Considerando:
1 - A importância de promover a transparência e a eficiência das actividades e da salvaguarda dos activos;
2 - A necessidade de garantir a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, bem como a integridade dos registos contabilísticos e a preparação atempada de informação financeira fiável;
3 - O disposto no ponto 2.9 da Portaria 794/2000 de 20 de Setembro que aprova o plano oficial de contabilidade pública para o sector da educação (POC-Educação);
4 - Que o projecto de regulamento foi colocado em consulta pública pelo prazo de 30 dias, nos termos do n.º 3 do artigo 110.º do RJIES;
5 - As contribuições recebidas em sede de consulta pública.
É aprovado o Regulamento de Controlo Interno do Instituto Superior de Engenharia do Porto.
Porto e ISEP, 26 de Abril de 2010. - O Presidente, João Manuel Simões da Rocha.
Regulamento de Controlo Interno do Instituto Superior de Engenharia do Porto
Artigo 1.º
Objecto
O presente regulamento tem por objectivo estabelecer as regras, métodos e procedimentos de controlo que permitam o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a integridade dos registos contabilísticos e a preparação atempada de informação financeira fiável.
Artigo 2.º
Âmbito
1 - O presente regulamento é aplicável aos Serviços Económico-Financeiros do Instituto Superior de Engenharia do Porto (ISEP), sendo gerido e coordenado pelo Presidente do ISEP, ou por quem este delegar. É subsidiariamente aplicado aos restantes serviços e estruturas sempre que necessário e adequado.
2 - Compete ao Presidente o acompanhamento directo da implementação destas normas, bem como a recolha de sugestões, de propostas e contributos, tendo em vista a sua avaliação e revisão.
3 - Compete aos serviços a execução e cumprimento das normas contidas neste regulamento, sob orientação hierárquica.
Artigo 3.º
Vigência
O presente regulamento será objecto de revisão em cada dois anos.
Artigo 4.º
Execução Orçamental
O orçamento do ISEP será executado de harmonia com os princípios, critérios e regras definidos no POCE - Plano Oficial de Contabilidade da Educação.
Artigo 5.º
Limites de Disponibilidade em Caixa
A importância em numerário existente em caixa, no momento do seu encerramento diário, não deve ultrapassar o limite máximo de 2000 euros, devendo o seu remanescente ser depositado em conta bancária do ISEP.
Artigo 6.º
Abertura e Movimento de Contas Bancárias
1 - Compete ao Presidente decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pelo ISEP, ouvido o responsável dos Serviços Económico-Financeiros.
2 - As contas bancárias são movimentadas com duas assinaturas de entre o Presidente, os Vice-Presidentes, o responsável dos Serviços Económico-Financeiros e o Tesoureiro, sendo uma das assinaturas obrigatoriamente do Presidente ou dos Vice-Presidentes.
Artigo 7.º
Meios de Pagamento
1 - Os pagamentos de valor superior a 100 euros são preferencialmente feitos por transferência bancária, podendo, a título excepcional, ser efectuados através de cheque.
2 - O pagamento de bens ou serviços contra-entrega, a pronto pagamento ou por adiantamento, carece de autorização prévia do Presidente.
3 - O pagamento das remunerações dos trabalhadores é feito por transferência bancária.
4 - As autorizações de pagamento e respectivos documentos anexos são previamente conferidos pelo responsável dos serviços económico-financeiros e submetidas a despacho do Presidente, ou de quem este delegar, sendo assinadas pelo Presidente e pelo responsável da Tesouraria ou respectivos substitutos legais.
5 - As autorizações de pagamento, cumpridas as formalidades previstas no número anterior, são remetidas aos serviços económico-financeiros para pagamento e demais procedimentos legais.
Artigo 8.º
Constituição de Fundos de Maneio
1 - Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, no montante máximo de 3.000 euros, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.
2 - Cada um destes fundos tem de ser regularizado até ao dia 10 do mês seguinte aquele a que as despesas dizem respeito, e saldado no fim do ano, até à data limite definida no decreto de execução orçamental, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.
Artigo 9.º
Normas de Controlo do Fundo de Maneio
1 - A constituição dum fundo de maneio é autorizada pelo Presidente, com base em proposta fundamentada apresentada pelo requerente.
2 - Da proposta deverão constar, designadamente:
a) O montante;
b) O responsável pela sua posse e utilização;
c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;
d) A forma da sua reconstituição mensal, nomeadamente a garantia da entrega de documentos justificativos das despesas.
3 - Caso a proposta seja autorizada deverá ser efectuado um pedido de autorização de despesa (PAD) no montante do fundo de maneio autorizado, de modo a cabimentar a rubrica da classificação económica, o qual será anulado após reposição do referido fundo de maneio.
Artigo 10.º
Guarda de Documentos Bancários
1 - Os documentos bancários, incluindo os cheques, preenchidos ou não, ficam à guarda do Tesoureiro ou substituto em caso de falta ou impedimento legal.
2 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão, serão arquivados nos serviços económico-financeiros, após inutilização das assinaturas, quando as houver, ou enviados ao banco emissor para seu cancelamento.
Artigo 11.º
Locais de Cobrança de Receitas
Compete aos Serviços Económico-financeiros, à Divisão Académica, ao Gabinete de Reprodução Documental, ao Gabinete de Aprovisionamento e Património e à Biblioteca proceder à cobrança das receitas. Quando tal não foi possível ou aplicável a competência é transferida para o Tesoureiro ou substituto, em caso de falta ou impedimento legal.
Artigo 12.º
Contas Correntes
Compete aos Serviços Económico-financeiros manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome do ISEP.
Artigo 13.º
Reconciliações Bancárias
1 - As reconciliações bancárias serão realizadas no final de cada mês pelo responsável dos serviços económico-financeiros, ou por outro funcionário designado para o efeito pelo Presidente.
2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho do Presidente, sob proposta do Tesoureiro.
3 - Após cada reconciliação bancária, o Tesoureiro e os Serviços económico-financeiros analisam a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva, nas situações que se justifiquem e efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.
Artigo 14.º
Forma das Aquisições
Compete aos Serviços Económico-financeiros coordenar os processos de aquisição de todos os bens móveis e serviços, necessários ao funcionamento do ISEP, zelando pelo cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços e empreitadas de obras públicas.
Artigo 15.º
Existências
1 - As existências estão sob a guarda de um trabalhador designado para o efeito ou, na sua falta, pelo responsável dos Serviços Económico-financeiros, que procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, aquando da recepção das mesmas.
2 - Os Serviços Económico-financeiros realizam mensalmente a verificação física das existências, conferindo-a com os registos contabilísticos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
3 - As existências são sujeitas a uma verificação física semestral por uma entidade de auditoria externa, conferindo-a com os registos contabilísticos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
Artigo 16.º
Conferência da Factura e Pagamento
1 - As facturas são conferidas pelo responsável do centro de custos, ou por quem este delegar, através de assinatura no campo destinado a esse fim.
2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas, devidamente informadas, serão anexas à ordem de pagamento para que se possa proceder ao seu pagamento.
Artigo 17.º
Fichas de Imobilizado
As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas pelos Serviços Económico-financeiros, por funcionário designado para o efeito ou na sua falta pelo responsável destes serviços.
Artigo 18.º
Inventário
O inventário patrimonial inclui todos os bens duradouros, beneficiações e equipamentos ao serviço do Instituto e rege-se por procedimento próprio.
Artigo 19.º
Registo dos Bens
1 - Compete aos Serviços Económico-financeiros a realização mensal de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto ao montante das aquisições e das amortizações acumuladas, sempre que aplicável.
2 - Os Serviços Económico-financeiros realizam, durante o decurso de cada ano, a verificação física, por amostragem, dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
3 - No 1.º trimestre de cada ano, os Serviços Económico-financeiros fornecerão um inventário patrimonial actualizado, com a respectiva imputação a cada Departamento, Grupo de Investigação, Centro de Prestação de Serviços, Serviço ou trabalhador.
Artigo 20.º
Responsabilidades Pelo Uso de Bens
1 - Cada trabalhador é responsável pelos bens e equipamentos que lhes estejam atribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega do bem ou equipamento.
2 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável pelo Departamento, Grupo de Investigação, Centro de Prestação de Serviços ou Serviço em que se integram.
Artigo 21.º
Abate dos Bens
1 - Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico.
2 - Se a entidade competente para decidir entender que é esse o procedimento mais adequado, será registado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, aos Serviços Económico-financeiros - Gabinete de Aprovisionamento e Património.
3 - O abate de bens afectos ao ISEP reger-se-á pela regulamentação que for estabelecido pelo Instituto Politécnico do Porto no âmbito da gestão patrimonial.
Artigo 22.º
Violação de Normas
A violação de normas estabelecidas no presente Regulamento, sempre que indicie a prática de infracção disciplinar, dá lugar a imediata instauração de procedimento competente, nos termos previstos no estatuto disciplinar e respectivo regulamento.
Artigo 23.º
Casos Omissos
As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por despacho ou decisão do Presidente do ISEP.
Artigo 24.º
Revogação
São revogadas todas as disposições regulamentares na parte que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente Regulamento.
Artigo 25.º
Entrada em Vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
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