Despacho 9798/2010

Considerando que os Serviços da Presidência se encontram previstos na estrutura interna do Instituto Politécnico de Coimbra, conforme estabelecido no artigo 8.º dos seus Estatutos, homologados pelo Despacho Normativo 59-A/2008, de 19 de Novembro;

Considerando que os referidos Estatutos não definem, contudo, a organização interna e o funcionamento dos Serviços da Presidência;

Considerando que o artigo 12.º da Lei 3/2004, de 15 de Janeiro, na redacção que lhe foi dada pela Lei 64-A/2008, de 31 de Dezembro, prevê que as disposições relativas à organização interna dos institutos públicos constem dos seus estatutos e, tudo o mais que deva ser objecto de regulamentação, de regulamentos internos, aprovados pelos órgãos do instituto;

Aprovo, no uso dos poderes que me são conferidos pelo artigo 92.º, n.º 1, alínea o), da Lei 62/2007, de 10 de Setembro, que estabelece o regime jurídico das instituições de ensino superior, o Regulamento Interno dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Coimbra, em anexo ao presente despacho.

Coimbra, 31 de Maio de 2010. - O Presidente do Instituto Politécnico de Coimbra, Rui Jorge da Silva Antunes.

Regulamento Interno dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Coimbra

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Natureza e Âmbito de Aplicação

O presente Regulamento estabelece a organização interna e o funcionamento dos Serviços da Presidência do Instituto Politécnico de Coimbra.

Artigo 2.º

Atribuições

1 - Os Serviços da Presidência têm como função coadjuvar o Presidente do IPC competindo-lhe, nomeadamente:

a) Recolher e analisar informação sobre a acção desenvolvida pelas Unidades Orgânicas nas áreas da formação, da investigação, da gestão académica, da gestão administrativa, financeira, património e de recursos humanos;

b) Elaborar relatórios periódicos sobre a actividade do IPC e das suas Unidades Orgânicas, emitindo pareceres sobre o seu enquadramento no plano de desenvolvimento estratégico da instituição e no plano de actividades das Unidades Orgânicas e dos respectivos orçamentos;

c) Emitir parecer sobre os relatórios de actividades e de gestão das Unidades Orgânicas;

d) Manter actualizado o inventário do património do IPC, bem como o cadastro dos bens do domínio público ou privado do Estado que tenha a seu cuidado;

e) Apresentar anualmente ao Conselho Geral um relatório circunstanciado relativo ao estado de conservação do património do IPC e a obras de manutenção a seu cuidado;

f) Efectuar a consolidação das contas de gerência da instituição e assegurar a sua certificação e posterior envio para o Tribunal de Contas;

g) Coordenar e gerir, de acordo com orientações do Conselho de Gestão, acções e actividades que envolvam várias Unidades Orgânicas do IPC.

2 - Por deliberação do Conselho Geral, os Serviços da Presidência poderão desenvolver outras actividades que devam ser executadas a nível central.

Artigo 3.º

Pessoal Dirigente Superior

1 - O pessoal dirigente superior em funções nos Serviços da Presidência é o seguinte:

a) O Presidente;

b) Os Vice-Presidentes;

c) Os Pró-Presidentes;

d) O Administrador.

2 - O Presidente é o órgão máximo de governo e de representação externa da instituição.

3 - Os Vice-Presidentes coadjuvam o Presidente, exercem as competências que lhes forem delegadas pelo Presidente e são responsáveis pela definição das linhas de orientação política dos Serviços da Presidência nas áreas funcionais colocadas sob a sua responsabilidade pelo Presidente.

4 - O Presidente pode ainda nomear até dois Pró-Presidentes com funções de o coadjuvar em projectos específicos.

5 - O Administrador é nomeado pelo Presidente competindo-lhe designadamente:

a) Assegurar, orientar e coordenar o funcionamento dos Serviços da Presidência de acordo com as orientações do Presidente, bem como outras actividades colocadas sob sua orientação;

b) Dar execução às deliberações dos órgãos de direcção do IPC;

c) Dirigir o pessoal dos Serviços da Presidência;

d) Subscrever as cartas de curso;

e) Exercer as funções de gestor da qualidade de acordo com o estabelecido no n.º 1, alínea c), e no n.º 3 do artigo 5.º;

f) Exercer as competências que lhe forem delegadas pelo Presidente.

CAPÍTULO II

Organização

Artigo 4.º

Estrutura Interna

1 - Os Serviços da Presidência integram:

a) A Comissão da Qualidade;

b) O Departamento de Gestão Financeira;

c) O Departamento de Gestão de Recursos Humanos e Arquivo;

d) O Departamento de Gestão Académica;

e) O Departamento de Gestão do Património e Infra-estruturas;

f) Serviços Técnicos de Apoio.

Artigo 5.º

Comissão da Qualidade

1 - Integram a Comissão da Qualidade:

a) O Presidente do IPC;

b) Os Vice-Presidentes do IPC;

c) O Administrador do IPC, a quem cabem as funções de gestor da qualidade;

d) Os Responsáveis pelos Departamentos.

2 - Cabe à Comissão da Qualidade assegurar a implementação, o funcionamento, o desenvolvimento e o aprofundamento do Sistema de Gestão dos Serviços da Presidência, no sentido de proporcionar condições para o envolvimento de toda a organização no processo de melhoria contínua, competindo-lhe designadamente:

a) Propor a Missão, a Visão, os Valores e a Política da Qualidade dos Serviços da Presidência, a aprovar pelos órgãos competentes;

b) Divulgar a Missão, a Visão, os Valores e a Política da Qualidade dos Serviços da Presidência e assegurar que as mesmas são compreendidas pelos colaboradores;

c) Propor, para incorporação no Plano de Actividades dos Serviços da Presidência, os Objectivos Anuais e Planos de Acção para os Departamentos;

d) Aprovar o Relatório de Actividades dos Serviços Presidência;

e) Analisar o modo como os colaboradores dos Serviços da Presidência se integram e colaboram no Sistema de Gestão e propor acções concretas de melhoria, quando adequado, aos órgãos competentes;

f) Analisar os resultados das auditorias ao Sistema de Gestão dos Serviços da Presidência e propor acções de correcção e melhoria, que entender adequadas, aos órgãos competentes;

g) Realizar as revisões ao Sistema de Gestão.

3 - Ao Administrador do IPC, enquanto gestor da qualidade, compete, designadamente:

a) Coordenar e dinamizar as actividades de manutenção e de melhoria do Sistema de Gestão;

b) Dinamizar a revisão e actualização do Manual da Qualidade e dos Procedimentos do Sistema de Gestão;

c) Coordenar a elaboração dos relatórios previstos no Sistema de Gestão;

d) Gerir a execução do Programa de Auditorias ao Sistema de Gestão dos Serviços da Presidência.

Artigo 6.º

Coordenação

1 - A coordenação dos serviços e departamentos referidos nas alíneas b) a f) do n.º 1 do artigo 4.º compete ao Administrador.

2 - Os departamentos são dirigidos por um Chefe de Divisão, cargo de direcção intermédia de segundo grau, nomeados pelo Presidente de entre os trabalhadores da carreira técnica superior, na sequência de concursos realizados de acordo com os lugares previstos no mapa de pessoal.

Artigo 7.º

Departamento de Gestão Financeira

O departamento de gestão financeira tem atribuições no domínio financeiro e de aprovisionamento, competindo-lhe designadamente:

a) Efectuar o tratamento, registo e lançamentos de dados contabilísticos;

b) Assegurar a gestão da receita, facturação, despesa e tesouraria;

c) Proceder ao registo e controlo do cadastro e inventário dos bens do estado (CIBE);

d) Fazer a gestão do aprovisionamento, organizando os processos de aquisição de bens e serviços;

e) Assegurar a gestão financeira dos projectos bem como apoiar as respectivas candidaturas;

f) Elaborar mapas e relatórios financeiros solicitados pela Gestão, incluindo os de controlo orçamental e de prestação de contas;

g) Elaborar as propostas de Orçamento;

h) Efectuar a execução do orçamento dos Serviços da Presidência e o acompanhamento da execução orçamental das Unidades Orgânicas;

i) Realizar auditorias financeiras às Unidades Orgânicas;

j) Propor a definição de procedimentos de gestão financeira comuns do IPC;

k) Assegurar a consolidação das Contas de Gerência da Instituição, sua certificação pelo Fiscal Único e envio para o Tribunal de Contas.

l) Apoiar e participar nos programas de formação dos trabalhadores integrados no departamento de gestão financeira dos Serviços da Presidência e das Unidades Orgânicas do IPC.

Artigo 8.º

Departamento de Gestão de Recursos Humanos e Arquivo

O departamento de gestão de recursos humanos e arquivo tem atribuições no domínio da gestão do pessoal docente e não docente e compreende as áreas de recursos humanos, formação e arquivo, competindo-lhe designadamente:

a) Efectuar a gestão administrativa dos processos de recursos humanos dos Serviços da Presidência relacionados com concursos, contratações, férias, faltas, licenças, modalidades de prestação de trabalho, trabalho extraordinário, deslocações em serviço, dispensas de serviço, prestações familiares e outras regalias sociais, aposentação, acumulação de funções, processamento de remunerações, outros abonos e descontos, assim como a gestão dos processos individuais;

b) Assegurar a passagem de certidões, declarações e notas de tempo de serviço dos trabalhadores dos Serviços da Presidência;

c) Proceder à análise jurídica dos processos e matérias no âmbito dos recursos humanos referentes a concursos, carreiras, vínculos, progressões, acumulação de funções, mobilidade, modalidades de prestação de trabalho, abonos, férias, faltas e licenças, entre outros, do pessoal do IPC;

d) Assegurar a elaboração de despachos, regulamentos, estudos e procedimentos relativos à gestão de recursos humanos, solicitados pelos Órgãos de Gestão do IPC;

e) Efectuar a comunicação com a Imprensa Nacional, Unidades Orgânicas e demais entidades sobre assuntos relativos à gestão de recursos humanos;

f) Proceder ao controlo e análise da gestão das quotas de efectivos e dos mapas de pessoal do IPC;

g) Efectuar a recolha, análise de informação e elaboração de relatórios sobre a acção desenvolvida pelas Unidades Orgânicas na área da gestão dos recursos humanos;

h) Realizar auditorias internas;

i) Propor a definição de procedimentos de gestão de recursos humanos comuns do IPC;

j) Coordenar a formação avançada de docentes, bem como dos restantes trabalhadores do IPC;

k) Apoiar e participar nos programas de formação dos trabalhadores integrados no departamento de gestão dos recursos humanos e arquivo dos Serviços da Presidência e das Unidades Orgânicas;

l) Assegurar a expedição e arquivo de toda a correspondência.

Artigo 9.º

Departamento de Gestão Académica

1 - O departamento de gestão académica tem atribuições no domínio dos cursos, relações internacionais, acesso, comunicação e imagem, competindo-lhe designadamente:

a) Assegurar a organização do processo de criação, acreditação e avaliação de cursos;

b) Organizar o processo de definição de vagas para os cursos do IPC;

c) Assegurar a manutenção do Sistema Interno de Garantia da Qualidade (SIGQ) dos cursos do IPC e acompanhar o processo de avaliação desses cursos;

d) Assegurar o funcionamento do gabinete de acesso do IPC;

e) Assegurar a análise, sistematização e divulgação de legislação diária com impacto para as actividades do IPC;

f) Coordenar as acções de mobilidade internacional de estudantes e de trabalhadores docentes e não docentes;

g) Promover o estabelecimento de acordos de parceria e cooperação entre o IPC e instituições de ensino superior estrangeiras e nacionais;

h) Desenvolver acções de divulgação do IPC e da sua actividade formativa, de investigação e de prestação de serviços;

i) Colaborar na organização de cerimónias académicas e eventos científicos e culturais da instituição ou com interesse estratégico para a mesma;

j) Realizar auditorias internas;

k) Realizar relatórios sobre a gestão académica das Unidades Orgânicas;

l) Propor a definição de procedimentos de gestão académica comuns do IPC;

m) Apoiar a formação dos trabalhadores integrados no departamento de gestão académica.

Artigo 10.º

Departamento de Gestão do Património e Infra-estruturas

O departamento de gestão do património e infra-estruturas tem atribuições no domínio da gestão e manutenção do património e da gestão da segurança, do ambiente, e segurança e saúde no trabalho, competindo-lhe designadamente:

a) Assegurar a manutenção de todas as instalações dos edifícios afectos aos Serviços da Presidência e aos Serviços de Acção Social, assim como de todos os equipamentos;

b) Assegurar a manutenção das redes informáticas e de telefones, bem como prestar apoio informático aos Serviços da Presidência e aos Serviços de Acção Social;

c) Elaborar estudos prévios e projectos de especialidade de novas infra-estruturas;

d) Preparar os concursos de empreitadas e de aquisição de bens ou serviços técnicos específicos;

e) Proceder ao levantamento de todas as instalações afectas ao IPC, mantendo actualizado e organizado o arquivo dos desenhos de todas as edificações e documentação afim;

f) Apoiar as Unidades Orgânicas e os Serviços de Acção Social no diagnóstico sobre o estado de conservação das instalações e efectuar relatórios sobre a gestão do património e infra-estruturas;

g) Elaborar relatórios relativos ao estado de conservação do património do IPC e a obras de manutenção e conservação necessárias;

h) Zelar pela manutenção, higiene e limpeza das instalações dos Serviços da Presidência;

i) Assegurar a segurança e saúde no trabalho;

j) Assegurar a manutenção do sistema de alarme contra incêndios e intrusão dos Serviços da Presidência e dos Serviços de Acção Social;

k) Assegurar a vigilância do Parque Desportivo;

l) Realizar auditorias internas;

m) Propor a definição de procedimentos do património e infra-estruturas comuns;

n) Apoiar a formação dos trabalhadores integrados no departamento de gestão do património e gestão de infra-estruturas;

o) Coordenar, acompanhar e fiscalizar a execução de todos os projectos de infra-estruturas do IPC.

Artigo 11.º

Serviços Técnicos de Apoio

Os serviços técnicos de apoio compreendem as áreas de secretariado, recepção e transportes, competindo-lhes designadamente:

a) Prestar o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informações, bem como o apoio na preparação de reuniões;

b) Assegurar a interface entre as entidades públicas e privadas que contactem os Serviços da Presidência, bem como com o público em geral;

c) Assegurar a gestão documental, a entrada e expedição de correspondência;

d) Assegurar as deslocações em serviço ao exterior;

e) Assegurar a manutenção da frota dos Serviços da Presidência, bem como zelar pelo cumprimento de todas as obrigações legais a ela inerentes

CAPÍTULO III

Disposições finais

Artigo 12.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação.

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