Nos termos dos artigos 7.º e 33.º, n.º 2 dos Estatutos da Universidade de Lisboa e do artigo 3.º, n.º 1, alínea c) do anexo aos mesmos, homologados pelo Despacho Normativo 36/2008, de 1 de Agosto, o Conselho Geral aprova, sob proposta do Reitor, por deliberação de 30 de Novembro de 2011, os novos Estatutos do Centro de Recursos Comuns e Serviços Partilhados da Universidade de Lisboa:
Estatutos do Centro de Recursos Comuns e Serviços Partilhados
Preâmbulo
A Universidade de Lisboa, perante os desafios emergentes dos processos de mudança condicionados pelo Processo de Bolonha, pela importância de aumentar o número de alunos nos vários ciclos e atrair novos públicos criando vantagens competitivas, pelos horizontes criados pelo novo Regime Jurídico das Instituições do Ensino Superior que conduziram a uma revisão estatutária da Universidade, pela exigência de uma investigação de excelência, pela necessidade de valorizar estratégias de internacionalização, pela relevância de apoiar estratégias de empreendedorismo, pela importância de aumentar a sua capacidade de participação em projectos académicos e científicos de grande envergadura e visibilidade, e pelas novas políticas de financiamento que se têm vindo a configurar, necessitou de se organizar para a promoção e consolidação de uma gestão mais eficaz e eficiente.
Em função do diagnóstico global traçado, que apontava a necessidade de realização de mudanças que conduzissem a uma gestão integrada e ao desenvolvimento de serviços comuns baseados numa partilha de recursos materiais, logísticos e humanos, existentes ou a adquirir, e a efectuar uma maior racionalização de custos, concretizar processos de trabalho internos melhor reflectidos, organizados, articulados e programados, mais coordenados e melhor monitorizados, foi criado o Centro de Recursos Comuns e Serviços Partilhados da Universidade de Lisboa.
Decorrido o período de implementação inicial do Centro de Recursos Comuns e Serviços Partilhados da Universidade de Lisboa e de forma a sincronizar a actuação desta estrutura com o reforço das competências do Reitor resultante da alteração dos Estatutos da UL, torna-se necessário proceder a uma revisão dos estatutos do SPUL de modo a ajustá-los à nova realidade da Universidade.
TÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Natureza, objecto e sede
1 - O Centro de Recursos Comuns e Serviços Partilhados é uma unidade da Universidade de Lisboa, abreviadamente designada por SPUL, dotada de personalidade jurídica e de autonomia administrativa e financeira, que tem por objecto a prestação de serviços de suporte às suas unidades orgânicas e outras unidades, bem como a outras instituições de ensino público ou privado que a ele queiram aderir, através de um modelo organizacional, integrado e coerente, dotado de flexibilidade de actuação, agilidade e capacidade de ajustamento, numa perspectiva de desenvolvimento centralizado de actividades comuns.
2 - O SPUL funciona nas instalações da Universidade de Lisboa, em locais a designar por despacho reitoral.
Artigo 2.º
Âmbito
1 - O SPUL exerce as suas funções no domínio da prestação de serviços de natureza institucional às diversas unidades da Universidade de Lisboa, ou a outras instituições, utilizando métodos comuns e partilhando recursos, numa lógica de gestão de processos, de eficiência e orientação para os resultados.
2 - O SPUL presta serviços que, pelas suas características, são transversais às diversas unidades da Universidade de Lisboa, nomeadamente: serviços na área financeira, tecnologias da informação, manutenção, gestão do edificado, sustentabilidade energética e ambiental, contratação, formação e apoio à avaliação de desempenho do pessoal não docente e gestão global das compras.
Artigo 3.º
Objectivos
O SPUL tem por objectivos:
a) Potenciar a transmissão de conhecimento entre as diversas unidades da Universidade de Lisboa, permitindo a identificação e disseminação de boas práticas no sentido de uma maior qualidade de serviço;
b) Normalizar regras e procedimentos de gestão comuns, com análise de melhoria contínua específica;
c) Aproveitar a dimensão da Universidade para potenciar a obtenção de economias de escala, com eliminação de redundâncias e ganhos de eficiência e qualidade;
d) Integrar serviços comuns, com processos únicos e elevada estandardização;
e) Possibilitar a integração de pessoal qualificado;
f) Evidenciar as mais-valias da Universidade de Lisboa, incorporando activamente as boas práticas das diversas unidades da Universidade de Lisboa nos processos.
Artigo 4.º
Princípios de actuação
O SPUL norteia a sua actividade pelos seguintes princípios:
a) Eficiência e eficácia na gestão;
b) Manutenção da autonomia decisional, de acordo com a qual os actos de decisão permanecem nas diversas unidades da Universidade de Lisboa, cabendo ao SPUL a prestação de serviços;
c) Cultura de prestação de serviço, respondendo às necessidades das diversas unidades da Universidade de Lisboa;
d) Disseminação de boas práticas, garantindo elevados padrões de qualidade dos serviços prestados e o cumprimento sistemático de boas práticas;
e) Normalização de processos, desenvolvendo, mantendo e melhorando, de forma rápida e contínua, padrões de processos que assegurem o cumprimento da legislação aplicável, a integração e optimização de recursos;
f) Avaliação dos resultados, em função dos objectivos previamente definidos.
Artigo 5.º
Receitas
1 - O SPUL dispõe das seguintes receitas:
a) As importâncias cobradas por serviços prestados a entidades públicas ou privadas;
b) As verbas que lhe estejam consignadas no orçamento da Universidade de Lisboa;
c) Os rendimentos de bens que fruir a qualquer título;
d) Os subsídios, subvenções, comparticipações, doações, heranças e legados de quaisquer entidades;
e) Outras receitas que por lei, contrato ou outro título lhe sejam atribuídas.
TÍTULO II
Organização e funcionamento
Artigo 6.º
Estrutura
1 - O SPUL depende directamente do Reitor, ou de quem ele designar, e funciona em articulação com o Conselho Universitário.
2 - O SPUL é dirigido por um Director Executivo, nomeado pelo Reitor, podendo a sua designação recair sobre o Administrador da Universidade de Lisboa.
3 - São órgãos do SPUL:
a) O Conselho de Gerência;
b) O Conselho Consultivo.
4 - A estrutura geral dos serviços do SPUL é definida por regulamento interno, a aprovar pelo Conselho de Gerência, sob proposta do Director Executivo.
5 - O SPUL pode constituir grupos de trabalho ou de projecto, nos termos do regulamento interno dos serviços, a aprovar de acordo com o número anterior.
Artigo 7.º
Director executivo
1 - Compete ao Director Executivo:
a) Dirigir os serviços do SPUL;
b) Representar o SPUL perante a Universidade de Lisboa e perante o exterior;
c) Promover a necessária articulação entre os diversos serviços do SPUL, designadamente aferindo o funcionamento dos seus serviços, áreas e núcleos e a partilha de informação entre os mesmos;
d) Propor a nomeação dos Directores Executivos Adjuntos;
e) Nomear e exonerar, nos termos da lei e dos estatutos, os dirigentes dos serviços do SPUL;
f) Exercer as demais funções que lhe sejam delegadas pelo Reitor e pelo Conselho de Gerência.
2 - O Director Executivo pode ser coadjuvado por um máximo de dois Directores Executivos Adjuntos, cargos de direcção intermédia de 1.º grau.
3 - Os Directores Executivos Adjuntos são nomeados por despacho reitoral, sob proposta do Director Executivo, e exercem as competências que lhe sejam delegadas ou subdelegadas por este.
4 - O Director Executivo é substituído, nas suas faltas e impedimentos, pelo Director Executivo Adjunto por ele designado para o efeito.
Artigo 8.º
Conselho de gerência
1 - O Conselho de Gerência é o órgão de gestão administrativa e financeira, bem como de gestão dos recursos humanos do SPUL.
2 - O Conselho de Gerência é presidido pelo Reitor, ou quem ele designar, e inclui o Director Executivo, um Director Executivo Adjunto por este designado e dois outros membros designados livremente pelo Reitor.
3 - O exercício das funções de membro do Conselho de Gerência não é remunerado.
4 - Compete ao Conselho de Gerência promover a racionalização e eficiência da gestão administrativa, financeira e dos recursos humanos do SPUL, nomeadamente:
a) Aprovar anualmente as propostas do orçamento e do plano de actividades, bem como o relatório de actividades e as contas do SPUL;
b) Deliberar sobre a aquisição de bens e serviços;
c) Aprovar os regulamentos necessários ao desenvolvimento da actividade do SPUL, designadamente o regulamento que define a estrutura geral dos seus serviços, sob proposta do Director Executivo;
d) Propor ao Reitor a afectação do pessoal necessário ao funcionamento do SPUL;
e) Fiscalizar a execução do orçamento;
f) Verificar a legalidade das despesas efectuadas e autorizar o respectivo pagamento;
g) Encarregar-se dos processamentos legais atinentes à arrecadação da receita do SPUL;
h) Promover a elaboração da prestação da conta a submeter ao Tribunal de Contas conforme legislação em vigor;
i) Promover a organização e actualização do inventário e cadastro dos bens móveis do SPUL;
j) Deliberar sobre a aceitação de bens móveis.
5 - O Conselho de Gerência reúne ordinariamente uma vez por mês e, extraordinariamente, sempre que o seu presidente o convocar.
6 - Podem ainda participar nas reuniões, sem direito a voto, por convocação do presidente, tendo em conta os assuntos a apreciar, outras pessoas cuja presença seja considerada necessária.
Artigo 9.º
Conselho consultivo
1 - O Conselho Consultivo é composto:
a) Pelo Reitor, ou por quem ele designar, que preside;
b) Pelo Director Executivo do SPUL e pelo Director Executivo Adjunto do SPUL por ele indicado;
c) Pelos Secretários-Coordenadores de cada uma das diversas unidades da Universidade de Lisboa e pelo Administrador dos SASUL;.
2 - O exercício das funções de membro do Conselho Consultivo não é remunerado.
3 - Compete ao Conselho Consultivo:
a) Promover a ligação do SPUL com as diversas unidades da Universidade de Lisboa;
b) Promover a permuta de informação entre os destinatários do SPUL, de forma a melhorar as condições de prestação dos serviços;
c) Pronunciar-se sobre as linhas gerais da actividade do SPUL;
d) Pronunciar-se sobre o estabelecimento de padrões e níveis de qualidade do serviço prestado pelo SPUL;
e) Dar parecer sobre o plano anual e o relatório de actividades e sobre qualquer assunto relacionado com a sua competência que lhe seja submetido pelo Conselho de Gerência.
4 - O Conselho Consultivo reúne:
a) Ordinariamente pelo menos duas vezes por ano;
b) Extraordinariamente, sempre que o presidente o convocar.
5 - Podem ainda participar nas reuniões, sem direito a voto, por convocação do presidente, tendo em conta os assuntos a apreciar, outras pessoas cuja presença seja considerada necessária.
Artigo 10.º
Secretários-coordenadores e administrador dos SASUL
1 - Por despacho reitoral, com vista à articulação com as diversas unidades da Universidade de Lisboa, os Secretários-Coordenadores e o Administrador dos SASUL poderão exercer funções de Coordenação no SPUL.
2 - A atribuição dessa coordenação é feita por proposta do Director Executivo, com a anuência prévia dos Directores das respectivas Unidades.
Artigo 11.º
Pessoal
1 - O pessoal das carreiras gerais necessário à execução das atribuições e competências das áreas do SPUL integra um único mapa de pessoal.
2 - A afectação do pessoal necessário ao funcionamento do SPUL é determinada por despacho do Reitor, sob proposta do Conselho de Gerência.
Artigo 12.º
Avaliação e fiscalização
1 - O SPUL promove periodicamente, nos termos da lei, a avaliação interna da sua qualidade, em articulação com os dispositivos de avaliação e de garantia de qualidade da Universidade
2 - A gestão patrimonial e financeira do SPUL é controlada pelo fiscal único da Universidade, nos termos da lei e dos Estatutos.
3 - Cabe ao Conselho Universitário a apreciação das actividades do SPUL, nomeadamente o plano e relatório de actividades.
TÍTULO III
Disposições transitórias
Artigo 13.º
Implementação dos serviços partilhados
Os serviços a prestar pelo SPUL são desenvolvidos de forma gradual, competindo ao SPUL, com vista à instalação, experimentação e disseminação do modelo de serviços partilhados:
a) Configurar os modelos operacionais a adoptar nos domínios correspondentes ao seu objecto;
b) Definir um programa de implementação geral dos modelos operacionais;
c) Implementar, gradual e controladamente, os modelos operacionais, disponibilizando aos destinatários os meios necessários ao funcionamento dos serviços partilhados, nomeadamente através da utilização de aplicações informáticas e da prestação de serviços no âmbito das suas atribuições;
d) Criar e mobilizar as estruturas definitivas que assegurem a prestação de serviços partilhados.
Artigo 14.º
Processo de transição
1 - O Reitor, sob proposta do Conselho de Gerência, aprova um plano de integração dos trabalhadores nos seus novos locais e postos de trabalho, o qual incluirá a definição de funções, a formação no posto de trabalho, quando necessária, a redefinição de objectivos, indicadores de integração, propostas de melhoria, sistema de monitorização e outras orientações que se revelem necessárias.
2 - A transição para o SPUL das atribuições e competências dos serviços das diversas unidades da Universidade de Lisboa implica a extinção ou reestruturação desses serviços, bem como dos respectivos cargos dirigentes.
3 - Os trabalhadores das diversas unidades da Universidade de Lisboa, constantes de lista anexa ao despacho que opere a transição, passam a exercer funções no âmbito do SPUL na dependência hierárquica e funcional dos respectivos dirigentes, ainda que possam continuar a exercer funções nas instalações de uma unidade orgânica ou outra unidade.
4 - Não podem subsistir nem ser criados nas diversas unidades da Universidade de Lisboa, serviços ou estruturas a que sejam atribuídas competências ou que executem actividades cometidas ao SPUL.
7 de Dezembro de 2011. - A Directora Executiva-Adjunta do Centro de Recursos Comuns e Serviços Partilhados da Universidade de Lisboa, Sandra Clara Calheiros Mendes Marques.
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