Regulamento 144/2011

Preâmbulo

Considerando que nos termos das disposições conjugadas dos artigos 3.º, n.º 2, 21.º, n.º 2, alínea d), 29.º, n.º 1, alínea j) e 43.º, n.º 3, todos dos Estatutos do Instituto de Geografia e Ordenamento do Território da Universidade de Lisboa (IGOT-UL), homologados pelo Despacho 23162/2009, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 204, de 21 de Outubro de 2009, a organização e funcionamento dos serviços técnicos e administrativos do IGOT-UL são objecto de regulamento orgânico a aprovar pela Assembleia do Instituto, sob proposta do Director.

No uso dos poderes que lhe são conferidos pela alínea d) do n.º 2 do artigo 21.º dos Estatutos do IGOT-UL, a Assembleia do Instituto reunida no dia 26/10/2010 aprovou o Regulamento Orgânico dos Serviços Técnicos e Administrativos do Instituto, em anexo, que agora se publica.

26 de Outubro de 2010. - O Presidente da Assembleia do Instituto de Geografia e Ordenamento do Território, Prof. Doutor José Manuel Simões.

Regulamento Orgânico dos Serviços Técnicos e Administrativos do IGOT-UL

Capítulo I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Objecto

O presente regulamento estabelece os princípios e normas a que obedece a organização dos Serviços Técnicos e Administrativos do Instituto de Geografia e Ordenamento do Território da Universidade de Lisboa (IGOT-UL).

Artigo 2.º

Natureza e âmbito

Os serviços técnicos e administrativos do IGOT-UL desenvolvem todas as funções de apoio às actividades de investigação e ensino e ao funcionamento geral do Instituto.

Artigo 3.º

Direcção

1 - Os serviços técnicos e administrativos são dirigidos pelo Secretário do Instituto, de quem dependem hierarquicamente, sob orientação do Director.

2 - As decisões respeitantes à Unidade de Apoio à Investigação Científica devem ser tomadas em articulação com o Director do Centro de Estudos Geográficos e os directores de outras Unidades de I&D que venham a integrar o IGOT-UL.

Capítulo II

Dos Serviços

Artigo 4.º

Estrutura geral e modo de funcionamento dos serviços técnicos e administrativos do IGOT

1 - A estrutura de serviços técnicos e administrativos do IGOT compreende a Divisão de Serviços Académicos e de Recursos Humanos (DSARH) e a Divisão de Serviços de Apoio (DSA).

2 - A Divisão de Serviços Académicos e de Recursos Humanos compreende as seguintes Unidades:

a) Gestão Académica;

b) Recursos Humanos.

3 - A Divisão de Serviços de Apoio compreende:

a) A Unidade de Gestão Financeira e Patrimonial (UGFP);

b) A Unidade de Apoio à Investigação Científica (UAIC);

c) O Secretariado.

4 - As actividades a cargo de cada serviço do IGOT-UL nos termos do presente regulamento poderão ser exercidas, total ou parcialmente, por entidades externas, públicas ou privadas, designadamente pelo Centro de Recursos Comuns e Serviços Partilhados da Universidade de Lisboa, em cumprimento de protocolos estabelecidos para esse efeito.

Artigo 5.º

Secretário do Instituto

1 - Sem prejuízo de outras disposições legais ou regulamentares que lhe sejam aplicáveis, o Secretário é equiparado, para todos os efeitos legais, a dirigente de nível intermédio de primeiro grau.

2 - O Secretário exerce as competências que lhe são conferidas por lei, pelos estatutos, pelo presente regulamento e ainda as que lhe forem delegadas ou subdelegadas.

3 - Compete ao Secretário, nomeadamente:

a) Orientar e coordenar a actividade dos serviços técnicos e administrativos e superintender no seu funcionamento, bem como orientar directamente os serviços de apoio, garantindo, em todos os casos, a qualidade dos serviços prestados;

b) Dirigir com rigor e eficiência o pessoal não docente nem investigador e distribuí-lo, optimizando os meios que lhe estão afectos e adoptando medidas que permitam simplificar e acelerar procedimentos e promover a aproximação à sociedade e a outros serviços públicos;

c) Propor a constituição de todos os júris de concursos relativos a pessoal não docente;

d) Assistir tecnicamente os órgãos de gestão, nomeadamente elaborando ou promovendo a elaboração de estudos, pareceres e informações relativos à gestão do Instituto;

e) Recolher, sistematizar e divulgar a informação com interesse para o ensino e a investigação e informar todos os assuntos que devam ser submetidos à apreciação dos órgãos de governo do Instituto;

f) Corresponder-se com serviços e entidades públicas ou privadas, no âmbito da sua competência;

g) Definir os objectivos dos serviços técnicos e administrativos, tendo em conta os objectivos estabelecidos pelo Director;

h) Orientar, controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços dependentes, com vista à execução dos planos de actividades e à prossecução dos resultados obtidos e a alcançar.

4 - Em caso de ausência ou impedimento do Secretário, o seu substituto é designado pelo Director.

Artigo 6.º

Chefes de Divisão e Coordenadores de Unidade

1 - Os Serviços do Instituto a que se refere o artigo 4.º são dirigidos por Chefes de Divisão, podendo as Unidades ser chefiadas por Coordenadores equiparados a dirigentes intermédios de 3.º ou 4.º grau, que exercem as competências que lhe são conferidas por lei, pelos estatutos do IGOT-UL, pelo presente regulamento, e ainda as que lhe forem delegadas ou subdelegadas.

2 - Sem prejuízo do disposto no n.º 5, na falta de chefes de divisão a direcção de cada serviço fica a cargo do Secretário do Instituto.

3 - Compete aos Chefes de Divisão, nomeadamente:

a) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido na unidade orgânica que dirigem e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço, tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;

b) Efectuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os funcionários e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;

c) Divulgar junto dos funcionários os documentos internos e as normas de procedimento a adoptar pelo serviço;

d) Garantir o cumprimento dos objectivos do serviço e divulgá-los de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos funcionários;

e) Proceder de forma objectiva à avaliação do mérito dos funcionários, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objectivos e no espírito de equipa;

f) Identificar as necessidades de formação específica dos funcionários da sua unidade orgânica e propor a frequência das acções de formação consideradas adequadas;

g) Proceder ao controlo efectivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da sua unidade orgânica;

h) Autorizar a passagem de certidões de documentos arquivados na respectiva unidade orgânica, excepto quando contenham matéria confidencial ou reservada, bem como a restituição de documentos aos interessados.

4 - Compete aos coordenadores de unidade, quando existirem, nomeadamente:

a) Coordenar o trabalho produzido na unidade, garantindo o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço em articulação com as respectivas chefias, tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;

b) Garantir o cumprimento dos objectivos da unidade, de acordo com as orientações superiores e divulgá-los de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte de todos os funcionários;

c) Controlar a assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários e de funcionamento da unidade que coordena;

5 - Sempre que tal se torne necessário para garantir a continuidade dos serviços públicos, nomeadamente em casos de ausência ou impedimento de chefes de divisão, poderão ser atribuídas a qualquer funcionário do IGOT-UL funções de coordenação de serviços ou actividades compatíveis com a sua categoria, nomeadamente aos coordenadores de unidade identificados em 1, quando existirem.

Secção I

Da Divisão de Serviços Académicos e de Recursos Humanos

Artigo 7.º

Da Divisão de Serviços Académicos e de Recursos Humanos

A DSARH exerce a sua actividade nos domínios da gestão académica, gestão de recursos humanos, e relações externas.

Artigo 8.º

Unidade de Gestão Académica

1 - Compete à Unidade de Gestão Académica, nomeadamente:

a) Assegurar e processar as matrículas, inscrições, transferências, mudanças de curso, reingressos e concursos especiais e elaborar os respectivos editais e avisos;

b) Elaborar pautas;

c) Receber, registar e informar os requerimentos de alunos nas áreas académicas e pedagógicas;

d) Proceder ao registo de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos;

e) Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos;

f) Emitir e revalidar os cartões de estudante;

g) Preparar os currículos escolares para efeitos de informação final;

h) Passar certidões de matrícula, inscrição, frequência, exame, conclusão de curso e outras que não sejam de natureza reservada;

i) Manter actualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudo;

j) Preparar elementos relativos a alunos para responder a solicitações de entidades oficiais, publicações e estudos diversos e para apoio dos órgãos e outros serviços do IGOT;

k) Preparar os processos relativos aos cursos de formação inicial, pós-graduação, mestrado e doutoramento e às correspondentes provas;

l) Prestar informações relativas a questões académicas e pedagógicas;

m) Organizar o processo de inscrições, e assegurar o correcto cumprimento do calendário escolar;

n) Organizar o processo para atribuição de bolsas por mérito;

o) Organizar os elementos para emissão de diplomas;

p) Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao serviço prestado aos alunos de estudos de pós-graduação;

q) Organizar e coordenar todas as actividades desenvolvidas na Área da Formação pelo Instituto, no âmbito de programas de intercâmbio universitário com outras instituições nacionais e internacionais;

r) Coordenar o processo de atribuição de bolsas concedidas pela União Europeia aos alunos, docentes, investigadores e outros funcionários do IGOT-UL;

s) Prestar apoio a alunos, sempre que solicitado, nos casos em que esteja em causa a sua mobilidade, enquanto estudantes, de e para outros Estados.

Artigo 9.º

Unidade de Recursos Humanos

1 - Compete à Unidade de Recursos Humanos, nomeadamente:

a) Prestar aos órgãos do Instituto as informações que lhe forem solicitadas em matéria de gestão de recursos humanos;

b) Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento e selecção de pessoal, bem como à criação, modificação e extinção de relações jurídicas de emprego;

c) Organizar e manter actualizados os processos individuais do pessoal da Instituto bem como toda a informação relativa a recursos humanos, nas bases de dados respectivas, nomeadamente o cadastro de pessoal docente, não docente e investigador e o registo de assiduidade;

d) Recolher e conferir os documentos relativos à assiduidade e elaborar os correspondentes mapas;

e) Elaborar o balanço social;

f) Emitir certidões, declarações, notas de tempo de serviço e quaisquer outros documentos relativos ao exercício de funções;

g) Promover e organizar acções de formação profissional e aperfeiçoamento do pessoal não docente;

h) Promover e organizar os processos de avaliação do desempenho do pessoal não docente;

i) Processar vencimentos e outros abonos devidos;

j) Instruir os processos relativos a subsídios e benefícios sociais;

k) Instruir os processos relativos à prestação de trabalho extraordinário e os relativos ao processamento de ajudas de custo;

l) Proceder à inscrição na Caixa Geral de Aposentações, Segurança Social e na ADSE do pessoal do Instituto, receber e encaminhar comparticipações;

m) Manter actualizado o arquivo respectivo.

Secção II

Divisão de Serviços de Apoio

Artigo 10.º

Unidade de Gestão Financeira e Patrimonial

1 - A UGFP tem a seu cargo a execução da gestão contabilística, orçamental e patrimonial do IGOT-UL.

2 - Compete à UGFP:

a) Elaborar a proposta de orçamento e proceder ao seu acompanhamento e controlo e executar todas as tarefas necessárias à sua execução, incluindo alterações orçamentais, requisições de fundos, emissão de declarações de cabimento de verba, e todas as demais operações que se revelem necessárias;

b) Manter informado o Conselho de Gestão relativamente a todos os aspectos referentes à execução orçamental, designadamente arrecadação de receitas, realização de despesas e situação das aplicações financeiras existentes, mantendo actualizado um registo de toda a informação pertinente;

c) Organizar e elaborar toda a documentação referente à prestação de contas a apresentar às entidades oficiais, de acordo com a legislação em vigor;

d) Elaborar as guias e as relações para entrega ao Estado ou outras entidades das importâncias de retenção na fonte de impostos, do IVA e de quaisquer outras que lhes pertençam e lhes sejam devidas;

e) Emitir e processar as facturas decorrentes das prestações de serviços à comunidade e assegurar a sua boa cobrança;

f) Manter actualizados os centros de custo com a receita gerada e a despesa efectuada;

g) Manter actualizado o arquivo, os documentos contabilísticos, o inventário e cadastro dos bens do Instituto;

h) Instruir os processos de contratação pública a seu cargo e assegurar a conservação e distribuição dos artigos em stock;

i) Apoiar a execução dos contratos de prestação de serviços em vigor;

j) Efectuar todas as tarefas relacionadas com a gestão de tesouraria, nomeadamente:

i) Dar entrada de todas as receitas, efectuar depósitos de valores e levantamentos de fundos;

ii) Efectuar os pagamentos autorizados;

iii) Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, dentro dos prazos legais, as respectivas receitas, em conformidade com as guias ou relações organizadas;

iv) Assegurar a gestão do fundo de maneio;

v) Assegurar a guarda dos valores em sua posse e zelar pelas existências em cofre;

vi) Manter rigorosamente actualizada a escrita da tesouraria, de modo a ser possível verificar, em qualquer momento, a exactidão dos fundos em caixa e em depósito bancário.

Artigo 11.º

Unidade de Apoio à Investigação Científica

1 - A UAIC tem a seu cargo o apoio à gestão e coordenação científica do CEG e outras Unidades de I&D que se venham a integrar no IGOT-UL, nomeadamente:

a) Cumprir e fazer cumprir as deliberações da Direcção do CEG e de outras Unidades de I&D que venham a integrar o IGOT-UL, bem como os regulamentos aprovados por outros órgãos do Instituto no domínio da investigação Científica;

b) Apoiar a preparação de projectos de investigação teórica e aplicada e de consultoria científica e submissão às entidades competentes;

c) Preparar os processos de avaliação do CEG e de outras Unidades de Investigação do IGOT-UL;

d) Apoiar os investigadores na submissão de candidaturas de projectos, incluindo preparação de documentação e envio para coordenadores e parceiros;

e) Acompanhar as candidaturas a financiamento de projectos;

f) Acompanhar a execução financeira do CEG e de outras Unidades de Investigação do IGOT-UL;

g) Contactar com as entidades financiadoras e parceiros em projectos nacionais e internacionais;

h) Analisar, acompanhar e preparar respostas a entidades externas envolvendo a unidade de investigação e os projectos de investigação, em articulação com a UGFP;

i) Apoiar a organização de eventos científicos;

j) Articular as actividades desenvolvidas e os processos com os restantes serviços do Instituto;

k) Zelar pelas instalações, bens e equipamentos e pela sua boa utilização.

2 - À UAIC caberá ainda, com o desenvolvimento e aumento dos recursos humanos destinados à investigação, o apoio técnico às Unidades de I&D, nomeadamente:

a) Colaborar na preparação de missões, trabalho de campo, trabalho laboratorial, etc;

b) Prestar a assessoria técnica para a preparação de projectos de investigação teórica e aplicada e de consultoria científica e submissão às entidades competentes;

c) Executar trabalhos especializados de recolha e tratamento de dados, SIG, laboratório, etc;

d) Coordenar e articular com os restantes serviços do IGOT a utilização dos recursos técnicos para apoio à actividade dos investigadores e dos projectos de investigação em curso.

Artigo 12.º

Secretariado

Sem prejuízo do dever dos demais serviços de organizarem e manterem actualizados os respectivos arquivos e de registarem os documentos neles directamente recebidos, compete ao Secretariado assegurar o tratamento do expediente e do arquivo do IGOT-UL, bem como secretariar os órgãos de gestão e o Secretário do Instituto.

Secção III

Disposições finais

Artigo 13.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação.

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