Nos termos do Despacho datado de 18 de Fevereiro de 2011, do Exmo. Senhor Senhor Presidente da Câmara Municipal de Oeiras, Dr. Isaltino Afonso Morais, e nos termos e para os efeitos do disposto na última parte do artigo 8.º do decreto de Lei 305/2009, de 23 de Outubro, que estabelece o regime jurídico da organização dos serviços das autarquias locais, torna-se público a aprovação da constituição das 16 subunidades orgânicas dos SMAS de Oeiras e Amadora, bem como a definição das respectivas competências
Criação das subunidades orgânicas e definição das respectivas competências
Na sequência das deliberações n.º 154/2010 de 26 de Maio do Conselho de Administração dos SMAS, n.º 626/2010 de 14 de Julho da Câmara Municipal de Oeiras e n.º 78/2010 da Assembleia Municipal de Oeiras foi definido o modelo de estrutura orgânica dos SMAS de Oeiras e Amadora, a respectiva estrutura nuclear, o número máximo de unidades orgânicas flexíveis, de subunidades orgânicas, de equipas multidisciplinares e o seu estatuto remuneratório.
Nesse sentido, procedeu-se à criação das unidades orgânicas flexíveis e à definição das respectivas competências, conforme resulta das deliberações n.º 425/2010 de 3 de Dezembro do Conselho de Administração dos SMAS e n.º 1354/2010 de 15 de Dezembro da Câmara Municipal de Oeiras.
Dando continuidade ao processo de revisão orgânica dos serviços decorrente do disposto no regime jurídico da organização dos serviços das autarquias locais estabelecido pelo Decreto-Lei 305/2009 de 23 de Outubro foram agora criadas as subunidades orgânicas dos SMAS, coordenadas por coordenador técnico, dentro do limite máximo de 16 definido pela Assembleia Municipal de Oeiras.
I- Na dependência do Director-delegado:
1 - A Secção de Secretariado que prestará apoio administrativo ao Conselho de Administração e ao Director-delegado, sendo suas competências:
a) Preparar as reuniões do Conselho de Administração;
b) Promover a divulgação das deliberações do Conselho de Administração e das decisões do Presidente e do Director-delegado;
c) Acompanhar, junto dos serviços, a recolha de elementos, de informações ou pareceres necessárias à tomada de decisões;
d) Assegurar todo o apoio administrativo e logístico necessário ao desenvolvimento das funções do Conselho de Administração e do Director-delegado;
e) Acompanhar as reuniões do Conselho de Administração para elaborar as respectivas actas;
f) Assegurar a recepção de visitantes.
II- Na dependência da Divisão de Gestão de Recursos Humanos:
1 - A Secção de Gestão de Carreiras, Remunerações e Abonos, sendo suas competências:
a) Garantir o suporte administrativo respeitante à gestão dos recursos humanos dos SMAS;
b) Elaborar contratos de pessoal;
c) Elaborar listas de antiguidade;
d) Promover a verificação de faltas e licenças;
e) Elaborar, no início do ano, o mapa de férias do pessoal, de acordo com os planos de férias fornecidos pelos vários serviços;
f) Promover e assegurar o controlo de assiduidade;
g) Executar as operações referentes à situação salarial dos trabalhadores em actividade nos SMAS;
h) Instruir todos os processos referentes a prestações sociais dos funcionários;
i) Manter actualizados os processos individuais, bem como o cadastro informatizado de pessoal;
j) Desenvolver e produzir informação sistematizada de indicadores de gestão nas áreas da sua actuação;
k) Propor e executar medidas de simplificação administrativa nos processos em que tem intervenção.
III- Na dependência do Departamento Financeiro e Administrativo:
1 - A Secção de Tesouraria, sendo suas competências:
a) Manter permanentemente actualizada toda a informação relacionada com a actividade da tesouraria, tendo em vista procedimentos e operações financeiras;
b) Assegurar o movimento, gestão e o controlo das disponibilidades e assegurar a conferência e guarda dos valores existentes na tesouraria;
c) Elaborar os orçamentos de tesouraria;
d) Elaborar o balancete diário do movimento da tesouraria, bem como os restantes documentos necessários, de acordo com a legislação em vigor;
e) Controlar e promover as cobranças e os pagamentos relacionados com toda a actividade dos SMAS.
2 - A Secção de Serviços Administrativos, sendo suas competências:
a) Tratar a documentação interna e expedida;
b) Distribuir a documentação dos serviços;
c) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, registo, distribuição, digitalização e arquivo de toda a correspondência e documentação dos SMAS;
d) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;
e) Assegurar o funcionamento da reprografia.
IV- Na dependência da Divisão de Contabilidade:
1 - A Secção de Contabilidade, sendo suas competências:
a) Proceder à classificação e registo dos documentos e assegurar a execução de todas as actividades inerentes ao funcionamento da contabilidade geral e orçamental, de acordo com o regime legal em vigor;
b) Proceder à conciliação mensal dos registos contabilísticos do imobilizado, apresentados pela Secção do Património;
c) Conferir mensalmente a evolução da situação das contas, seus movimentos e composição dos saldos e proceder à sua correcção quando necessário;
d) Proceder à conciliação periódica dos registos com os diferentes serviços dos SMAS.
e) Desenvolver e executar um sistema de contabilidade analítica que permita determinar os diferentes tipos de custos;
f) Fornecer os dados necessários para a elaboração dos indicadores de gestão;
g) Controlar e movimentar registos e demais documentos inerentes ao sistema de custeio.
2 - A Secção de Património e Seguros, sendo suas competências:
a) Manter actualizado o cadastro do património e garantir o cumprimento de todas as regras legais aplicáveis;
b) Manter actualizado o registo da carteira de apólices de seguros, discriminando os riscos cobertos em cada caso;
c) Proceder, sistematicamente à reavaliação dos riscos, visando minimizar o respectivo custo junto das seguradoras;
d) Assegurar o registo dos contratos de prestação de serviços, nomeadamente de manutenção, em estreita colaboração com os serviços responsáveis pela sua celebração e acompanhamento;
e) Gerir de forma eficaz o património dos SMAS.
3 - A Secção de Registo e Conferência de Facturas, sendo sua competências:
a) Assegurar a recepção e conferência dos documentos contabilísticos;
b) Assegurar a análise, o registo e a conferência da facturação dos SMAS em colaboração com a Divisão de Gestão de Clientes;
c) Assegurar a recepção, conferência e distribuição de toda a documentação entrada na Divisão de Contabilidade.
V- Na dependência da Divisão de Aprovisionamento:
1 - A Secção de Contratação Pública, sendo suas competências:
a) Iniciar e instruir todos os procedimentos pré-contratuais para a aquisição de bens, serviços e empreitadas de obras públicas;
b) Remeter atempadamente para a Secção de Património e Seguros toda a informação necessária ao registo de contratos de prestação de serviços;
c) Elaborar as requisições de fornecimentos necessárias e analisar periodicamente a sua situação.
VI- Na dependência da Divisão de Gestão de Clientes:
1 - A Secção de Apoio à Gestão de Clientes, sendo suas competências:
a) Analisar a qualidade das actividades de leituras, facturação/refacturação e cobrança dos Balcões da empresa assegurando a análise e resolução de anomalias de leituras e facturação, a análise de clientes não facturados e a análise das refacturações face aos limites da delegação de competências e verificação de autorização para os restantes;
b) Recepcionar, conferir e enviar a facturação mensal de entidades especiais.
c) Manter actualizado o ficheiro de contadores do sistema comercial;
d) Realizar o controlo metrológico de contadores, através de campanhas de substituições de contadores:
e) Proceder à gestão de campanhas de reparação/substituição da torneira de "olho-de-boi".
f) Gerir os contactos de natureza funcional com os grandes clientes dos SMAS, avaliados pelos seus perfis de consumos em estreita colaboração com a Divisão de Controlo de Perdas e Cadastro;
g) Proceder à edição e envio aos vários serviços de finanças de listagens de novos clientes, nos termos da legislação em vigor;
h) Proceder à emissão de mapas de controlo de divida.
2 - A Secção de Controlo de Facturação e Cobrança, sendo suas competências:
a) Controlar a qualidade das actividades de facturação e cobrança dos balcões dos SMAS;
b) Controlo dos valores facturados, anulados e reembolsados;
c) Controlo das liquidações diárias dos caixas das secções comerciais;
d) Análise das cobranças off-line;
e) Análise de alteração de datas limite de pagamento de facturas;
f) Controlar as cobranças externas;
g) Análise e tratamento de devoluções de recibos com pagamento por transferência bancária e devoluções associadas a facturas de clientes com sistema de débito directo;
h) Análise e tratamento dos créditos gerados automaticamente;
i) Analise e tratamento de anomalias e reclamações das cobranças externas;
j) Controlar as facturas dos CTT e valores da SIBS relativas aos encargos com as cobranças externas das tarifas de saneamento;
k) Preparar os elementos para criação de conceitos comerciais;
l) Proceder à emissão dos diários contabilísticos, validação de valores com mapas comerciais e posterior envio à Divisão de Contabilidade;
m) Proceder à emissão de guias de receita e ordens de pagamento dos valores cobrados nos balcões dos SMAS e das cobranças externas, validação de valores para envio à Secção de Tesouraria;
n) Informar a Secção de Tesouraria das facturas de tarifas de saneamento que ultrapassaram o prazo limite de pagamento, para procederem ao seu envio para cobrança executiva.
3 - A Secção de Tarifas de Saneamento, sendo suas competências:
a) Recolha anual das novas matrizes junto dos serviços de finanças das áreas de intervenção dos SMAS de Oeiras e Amadora, com vista à emissão da tarifa de ligação de águas residuais ao colector;
b) Actualizar o ficheiro de proprietários para a emissão anual da tarifa de conservação, em colaboração com os serviços competentes do Ministério das Finanças;
c) Manter actualizado os ficheiros das matrizes isentas de tarifa de conservação;
d) Manter actualizados os ficheiros de moradas de envio de correspondência para a tarifa de conservação;
e) Manter o ficheiro de débitos directos actualizado;
f) Registar e colaborar no tratamento das solicitações e reclamações apresentadas no âmbito das tarifas de saneamento;
g) Assegurar a refacturação de tarifas de saneamento emitidas com anomalias;
h) Regularizar os reembolsos de tarifas de saneamento;
i) Realizar contactos de natureza operacional com os serviços do Ministério das Finanças envolvidos no processo de facturação das tarifas de saneamento.
VII- Na dependência da Divisão Comercial:
1 - A Secção Comercial de Oeiras, sendo suas competências:
a) Recepcionar pedidos de novos fornecimentos e sua valorização de acordo com as competências estabelecidas;
b) Realizar novos contratos de fornecimento de água, alterações e resolução de contratos existentes e manter actualizados os ficheiros de clientes e contadores;
c) Proceder à emissão/programação de pedidos de serviço para clientes;
d) Colaborar no tratamento das reclamações apresentadas;
e) Regularizar situações de consumos não facturados;
f) Assegurar a cobrança de toda a facturação emitida pelos SMAS de Oeiras e Amadora e elaborar acordos de pagamento de dívida;
g) Assegurar a refacturação respeitante a recibos reclamados;
h) Realizar a liquidação diária de caixa e a validação dos depósitos.
2 - A Secção Comercial de Algés, sendo suas competências:
a) Recepcionar pedidos de novos fornecimentos e sua valorização de acordo com as competências estabelecidas;
b) Realizar novos contratos de fornecimento de água, alterações e resolução de contratos existentes e manter actualizados os ficheiros de clientes e contadores;
c) Proceder à emissão/programação de pedidos de serviço para clientes;
d) Colaborar no tratamento das reclamações apresentadas;
e) Regularizar situações de consumos não facturados;
f) Assegurar a cobrança de toda a facturação emitida pelos SMAS de Oeiras e Amadora e elaborar acordos de pagamento de dívida;
g) Assegurar a refacturação respeitante a recibos reclamados;
h) Realizar a liquidação diária de caixa e a validação dos depósitos.
3 - A Secção Comercial da Amadora, sendo suas competências:
a) Recepcionar pedidos de novos fornecimentos e sua valorização de acordo com as competências estabelecidas;
b) Realizar novos contratos de fornecimento de água, alterações e resolução de contratos existentes e manter actualizados os ficheiros de clientes e contadores;
c) Proceder à emissão/programação de pedidos de serviço para clientes;
d) Colaborar no tratamento das reclamações apresentadas;
e) Regularizar situações de consumos não facturados;
f) Assegurar a cobrança de toda a facturação emitida pelos SMAS de Oeiras e Amadora e elaborar acordos de pagamento de dívida;
g) Assegurar a refacturação respeitante a recibos reclamados;
h) Realizar a liquidação diária de caixa e a validação dos depósitos.
4 - A Secção Comercial da Brandoa, sendo suas competências:
a) Recepcionar pedidos de novos fornecimentos e sua valorização de acordo com as competências estabelecidas;
b) Realizar novos contratos de fornecimento de água, alterações e resolução de contratos existentes e manter actualizados os ficheiros de clientes e contadores;
c) Proceder à emissão/programação de pedidos de serviço para clientes;
d) Colaborar no tratamento das reclamações apresentadas;
e) Regularizar situações de consumos não facturados;
f) Assegurar a cobrança de toda a facturação emitida pelos SMAS de Oeiras e Amadora e elaborar acordos de pagamento de dívida;
g) Assegurar a refacturação respeitante a recibos reclamados;
h) Realizar a liquidação diária de caixa e a validação dos depósitos.
5 - A Secção de Leituras, sendo suas competências:
a) Criação e actualização dos locais de consumo dos prédios fiscalizados;
b) Criação e actualização dos roteiros de leitura;
c) Carregamento e recepção dos itinerários de leitura nos Personal Digital Assistant;
d) Recolha das leituras executadas, bem como avaliação das anomalias resultantes registadas nos Personal Digital Assistant;
e) Resolução das anomalias de leitura;
f) Fiscalização de leituras e condições de abastecimento.
O presente entra em vigor após publicação no Diário da República.
21 de Fevereiro de 2011. - O Administrador, Nuno Emanuel Campilho Mourão Coelho.
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