Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras da CIMT - Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo
Preâmbulo
A Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo tem vindo a desenvolver, diversos projectos de aquisição, muitos através da figura do agrupamento de entidades adjudicantes, no sentido de obter poupanças financeiras e processuais significativas.
No sentido de se melhorar o nível de respostas a dar às necessidades dos municípios, torna -se necessário evoluir para a constituição de uma central de compras.
O presente regulamento e as deliberações dos órgãos da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo que o aprovam, representam os actos constitutivos da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo (CC -CIMT), que tem como normas habilitantes a alínea c) do n.º 1 do artigo 16.º da Lei 45/2008, de 27 de Agosto, o Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de Janeiro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 278/2009, de 2 de Outubro, e o Decreto-Lei 200/2008, de 9 de Outubro.
Artigo 1.º
Objecto
O presente regulamento tem por objecto definir a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo (CC-CIMT).
Artigo 2.º
Natureza da CC-CIMT
1 - A CC-CIMT é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo, nos termos dos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de Janeiro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei 278/2009, de 2 de Outubro, e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de Outubro.
2 - A CC-CIMT é um sistema de negociação e contratação centralizado, destinado à aquisição de um conjunto padronizado de bens e serviços, em benefício das entidades adjudicantes abrangidas.
3 - A CC-CIMT está inserida na Área de Cooperação Institucional.
Artigo 3.º
Princípios orientadores
A CC-CIMT tem os seguintes princípios orientadores:
a) Segregação das funções de contratação, de compras e de pagamentos;
b) Utilização de ferramentas de compras electrónicas com funcionalidades de catálogos electrónicos e de encomenda automatizada;
c) Adopção de práticas aquisitivas por via electrónica baseadas na acção de negociação, com vista à redução de custos;
d) Preferência pela aquisição dos bens e serviços que promovam a protecção do ambiente e outros interesses constitucionalmente protegidos;
e) Promoção da concorrência;
f) Garantia de plena autonomia dos municípios que integram a Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo.
Artigo 4.º
Missão
A CC-CIMT tem como missão:
a) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra para as categorias de bens e serviços estabelecidos;
b) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e standardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
c) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais e proceder, quando aplicável, à gestão dos respectivos contratos e relações com fornecedores;
e) Monitorizar o desempenho da função de compras da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CC-CIMT;
f) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da CC-CIMT;
g) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
h) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços em articulação com as deliberações dos órgãos intermunicipais;
i) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas que pretendam desenvolver processos de negociação municipais (não transversais), bem como disponibilizar a plataforma electrónica para a execução deste tipo de negociação.
Artigo 5.º
Âmbito subjectivo
1 - A CC-CIMT abrange os municípios de Abrantes, Alcanena, Constância, Entroncamento, Ferreira do Zêzere, Mação, Ourém, Sardoal, Tomar, Torres Novas e Vila Nova da Barquinha.
2 - O recurso, pelas entidades referidas no número anterior, aos acordos quadro negociados pela CC-CIMT, é facultativo.
3 - Além das entidades referidas no n.º 1, podem integrar a CC-CIMT outras entidades que se encontrem submetidas ao Código dos Contratos Públicos, nomeadamente, serviços municipalizados e entidades que integrem o sector empresarial local, mediante a aprovação do órgão executivo da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo.
Artigo 6.º
Âmbito objectivo
A CC-CIMT desenvolverá todas as actividades que a sua natureza lhe permitir, designadamente:
a) Celebrar acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objecto a posterior celebração de contratos de aquisição de bens móveis, de aquisição de serviços ou de contratos de locação;
b) Conduzir procedimentos de formação de contratos de aquisição de bens móveis de prestação de serviços, a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias, através de agrupamentos de entidades adjudicantes.
Artigo 7.º
Celebração de acordos quadro
Na celebração dos acordos quadro referidos na alínea a) do artigo anterior, a CC-CIMT poderá adoptar uma das seguintes modalidades:
a) Acordo quadro celebrado com uma única entidade, quando nele estejam suficientemente especificados todos os aspectos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos;
b) Acordo quadro celebrado com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspectos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos.
Artigo 8.º
Direitos das entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMT
As entidades abrangidas pela CC-CIMT têm direito a:
a) Indicar um representante efectivo e um suplente para a Comissão de Acompanhamento, prevista no artigo 15.º do presente Regulamento;
b) Usufruir, nos termos do Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de Outubro, das vantagens asseguradas pelos acordos quadro celebrados pela CC-CIMT;
c) Beneficiar de ferramentas electrónicas, nomeadamente, catalogação electrónica, leilões electrónicos e agregação de necessidades, nos processos de adjudicação encetados ao abrigo de acordos quadro;
d) Indicar representantes para a Comissão Técnica prevista no artigo 17.º do presente Regulamento, sempre que tal lhes seja solicitado.
Artigo 9.º
Deveres das entidades adjudicantes abrangidas
1 - As entidades adjudicantes abrangidas autorizam a CC-CIMT a publicitar a sua identidade no sítio da Internet e nos fóruns onde a CC-CIMT tenha participação.
2 - As entidades adjudicantes abrangidas deverão:
a) Fornecer informação, com a periodicidade proposta pela Comissão de Acompanhamento;
b) Fazer -se representar sempre que sejam convocadas;
c) Zelar pelo bom funcionamento da CC-CIMT;
d) Garantir a formação dos técnicos envolvidos na CC-CIMT.
Artigo 10.º
Contratos de mandato administrativo
1 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo e qualquer das entidades adjudicantes abrangidas, pode a CC-CIMT encarregar -se do processo de contratualização para aquisição de bens móveis e de serviços não abrangidos por acordos quadro.
2 - O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua actividade.
Artigo 11.º
Estrutura da CC-CIMT
A CC-CIMT está integrada na Área de Cooperação Institucional e possui a seguinte estrutura:
1 - Unidades funcionais:
a) Coordenador de Projecto;
b) Unidade de Gestão de Categorias;
c) Unidade de gestão da plataforma electrónica.
2 - Unidades consultivas:
a) Comissão de Acompanhamento;
b) Comissão Técnica.
Artigo 12.º
Competências do Coordenador da CC-CIMT
Compete ao Coordenador da CC-CIMT:
a) Propor superiormente a estratégia da Central de Compras;
b) Propor superiormente os objectivos e métricas de desempenho a atingir pela CC-CIMT;
c) Monitorizar o desempenho da CC-CIMT de acordo com os objectivos definidos superiormente;
d) Supervisionar e controlar os contratos negociados;
e) Elaborar relatórios de actividade para apresentação superior, de acordo com a periodicidade a definir;
f) Presidir a Comissão de Acompanhamento;
g) Avaliar a satisfação das entidades aderentes, relativamente aos contratos estabelecidos;
h) Coordenar os pedidos das entidades adjudicantes relativamente às funções de entidade agregadora da CC-CIMT e acompanhar eventuais negociações efectuadas nos termos do artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos;
i) Acompanhar os processos de negociação;
j) Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da CC-CIMT.
Artigo 13.º
Competências da Unidade de Gestão de Categorias
Compete à Unidade de Gestão de Categorias:
a) Proceder à categorização e standardização dos bens e serviços;
b) Assegurar a agregação das necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
c) Proceder ao planeamento das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Proceder à selecção de fornecedores/ prestadores de serviço;
e) Assegurar a gestão dos processos de negociação.
f) Proceder à análise dos níveis de execução dos contratos;
g) Proceder à identificação e quantificação de aquisições fora de contrato.
Artigo 14.º
Competências da Unidade de Gestão da plataforma electrónica
Compete à Unidade de Gestão da Plataforma Electrónica:
a) Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma electrónica;
b) Assegurar a gestão de contrato de disponibilização da plataforma electrónica;
c) Monitorizar níveis de desempenho da plataforma, mediante condições contratuais.
Artigo 15.º
Composição da Comissão de Acompanhamento
A Comissão de Acompanhamento é composta por:
a) Um representante de cada uma dos municípios que integram a CC-CIMT;
b) Dois membros eleitos ou escolhidos pelas freguesias que integram a CC-CIMT;
c) Um membro eleito ou escolhido pelas empresas municipais que integram a CC-CIMT;
d) Um membro eleito ou escolhido pelas demais entidades que se achem submetidas ao Código dos Contratos Públicos e integram a CC-CIMT.
Artigo 16.º
Competências da Comissão de Acompanhamento
Compete à Comissão de Acompanhamento:
a) Assegurar a correcta implementação das medidas e acções definidas, com base em reuniões periódicas;
b) Participar na definição da estratégia da Central de Compras;
c) Promover a redução/ eliminação de riscos associados ao processo de compras;
d) Propor iniciativas no âmbito da contratação pública;
e) Identificar as categorias-alvo a integrar em acordos quadro, pela CC-CIMT;
f) Garantir a homogeneidade dos processos e procedimentos.
Artigo 17.º
Composição da Comissão Técnica
1 - A Comissão Técnica tem uma composição variável, em função de necessidades específicas, e é integrada por técnicos habilitados designados pelas entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMT, para cada área de contratação em concreto.
2 - O Conselho Executivo da CIMT pode designar os membros das Comissões Técnicas.
Artigo 18.º
Competências da Comissão Técnica
Compete a cada Comissão Técnica:
a) Apoiar na elaboração das peças do procedimento;
b) Definir as especificações de bens e serviços;
c) Identificar potenciais fornecedores;
d) Avaliar alternativas e soluções;
e) Emitir pareceres técnicos;
f) Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades;
g) Participar no júri dos procedimentos.
Artigo 19.º
Gestão de actividades por terceiros
1 - A gestão das plataformas electrónicas sob a qual assentam os leilões electrónicos, a catalogação electrónica, agregação electrónica, contratação electrónica, e outras ferramentas utilizadas pela CC-CIMT podem ser cometidas a um fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.
2 - A gestão da actividade da CC-CIMT pode, ainda, por deliberação do Conselho Executivo da CIMT, ser atribuída a um fornecedor externo de serviços, devendo, no entanto, esta deliberação assentar em critérios de eficiência e economia financeira.
Artigo 20.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada do Conselho Executivo da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo.
Artigo 21.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Diário da República.
22 de Junho de 2011. - O Presidente do Conselho Executivo da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo, António Manuel Oliveira Rodrigues.
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