Torna-se público que por meu despacho de 30.04.2012, ao abrigo da alínea o) do n.º 1 do artigo 92.º da Lei 62/2007, de 10 de setembro, foi aprovado o Regulamento Interno dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Coimbra, que altera o Regulamento publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 111, de 9 de junho de 2010, e que se publica em anexo.
11 de maio de 2012. - O Presidente do Instituto Politécnico de Coimbra, Rui Jorge da Silva Antunes.
Regulamento interno dos serviços da presidência
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Natureza e Âmbito de Aplicação
O presente Regulamento estabelece a organização interna e o funcionamento dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Coimbra.
Artigo 2.º
Atribuições
1 - Os Serviços da Presidência têm como função coadjuvar o Presidente do IPC competindo-lhe, nomeadamente:
a) Recolher e analisar informação sobre a ação desenvolvida pelas Unidades Orgânicas nas áreas da formação, da investigação, da gestão académica, da gestão administrativa, financeira, património e de recursos humanos;
b) Elaborar relatórios periódicos sobre a atividade do IPC e das suas Unidades Orgânicas, emitindo pareceres sobre o seu enquadramento no plano de desenvolvimento estratégico da instituição e no plano de atividades das Unidades Orgânicas e dos respetivos orçamentos;
c) Emitir parecer sobre os relatórios de atividades e de gestão das Unidades Orgânicas;
d) Manter atualizado o inventário do património do IPC, bem como o cadastro dos bens do domínio público ou privado do Estado que tenha a seu cuidado;
e) Apresentar anualmente ao Conselho Geral um relatório circunstanciado relativo ao estado de conservação do património do IPC e a obras de manutenção a seu cuidado;
f) Efetuar a consolidação das contas de gerência da instituição e assegurar a sua certificação e posterior envio para o Tribunal de Contas;
g) Coordenar e gerir, de acordo com orientações do Conselho de Gestão, ações e atividades que envolvam várias Unidades Orgânicas do IPC;
2 - Por deliberação do Conselho Geral, os Serviços da Presidência poderão desenvolver outras atividades que devam ser executadas a nível central.
Artigo 3.º
Pessoal Dirigente Superior
1 - O pessoal dirigente superior em funções nos Serviços da Presidência é o seguinte:
a) O Presidente;
b) Os Vice-Presidentes;
c) Os Pró-Presidentes;
d) O Administrador.
2 - O Presidente é o órgão máximo de governo e de representação externa da instituição.
3 - Os Vice-Presidentes coadjuvam o Presidente, exercem as competências que lhes forem delegadas pelo Presidente e são responsáveis pela definição das linhas de orientação política dos Serviços da Presidência nas áreas funcionais colocadas sob a sua responsabilidade pelo Presidente.
4 - O Presidente pode ainda nomear até dois Pró-Presidentes com funções de o coadjuvar em projetos específicos.
5 - O Administrador é nomeado pelo Presidente competindo-lhe designadamente:
a) Assegurar, orientar e coordenar o funcionamento dos Serviços da Presidência de acordo com as orientações do Presidente, bem como outras atividades colocadas sob sua orientação;
b) Dar execução às deliberações dos órgãos de direção do IPC;
c) Dirigir o pessoal dos Serviços da Presidência;
d) Subscrever as cartas de curso;
e) Exercer as funções de gestor da qualidade de acordo com o estabelecido no n.º 1, alínea c), e no n.º 3 do artigo 5.º;
f) Exercer as competências que lhe forem delegadas pelo Presidente.
CAPÍTULO II
Organização
Artigo 4.º
Estrutura Interna
1 - Os Serviços da Presidência integram:
a) A Comissão da Qualidade;
b) O Departamento de Gestão Financeira;
c) O Departamento de Gestão de Recursos Humanos;
d) O Departamento de Gestão Académica;
e) O Departamento de Gestão do Património e Infraestruturas;
f) Os Serviços Técnicos de Apoio;
g) O Centro de Tecnologias de Informação e Comunicação;
h) O Centro de Inovação e Estudo da Pedagogia no Ensino Superior (CINEP);
i) O Centro de Formação INOVIPC.
Artigo 5.º
Coordenação
1 - A responsabilidade pela definição dos objetivos e planos de atividade dos departamentos, serviços e centros referidos nas alíneas b) a i) do n.º 1 do artigo 4.º compete ao Presidente ou aos Vice-Presidentes, Pró-Presidentes, Administrador ou outros docentes ou trabalhadores do IPC a quem tenham sido delegadas estas competências.
2 - A coordenação dos serviços e departamentos referidos nas alíneas b) a f) do n.º 1 do artigo 4.º compete ao Administrador.
3 - Os departamentos são dirigidos por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau, nomeados pelo Presidente de entre os trabalhadores da carreira técnica superior, na sequência de concursos realizados de acordo com os lugares previstos no mapa de pessoal.
4 - O Centro de Tecnologias de Informação e Comunicação, é dirigido por um Pró-Presidente.
5 - O CINEP é dirigido por um docente do IPC nomeado pelo Presidente.
6 - O INOVIPC é dirigido por um técnico superior do IPC nomeado pelo Presidente.
Artigo 6.º
Comissão da Qualidade
1 - Integram a Comissão da Qualidade:
a) O Presidente do IPC;
b) Os Vice-Presidentes do IPC;
c) O Pró-Presidente
d) O Administrador do IPC, a quem cabem as funções de gestor da qualidade;
e) Os Responsáveis pelos Departamentos;
f) O Diretor do CINEP;
g) O Coordenador do INOVIPC.
2 - Cabe à Comissão da Qualidade assegurar a implementação, o funcionamento, o desenvolvimento e o aprofundamento do Sistema de Gestão dos Serviços da Presidência, no sentido de proporcionar condições para o envolvimento de toda a organização no processo de melhoria contínua, competindo-lhe designadamente:
a) Propor a Missão, a Visão, os Valores e a Política da Qualidade dos Serviços da Presidência, a aprovar pelos órgãos competentes;
b) Divulgar a Missão, a Visão, os Valores e a Política da Qualidade dos Serviços da Presidência e assegurar que as mesmas são compreendidas pelos colaboradores;
c) Propor, para incorporação no Plano de Atividades dos Serviços da Presidência, os Objetivos Anuais e Planos de Ação para os Departamentos, Serviços e Centros;
d) Aprovar a proposta de Relatório de Atividades dos Serviços Presidência;
e) Analisar o modo como os colaboradores dos Serviços da Presidência se integram e colaboram no Sistema de Gestão e propor ações concretas de melhoria, quando adequado, aos órgãos competentes;
f) Analisar os resultados das auditorias ao Sistema de Gestão dos Serviços da Presidência e propor ações de correção e melhoria, que entender adequadas, aos órgãos competentes;
g) Realizar as revisões ao Sistema de Gestão.
3 - Ao Administrador do IPC, enquanto gestor da qualidade, compete, designadamente:
a) Coordenar e dinamizar as atividades de manutenção e de melhoria do Sistema de Gestão;
b) Dinamizar a revisão e atualização do Manual da Qualidade e dos Procedimentos do Sistema de Gestão;
c) Coordenar a elaboração dos relatórios previstos no Sistema de Gestão;
d) Gerir a execução do Programa de Auditorias ao Sistema de Gestão dos Serviços da Presidência.
Artigo 7.º
Departamento de Gestão Financeira
O departamento de gestão financeira tem atribuições no domínio financeiro e de aprovisionamento, competindo-lhe designadamente:
a) Efetuar o tratamento, registo e lançamentos de dados contabilísticos;
b) Assegurar a gestão da receita, faturação, despesa e tesouraria;
c) Proceder ao registo e controlo do cadastro e inventário dos bens do estado (CIBE);
d) Fazer a gestão do aprovisionamento, organizando os processos de aquisição de bens e serviços;
e) Assegurar a gestão financeira dos projetos bem como apoiar as respetivas candidaturas;
f) Elaborar mapas e relatórios financeiros solicitados pela Gestão, incluindo os de controlo orçamental e de prestação de contas;
g) Elaborar as propostas de Orçamento;
h) Efetuar a execução do orçamento do IPC;
i) Realizar auditorias financeiras;
j) Propor a definição de procedimentos de gestão financeira comuns do IPC;
k) Assegurar a consolidação das Contas de Gerência da Instituição, sua certificação pelo Fiscal Único e envio para o Tribunal de Contas.
l) Apoiar e participar nos programas de formação dos trabalhadores integrados no departamento de gestão financeira do IPC.
Artigo 8.º
Departamento de Gestão de Recursos Humanos
O departamento de gestão de recursos humanos tem atribuições no domínio da gestão do pessoal docente e não docente, competindo-lhe designadamente:
a) Efetuar a gestão administrativa dos processos de recursos humanos do IPC relacionados com concursos, contratações, férias, faltas, licenças, modalidades de prestação de trabalho, trabalho extraordinário, deslocações em serviço, dispensas de serviço, prestações familiares e outras regalias sociais, aposentação, acumulação de funções, processamento de remunerações, outros abonos e descontos, assim como a gestão dos processos individuais;
b) Assegurar a passagem de certidões, declarações e notas de tempo de serviço dos trabalhadores do IPC;
c) Proceder à análise jurídica dos processos e matérias no âmbito dos recursos humanos referentes a concursos, carreiras, vínculos, progressões, acumulação de funções, mobilidade, modalidades de prestação de trabalho, abonos, férias, faltas e licenças, entre outros, do pessoal do IPC;
d) Assegurar a elaboração de despachos, regulamentos, estudos e procedimentos relativos à gestão de recursos humanos, solicitados pelos Órgãos de Gestão do IPC;
e) Efetuar a comunicação com a Imprensa Nacional, Unidades Orgânicas e demais entidades sobre assuntos relativos à gestão de recursos humanos;
f) Proceder ao controlo e análise da gestão das quotas de efetivos e dos mapas de pessoal do IPC;
g) Efetuar a recolha, análise de informação e elaboração de relatórios sobre a ação desenvolvida pelo IPC na área da gestão dos recursos humanos;
h) Propor a definição de procedimentos de gestão de recursos humanos comuns do IPC;
i) Apoiar e participar nos programas de formação dos trabalhadores integrados no departamento de gestão dos recursos humanos do IPC;
j) Elaborar o Balanço Social e prestar a informação legalmente exigida no âmbito dos Recursos Humanos, designadamente: INDEZ, REBIDES e SIOE.
Artigo 9.º
Departamento de Gestão Académica
1 - O departamento de gestão académica tem atribuições no domínio dos cursos, relações internacionais, acesso, comunicação e imagem, competindo-lhe designadamente:
a) Assegurar a organização do processo de criação, acreditação e avaliação de cursos;
b) Assegurar a manutenção do Sistema Interno de Garantia da Qualidade (SIGQ) dos cursos do IPC e acompanhar o processo de avaliação desses cursos;
c) Assegurar a gestão dos processos referentes ao acesso e ingresso no ensino superior público,
d) Organizar o processo de definição de vagas para os cursos do IPC no âmbito do Concurso Nacional de Acesso e nos Concurso e Regimes Especiais;
e) Assegurar a gestão e o funcionamento do gabinete de acesso do IPC;
f) Proceder à análise jurídica dos processos e matérias no âmbito da Gestão Académica;
g) Assegurar a elaboração de despachos, regulamentos, estudos, orientações e procedimentos relativos à Gestão Académica;
h) Proceder ao registo das Cartas de Curso;
i) Assegurar a análise, sistematização e divulgação de legislação diária com impacto para as atividades do IPC;
j) Elaborar as candidaturas a Programas de Mobilidade Internacional;
k) Assegurar a Gestão de Projetos Internacionais, incluindo o respetivo controlo administrativo e financeiro;
l) Coordenar as ações de mobilidade internacional de estudantes e de trabalhadores docentes e não docentes;
m) Promover o estabelecimento de acordos de parceria e cooperação entre o IPC e instituições de ensino superior estrangeiras e nacionais;
n) Desenvolver ações de divulgação do IPC e da sua atividade formativa, de investigação e de prestação de serviços;
o) Colaborar na organização de cerimónias académicas e eventos científicos e culturais da instituição ou com interesse estratégico para a mesma;
p) Realizar auditorias internas;
q) Realizar relatórios sobre a gestão académica das Unidades Orgânicas;
r) Propor a definição de procedimentos de gestão académica comuns do IPC;
s) Apoiar a formação dos trabalhadores integrados no departamento de gestão académica.
Artigo 10.º
Departamento de Gestão do Património e Infraestruturas
O departamento de gestão do património e infraestruturas tem atribuições no domínio da gestão e manutenção do património e da gestão da segurança, do ambiente, e segurança e saúde no trabalho, competindo-lhe designadamente:
a) Assegurar a manutenção de todas as instalações dos edifícios afetos aos Serviços da Presidência e aos Serviços de Ação Social, assim como de todos os equipamentos;
b) Elaborar estudos prévios e projetos de especialidade de novas infraestruturas;
c) Preparar os concursos de empreitadas e de aquisição de bens ou serviços técnicos específicos;
d) Proceder ao levantamento de todas as instalações afetas ao IPC, mantendo atualizado e organizado o arquivo dos desenhos de todas as edificações e documentação afim;
e) Apoiar as Unidades Orgânicas e os Serviços de Acção Social no diagnóstico sobre o estado de conservação das instalações e efetuar relatórios sobre a gestão do património e infraestruturas;
f) Elaborar relatórios relativos ao estado de conservação do património do IPC e a obras de manutenção e conservação necessárias;
g) Zelar pela manutenção e limpeza dos espaços verdes dos Serviços da Presidência e dos Serviços Ação Social;
h) Assegurar a segurança e saúde no trabalho;
i) Assegurar a manutenção do sistema de alarme contra incêndios e intrusão dos Serviços da Presidência e dos Serviços de Ação Social;
j) Assegurar a vigilância do Parque Desportivo;
k) Realizar auditorias internas;
l) Propor a definição de procedimentos do património e infraestruturas comuns;
m) Apoiar a formação dos trabalhadores integrados no departamento de gestão do património e gestão de infraestruturas;
n) Coordenar, acompanhar e fiscalizar a execução de todos os projetos de infraestruturas do IPC.
Artigo 11.º
Serviços Técnicos de Apoio
Os serviços técnicos de apoio compreendem as áreas de secretariado, arquivo, receção e transportes, competindo-lhes designadamente:
a) Prestar o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informações, bem como o apoio na preparação de reuniões;
b) Proceder à digitalização e registo na aplicação de Gestão Documental de toda a correspondência entrada nos Serviços da Presidência;
c) Organizar e manter o arquivo físico de toda a correspondência entrada e expedida pelos Serviços da Presidência;
d) Assegurar a interface entre as entidades públicas e privadas que contactem os Serviços da Presidência, bem como com o público em geral;
e) Assegurar as deslocações em serviço ao exterior;
f) Assegurar a manutenção da frota dos Serviços da Presidência, bem como zelar pelo cumprimento de todas as obrigações legais a ela inerentes.
Artigo 12.º
Centro de Tecnologias de Informação e Comunicação
1 - O Centro de Tecnologias de Informação e Comunicação (CTIC) do Instituto Politécnico de Coimbra tem atribuições no domínio dos sistemas e infraestruturas de informação e comunicação, competindo-lhe designadamente:
a) Prestar serviços na área da informática aos Serviços da Presidência, Serviços de Acção Social, bem como a todas as Unidades Orgânicas no que concerne ao recursos tecnológicos partilhados;
b) Assegurar a manutenção e gestão das redes de comunicações de dados e voz;
c) Assegurar a manutenção e gestão dos sistemas e infraestruturas de informação disponibilizados;
d) Propor e implementar novos sistemas e infraestruturas de informação que permitam melhorar os serviços prestados;
e) Garantir o correto funcionamento e disponibilidade das infraestruturas de suporte aos vários serviços informáticos disponibilizados;
f) Garantir a segurança, confidencialidade e integridade da informação digital associada aos sistemas informáticos disponibilizados;
g) Gerir o parque informático dos Serviços da Presidência e Serviços de Ação Social, assegurando o seu bom funcionamento e adequação às necessidades identificadas;
h) Prestar suporte aos utilizadores dos Serviços da Presidência e Serviços de Ação Social;
i) Efetuar a gestão administrativa associada ao licenciamento de software, contratos de manutenção e serviços dos sistemas informáticos e redes de comunicações;
j) Assegurar a implementação e acompanhamento de projetos na área das TIC, em conformidade com o disposto na alínea g) do n.º 1 do artigo 2.º do presente regulamento.
2 - O Diretor do Centro de Tecnologias de Informação e Comunicação pode ser coadjuvada por um coordenador técnico, especialista da área de informática, nomeado pelo Presidente.
Artigo 13.º
O Centro de Inovação e Estudo da Pedagogia no Ensino Superior (CINEP)
O CINEP tem atribuições no domínio da Inovação e Estudo da pedagogia no Ensino Superior, competindo-lhe designadamente:
a) Assegurar a certificação, avaliação e qualificação pedagógica dos docentes do IPC;
b) Promover atividades formativas (cursos, workshops, seminários e outras ações breves) e de difusão de conhecimento em pedagogia;
c) Realizar estudos e projetos de inovação em pedagogia no Ensino Superior (Publicações de I&D);
d) Difusão de conhecimento e práticas inovadoras em pedagogia no ensino superior;
e) Dinamizar uma Rede Internacional de Pedagogia no Ensino Superior: International Networking for the Advancement of Pedagogy on Higher Education (INAPHE).
Artigo 14.º
O Centro de Formação INOVIPC
O INOVIPC tem atribuições no domínio da formação profissional dos trabalhadores não docentes do IPC, competindo-lhe designadamente:
a) Identificar as necessidades de formação e promover a elaboração do Plano de Formação dos trabalhadores não docentes do IPC e do respetivo orçamento;
b) Assegurar a concretização das ações de formação previstas no Plano de Formação dos trabalhadores não docentes do IPC;
c) Propor a contratação dos formadores e a aquisição dos recursos técnicos e materiais necessários à concretização das ações;
d) Organizar o processo de candidatura do Plano de Formação a financiamentos externos;
e) Emitir os documentos comprovativos da frequência e aproveitamento das ações de formação;
f) Organizar e manter o arquivo documental referentes às ações promovidas
CAPÍTULO III
Disposições finais
Artigo 13.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação.
206089251
