e Aprovisionamento

a) Elaborar e executar planos de compras conjuntas na sequência da identificação de necessidades comuns de aquisição de bens e serviços;

c) Gerir os contratos de fornecimento, prestação de serviços e de aprovisionamento, garantindo o cumprimento das obrigações contratuais e direitos protegidos da UC e do fornecedor ou prestador;

d) Assegurar a confirmação da entrega dos bens e da prestação dos serviços;

e) Gerir a relação de compra e venda entre a UC e os fornecedores.

Artigo 17.º

Unidade de Tesouraria

A Unidade de Tesouraria exerce as suas competências nos domínios da gestão da tesouraria, cabendo-lhe designadamente:

a) Assegurar o recebimento das entregas efetuadas pelos alunos, utentes, clientes e outras entidades, e assegurar a conferência e o controlo interno, na área das disponibilidades, dos centros de atendimento desconcentrados;

b) Emitir recibos referentes a receita cobrada;

c) Emitir e entregar os meios de pagamento bem como garantir a conclusão de processos de despesa;

d) Garantir o depósito de valores em conta bancária;

e) Assegurar a custódia dos excedentes e disponibilidades de tesouraria e coordenar a gestão da sua aplicação;

f) Produzir, atualizar e promover a divulgação da informação relativa a normas de cobrança de valores;

g) Desenvolver outras atividades que, no domínio da gestão da tesouraria, lhe sejam cometidas pela Direção do Serviço.

Artigo 17.º-A

Unidade de Património

a) Criar e operacionalizar instrumentos de gestão, acompanhamento e controlo do património da Universidade, designadamente do património inativo;

b) Assegurar a inventariação dos bens móveis e imóveis, a sua manutenção, atualização e registo;

c) Gerir os stocks de bens de consumo corrente;

d) Gerir a logística de transportes de pessoas e bens;

e) Desenvolver outras atividades que, no domínio do património e logística, lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 17.º-B

Unidade de Arquivo

A Unidade de Arquivo exerce competências no domínio da gestão do arquivo automático e do arquivo financeiro, cabendo-lhe designadamente:

a) Gerir o arquivo automático da Universidade;

b) Organizar e manter o arquivo de documentação financeira;

c) Assegurar a custódia dos documentos financeiros e satisfazer pedidos de consulta de documentos;

d) Desenvolver outras atividades que, no domínio da gestão do arquivo, lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Capítulo IV

Serviço de Gestão do Aprovisionamento, Logística e Património

Artigo 18.º

Competências

(Revogado)

Artigo 19.º

Estrutura orgânica do serviço

(Revogado)

Artigo 20.º

Cargos de direção do serviço

(Revogado)

Artigo 21.º

Divisão de Compras

(Revogado)

Artigo 22.º

Divisão de Logística e Património

(Revogado)

Capítulo V

Serviço de Gestão Académica

Artigo 23.º

Competências

O Serviço de Gestão Académica exerce as suas competências nos domínios académico, da vida escolar dos estudantes, provas e graus académicos, bem como nos de fomento e apoio das atividades circum-escolares, numa lógica de processos de prestação de serviços, designadamente:

a) Apoiar a captação de estudantes e gerir os processos de matrículas e inscrições;

b) Gerir os processos de graduação e pós graduação bem como a respetiva certificação;

c) Acompanhar e apoiar os estudantes, designadamente na mobilidade estudantil, em situação de necessidades especiais e em matéria de bolsas e prémios;

d) Apoiar e secretariar provas académicas;

e) Assegurar a gestão das saídas profissionais e assegurar a interface com o mercado de trabalho;

f) Executar outras atividades que, no domínio da gestão académica, lhe sejam cometidas pela Administração.

Artigo 24.º

Estrutura orgânica do serviço

O Serviço de Gestão Académica é composto por:

a) Divisão de Planeamento e Inserção Profissional;

b) Divisão de Graduação e Formação;

c) Unidade de Atendimento.

Artigo 25.º

Cargos de direção do serviço

O Serviço de Gestão Académica é dirigido por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de primeiro grau, as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau e a sua unidade por um Coordenador de Unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

Artigo 26.º

Divisão de Planeamento e Inserção Profissional

A Divisão de Planeamento e Inserção Profissional exerce as suas competências nos domínios da criação, alteração e extinção de cursos, do acesso e ingresso, do tratamento de dados estatísticos e da inserção dos estudantes na vida ativa estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Académica, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:

a) Assegurar a tramitação do processo relativo à criação, alteração e extinção de cursos e ciclos de estudos, nos domínios da sua competência;

b) Inserir, conferir e acompanhar os planos de estudo e as fichas das unidades curriculares de todos os ciclos de estudos propostos pelas unidades orgânicas, e dos cursos não conferentes de grau;

c) Colaborar nas atividades de divulgação da oferta formativa da UC, bem como nas atividades de captação de novos estudantes;

d) Elaborar os avisos de abertura dos cursos e ciclos de estudos, com edição em cada ano letivo;

e) Prestar toda a informação solicitada pela tutela;

f) Organizar a tramitação de todo o processo relativo a mudanças de curso, transferências e reingressos e habilitações especiais;

g) Proceder ao levantamento, tratamento, sistematização e divulgação de informações e dados estatísticos e outros de interesse para o desenvolvimento da Universidade;

h) Confirmar e validar os dados necessários ao preenchimento dos inquéritos oficialmente determinados;

i) Organizar todo o processo relativo à atribuição das bolsas de mérito e prémios;

l) Assegurar a gestão da informação web sobre saídas profissionais, em articulação permanente com as Unidades Orgânicas;

m) Realizar ações de captação de ofertas de estágio ou emprego junto de entidades e ou empresas;

n) Apoiar na elaboração e apresentação das candidaturas a emprego, em articulação com o IEFP, intervindo na respetiva seleção quando solicitado;

o) Executar outras atividades, que no domínio do planeamento e inserção profissional lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.

Artigo 27.º

Divisão de Graduação e Formação

A Divisão de Graduação e Formação exerce as suas competências nos domínios das matrículas e inscrições, creditações e restantes atividades referentes à vida escolar dos estudantes estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Académica, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:

a) Organizar, monitorizar e validar as matrículas e inscrições em todos os ciclos de estudo e nos cursos não conferentes de grau;

b) Proceder ao registo de todos os atos respeitantes à vida escolar dos estudantes, incluindo as creditações atribuídas;

c) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes, em suporte físico e digital;

d) Emitir as certidões de conclusão de curso e o suplemento ao diploma;

e) Assegurar a gestão do repositório de regulamentos no domínio académico, garantindo a sua permanente atualização e conformidade;

f) Realizar estudos, elaborar os projetos de regulamento, emitir pareceres e prestar informações de natureza jurídica, no domínio académico;

g) Organizar o processo conducente à realização das provas académicas de doutoramento e agregação;

h) Assegurar a tramitação necessária à emissão das cartas de curso, dos diplomas de mestrado e dos cursos não conferentes de grau;

i) Organizar a tramitação relativa ao reconhecimento ou equivalência de graus estrangeiros e ao registo dos diplomas estrangeiros;

j) Assegurar o acompanhamento técnico-pedagógico dos estudantes com necessidades educativas especiais;

l) Proporcionar a produção de materiais em suporte complementar/acessível com necessidades educativas especiais;

m) Dinamizar ações de sensibilização relativamente à problemática da deficiência e à melhoria das condições de acessibilidade, através da criação de sinergias com outras estruturas, quer internas, quer externas à UC;

n) Executar outras atividades, que no domínio da Gestão Académica lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.

Artigo 28.º

Unidade de Atendimento

A Unidade de Atendimento exerce as suas competências no domínio da interface dos estudantes, candidatos e outras entidades com o Serviço de Gestão Académica, numa lógica de proximidade com os seus interlocutores, cabendo-lhe designadamente:

a) Garantir um atendimento personalizado, em horário adequado, a funcionar em pólos descentralizados;

b) Receber e encaminhar para os serviços adequados toda a documentação e ou requerimentos apresentados por candidatos e ou estudantes que exijam despacho superior;

c) Prestar informações sobre as condições de ingresso e frequência dos cursos de formação inicial ministrados na Universidade de Coimbra;

d) Prestar todos os esclarecimentos sobre os restantes processos no domínio académico, designadamente, entre outros, os relativos a matrículas, inscrições, transição de ano, candidaturas de reingresso, mudança de curso, transferência e concursos especiais, equivalências, regimes especiais de frequência, prémios escolares, cartas de curso e suplementos ao diploma;

e) Emitir certidões de matrícula, inscrição, frequência e outras relativas a atos que constem dos processos e não sejam de natureza reservada;

f) Executar outras atividades, que no domínio da Gestão Académica lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.

Capítulo VI

Serviço de Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho

Artigo 29.º

Competências

O Serviço de Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho exerce as suas competências no domínio da gestão e manutenção do edificado e da gestão da segurança, do ambiente e segurança e saúde no trabalho numa lógica de processos de prestação de serviços, designadamente:

a) Elaborar planos, estudos e projetos relativos ao desenvolvimento físico da Universidade;

b) Organizar, lançar e gerir as obras que a Universidade decida levar a efeito, quer de construção, quer de manutenção, reabilitação e requalificação;

c) Gerir os espaços e imóveis;

d) Assegurar a gestão da segurança e saúde no trabalho, incluindo a medicina no trabalho;

e) Assegurar a gestão ambiental e a eficiência energética;

f) Assegurar a gestão da segurança das instalações, espaços e equipamentos, nas suas diversas vertentes;

g) Executar outras atividades que, no domínio da gestão do edificado, segurança, ambiente e segurança e saúde no trabalho lhe sejam cometidas pela Administração.

Artigo 30.º

Estrutura orgânica do serviço

O Serviço de Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho compreende as seguintes Divisões:

a) Divisão de Manutenção e Reabilitação de Edifícios;

b) Divisão de Segurança, Saúde e Ambiente.

Artigo 31.º

Cargos de direção do serviço

O Serviço de Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho é dirigido por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de primeiro grau e as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 32.º

Divisão de Manutenção e Reabilitação de Edifícios

A Divisão de Manutenção e Reabilitação de Edifícios exerce as suas competências nos domínios da promoção, desenvolvimento, acompanhamento e fiscalização das ações técnicas em novos edifícios, e as atividades de gestão da manutenção e reabilitação dos edifícios existentes, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:

a) Centralizar, atualizar e disponibilizar informação técnica sobre cada um dos edifícios da Universidade de Coimbra;

b) Elaborar procedimentos e definir metodologias de manutenção preventiva de edifícios;

c) Apoiar a programação das intervenções de manutenção dos edifícios e equipamentos da UC;

d) Planear e apoiar a gestão das intervenções de manutenção dos edifícios e equipamentos, de modo a garantir a melhoria do seu desempenho e a relação com os seus utentes, e prolongamento da sua vida útil;

e) Centralizar e gerir a informação sobre a manutenção de edifícios e equipamentos na UC;

f) Manter atualizado o cadastro de edifícios e equipamentos;

g) Assegurar a realização das ações necessárias à execução de estudos, projetos e lançamento de obras;

h) Coordenar a aquisição, instalação e manutenção de equipamentos técnicos, em particular os de caráter fixo, de modo a garantir a melhoria da sua eficiência;

i) Acompanhar os processos de intervenção ao nível do Património Histórico e Arquitetónico, seja de obra, seja em trabalhos de outra natureza;

j) Apoiar a gestão de espaços e imóveis numa perspetiva de otimização da sua ocupação e utilização, em especial nos espaços de utilização comum;

l) Elaborar e ou rever projetos de reabilitação e ou de requalificação de edifícios para a UC;

m) Organizar tecnicamente os processos de empreitada, e os processos de aquisição de bens ou de aquisição de serviços;

n) Gerir e fiscalizar processos de empreitada e aquisição de bens e serviços;

o) Gerir os serviços externos associados a estudos, projetos e empreitadas;

p) Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.

Artigo 33.º

Divisão de Segurança, Saúde e Ambiente

A Divisão de Segurança, Saúde e Ambiente exerce as suas competências nos domínios da implementação de medidas relativas às instalações, equipamentos e processos de trabalho, reforçando a sua segurança e a melhoria do desempenho ambiental da Universidade de Coimbra, numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:

a) Promover, coordenar e fiscalizar as ações e medidas tendentes a assegurar o cumprimento das exigências legais em matéria de segurança, higiene e saúde no trabalho;

b) Apoiar a Administração na implementação de medidas de prevenção relativas às instalações, locais, equipamentos e processos de trabalho;

c) Assegurar o agendamento de todos os exames de saúde periódicos no âmbito da Medicina no Trabalho;

d) Assegurar a gestão de informação de suporte ao Sistema de Gestão do Risco em Higiene e Segurança, garantindo a análise da eficácia das medidas de controlo implementadas para redução de riscos;

e) Realizar a investigação de acidentes e incidentes de trabalho, para apoio à decisão;

f) Apoiar a elaboração de Planos de Segurança e Saúde em projetos de investigação;

g) Desenvolver iniciativas com vista ao reforço de competências em SHST no seio da comunidade universitária.

h) Promover e coordenar as diferentes medidas e atividades decorrentes do plano geral de reforço da segurança da Universidade nas suas vertentes de segurança contra incêndio e intrusão;

i) Elaborar, adaptar e atualizar os Planos de Segurança contra incêndio em edifícios da Universidade ou validação;

j) Garantir a operacionalidade, sustentabilidade e segurança das instalações;

l) Realizar estudos de segurança contra intrusão e de controlo de acessos a edifícios;

m) Gerir a atividade de segurança prestada por empresas externas;

n) Preparar o plano de gestão ambiental e de eficiência energética e respetivos programas integrados;

o) Promover ações tendentes à adequada gestão de resíduos e emissões da UC;

p) Promover o alargamento da recolha separada de resíduos na UC;

q) Promover e coordenar as ações tendentes à racionalização dos consumos de energia e a adequação das fontes de energia à evolução das exigências funcionais e conjunturais;

r) Coadjuvar a divisão de compras na prospeção dos mercados das fontes de energia usadas pela universidade, tendo em vista a obtenção das melhores condições de aquisição;

s) Aprofundar a recolha de dados relativos aos efluentes laboratoriais, apoiando a implementação de medidas com vista à sua recolha e reencaminhamento para neutralização e reciclagem;

t) Apoiar as Unidades Orgânicas no desenvolvimento de processo com vista à realização de auditoria de certificação energética e de Qualidade de Ar Interior;

u) Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviços.

Capítulo VII

Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação

Artigo 34.º

Competências

O Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação exerce as suas competências no domínio da conceção e planeamento das aplicações informáticas, das comunicações, da infraestrutura de rede, de servidores e de bases de dados e da assessoria técnica à tomada de decisão naqueles domínios, bem como no apoio aos utilizadores numa lógica de processos de prestação de serviços, cabendo-lhe designadamente:

a) Apoiar a definição das políticas e estratégias para a área das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC);

b) Apoiar a conceção e acompanhar projetos estratégicos na área das TIC;

c) Monitorizar e gerir a qualidade das atividades relativas às TIC e realizar auditorias de segurança;

d) Executar as políticas, estratégias e projetos definidos, gerir e operar as infraestruturas bem como suportar e prestar serviços aos utilizadores na área das TIC;

e) Executar outras atividades que, no domínio da gestão de sistemas e infraestruturas de informação e comunicação, lhe sejam cometidas pela Administração.

Artigo 35.º

Estrutura orgânica do serviço

O Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação compreende as seguintes Divisões:

a) Divisão de Infraestruturas de TIC;

b) Divisão de Sistemas de Informação.

Artigo 36.º

Cargos de direção do serviço

O Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação é dirigido por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de primeiro grau e as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 37.º

Divisão de Infraestruturas de TIC

A Divisão de Infraestruturas de TIC exerce as suas competências nos domínios da operação e manutenção da rede informática da Universidade de Coimbra, a instalação de sistemas informáticos e respetivos sistemas complementares de apoio e, ainda, a operação e gestão dos serviços de rede, numa lógica de processos de prestação de serviços, compreendendo as seguintes áreas técnicas:

a) Área de Rede, responsável pelas infraestruturas do núcleo e distribuição da rede da Universidade de Coimbra, assim como das redes de acesso sem fios e cabladas, bem como a implementação das politicas de endereçamento e encaminhamento de tráfego, e a gestão de equipamentos ativos e passivos da rede;

b) Área de Instalações, responsável pelas infraestruturas físicas de suporte às áreas técnicas designadamente equipamentos de climatização, alimentação elétrica, deteção e extinção de incêndios, controlo de acesso, unidades de alimentação ininterrupta, bem como as operações de montagem de equipamentos, instalação e configuração de hardware e sistema de operação;

c) Área de Serviços de Rede, responsável pela gestão e operação dos serviços Internet com características de infraestrutura de suporte aos serviços aplicacionais, tais como DNS, NTP, DHCP, autenticação, correio eletrónico, distribuição de software e monitorização, serviços multimédia de voz e vídeo-conferência;

d) Área de Segurança, à qual compete a gestão e operação de firewalls, sistemas de antivírus e anti-SPAM, salvaguarda e reposição de dados, assim como as atividades de reporte e investigação de incidentes.

Artigo 38.º

Divisão de Sistemas de Informação

A Divisão de Sistemas de Informação exerce as suas competências nos domínios da operação e manutenção de aplicações informáticas de uso geral, bem como de aplicações informáticas de gestão académica, de gestão financeira e de gestão de recursos humanos, numa lógica de processos de prestação de serviços, compreendendo as seguintes áreas técnicas:

a) Área de aplicações de uso geral, responsável pela gestão e operação de aplicações de rede orientadas para públicos internos ou externos, designadamente o serviço de alojamento web, aplicações de inventário, trouble-tickets e produção de inquéritos, bem como desenvolvimento para suporte à implementação pontual de serviços aplicacionais;

b) Área de gestão académica, responsável pela gestão e operação de aplicações de suporte à área académica;

c) Área financeira e de recursos humanos, responsável pela gestão e operação do ERP e outras aplicações de suporte às áreas financeira e de recursos humanos;

d) Área de suporte, à qual cabe a responsabilidade do serviço de suporte ao funcionamento da rede e serviços, incluindo a coordenação das equipas de helpdesk e de intervenção para apoio local, bem como as atividades de gestão de documentação e fornecimento de informação para a gestão.

Capítulo VIII