Despacho 3875/2011

Regulamento da organização dos serviços

Preâmbulo

O Decreto-Lei 305/2009, de 23 de Outubro, veio regular a estruturação dos serviços autárquicos, tendo em consideração as especificidades das Autarquias Locais e com base nos princípios de unidade e eficácia de acção, da aproximação dos serviços aos cidadãos, da desburocratização, da racionalização de meios e na eficiência da afectação dos recursos públicos, da melhoria quantitativa e qualitativa do serviço prestado e da garantia da participação dos cidadãos Segundo o artigo 19.º do mencionado diploma, as Juntas de Freguesia devem, até ao dia 31 de Dezembro de 2010, provir à estrutura e organização dos serviços, devendo adequar as atribuições das mesmas aos recursos humanos existentes. Face ao descrito, a Junta de Freguesia de Santa Maria dos Olivais, procedeu à criação de uma estrutura orgânica tendo em conta as áreas de actuação e os recursos humanos essenciais à concretização dos serviços que oferecemos à nossa população e assumindo como uma das suas prioridades a modernização da Administração Pública. Deste modo, do presente Regulamento nota para a orientação estratégica da Freguesia no sentido de promover a modernização e simplificação administrativa e funcional. Conforme o artigo 13.º do diploma em foco compete à Assembleia de Freguesia aprovar o modelo de estrutura orgânica, definir o número máximo de unidades orgânicas flexíveis e definir o número máximo total de subunidades orgânicas. No caso concreto da Freguesia de Santa Maria dos Olivais, foi fixado como limite máximo, uma subunidade orgânica, tendo por base os critérios estabelecidos pelo Decreto-Lei 305/2009. O modelo de estruturação e organização seguiu e respeitou os princípios que são mencionados no decreto-lei supramencionado, na certeza que os mesmos vão facultar eficiência, eficácia e qualidade na concretização da missão da Junta de Freguesia de Santa Maria dos Olivais. O Regulamento de Organização dos Serviços da Junta de Freguesia de Santa Maria dos Olivais, na sua Estrutura, Organização e Funcionamento, foi aprovado em Assembleia de Freguesia no dia 29 de Dezembro de 2010.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Princípios

A organização, a estrutura e o funcionamento dos Serviços da Junta de Freguesia de Santa Maria dos Olivais, orientam-se pelos seguintes princípios: administração aberta, privilegiando o interesse dos cidadãos, facilitando a sua participação no processo administrativo; de eficiência e eficácia, prestando um serviço célere e de qualidade, racionalizando os meios e os recursos disponíveis; gestão participativa assegurando uma comunicação eficaz e transparente; unidade e eficácia da acção da aproximação dos serviços aos utentes, da desburocratização, da racionalização de meios e da eficiência na afectação dos recursos públicos; melhoria qualitativa e quantitativa do serviço prestado e, de garantia da participação dos cidadãos, bem como pelos demais princípios constitucionais aplicáveis à actividade administrativa e acolhidos no Código de Procedimento Administrativo.

Artigo 2.º

Competências da Junta de Freguesia

São competências da Junta de Freguesia as previstas no artigo 14.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de Outubro:

a) Criar unidades e subunidades orgânicas flexíveis e definir as respectivas atribuições e competências, dentro dos limites fixados pela assembleia de freguesia;

b) A conformação da estrutura interna das unidades orgânicas, cabendo-lhe a afectação ou reafectação do pessoal do respectivo mapa, e, ainda, a criação, alteração e extinção de subunidades orgânicas.

Artigo 3.º

Missão da Freguesia de Santa Maria dos Olivais

A missão da Freguesia de Santa de Santa Maria dos Olivais assenta nos seguintes pressupostos:

Consolidar a identidade tradicional e moderna da Freguesia de Santa Maria dos Olivais e potenciar uma interculturalidade vivencial na Freguesia;

Prestação de um serviço público de qualidade e de excelência, garantindo a satisfação das expectativas, carências e interesses dos seus cidadãos e da comunidade;

Desenvolvimento e promoção de boas práticas de utilização dos recursos humanos e materiais disponíveis;

Desenvolvimento e participação em projectos que vão ao encontro das necessidades dos fregueses;

Estimulação da sustentabilidade social, através da criação de estratégias de intervenção de natureza cívica, educacional, social e culturais.

Artigo 4.º

Visão

A Freguesia de Santa Maria dos Olivais pretende atingir a excelência na prestação de serviços e na qualidade de vida na Freguesia, por meio da implementação de estratégias e políticas públicas direccionadas para um desenvolvimento social adaptado e integrado.

Artigo 5.º

Princípios Organizacionais

A Freguesia de Santa Maria dos Olivais, no exercício das suas atribuições actua de acordo com os seguintes princípios organizacionais: organização, planeamento e controlo; aproximação do cidadão; progresso, qualidade contínua e inovação; colaboração e coordenação.

Artigo 6.º

Valores Organizacionais

A Freguesia de Santa Maria dos Olivais, no desempenho das suas funções baseia a sua actuação nos seguintes valores organizacionais:

1) Respeito pelos valores fundamentais do ser humano;

2) Ética, confiança, justiça, transparência e igualdade de oportunidades;

3) Solidariedade, potenciando a dimensão humana na resposta às necessidades individuais e colectivas da comunidade;

4) Prestação de um serviço público de excelência e rigor.

Artigo 7.º

Dos trabalhadores

Os trabalhadores da Freguesia devem nortear a sua acção nos termos do Código do Procedimento Administrativo e do Estatuto Disciplinar, bem como promover e velar pelo cumprimento deste regulamento e outras normas internas.

CAPÍTULO II

Estrutura organizacional

Artigo 8.º

Modelo

A Junta de Freguesia adoptou uma estrutura hierarquizada baseando-se nos seguintes critérios:

1) Impossibilidade de criação de unidades orgânicas, por inexistência de Dirigentes Intermédios de 2.º grau e Técnicos Superiores no número exigido, conforme o disposto no n.º 2 do artigo 15.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de Outubro;

2) Criação de uma subunidade orgânica, que enquadra todos os trabalhadores e cumpre o estipulado pelo n.º 3 do artigo supramencionado.

Artigo 9.º

Subunidades Orgânicas

O número máximo de subunidades orgânicas da Junta de Freguesia é fixado em uma, por deliberação da Assembleia de Freguesia e sob proposta da Junta de Freguesia, nos termos do no n.º 4 e 5 do artigo 15.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de Outubro.

1) Foi definida a seguinte subunidade orgânica, com domínios de actuação específicos:

a) Serviços da Freguesia de Santa Maria dos Olivais

Administração e Gestão Interna;

Área Operacional;

Acção Social;

Administração Financeira e Patrimonial.

Artigo 10.º

Superiores Hierárquicos

1) A subunidade orgânica é liderada pelo Presidente da Junta de Freguesia com a colaboração do Coordenador Técnico e outro trabalhador com funções de coordenação por ele designado;

2) O Presidente da Junta pode delegar competências a outro membro do Executivo.

CAPÍTULO III

Atribuições, competências e actividades dos serviços

Artigo 11.º

Atribuições, Competências e Actividades

As atribuições, competências e respectivas actividades adiante descritas, podem ser ampliadas e alteradas por deliberação da Junta de Freguesia.

SUBCAPÍTULO I

Administração e Gestão Interna

Artigo 12.º

Serviços de Atendimento

a) Garantir o atendimento ao público, dando seguimento às solicitações;

b) Efectuar a gestão da administrativa da Componente de Apoio à Família - CAF;

c) Proceder ao registo e arquivo no âmbito do SICAFE;

d) Emitir as guias de receita nas operações que gerem receita para a Junta de Freguesia;

e) Tratar dos procedimentos inerentes ao recenseamento, de acordo com a legislação em vigor (SIGRE);

f) Dar resposta aos despachos do Executivo, através do software existente, actualizando os respectivos registos;

g) Arquivar a documentação inerente a todas as actividades;

h) Realizar todas as restantes funções, da natureza do serviço e dentro do quadro legal, incumbido por deliberação do Executivo, despacho do Presidente da Junta de Freguesia ou comunicação do Coordenador Técnico.

Artigo 13.º

Gestão Administrativa de Recursos Humanos

a) Processar os vencimentos mensais e abonos dos órgãos da Freguesia;

b) Proceder ao registo de toda a informação relacionada com as variáveis necessárias ao cálculo e processamento dos vencimentos mensais;

c) Realizar o tratamento burocrático de todos os benefícios, encargos e demais assuntos relacionados com o pessoal;

d) Manter actualizado, em suporte informático, toda a gestão dos assuntos relacionados com o pessoal, incluindo o cadastro individual de cada trabalhador;

e) Garantir os processos de higiene e segurança no trabalho, de acordo com a legislação em vigor;

f) Enviar mensalmente os mapas tendentes aos registos contabilísticos;

g) Prestar a necessária informação à realização dos Documentos Previsionais;

h) Dar resposta aos despachos do Executivo, através do software existente, actualizando os respectivos registos;

i) Realizar o arquivo da documentação inerente a todas as actividades;

j) Realizar todas as restantes funções da natureza do serviço e dentro do quadro legal, incumbido por deliberação do Executivo, despacho do Presidente da Junta de Freguesia ou comunicação do Coordenador Técnico.

Artigo 14.º

Gestão Documental

a) Recepcionar, registar e encaminhar a correspondência (eCivitas);

b) Estabelecer e garantir a aplicação do Plano Geral de Arquivo da Freguesia;

c) Manter actualizada toda a informação a que os processos dos utentes dão origem;

d) Encaminhar anualmente, e referente ao ano estipulado, os documentos e processos para o arquivo morto da Junta de Freguesia, com a excepção dos determinados pelo Executivo, Presidente da Junta ou Coordenador Técnico;

e) Dar resposta aos despachos do Executivo, através do software existente, actualizando os respectivos registos;

f) Realizar o arquivo dos processos inerentes às suas actividades;

g) Realizar todas as restantes funções, da natureza do serviço e dentro do quadro legal, incumbido por deliberação do Executivo, despacho do Presidente da Junta de Freguesia ou comunicação do Coordenador Técnico.

Artigo 15.º

Gestão de Transportes

a) Realizar toda a gestão administrativa necessária à concretização dos serviços de Transportes da Freguesia, incluindo os seguros das viaturas;

b) Elaborar mapas estatísticos de custos da utilização e manutenção das viaturas;

c) Registar as facturas dos combustíveis e portagens em software próprio;

d) Dar resposta aos despachos do Executivo, através do software existente, actualizando os respectivos registos;

e) Garantir o arquivo da sua área de actividade;

f) Zelar pelo cumprimento do Regulamento de Utilização dos Autocarros;

g) Assegurar os serviços de transportes das entidades requisitantes e ou da Freguesia;

h) Gerir todos os serviços de limpeza, manutenção e inspecção da frota;

i) Realizar todas as restantes funções, da natureza do serviço e dentro do quadro legal, incumbido por deliberação do Executivo, despacho do Presidente da Junta de Freguesia ou do Coordenador Técnico.

Artigo 16.º

Apoio Gráfico

a) Efectuar todos os procedimentos associados à constituição de produtos gráficos, por processos manuais e mecânicos;

b) Operar máquinas de artes gráficas;

c) Zelar pelo bom funcionamento das máquinas e instrumentos manuseados;

d) Realizar todas as restantes funções, da natureza do serviço e dentro do quadro legal, incumbido por deliberação do Executivo, despacho do Presidente da Junta de Freguesia e ou do Coordenador Técnico.

Artigo 17.º

Gestão e Coordenação Administrativa

a) Organizar, promover, coordenar e acompanhar todas as funções e responsabilidades dos Serviços de Atendimento, da Gestão Administrativa de Recursos Humanos, Gestão Documental, Gestão de Transportes e Apoio Gráfico;

b) Distribuir o pessoal da sua responsabilidade pelos diferentes postos de trabalho e promover a sua mobilidade e recrutamento quando necessário, sem prejuízo das normas estabelecidas pelo Executivo;

c) Incutir nos trabalhadores adstritos a cada domínio de actuação a mentalidade da adopção de posturas e comportamentos que engrandeçam a boa imagem da Autarquia e contribuam para a satisfação dos utentes;

d) Promover a execução das deliberações da Junta de Freguesia e dos despachos do Presidente da Junta ou dos Vogais com competências delegadas;

e) Colaborar com a Administração Financeira e Patrimonial na preparação da informação financeira a fornecer ao Executivo;

f) Assegurar, em geral, que a informação necessária circule entre os domínios de actuação existentes, com vista ao bom funcionamento global da Freguesia;

g) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos;

h) Realizar e tratar dos processos relacionados com a organização de actos eleitorais;

i) Proceder à avaliação do desempenho dos trabalhadores, no âmbito do SIADAP, e assegurar as tarefas administrativas do mesmo;

j) Comunicar ao Executivo as alterações de posicionamento remuneratório previstas na lei;

k) Dar resposta aos despachos do Executivo, através do software existente, actualizando os respectivos registos;

l) Realizar o arquivo dos processos inerentes às suas actividades;

m) Zelar pela gestão e manutenção das instalações e equipamentos afectos;

n) Realizar todas as restantes funções, da natureza do serviço e dentro do quadro legal, incumbido por deliberação do Executivo ou despacho do Presidente da Junta de Freguesia.

Artigo 18.º

Apoio aos Órgãos Autárquicos

a) Realizar pareceres e elaborar relatórios de análise sobre as actividades realizadas;

b) Apresentar propostas inerentes ao funcionamento da Freguesia;

c) Redigir as actas, convocatórias e editais da Junta de Freguesia e da Assembleia de Freguesia;

d) Elaborar as propostas para as reuniões do Executivo e da Assembleia de Freguesia;

e) Realizar estudos demográficos e sócio-económicos dos recenseados na Freguesia;

f) Assegurar a informação escrita do Presidente da Junta de Freguesia;

g) Dar resposta aos despachos do Executivo, através do software existente, actualizando os respectivos registos;

h) Realizar o arquivo dos processos inerentes às suas actividades;

i) Realizar todas as restantes funções, da natureza do serviço e dentro do quadro legal, incumbido por deliberação do Executivo ou despacho do Presidente da Junta de Freguesia.

SUBCAPÍTULO II

Área Operacional

Artigo 19.º

Manutenção dos Espaços da Freguesia

a) Zelar pelo bom estado de conservação dos espaços urbanos e instalações da Freguesia;

b) Assegurar a limpeza e manutenção dos instrumentos e ferramentas de trabalho;

c) Realizar as restantes funções de carácter operacional após deliberação do Executivo ou despacho do Presidente da Junta de Freguesia.

SUBCAPÍTULO III

Acção Social

Artigo 20.º

Intervenção Psicossocial e Comunitária

a) Planear e dinamizar os projectos de intervenção comunitária (por exemplo, Projecto Intervir Inter-Gerações);

b) Desenvolver e coordenar projectos de cariz social em que a Freguesia se encontre integrada;

c) Desenvolver campanhas de sensibilização e prevenção adequadas ao contexto real e de acordo com as necessidades auscultadas;

d) Serviços de encaminhamento e aconselhamento à população;

e) Promover relações e parcerias no âmbito dos projectos;

f) Dinamizar e planear estratégias para a promoção das actividades dirigidas a grupos específicos;

g) Apoiar os projectos e instituições ao nível de recursos materiais e humanos;

h) Elaborar relatórios das acções desenvolvidas;

i) Realizar todas as restantes funções, da natureza do serviço e dentro do quadro legal, incumbido por deliberação do Executivo ou despacho do Presidente da Junta de Freguesia.

SUBCAPÍTULO III

Administração Financeira e Patrimonial

Artigo 21.º

Aprovisionamento

a) Receber requisições internas de satisfações de bens e serviços da subunidade;

b) Elaborar propostas de reposição de stocks;

c) Garantir a inexistência de rupturas de stock, utilizando como critério de reposição o que foi definido pelo Executivo, Presidente da Junta de Freguesia;

d) Tratar dos processos conducentes à aquisição de bens e serviços;

e) Recepcionar a entrega de bens e conferir as guias de remessa e as facturas;

f) Conferir, qualitativa e quantitativamente, os vários bens por fornecedores;

g) Movimentar diariamente as fichas de armazém e enviar quinzenalmente para a Contabilidade a listagem de documentos;

h) Elaborar bases de dados, em suporte informático, de fornecedores;

i) Elaborar, em suporte informático, listagens anuais de aquisições de bens e serviços, pelas variáveis definidas pelo Executivo ou Presidente da Junta de Freguesia;

j) Elaborar relatórios parciais periódicos, nos termos definidos pelo Executivo ou Presidente da Junta de Freguesia;

k) Realizar conferências físicas e documentais nos termos a definir pelo Executivo ou Presidente da Junta de Freguesia, procedente ao respectivo auto de conferência;

i) Dar resposta aos despachos do Executivo, através do software existente, actualizando os respectivos registos;

l) Tratar de todos os assuntos relacionados com o arquivo de documentos e processos relacionados com o Aprovisionamento;

m) Realizar todas as restantes funções, da natureza do serviço e dentro do quadro legal, incumbido por deliberação do Executivo ou despacho do Presidente da Junta de Freguesia.

Artigo 22.º

Património

a) Proceder ao registo e classificação dos bens móveis e imóveis adquiridos e à guarda da Junta de Freguesia nos termos do CIBE;

b) Proceder às amortizações, ajustamentos e reavaliações nos termos da lei;

c) Realizar de conferências documentais com a Contabilidade;

d) Dar resposta aos despachos do Executivo, através do software existente, actualizando os respectivos registos;

e) Tratar de todos os assuntos relacionados com o arquivo de documentos e processos relacionados com o seu serviço;

f) Realizar todas as restantes funções, da natureza do serviço e dentro do quadro legal, incumbido por deliberação do Executivo ou despacho do Presidente da Junta de Freguesia.

Artigo 23.º

Tesouraria

a) Proceder à arrecadação de receitas e ao pagamento de despesas nos termos legais e regulamentares e no respeito das instruções do serviço;

b) Enviar à Contabilidade, diariamente, os mapas necessários à escrituração contabilística dos movimentos;

c) Emitir os cheques, sempre na presença da respectiva Ordem de Pagamento;

d) Guardar valores monetários e cheques da Junta de Freguesia;

e) Efectuar os procedimentos de depósito, em instituições bancárias dos valores monetários excedentes em Tesouraria;

f) Realizar os reforços de fundo de maneio, sempre que necessários;

g) Movimentar, por ordem do Presidente da junta ou Vogal com competência delegada para o efeito, os fundos depositados em instituições bancárias;

h) Realizar conferências aos movimentos e aos meios monetários diários;

i) Realizar, em conjunto com o trabalhador designado pelo Presidente da Junta de Freguesia, as conferências de movimentos e valor, nos termos do ponto 2.9 do POCAL;

j) Realizar conferências com a Contabilidade dos movimentos e registos, a fim de detectar situações anómalas;

k) Colaborar na elaboração de estudos de desempenho económico e financeiro da autarquia;

j) Dar resposta aos despachos do Executivo, através do software existente, actualizando os respectivos registos;

l) Tratar de todos os assuntos relacionados com o arquivo de documentos e processos relacionados com a Tesouraria;

m) Realizar todas as restantes funções, da natureza do serviço e dentro do quadro legal, incumbido por deliberação do Executivo ou despacho do Presidente da Junta de Freguesia.

Artigo 24.º

Contabilidade

a) Realizar, informática e documentalmente, a proposta de Orçamento e Grandes Opções do Plano a submeter a aprovação dos respectivos órgãos

b) Realizar, informaticamente, a totalidade dos registos da contabilidade orçamental e patrimonial decorrentes da actividade da Junta de Freguesia;

c) Emitir os documentos de índole contabilística necessários ao cumprimento do POCAL no processo de realização da despesa;

d) Emitir Guias de Receita, informática e documentalmente;

e) Organizar, informática e documentalmente, o processo de prestação de contas anual da Junta de Freguesia a submeter à aprovação dos órgãos;

f) Dar publicidade dos documentos previsionais e de prestação de contas;

g) Enviar os documentos previsionais e de prestação de contas para as entidades previstas na lei;

h) Realizar, informática e documentalmente, as propostas de Revisão e Alteração ao Orçamento e Grandes Opções do Plano, nos termos do POCAL, a fim de as submeter à aprovação dos órgãos;

i) Zelar pela eficácia da circulação de documentos necessários ao registo contabilísticos entre a Administração Financeira e Patrimonial;

j) Promover o acompanhamento e controlo da execução do Orçamento e das Grandes Opções do Plano;

k) Emitir periodicamente os documentos obrigatórios inerentes à execução do Orçamento e das Grandes Opções do Plano, de acordo com necessidades do Presidente da Junta de Freguesia ou Vogal do Executivo;

l) Promover a verificação permanente do movimento de fundos de Tesouraria e de documentos de receita e despesa;

m) Apresentar relatórios, sempre que tal se justifique, a pedido do Executivo ou Presidente da Junta de Freguesia;

n) Apoiar na elaboração de candidaturas, preenchimento de formulários, estabelecimento de contactos e acompanhamento, dos projectos ou acções em que seja sujeito a Junta de Freguesia;

k) Dar resposta aos despachos do Executivo, através do software existente, actualizando os respectivos registos;

o) Tratar de todos os assuntos relacionados com o arquivo de documentos e processos relacionados com a Contabilidade;

p) Realizar todas as restantes funções, da natureza do serviço e dentro do quadro legal, incumbido por deliberação do Executivo, despacho do Presidente da Junta de Freguesia.

CAPÍTULO IV

Disposições Finais

Artigo 25.º

Implementação da Estrutura

Fica definida uma subunidade orgânica e domínios de actuação que integram os serviços da estrutura orgânica desta Junta de Freguesia de Santa Maria dos Olivais, os quais foram criados de acordo com as necessidades e resultante do planeamento e programação das actividades da Junta de Freguesia, de acordo com o Decreto-Lei 305/2009 de 23 de Outubro.

Artigo 26.º

Readaptação de Funções

1 - As atribuições dos diversos serviços da presente estrutura orgânica poderão ser alterados por deliberação da Junta de Freguesia, sempre que as razões de economia e eficácia se justifiquem, e ainda proceder à afectação ou reafectação do pessoal do respectivo mapa.

2 - A Junta de Freguesia poderá por deliberação proceder à criação, alteração e extinção de subunidades orgânicas, de acordo com as disposições legais e após aprovação pela Assembleia de Freguesia.

Artigo 27.º

Regulamentos Internos

Para além das competências e atribuições atrás enumeradas, a Junta de Freguesia poderá elaborar Regulamentos Internos de cada serviço que especificarão as tarefas e responsabilidade associadas.

Artigo 28.º

Organograma

O organograma que representa a estrutura orgânica da Junta de Freguesia de Santa Maria dos Olivais consta em anexo ao presente regulamento.

Artigo 29.º

Mapa de Pessoal

O mapa de pessoal foi elaborado, em consonância com o presente regulamento, e aprovado na Assembleia de Freguesia no dia 29 de Dezembro de 2010.

Artigo 30.º

Lacunas e Omissões

As lacunas e omissões do presente Regulamento serão resolvidas, nos termos gerais de direito, pelo senhor Presidente da Junta.

Artigo 31.º

Entrada em Vigor

A organização dos serviços e a presente estrutura orgânica entram em vigor à data da sua publicação no Diário da República..

29 de Dezembro de 2010. - O Presidente em Substituição Legal, Ismael do Nascimento Fonseca.

ANEXO I

Organograma da Freguesia de Santa Maria dos Olivais

(ver documento original)

204384874