Regulamento (extrato) n.º 160/2012

Regulamento Orgânico dos Serviços Técnicos e Administrativos do ISCSP

De acordo com o n.º 5 do artigo 19.º dos Estatutos do Instituto Superior de Ciências Sociais e Políticas (ISCSP), homologados pelo Despacho Reitoral n.º 9998/2009, de 31 de março, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 72, de 14 de abril de 2009, alterados pelo Despacho Reitoral n.º 13 499/2010, de 11 de agosto de 2010, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 162, de 20 de agosto de 2010, da Declaração de Retificação n.º 1925/2010, de 10 de setembro, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 183, de 20 de setembro de 2010, e do Despacho 18647/2010, de 9 de dezembro de 2010, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 241, de 15 de dezembro de 2010, a regulamentação da organização estrutural e do conteúdo funcional dos serviços do ISCSP é aprovada por despacho do Presidente, ouvido o Conselho de Gestão.

Assim, tendo sido ouvido o Conselho de Gestão, o Presidente do ISCSP aprova o presente Regulamento.

SECÇÃO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objeto

O presente Regulamento estabelece a organização e competência dos serviços técnicos e administrativos do Instituto Superior de Ciências Sociais e Políticas (ISCSP).

Artigo 2.º

Missão

Os serviços do ISCSP têm por missão prestar assessoria e apoio técnico ou administrativo às atividades desenvolvidas pelo Instituto.

Artigo 3.º

Estrutura

1) A estrutura interna do ISCSP é hierarquizada e composta por uma estrutura flexível.

2) A criação, a fusão, a subdivisão e a extinção de Serviços é decidida pelo Presidente do ISCSP, ouvido o Conselho de Gestão.

Artigo 4.º

Secretário

1) O ISCSP dispõe de um Secretário que responde perante o Presidente pela execução das diretrizes que lhe forem definidas pelos órgãos de gestão do ISCSP em matérias da sua competência.

2) As competências do Secretário são as previstas no artigo 18.º dos EISCSP.

Artigo 5.º

Serviços

1) Sem prejuízo do disposto no n.º 2 do artigo anterior, o ISCSP compreende as seguintes divisões:

a) Divisão Académica;

b) Divisão Administrativa;

c) Divisão Financeira;

d) Divisão Técnica;

e) Divisão de Documentação e Informação.

2) Existem, ainda, no âmbito do ISCSP os seguintes serviços de apoio:

a) Centro de Sistemas e Redes Informáticas;

b) Secretariado de Apoio aos Órgãos de Gestão.

Artigo 6.º

Chefes de Divisão

1) Cada uma das Divisões é dirigida por um Chefe de Divisão.

2) Para além de outras competências que resultem da lei, compete a cada Chefe de Divisão:

a) Dirigir os recursos humanos afetos à Divisão, planeando, orientando e supervisionando a execução dos projetos e trabalhos e o bom funcionamento dos serviços;

b) Planear e organizar o desenvolvimento estratégico da Divisão e suas atividades, de acordo com o plano de desenvolvimento institucional definido pelos Órgãos de Gestão do ISCSP, procedendo à avaliação dos resultados;

c) Elaborar pareceres e informações institucionais sobre os assuntos da competência da sua Divisão;

d) Garantir o bom funcionamento logístico e dos recursos tecnológicos alocados à sua Divisão;

e) Promover o desenvolvimento e atualização profissional dos seus colaboradores, propondo ações de formação profissional;

f) Providenciar aos Órgãos de Gestão informação de suporte à decisão;

g) Participar em reuniões de trabalho, projetos e tarefas para os quais tenha sido legal, estatutariamente ou superiormente nomeado.

SECÇÃO II

Divisão Académica

Artigo 7.º

Organização e Competências da Divisão Académica

1) A Divisão Académica compreende as seguintes Secções:

a) Secção de Alunos;

b) Secção Pedagógica;

c) Gabinete de Estudos Avançados.

2) Compete à Secção de Alunos:

a) Prestar informações sobre as condições de ingresso e frequência dos cursos ministrados no ISCSP;

b) Organizar e executar os procedimentos necessários aos processos de matrícula nos cursos ministrados no ISCSP;

c) Elaborar os editais e avisos e executar os serviços relativos a matrículas, inscrições, transferências, reingressos e mudanças de curso;

d) Executar o processo de seleção das mudanças de curso, transferências e concursos especiais;

e) Receber, organizar e manter atualizadas as informações sobre os cursos ministrados no ISCSP;

f) Elaborar o expediente relativo a horários das aulas e execução do serviço docente, nos termos da orientação definida pelo Presidente do Instituto;

g) Organizar e manter atualizados os processos individuais dos alunos;

h) Proceder ao registo informático do cadastro, das inscrições e das creditações das disciplinas obtidas pelos estudantes;

i) Reportar os elementos estatísticos relevantes relativos a alunos sempre que solicitados;

j) Organizar e executar os procedimentos necessários aos processos de inscrição nas épocas de avaliação em que tais procedimentos sejam requeridos;

k) Elaborar pautas e listas de estudantes;

l) Organizar e preparar os processos de equivalência de habilitações académicas;

m) Emitir declarações de matrícula, inscrição, frequência e outras;

n) Receber emolumentos e propinas ao balcão de atendimento, com entrega diária na Tesouraria;

o) Manter em ordem e assegurar a boa conservação do arquivo específico desta Secção.

3) Compete à Secção Pedagógica:

a) Proceder ao registo nos suportes adequados de todos os atos respeitantes à vida escolar dos alunos;

b) Preparar os currículos escolares dos estudantes para efeitos de elaboração de informações no final de cada ciclo de estudos;

c) Emitir certidões de matrícula, aproveitamento, licenciatura, mestrado, doutoramento e agregação;

d) Preparação do processo de emissão do suplemento ao diploma;

e) Emitir certificados e diplomas de pós-graduação, de cursos de especialização, de formação avançada e de formação técnica;

f) Preparar os elementos estatísticos relativos à conclusão dos cursos ministrados no ISCSP;

g) Proceder ao registo dos diplomas e demais documentação;

h) Preparar e remeter à Reitoria da UTL o processo relativo à emissão de cartas de curso de licenciatura, mestrado, doutoramento e agregação;

i) Organizar o processo para atribuição de bolsas por mérito a estudantes do ensino superior;

j) Manter em ordem e assegurar a boa conservação do arquivo específico desta Secção.

4) Compete ao Gabinete de Estudos Avançados:

a) Prestar apoio e dar informações relacionadas com a candidatura e frequência de cursos de mestrado, doutoramento e outros cursos de formação avançada ministrados no ISCSP;

b) Secretariar todas as provas públicas de mestrado, doutoramento, aptidão pedagógica e capacidade científica;

c) Garantir o apoio processual relativo à entrega e aprovação de projetos de mestrado e doutoramento, bem como à marcação de provas públicas de defesa de dissertações e teses;

d) Manter em ordem e assegurar a boa conservação do arquivo específico destes processos.

SECÇÃO III

Divisão Administrativa

Artigo 8.º

Organização e Competências da Divisão Administrativa

1) A Divisão Administrativa compreende as seguintes Secções:

a) Secção de Recursos Humanos;

b) Secção de Expediente e Arquivo Geral;

c) Sector de Apoio a Publicações;

d) Serviços Gerais.

2) Compete à Secção de Recursos Humanos:

a) Organizar e preparar os processos relativos ao recrutamento, seleção e provimento, bem como à promoção, recondução, prorrogação, transferência, exoneração, rescisão de contratos e aposentação do pessoal docente, investigadores e pessoal não docente do ISCSP;

b) Processar os vencimentos do pessoal;

c) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares;

d) Controle e registo da assiduidade e elaboração do mapa de férias do pessoal do ISCSP;

e) Organizar e manter atualizado o cadastro do pessoal;

f) Passar as certidões, declarações e notas de tempo de serviço do pessoal, exigidas por lei, bem como outros documentos solicitados pelos colaboradores do ISCSP;

g) Elaborar as listas de antiguidade do pessoal;

h) Preparar e coligir a informação necessária ao tratamento informático dos elementos referentes ao pessoal;

i) Instruir os processos relativos à Proteção Social, Impostos e demais entidades;

j) Reportar os elementos estatísticas de Recursos Humanos mensalmente e sempre que solicitado superiormente;

k) Manter em ordem e assegurar a boa conservação do arquivo específico desta Secção.

3) Compete à Secção de Expediente e Arquivo Geral:

a) Rececionar, registar e classificar toda a correspondência recebida e expedida;

b) Efetuar todo o expediente que lhe seja solicitado;

c) Assegurar uma adequada circulação de documentos e respetivas normas pelos serviços;

d) Manter em ordem e assegurar a boa conservação do arquivo do Instituto em tudo o que não incumba especialmente aos demais serviços.

4) Compete ao Sector de Apoio a Publicações:

a) Assegurar o processo de distribuição das publicações do ISCSP;

b) Velar pela boa conservação do depósito de edições do ISCSP;

c) Organizar e manter o arquivo digital das obras publicadas;

d) Assegurar o controlo das existências em armazém.

5) Compete aos Serviços Gerais:

a) Zelar pelas boas condições de funcionamento das instalações do ISCSP;

b) Zelar pelo normal decurso das atividades letivas e académicas;

c) Zelar pela manutenção das instalações e equipamentos e pelo cumprimento das determinações relativas à segurança dos mesmos;

d) Verificar o desempenho das empresas responsáveis pela limpeza e higiene das instalações;

e) Acompanhar e reportar sobre a execução do serviço de segurança do ISCSP.

SECÇÃO IV

Divisão Financeira

Artigo 9.º

Organização e Competências da Divisão Financeira

1) A Divisão Financeira compreende as seguintes Secções:

a) Secção de Contabilidade

b) Tesouraria

c) Gestão Patrimonial e Aprovisionamento

2) Compete à Secção de Contabilidade:

a) Executar a escrituração respeitante à Contabilidade Orçamental, Patrimonial e Analítica nas óticas da despesa e da receita, na estrita observância das normas fiscais e da exatidão dos registos diários;

b) Informar os processos no que respeita ao cabimento de verba;

c) Processar todas as obrigações fiscais, declarativas e outras obrigações acessórias;

d) Elaborar as relações de documentos a submeter ao Conselho de Gestão;

e) Elaborar o projeto de orçamento;

f) Assegurar o controlo da execução orçamental e respetivos processos de alterações ao orçamento;

g) Prestar informação, nos períodos devidos, às instituições a que está legal e estatutariamente obrigada;

h) Disponibilizar mensalmente ao Conselho de Gestão informação financeira de suporte à decisão;

i) Assegurar a reconciliação bancária;

j) Assegurar a gestão financeira de projetos e unidades de investigação.

k) Organizar a conta de gerência a submeter ao Tribunal de Contas e demais entidades a que está obrigada.

l) Manter em ordem e assegurar a boa conservação do arquivo específico desta Secção.

3) Compete à Tesouraria:

a) Arrecadar todas as receitas geradas no ISCSP;

b) A gestão e emissão dos recibos indispensáveis para a cobrança das receitas próprias e sua integração contabilística;

c) Efetuar os pagamentos devidamente autorizados e aprovados pelo Conselho de Gestão;

d) Proceder ao depósito, dentro dos prazos legais, das respetivas receitas;

e) Gerir o fundo de maneio nos termos da legislação em vigor;

f) Apresentar mensalmente ao Conselho de Gestão o balancete relativo ao mês anterior;

g) Manter em ordem e assegurar a boa conservação do arquivo específico desta Secção.

4) Compete à Gestão Patrimonial e Aprovisionamento:

a) Controlar e coordenar todas as operações destinadas a manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis do ISCSP;

b) Assegurar o apetrechamento dos Serviços, centralizando os processos de aquisição de bens e serviços, nos termos das disposições legais vigentes,

c) Manter informação atualizada sobre as existências em armazém

d) Assegurar o controlo e execução de contratos;

e) Gerir os processos de aquisição através das plataformas eletrónicas de compras públicas;

f) Assegurar o aprovisionamento, conservação e distribuição do material necessário ao funcionamento do ISCSP;

g) Providenciar ao Conselho de Gestão informação periódica dos consumos e investimentos realizados;

h) Manter em ordem e assegurar a boa conservação do arquivo específico desta Secção.

SECÇÃO V

Divisão Técnica

Artigo 10.º

Organização e Competências da Divisão Técnica

1) A Divisão Técnica integra os seguintes serviços:

a) Relações Externas;

b) Comunicação, Imagem e Relações Públicas;

c) Avaliação e Qualidade;

d) Apoio Jurídico;

e) Formação Externa;

f) Planeamento Estratégico e Gestão de Projetos.

2) As competências do serviço de relações externas são as seguintes:

a) Gerir a mobilidade de docentes e estudantes no âmbito de programas internacionais;

b) Apoiar o desenvolvimento de protocolos com instituições nacionais e internacionais;

c) Reportar sobre as atividades de internacionalização desenvolvidas pelo Gabinete;

d) Manter em ordem e assegurar a boa conservação do arquivo específico deste serviço;

e) Promover a relação com entidades externas para a realização de estágios e saídas profissionais dos alunos do ISCSP.

3) As competências do serviço de comunicação, imagem e relações públicas são as seguintes:

a) Promover a imagem institucional do ISCSP e desenvolver o respetivo material de divulgação;

b) Criar e desenvolver o material informativo do ISCSP e dos seus vários programas;

c) Instalar e gerir um sistema de comunicação claro, coerente e eficaz no interior do ISCSP e entre o ISCSP e a comunidade;

d) Apoiar a organização e promover a divulgação dos eventos do ISCSP;

e) Preparar a participação do ISCSP em eventos de divulgação da oferta educativa;

f) Gerir os conteúdos do website institucional;

g) Tratar e divulgar a informação difundida pelos órgãos de comunicação social com interesse para o Instituto;

h) Promover junto da Comunicação Social a divulgação dos eventos realizados no ISCSP;

i) Manter em ordem e assegurar a boa conservação do arquivo específico deste serviço.

4) As competências do serviço de avaliação e qualidade são as seguintes:

a) Apoiar o Presidente na construção dos instrumentos a serem utilizados no âmbito da avaliação do ensino superior e sua aplicação;

b) Apoiar o Presidente na elaboração dos relatórios de autoavaliação e de avaliação externa do ISCSP;

c) Organizar e implementar o sistema de avaliação interna;

d) Assegurar a auditoria ao nível dos serviços do ISCSP.

5) As competências do serviço de apoio jurídico são as seguintes:

a) A prestação de assessoria jurídica aos serviços do ISCSP e aos órgãos de gestão;

b) A realização de estudos, emissão de pareceres e prestação informações de natureza jurídica;

c) Assegurar a recolha e tratamento de legislação, jurisprudência e doutrina relevantes para o ISCSP;

d) Manter em ordem e assegurar a boa conservação do arquivo específico deste serviço.

6) As competências inerentes ao serviço de formação são as seguintes:

a) Proceder ao diagnóstico de necessidades de formação internas do ISCSP;

b) Elaborar planos de formação de acordo com as necessidades de formação;

c) Promover e gerir as ofertas de formação profissional para o pessoal docente e não docente;

d) Gerir processo de formação.

7) As competências inerentes ao serviço de Planeamento Estratégico e Gestão de Projetos são as seguintes:

a) Planear, organizar e gerir ações de consultoria;

b) Apoiar a gestão de projetos de investigação.

SECÇÃO VI

Divisão de Documentação e Informação

Artigo 11.º

Organização e Competências da Divisão de Documentação e Informação

Compete à Divisão de Documentação e Informação:

a) Promover o livre acesso do utilizador à informação, apoiando as atividades pedagógicas, científicas e técnicas do ISCSP, através da disponibilização e divulgação de fontes de informação e recursos bibliográficos e informativos nos seus variados suportes (físico e digital);

b) Assegurar o bom funcionamento dos serviços prestados aos utilizadores de modo a satisfazer as suas necessidades informacionais, oferecendo serviços dinâmicos e pautados por índices elevados de qualidade;

c) Preservar, gerir e divulgar o património bibliográfico e documental do ISCSP, nomeadamente os fundos especiais e legados, procedimentos de tratamento técnico normalizados e diretrizes nacionais e internacionais, recorrendo ao uso das novas tecnologias para preservar, tratar e difundir a informação;

d) Contribuir para uma política de desenvolvimento de coleções centrada na aquisição, atualização e desenvolvimento dos fundos bibliográficos em suporte impresso e dos recursos eletrónicos (bases de dados, eBooks, periódicos eletrónicos);

e) Apoiar os utilizadores (docentes, discentes e investigadores) nas pesquisas bibliográficas, dinamizando ações de formação e promovendo a literacia da informação na instituição;

f) Cooperar com a UTL na oferta de serviços comuns no âmbito da rede de Bibliotecas, participando em projetos nacionais e internacionais para reforçar parcerias com organismos e associações congéneres, para partilha de conhecimentos, recursos e experiências;

g) Promover ações de âmbito cultural que promovam a literacia;

h) Avaliar e desenvolver serviços centrados nas necessidades do utilizador.

SECÇÃO VII

Centro de Sistemas e Redes Informáticas

Artigo 12.º

Competências

1) Compete ao Centro de Sistemas e Redes Informáticas:

a) Instalar, manter e gerir os meios informáticos existentes no ISCSP e promover a acessibilidade dos meios de acesso múltiplo disponibilizado pelo Centro;

b) Realizar estudos com vista ao levantamento das necessidades do ISCSP em meios informáticos e propor as soluções a adotar na satisfação harmoniosa dessas necessidades;

c) Garantir a comunicação informática do ISCSP com o exterior;

d) Apoiar ações de formação especializada em informática;

e) Prestar serviços de apoio informático a processos letivos e de investigação de docentes e alunos do Instituto, nos termos definidos pelo Presidente do ISCSP;

f) Prestar apoio informático aos restantes Serviços do ISCSP;

g) Dar parecer sobre aquisição e instalação de todo o material informático do ISCSP.

2) As atividades do Centro de Sistemas e Redes Informáticas são coordenadas por um técnico superior a designar pelo Presidente do ISCSP, por um período de dois anos.

SECÇÃO VIII

Secretariado de Apoio aos Órgãos de Gestão

Artigo 13.º

Competência

Compete ao Secretariado de Apoio aos Órgãos de Gestão:

a) Preparar documentação e prestar apoio administrativo ao Presidente, ao Conselho de Gestão, ao Secretário, ao Conselho Científico e ao Conselho Pedagógico;

b) Assegurar a gestão da agenda do Presidente;

c) Assegurar todo o expediente dos órgãos e dirigentes mencionados na alínea anterior;

d) Assegurar a divulgação interna de informações e de circulares informativas, bem como de toda a documentação que seja considerada relevante e de interesse para o ISCSP;

e) Colaborar em trabalhos de pesquisa documental e de tratamento de textos que lhe sejam solicitados pelos órgãos de gestão do ISCSP;

f) Manter em ordem e assegurar a boa conservação do arquivo específico deste serviço.

SECÇÃO IX

Disposições Finais

Artigo 14.º

Regime aplicável ao pessoal

Ao pessoal do ISCSP aplica-se o regime geral de vinculação, carreiras e remunerações aplicável aos trabalhadores que exercem funções públicas.

Artigo 15.º

Publicação e divulgação

O presente Regulamento é publicado no Diário da República e divulgado no sítio na Internet do ISCSP.

Artigo 16.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

20 de abril de 2012. - O Presidente, Prof. Cat. João Abreu de Faria Bilhim.

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