Despacho 7336/2011

Considerando a necessidade de regulamentar a gestão do fundo de maneio da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro, no uso dos poderes que para o efeito me são conferidos, designadamente pelo arti-go 48.º, n.º 1, alínea o), dos Estatutos da Universidade, aprovo o seguinte:

Regulamento para a Gestão de Fundo de Maneio

Artigo 1.º

Âmbito

1 - O regulamento para a Gestão de Fundos de Maneio, que agora se apresenta, aborda o funcionamento do Fundo de Maneio, adiante designado por FM, e as responsabilidades dos intervenientes no sistema de gestão;

2 - A gestão do FM inclui a constituição, reconstituição e sua reposição, bem como os procedimentos e instrumentos a ter em consideração por parte dos respectivos responsáveis com FM constituído e pelos assistentes constituídos que apoiam as actividades de gestão do FM;

3 - Este regulamento visa definir os princípios gerais de actuação para a gestão de FM, cabendo aos Serviços Financeiros e Patrimoniais (SFP) acompanhar a sua implementação, esclarecer eventuais dúvidas que possam ocorrer no decurso da sua execução;

4 - O presente regulamento aplica-se a todos os FM constituídos na Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro, para períodos com início a partir de Fevereiro de 2011;

5 - Os processos de gestão para a aplicação das normas contidas no presente regulamento devem ser integrados no sistema de gestão da qualidade (SGQ) da Administração da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro, nomeadamente no que se refere ao procedimento e modelos de documentos a utilizar.

Artigo 2.º

Enquadramento

1 - Em cada ano económico, o decreto-lei de execução orçamental estabelece as regras e prazos quanto à constituição e liquidação dos Fundos de Maneio, cujo regime legal geral é definido pelo artigo 32.º do Decreto-Lei 155/92, de 28 de Julho (Regime da Administração Financeira do Estado);

2 - Os Fundos de Maneio são constituídos para um dado ano económico caducando com a liquidação, que será efectuada, impreterivelmente, até à data que em cada ano económico vier a ser fixada por deliberação do órgão de Gestão ou na falta, pelo decreto-lei de execução Orçamental.

Artigo 3.º

Objectivo

1 - O objectivo do FM é o de colocar um certo valor monetário inicial ao dispor de determinado(s) responsável(eis) e fixar um montante anual de despesas a realizar e a pagar através de FM, visando fazer face a despesas de pequeno montante das respectivas unidades orgânicas, departamentos, unidades e serviços;

2 - Através do FM pode ser autorizada a realização e pagamento de despesa de pequeno montante, para aquisições de bens ou serviços que, pelos critérios de prioridade de satisfação da necessidade, tempestividade, nomeadamente de condições de fornecimento ou prestação a pronto pagamento no acto da aquisição, e materialidade da despesa, o custo de realização dos procedimentos administrativos de contratação pública seja superior ao benefício que se espera alcançar com a sua execução. As despesas realizadas e pagas através de FM constituído, na fase de processamento para reconstituição, são debitados ao orçamento utilizador;

3 - A utilização do FM deve ser sempre encarada como uma situação excepcional e verificada pelo Director dos Serviços Financeiros e Patrimoniais.

Artigo 4.º

Definições

Para efeitos do presente regulamento são aplicáveis as definições que se seguem.

a) Fundo de Maneio:

Pela sua natureza considera-se um pequeno caixa para a realização e pagamento de despesas de pequeno montante, em especial por conta das rubricas orçamentais aprovadas pelo Conselho de Gestão, e a sua movimentação é da exclusiva competência do(s) responsável(eis) constituído(s) para o efeito;

b) Pequeno montante:

Consideram-se, em regra, as despesas de valor igual ou inferior a 80 % do índice 100 da escala salarial das carreiras do regime geral do sistema remuneratório da função pública e realizadas num intervalo de 30 dias;

c) Responsável pelo Fundo de Maneio:

Constitui a(s) pessoa(s) em quem foi constituído o FM e que responde(m) pelo cumprimento das formalidades legais aplicáveis à realização das despesas ali incluídas, bem como pelo respectivo pagamento e incidentes que ocorrem com a movimentação do FM;

d) Assistente de Fundo de Maneio:

Pessoa(s), em geral não docente(s), que na unidade orgânica, departamento, unidade ou serviço, assistem o(s) responsável(eis) com FM constituído na sua movimentação e prestação de contas;

e) Valor inicial:

Constitui a importância autorizada e a entregar inicialmente a título de FM constituído e que configura o valor de referência em cada uma das reconstituições;

f) Valor anual:

Constitui a importância autorizada para o período de 1 de Fevereiro a 30 de Outubro do corrente ano, pelo que o valor total dos pedidos de reconstituição de FM não pode exceder o valor atribuído;

g) Período de constituição de Fundo de Maneio:

O período máximo de constituição de FM é apenas para um dado ano económico, pelo que será renovado todos os anos, mediante deliberação do Conselho de Gestão.

Artigo 5.º

Natureza das despesas realizadas e pagas através de fundo de maneio

1 - As despesas realizadas e pagas através do FM constituído, para além de se enquadrarem nos critérios de FM, têm de se enquadrar, quanto à sua natureza, designadamente nas rubricas orçamentais e especificações que forem fixadas para cada ano económico na deliberação do Conselho de Gestão;

2 - Excepcionalmente, e desde que se enquadrem nos requisitos de FM, poderão ser autorizadas, no decurso do ano económico, outras rubricas orçamentais, pelo Conselho de Gestão ou pelo Reitor;

3 - É vedada a realização e pagamento de despesas através de FM constituído de determinadas despesas, nomeadamente:

a) Aquisições que revistam a natureza de despesas de capital;

b) Ajudas de custo e outras despesas com o pessoal;

c) Aquisições de serviços a pessoas singulares.

Artigo 6.º

Requisitos de admissibilidade da realização e pagamento de despesas através de fundo de maneio

1 - A realização e pagamento das despesas em conta de FM não carece de qualquer formalidade específica para a sua realização, mas devem cumprir os seguintes requisitos:

a) Ser de pequeno montante;

b) Enquadrar-se na natureza de despesa autorizada;

c) Ser autorizada pelo responsável em quem o FM foi constituído, através de aposição de assinatura nos documentos, de forma legível;

d) Ser fundamentada, nomeadamente por referência ao motivo porque a despesa foi realizada e paga. A fundamentação pode ser efectuada no próprio documento, por exemplo, no verso;

e) Obter-se o documento válido comprovativo da despesa que inclua todos os requisitos exigidos face ao Código do IVA:

1) As facturas, recibos ou documentos equivalentes devem obedecer os requisitos previstos no artigos 29.º e 36.º do CIVA e artigo 171.º do CSC, a saber: (i) data de emissão; (ii) n.º sequencial impresso tipograficamente ou através de saída de computador; (iii) identificação das partes interessadas (nome e morada); (iv) n.º de identificação fiscal das partes interessadas; (v) discriminação dos bens transaccionados ou serviços prestados; (vi) preço liquido de imposto; (vii) taxa(s) de IVA aplicável; (viii) montante de IVA devido; (ix) motivo justificativo da isenção de IVA; (x) data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da factura;

2) Caso o documento seja de papel térmico deve ser tirada cópia, visto que, com o tempo, os caracteres tendem a desaparecer.

f) Manter um registo permanente pelo responsável do FM constituído, eventualmente com apoio do assistente de FM.

2 - As despesas realizadas em conta de FM são pagas através dos seguintes meios de pagamento:

c) Numerário.

3 - Nos originais dos documentos de despesa pagos através de FM será aposto os seguintes elementos ou equivalentes:

Pago por Fundo de Maneio

Orçamento: xxxxxx

Data: xxxx/xx/xx

Nome

Assinatura

4 - Os documentos que suportam a realização e pagamento das despesas em conta de FM são arquivados de acordo com o sistema de arquivo financeiro implementado na UTAD.

Artigo 7.º

Constituição do fundo de maneio

1 - Anualmente, no início de cada ano económico, os SFP conjuntamente com o Conselho de Gestão, propõe a constituição do FM por unidade orgânica, departamento e serviço. Para tal elabora um mapa de FM por dotação orçamental, conforme previsto na instrução 1/2004 2.ª Secção do Tribunal de Contas;

2 - O valor inicial e anual dos FM a constituir para cada ano é calculado de acordo com a necessidade de cada unidade orgânica, departamento e serviço, e é sempre inferior a um duodécimo das dotações do orçamento que o suportam;

3 - Os FM podem ser constituídos para a realização e pagamento das despesas por conta de um ou mais orçamentos e fontes de financiamento, desde que no acto de constituição seja proposto pelos SFP e autorizado pelo Conselho de Gestão. O responsável por FM constituído por conta de mais do que um orçamento em execução, no acto de autorização da despesa e pagamento, deve obter previamente evidência de aprovação pelo responsável pela gestão do orçamento que suporta a despesa, bem como identificar, sempre, esse orçamento;

4 - Só serão constituídos FM se o saldo orçamental da unidade orgânica, departamento ou serviço, for positivo, se estiverem repostos todos os FM constituídos anteriormente;

5 - O processo de constituição de FM é previamente informado pelos SFP, do qual constam os seguintes elementos:

a) Pedido formalizado através de modelo específico para o efeito adequadamente verificado, designadamente: identificação da unidade orgânica, departamento ou serviço, identificação do responsável; identificação do orçamento que suporta a despesa; valor inicial e anual a constituir;

b) Verificação da disponibilidade de dotação orçamental no orçamento que suporta a despesa, para o valor anual a constituir;

c) Cativação do valor anual a constituir, como "Reserva de Fundo de Maneio", no orçamento que suporta a despesa a realizar e rubricas orçamentais previstas, que será actualizada sempre que se verificar a sua reconstituição.

7 - Será da responsabilidade dos SFP, manter actualizado o dossier documental de suporte, com os seguintes elementos:

a) Pedido inicial de constituição;

b) Despachos e deliberações;

c) Registo de devolução de documentos, se as houver;

d) Demais elementos constantes da constituição inicial;

e) Abertura e alterações de contas de Depósitos à Ordem (DO) para movimentação de FM;

f) Outros elementos considerados relevantes.

Artigo 8.º

Formas de constituição do fundo de maneio

1 - O FM pode ser constituído da seguinte forma:

a) Em contado, reconhecido na contabilidade em subconta específica;

2 - O FM em contado permanece sob a custódia do responsável constituído ou do seu assistente e os movimentos são realizados posteriormente, através da apresentação dos documentos na contabilidade/Tesouraria dos SFP. Desta forma, os Serviços mantêm um registo permanente dos recebimentos e pagamentos dos FM;

3) Por isso, estabelece-se o dever de prestar contas das despesas efectuadas, a realizar pelo órgão ou pessoa, com FM constituído, as quais deverão ser remetidas aos SFP até ao quinto dia útil do mês a seguir ao que os movimentos dizem respeito;

4) No final do ano económico, com a reposição do FM, a conta de DO deve ficar saldada ou com saldo igual ao valor inicial de FM constituído.

Artigo 9.º

Reconstituição do fundo de maneio

1 - Os FM são reconstituídos mensalmente, podendo em certos casos devidamente fundamentados, por exemplo, para fazer face a uma despesa extraordinária, serem reconstituídos quinzenalmente;

2 - A prestação de contas para efeitos de reconstituição é efectuado através dos modelos específicos, devendo os mesmos serem presentes ao responsável com FM constituído até ao dia 5 (cinco) do mês seguinte àquele a que digam respeito e remetidos aos SFP, nunca para além dessa data, para efeitos de adequado tratamento contabilístico;

3 - O pedido de reconstituição é efectuado com base em modelos específicos que deverão acompanhar o conjunto dos documentos a processar, para que seja possível emitir o meio de pagamento de reconstituição do FM e que será feito ao responsável com FM constituído;

4 - O processo de reconstituição dos FM é previamente informado pelos SFP, do qual constam os seguintes elementos:

a) Verificação da prestação de contas dos montantes anteriormente atribuídos;

b) Existência de liquidez inscrita na respectiva dotação orçamental e fonte de financiamento;

c) Ajustamento à cativação do montante como "Reserva de Fundo de Maneio", no respectivo orçamento;

d) Existência de incidentes pertinentes que tenham ocorrido no âmbito da movimentação de FM.

5 - A reconstituição do FM obedece aos seguintes princípios:

a) Todos os pedidos de reconstituição de fundo de maneio são automaticamente deferidos desde que os valores totais constituídos para o ano não sejam ultrapassados e a informação prévia pelos SFP, não revele indicadores de distorção significativa na sua movimentação;

b) Cada reconstituição do fundo de maneio não deverá, em regra, incluir documentos com datas anteriores à última reconstituição efectuada;

c) Os documentos de suporte terão de ser obrigatoriamente vendas a dinheiro, facturas/recibos ou facturas acompanhadas do respectivo recibo;

d) Todos os documentos devem cumprir os requisitos exigidos por lei (artigo 6.º do presente regulamento);

e) Não poderá ser feita uma reconstituição de fundo de maneio superior ao fundo de maneio atribuído inicialmente para o ano;

6 - Aos SFP compete a verificação dos documentos apresentados, a classificação da despesa quanto à sua natureza, o reconhecimento contabilístico e efectuar diligências junto do responsável com FM constituído para esclarecimento de incidentes identificados e situações problema;

7 - Ao nível dos registos contabilísticos a despesa será imputada ao orçamento correspondente.

Artigo 10.º

Reposição do fundo de maneio

1 - A reposição de FM ocorre numa das seguintes situações:

a) Nas datas estipuladas pelo Órgão de Gestão ou pelo decreto-lei de execução orçamental;

b) Sempre que deixe de se verificar o fim para que foi constituído;

c) Sempre que algum dos seus responsáveis não cumpra os normativos vigentes ou deixe de pertencer aos quadros do órgão titular do FM e ou da UTAD;

d) Quando o Conselho de Gestão expressamente o determine.

2 - Considerando o prazo anualmente definido pelo Órgão de Gestão ou decreto-lei de execução orçamental, os FM devem ser repostos, obrigatoriamente, até à data fixada;

3 - Todos os FM que não obedecerem aos prazos fixados, os seus responsáveis serão constituídos devedores perante a UTAD e serão desencadeadas diligências para a cobrança voluntária ou coerciva de valores não repostos;

4 - O FM a repor no final do ano económico deve ser igual ao fundo de maneio atribuído inicialmente. Esta reposição poderá ser feita através de numerário ou equivalente, documentos de despesa ou ambos e deve ser efectuada utilizando os modelos específicos;

5 - Na fase de reposição, caso existam documentos de despesa com datas que decorram entre a última reconstituição de FM e a reposição final, estes seguem os mesmos procedimentos para a reconstituição periódica de FM;

6 - Caso não existam documentos de despesas na fase de reposição, o numerário ou equivalente que constitui o FM inicial ou a sua diferença devem ser entregues na Tesouraria.

Artigo 11.º

Data de entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Diário da República e produz efeitos a 1 de Janeiro de 2011.

9 de Maio de 2011. - O Reitor, Carlos Alberto Sequeira.

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