Os Estatutos do ISEL, anexos ao Despacho 5576/2010, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 60, de 26 de Março, prevêem, no n.º 3 do artigo 75.º, a existência de Gabinetes e Unidades Complementares como estruturas de apoio técnico e assessoria ao Conselho de Gestão.
Assim, ouvido o Conselho de Gestão, mantêm-se o Gabinete de Auditoria Interna (GAI), cujas competências e funcionamento foram definidas em regulamento próprio.
Considerando que o projecto de regulamento foi colocado em consulta pública pelo prazo de 30 dias, nos termos do n.º 3 do artigo 110.º do RJIES, determino:
A aprovação do Regulamento do Gabinete de Auditoria Interna, anexo ao presente despacho.
1 de Abril de 2011. - O Presidente do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa, Doutor José Carlos Lourenço Quadrado, Professor Coordenador c/Agregação.
Regulamento do Gabinete de Auditoria Interna do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa
Aprovado pelo Presidente do ISEL em ...
Introdução
No âmbito da gestão pública a Auditoria Interna é uma alavanca de modernização e um instrumento de análise da situação real das instituições.
Procura-se que as decisões tomadas primem pelos princípios da ética pública, zelem pela contenção de custos através da simplificação de procedimentos e de obtenção de melhorias ao nível da gestão administrativa, financeira e patrimonial e reforcem o apoio à modernização da administração das instituições.
Capítulo I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objecto
O presente Regulamento tem por objecto definir as normas e princípios gerais a que deve obedecer a actividade do Gabinete de Auditoria Interna, bem como as regras sobre o seu funcionamento.
Artigo 2.º
Competências
Ao Gabinete de Auditoria Interna compete:
a) Compilar e manter actualizado o Manual de Procedimentos do ISEL;
b) Levantar o actual Sistema de Controlo Interno e dar opinião sobre o mesmo com vista à sua consolidação;
c) Verificar o cumprimento das disposições legais e regulamentos, identificando situações de falta de consistência e conformidade na aplicação dos procedimentos e maximização da eficiência;
d) Elaborar relatórios e propor medidas tendentes à eliminação de eventuais disfunções de incorrecções detectadas e que colaborem para a eficiência dos serviços;
e) Acompanhar as auditorias externas, colaborando na elaboração do contraditório;
f) Proceder às auditorias internas ou inspecções que forem determinados pelo Presidente do ISEL;
g) Assegurar que as auditorias internas sejam programadas, planificadas, dirigidas e registadas de acordo com os procedimentos estabelecidos;
h) Elaborar relatórios das actividades desenvolvidas pelo Gabinete de Auditoria Interna, bem como relatórios de acompanhamento de medidas correctivas e sua execução;
i) Elaborar o Plano de Actividades do Gabinete de Auditoria Interna assim como o Relatório de Actividades anual.
Artigo 3.º
Definições
Para efeitos do presente regulamento entende-se por:
a) Auditoria Interna: Todas as actividades desenvolvidas com independência no sentido de verificar, mediante exame e avaliação de evidência objectiva, se os processos e elementos aplicáveis à actividade dos serviços foram desenvolvidos, documentados implementados e mantidos em conformidade com o ordenamento jurídico vigente e as normas regulamentares, emanadas pelos órgãos de gestão do ISEL;
b) Inquérito: Conjunto de actividades desenvolvidas com o intuito de apurar dados objectivos sobre um problema concreto, ou com o fim de apurar factos determinados;
c) Processos de Mera Averiguação: Processo de investigação sumária com o objectivo de apurar factos concretos sobre um determinado assunto ou acontecimento;
d) Auditor/ Equipa de auditoria: Pessoal afecto ao Gabinete de Auditoria Interna ou qualquer outra pessoa que tenha sido chamada a colaborar nas actividades do Gabinete de Auditoria Interna, ficando subordinada ao cumprimento do presente Regulamento;
e) Auditado: Serviço, actividade ou função que está a ser avaliada mediante a evidência objectiva dos procedimentos ou resultados;
f) Documentos/Papeis de trabalho: Conjunto de elementos escritos, elaborados ou obtidos por um auditor ou equipa de auditoria, no decurso de uma auditoria, inquérito ou processo de mera averiguação, constituído por elementos de trabalho os quais compreendem o registo das verificações efectuadas, das informações recolhidas e das conclusões formuladas no seu relatório ou parecer;
g) Programas de trabalho: Planos de acção que indicam pormenorizadamente os procedimentos a adoptarem na realização de auditoria, inspecção, ou processo de mera averiguação, definindo com precisão as tarefas a efectuar permitindo assim o controlo da qualidade do trabalho realizado e do tempo despendido;
h) Acção Correctiva: Operação proposta tendente a eliminar as causas de não conformidade ou de qualquer outra situação existente, não desejada, de forma a prevenir quer a sua continuidade, quer a sua recorrência;
i) Acompanhamento da Acção Correctiva: Seguimento de uma acção correctiva proposta pelo Gabinete de Auditoria Interna na continuidade de uma auditoria, inspecção ou processo de mera averiguação, com o intuito de verificar se a mesma está a ser implementada e mantida.
Artigo 4.º
Dever de colaboração
1 - Os funcionários, os colaboradores e os titulares de lugares de direcção e chefia das unidades orgânicas e dos serviços do ISEL, têm o dever de colaborar com o Gabinete de Auditoria Interna, facultando toda a informação de que disponham e que lhes seja solicitada.
2 - A informação, a que se refere o número anterior, deve ser facultada dentro dos prazos determinados pelo Responsável do Gabinete de Auditoria Interna ou pelo Presidente do ISEL.
3 - O incumprimento do disposto nos números anteriores, será objecto de análise pelo Presidente do ISEL.
Capítulo II
Princípios deontológicos
Artigo 5.º
Princípios gerais
1 - Os membros do Gabinete de Auditoria Interna deverão exercer a sua actividade com independência, competência, diligência, objectividade, imparcialidade, confidencialidade e responsabilidade. Devem ainda, empregar no exercício da sua função, todos os seus conhecimentos técnicos e profissionais.
2 - Os membros do Gabinete de Auditoria Interna devem proceder de todas as relações com os dirigentes, responsáveis, funcionários e colaboradores do ISEL, com urbanidade, correcção e cortesia e não comprometer a sua independência e isenção.
3 - O disposto nos números anteriores é igualmente aplicável a qualquer outro funcionário que não estando afecto ao Gabinete de Auditoria Interna, integre enquanto elemento uma equipa de auditoria, inspecção ou processo de meras averiguações.
4 - O incumprimento do disposto no número anterior, por parte dos membros do Gabinete de Auditoria Interna bem como de qualquer funcionário, será objecto de análise pelo Presidente do ISEL.
Artigo 6.º
Independência
O princípio da independência implica a verificação dos seguintes pressupostos relativamente aos auditores:
a) Estarem libertos de impedimentos pessoais externos;
b) Manterem uma atitude de autonomia nos assuntos que se relacionam com a realização da auditoria, inspecção ou processo de meras averiguações, de modo a poder garantir a imparcialidade e a objectividade das suas opiniões, juízos e recomendações;
c) Dispor de livre arbítrio e de capacidade para formular uma opinião e desinteressada.
Artigo 7.º
Confidencialidade
Os membros do Gabinete de Auditoria Interna devem respeitar a confidencialidade da informação obtida, não podendo aproveitar-se pessoalmente ou em benefício de terceiros dos factos de que venham a tomar conhecimento no decorrer da sua tarefa. A confidencialidade abrange não só a documentação, como as informações inerentes ao próprio Gabinete.
Artigo 8.º
Objectividade
O princípio da objectividade, pressupõe a neutralidade e equilíbrio na forma de expor os factos evidenciados através das provas obtidas e coligidas de acordo com os princípios e os procedimentos aplicáveis. Devendo os elementos do Gabinete conduzir-se de modo profissional e tentar atingir elevados padrões de comportamento, competência e integridade na execução das suas tarefas.
Artigo 9.º
Diligência
1 - Os membros do Gabinete de Auditoria Interna, devem ser criteriosos na determinação do âmbito da auditoria e na selecção dos métodos e técnicas aplicáveis na sua execução. Devem ainda ser cuidadosos na identificação, obtenção e avaliação das provas e demais procedimentos aplicáveis.
2 - O auditor deve estar atento às deficiências do controlo, às insuficiências em matéria de organização e execução, susceptíveis de indiciar irregularidades.
Artigo 10.º
Incompatibilidades
1 - Os membros do Gabinete de Auditoria Interna estão sujeitos ao regime de incompatibilidades previstos na lei.
2 - Impede sobre os membros do Gabinete, para efeitos de escusa, o dever de através da via hierárquica normal, informar por escrito o Presidente do ISEL, da existência de qualquer das incompatibilidades legalmente previstas, no prazo de cinco dias a contar da data de recepção da incumbência ou do conhecimento da situação de incompatibilidade.
Capítulo III
Auditorias e processos de meras averiguações
Artigo 11.º
Tipos de auditoria
O Gabinete de Auditoria Interna pode proceder aos seguintes tipos de auditorias:
a) Auditoria financeira;
b) Auditoria de gestão, operacional ou de resultados;
c) Auditoria orientada;
d) Auditorias prospectivas;
e) Auditoria de sistema.
Artigo 12.º
Auditoria financeira
A auditoria financeira, é o meio através do qual se procede a análise das contas e da situação financeira, bem como da verificação da legalidade e regularidade dos procedimentos.
Artigo 13.º
Auditoria de gestão, operacional ou de resultados
Através da auditoria de gestão, operacional ou de resultado, apura-se a economicidade, eficiência e eficácia dos meios e recursos utilizados na consecução dos objectivos do ISEL.
Artigo 14.º
Auditoria orientada
A auditoria orientada é o procedimento pelo qual se analisa de forma direccionada um sector, um projecto, área ou actividade particular ou um procedimento em concreto. Com o objectivo de verificar e recolher evidências que possam resolver problemas ou dúvidas, fundamentar uma opinião ou juízo numa área restrita.
Artigo 15.º
Auditoria prospectiva
Os membros do Gabinete de Auditoria Interna, podem recorrer à auditoria prospectiva quando tiverem por objecto obter informações previsionais contidas nos orçamentos e planos de actividades.
Artigo 16.º
Auditoria de sistemas
Os membros do Gabinete de Auditoria Interna, devem recorrer a auditoria de sistemas sempre que tenham como finalidade o estudo dos sistemas estabelecidos e em especial, o estudo dos sistemas de controlo interno e de decisão, tendente à identificação dos eventuais pontos fortes ou fracos desse controlo. Devendo esta auditoria ser realizada com vista a assegurar uma avaliação completa do sistema, pelo menos uma vez por ano.
Artigo 17.º
Procedimentos - Disposição geral
O Gabinete de Auditoria Interna, na realização das auditorias deve observar nomeadamente, os seguintes procedimentos:
a) Designar os elementos da equipa de auditoria;
b) Estabelecer um programa de auditoria;
c) Preparar e conduzir a auditoria;
d) Informar o auditado da realização da auditoria;
e) Elaborar a proposta de relatório final da auditoria;
f) Aguardar o contraditório do auditado no prazo de duas semanas, após o que o relatório se tornará definitivo;
g) Apresentar o relatório final ao Presidente do ISEL;
h) Dar acompanhamento às medidas correctivas;
i) Arquivar cópia do relatório.
Artigo 18.º
Designação das equipas de auditoria
Compete ao Responsável do gabinete de auditoria Interna, designar a equipa de auditoria com pelo menos cinco dias de antecedência em relação à data de início da auditoria, sempre que isso seja possível.
Artigo 19.º
Planeamento ou programa de auditoria
1 - Na realização de qualquer auditoria, deve ser estabelecido um planeamento ou programa de auditoria que contenha a definição do quadro geral a que deve subordinar-se a execução da auditoria, descrevendo os critérios que permitirão ao auditor conduzir a sua execução e revisão de forma precisa, sistemática, eficiente e atempada.
2 - Para efeitos do número anterior, deve ser preparada uma lista de verificação e uma agenda de auditoria.
Artigo 20.º
Preparação e condução da auditoria
1 - Determinada a abertura de um procedimento de auditoria, deve o auditado ser notificado do inicio da mesma com uma antecedência mínima de dois dias. Deve se necessário, ser promovida uma reunião entre a equipa de auditoria e o auditado, para apresentação da mesma e da agenda da auditoria.
2 - Após conclusão da auditoria e entrega do relatório, deve ser promovida uma reunião final com o auditado a fim de apresentar as conclusões, definir e explicar eventuais medidas correctivas, a data limite de implementação ou quaisquer outras considerações consideradas pertinentes.
Artigo 21.º
Princípios dos relatórios
Os Relatórios de Auditoria devem respeitar os seguintes princípios:
a) Abrangência: Abrangentes de modo a mencionar os objectivos da auditoria, definir o seu alcance e descrever a metodologia utilizada, bem como incluir conclusões e expressar de forma inequívoca uma opinião sobre as constatações verificadas, quer sejam negativas ou positivas e mencionar os esforços desenvolvidos para corrigir quaisquer deficiências observadas;
b) Clareza: Devem ser suficientemente claros, facilmente inteligíveis, não conterem ambiguidades, redigidos de forma simples e os factos serem descritos de forma exacta e lógica, para facilitar a sua compreensão;
c) Concisão: Devem ser concisos e ter a extensão necessária e suficiente para transmitir os factos verificados e os resultados a que o auditor chegou;
d) Objectividade: Elaborados com imparcialidade e os resultados serem apresentados de forma equilibrada e apropriada, devendo evitar qualquer tendência para adjectivar observações;
e) Persuasão: Devem apresentar informação considerada suficiente para justificar a validade das constatações, a razoabilidade das conclusões e interesse das recomendações;
f) Exactidão: Devem ser exactos e apresentar informação fiável, devendo as suas constatações e conclusões, estar apoiadas em evidências relevantes devidamente documentadas;
g) Tempestividade ou oportunidade: Devem ser emitidos com prontidão para que a sua informação possa ser utilizada tempestivamente pelos Órgãos de Gestão.
Artigo 22.º
Requisitos dos relatórios
1 - Os relatórios a que se refere o artigo anterior, devem conter, nomeadamente, os seguintes elementos:
a) O âmbito da auditoria;
b) A designação dos auditados;
c) O objecto da auditoria;
d) A metodologia, os documentos analisados e elaborados;
e) O desenvolvimento das actividades incrementadas;
f) As não conformidades detectadas;
g) As conclusões;
h) As recomendações;
i) As medidas correctivas.
2 - Sempre que seja detectada infracção do ordenamento jurídico vigente, devem ser indicadas com precisão, no relatório a que se refere no número anterior, as normas violadas, suas consequências jurídicas, os responsáveis pela infracção, dano, descrição das circunstâncias em que ocorreram a infracção e quaisquer outros elementos que permitam ao auditor, imputar responsabilidades.
Artigo 23.º
Medidas correctivas
1 - Após aprovação do Relatório final pelo Presidente do ISEL, o Gabinete de Auditoria Interna, deve acompanhar a aplicação das medidas correctivas, mediante audição do auditado, verificação de documentação e demais procedimentos complementares considerados necessários.
2 - Para efeitos do número anterior, devem ser elaborados relatórios de acompanhamento sobre a aplicação das medidas correctivas constantes no relatório final.
3 - O gabinete poderá proceder à publicitação no relatório final bem como dos relatórios referentes às medidas correctivas, sempre que tal seja determinado pelo Presidente do ISEL.
Artigo 24.º
Prova documental
Como prova de que as auditorias foram executadas de acordo com os princípios básicos no que concerne à programação, às áreas verificadas, ao trabalho realizado e às constatações delas resultantes, o auditor deve documentar os factos que sejam relevantes e ainda:
a) Confirmar e apoiar as opiniões e os relatos do auditor;
b) Tornar a auditoria mais transparente e eficaz;
c) Provar que o auditor aplicou os princípios e os procedimentos de auditoria;
d) Facilitar a programação e supervisão da auditoria;
e) Conservar as provas do trabalho realizado.
Artigo 25.º
Legislação aplicável
A actividade do gabinete de Auditoria Interna, rege-se pelas disposições do presente regulamento e pelas decisões e deliberações do Presidente do ISEL.
Artigo 26.º
Manual de procedimentos
O Gabinete de Auditoria Interna deve manter o Manual de Procedimentos do ISEL actualizado.
Artigo 27.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à aprovação Presidente do ISEL.
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