Despacho 5695/2010

Por despacho do Presidente do Instituto Politécnico de Beja, datado de 09 de Março de 2010, nos termos e para os efeitos do disposto na alínea c) do n.º 5 do artigo 81.º dos Estatutos do Instituto Politécnico de Beja, homologados pelo Despacho Normativo 47/2008, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 169, de 2 de Setembro, foi aprovado o Regulamento Interno dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Beja, que se publica em anexo.

Regulamento Interno dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Beja

TÍTULO I

Disposições gerais

Secção única

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Objecto

O presente acto titula o Regulamento Interno dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Beja.

Artigo 2.º

Fontes

O presente Regulamento obedece, em geral, à lei, e em especial, às normas legais, regulamentares e estatutárias aplicáveis aos estabelecimentos de ensino superior politécnico e à Acção Social Escolar.

TÍTULO II

Estatuto

SECÇÃO I

Serviços de Acção Social

Artigo 3.º

Natureza

Os Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Beja, adiante e abreviadamente designados por SAS, são uma unidade funcional do Instituto Politécnico de Beja, adiante e abreviadamente designado por IPBeja, dotada de autonomia administrativa e financeira, para suporte à actividade académica e de serviços à comunidade académica, e em especial, para assegurar a acção social escolar do IPBeja.

Artigo 4.º

Missão

Os Serviços de Acção Social são o serviço do Instituto vocacionado para assegurar as funções da acção social escolar, assegurando a existência de um sistema que permita o acesso ao ensino superior e a frequência das suas instituições a todos os estudantes em igualdade de oportunidades de acesso, frequência e sucesso escolar, pela superação de desigualdades económicas, sociais e culturais, garantindo que nenhum estudante será excluído do ensino superior por incapacidade financeira.

Artigo 5.º

Autonomia

1 - Os SAS gozam de autonomia administrativa e financeira, dispondo da capacidade de praticar actos jurídicos, de tomar decisões com eficácia externa e de praticar actos definitivos, bem como de dispor de receitas próprias e de capacidade de as afectar a despesas aprovadas de acordo com orçamento próprio.

2 - A autonomia financeira dos SAS concretiza-se pela autonomia orçamental (poder de ter e gerir orçamento próprio), autonomia de tesouraria (poder de gerir os recursos monetários próprios) e autonomia creditícia (poder de contrair dívidas, com recurso a operações financeiras de crédito, nos termos da lei).

3 - Os Serviços de Acção Social estão sujeitos à fiscalização exercida pelo fiscal único e as suas contas são consolidadas com as contas do IPBeja.

4 - As grandes linhas de orientação financeira dos SAS são aprovadas ao Conselho de Gestão do IPBeja.

Artigo 6.º

Objectivos

1 - Os SAS têm por fim a execução da política de acção social superiormente definida, de modo a proporcionar aos estudantes melhores condições de estudo, através de apoios e serviços.

2 - No âmbito das suas atribuições, compete aos SAS, nomeadamente:

a) Atribuir bolsas de estudo;

b) Conceder empréstimos;

c) Promover a criação, manutenção e funcionamento das residências, refeitórios e bares;

d) Promover o estabelecimento de protocolos com a comunidade, a fim de facilitar o acesso dos estudantes a benefícios resultantes dos mesmos;

e) Promover a criação, manutenção e funcionamento de serviços de informação, de reprografia, de apoio bibliográfico e de material escolar;

f) Apoiar as actividades desportivas e culturais;

g) Conceder a estudantes auxílios de emergência, apoio excepcional, em numerário ou em espécie, para acorrer a situações não previstas e de emergência que se enquadrem nos objectivos da acção social no ensino superior;

h) Apoiar a integração os estudantes na vida activa.

3 - No desempenho das suas atribuições, os SAS manterão, através dos respectivos órgãos, permanente diálogo com o Provedor do Estudante e com as Associações de Estudantes.

Artigo 7.º

Simbologia

Os SAS adoptam a simbologia do IPBeja com a aposição da denominação "Serviços de Acção Social".

Artigo 8.º

Racionalização de recursos

1 - Compete ao Conselho de Gestão definir o modelo de gestão que, nos termos legais, estatutários e regulamentares aplicáveis, considere mais adequado à prossecução das atribuições dos SAS.

2 - Tendo em vista a racionalização dos recursos humanos, financeiros e materiais, serão privilegiados os seguintes princípios de gestão:

a) Disponibilização de instalações e serviços para a utilização e frequência por outras entidades, mediante adequada contrapartida financeira e sem prejuízo para a prossecução das suas atribuições;

b) Utilização de instalações e prestação de serviços em comum aos estudantes das diversas instituições de ensino superior situadas em locais onde tais instalações existam, de forma a prosseguir a unidade de objectivos no domínio da acção social;

c) Contratação de estudantes matriculados no IPBeja para assegurar temporariamente actividades no âmbito da acção social.

Artigo 9.º

Âmbito de aplicação pessoal

Beneficiam do sistema de acção social dos SAS, para além de outros casos legalmente previstos, os estudantes matriculados no IPBeja que, nos termos legais e regulamentares aplicáveis, sejam:

a) Cidadãos nacionais;

b) Cidadãos nacionais de Estados membros da União Europeia com direito de residência permanente em Portugal e seus familiares, nos termos da Lei 37/2007, de 9 de Agosto;

c) Cidadãos nacionais de países terceiros:

i) Titulares de autorização de Residência permanente nos termos do artigo 80.º da Lei 23/2007, de 4 de Julho;

ii) Beneficiários de Estatuto de residente de longa duração nos termos do artigo 125.º da Lei 23/2007, de 4 de Julho;

iii) Provenientes de Estados com os quais hajam sido celebrados acordos de cooperação prevendo a aplicação de tais benefícios;

iv) Provenientes de Estados cuja lei, em igualdade de circunstâncias, conceda igual tratamento aos estudantes portugueses.

d) Apátridas;

e) Beneficiários do estatuto de refugiado político;

f) Outras situações previstas em legislação superveniente.

Artigo 10.º

Financiamento

Para além das dotações anualmente atribuídas no Orçamento do Estado, são também afectos à prossecução das atribuições dos SAS:

a) As receitas provenientes da prestação de serviços no âmbito da acção social;

b) Os rendimentos dos bens que possuírem a qualquer título;

c) Os subsídios, subvenções, comparticipações, doações, heranças e legados concedidos por quaisquer entidades;

d) As receitas provenientes do pagamento de propinas que o órgão competente do IPB afecte à acção social;

e) O produto de taxas, emolumentos e multas;

f) Os saldos da conta de gerência de anos anteriores;

g) Quaisquer outras receitas que por lei, por contrato ou a outro título lhe sejam atribuídas.

TÍTULO III

Órgãos

SECÇÃO I

Órgãos

Artigo 11.º

Órgãos

Constituem órgãos dos SAS:

a) O Conselho de Acção Social;

b) O Administrador para a Acção Social;

c) O Conselho de Gestão dos Serviços de Acção Social.

SECÇÃO II

Conselho de Acção Social

Artigo 12.º

Conselho de Acção Social

O Conselho de Acção Social, adiante e abreviadamente designado por Conselho, é o órgão superior de gestão da acção social, cabendo-lhe definir e orientar o apoio a conceder aos estudantes.

Artigo 13.º

Constituição

O Conselho é constituído pelos seguintes elementos:

a) Pelo Presidente do IPBeja, que preside, com voto de qualidade;

b) Pelo Administrador para a Acção Social;

c) Por dois representantes dos estudantes, um dos quais bolseiros, a designar pelas Associações de Estudantes do IPBeja.

Artigo 14.º

Competências

1 - Compete ao Conselho:

a) Aprovar a forma de aplicação nos SAS da política de acção social escolar;

b) Fixar e fiscalizar o cumprimento das normas de acompanhamento que garantam a funcionalidade dos SAS;

c) Dar parecer sobre o relatório de actividades, bem como sobre o projecto de orçamento para o ano económico seguinte, e sobre os planos de desenvolvimento a médio prazo para a acção social;

d) Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços prestados e definir os critérios e os meios para a sua avaliação.

2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, o Conselho pode promover outros modelos de apoio social considerados adequados.

SECÇÃO II

Administrador

Artigo 15.º

Administrador

1 - O Administrador dos SAS é livremente escolhido pelo Presidente de entre pessoas com saber e experiência na área da gestão.

2 - O estatuto do Administrador dos SAS é equiparado ao estatuto do Administrador do IPB para todos os efeitos legais, isto é, a cargo de direcção superior de 2.º grau, salvo se o Administrador do IPBeja tiver outra equiparação ou a lei dispuser de forma diferente.

3 - A duração máxima do exercício de funções como dirigente deste serviço não pode exceder 10 anos.

Artigo 16.º

Competências

1 - Compete ao Administrador dos SAS a gestão corrente dos Serviços.

2 - Compete também ao Administrador dos SAS:

a) Elaborar a proposta de orçamento e do plano de actividades;

b) Apresentar o relatório de actividades e contas ao Presidente do Instituto;

c) Elaborar a proposta de regulamento interno; e

d) Exercer as demais competências, legas ou regulamentares, que lhe sejam delegadas ou subdelegadas pelos órgãos legal e estatutariamente competentes do Instituto.

3 - Compete, em especial, ao administrador para a acção social:

a) Instalar, garantir a funcionalidade e assegurar a gestão corrente dos SAS;

b) Superintender e gerir os recursos humanos e financeiros afectos aos SAS;

c) Propor os instrumentos de gestão previsional e elaborar os documentos de prestação de contas previstos na lei;

d) Propor ao Conselho de Gestão os projectos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo;

e) Promover o tratamento das informações e declarações prestadas pelos estudantes candidatos a benefícios sociais;

f) Representar os SAS, assim como estabelecer ligações externas, ao seu nível, com outros serviços e organismos da administração Pública, com outras entidades congéneres, nacionais e internacionais;

g) Promover projectos de inovação social.

4 - O Presidente e o Conselho de Gestão do Instituto poderão delegar no Administrador dos SAS as competências que considerem adequadas ao melhor funcionamento dos Serviços.

SECÇÃO III

Conselho de Gestão dos SAS

Artigo 17.º

Conselho de Gestão dos SAS

Integram o Conselho de Gestão:

a) O Presidente do IPBeja, que preside;

b) O Administrador para a Acção Social;

c) O responsável pelos serviços administrativos e financeiros, que secretaria.

Artigo 18.º

Competências

O Conselho de Gestão dos Serviços de Acção Social tem as competências que lhe forem delegadas pelo Conselho de Gestão do Instituto Politécnico de Beja.

TÍTULO IV

Serviços

SECÇÃO I

Serviços

Artigo 19.º

Serviços

Constituem serviços dos Serviços de Acção Social do IPBeja:

a) Os Serviços Administrativos e Financeiros;

b) Os Serviços de Apoio aos Estudantes

SECÇÃO II

Serviços Administrativos e Financeiros

Artigo 20.º

Serviços Administrativos e Financeiros

1 - Os Serviços Administrativos e Financeiros compreendem os seguintes sectores:

a) Secretariado, Expediente e Arquivo;

b) Contabilidade e Património;

c) Recursos Humanos;

d) Aprovisionamento e Transporte; e

e) Tesouraria.

2 - Cada sector será coordenado por um trabalhador nomeado por despacho do Administrador dos SAS.

Artigo 21.º

Sector de Secretariado, Expediente e Arquivo

Ao sector de Secretariado, Expediente e Arquivo compete:

a) Secretariar o Administrador dos SAS;

b) Assegurar a recepção, abertura, registo, expedição, distribuição e arquivo de toda a correspondência;

c) Apresentar a despacho do administrador todo o expediente entrado diariamente nos Serviços;

d) Efectuar e gerir a agenda do Administrador dos SAS;

e) Organizar e manter actualizado o registo de todos os contactos telefónicos e moradas necessárias;

f) Organizar e manter actualizado o arquivo da demais documentação;

g) Promover a divulgação interna das normas e directivas de carácter genérico;

h) Elaborar o plano e relatório de actividades anuais dos SAS.

Artigo 22.º

Sector de Contabilidade e Património

Ao sector de Contabilidade e Património compete:

a) Preparar o orçamento, bem como os respectivos suplementos;

b) Informar sobre o cabimento orçamental das requisições, dos contratos e das nomeações;

c) Acompanhar a execução orçamental e efectuar a escrituração dos livros, com respeito pelas normas em vigor relativas à contabilidade pública;

d) Promover a elaboração de balancetes mensais e trimestrais das receitas e despesas realizadas;

e) Elaborar e organizar a conta de gerência a enviar ao Tribunal de Contas, assim como a conta da responsabilidade do tesoureiro;

f) Organizar o sistema de contabilidade patrimonial, com inclusão da adequada contabilidade analítica para controlo de gestão;

g) Elaborar registos contabilísticos, com vista ao apuramento de resultados por objectivos;

h) Escriturar todos os livros próprios da contabilidade patrimonial;

i) Determinar os custos e os consumos sectoriais;

j) Elaborar balanços e contas de exploração;

k) Elaborar relatórios de análise de situação financeira e patrimonial;

l) Controlar e acompanhar o movimento de tesouraria, assim como executar as acções de controlo que superiormente lhe forem ordenadas;

m) Registar e tratar os dados com interesse estatístico;

n) Elaborar as autorizações de pagamento, após verificação do cabimento financeiro;

o) Obter do conselho de gestão as respectivas autorizações para pagamento;

p) Enviar à tesouraria, para pagamento, as devidas autorizações para pagamento;

q) Receber diariamente da tesouraria as folhas do cofre e proceder à sua conferência;

r) Controlar e verificar o fundo de maneio da tesouraria, bem como conferir e controlar regularmente a conta de depósitos à ordem;

s) Processar as requisições mensais de fundos da conta das dotações consignadas aos SAS no Orçamento do Estado;

t) Controlar as contas correntes com as diversas entidades, tais como fornecedores, serviços, estudantes beneficiários e outros devedores ou credores;

u) Elaborar e sistematizar dados e informações necessárias a previsões financeiras;

v) Executar as acções de controlo que superiormente lhe forem cometidas;

w) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis dos SAS, nos termos das disposições legais aplicáveis;

x) Elaborar e entregar o plano e relatório de actividades do sector.

Artigo 23.º

Sector de Recursos Humanos

Ao Sector de Recursos Humanos compete:

a) Desenvolver todas as acções necessárias à organização e instrução de processos referente à situação profissional do pessoal, designadamente no que se refere ao seu recrutamento, acolhimento, mobilidade e progressão na carreira;

b) Recolher e verificar os elementos necessários ao registo de assiduidade do pessoal;

c) Organizar os processos relativos ao recrutamento e mobilidade do pessoal;

d) Passar as certidões, declarações e notas de tempo de serviço exigidas por lei e assegurar a execução do expediente respectivo;

e) Instruir os processos relativos a aposentações e acidentes em serviço;

f) Elaborar o balanço social, conforme previsto na legislação em vigor;

g) Promover a recolha sistemática das necessidades de formação profissional com vista à elaboração de planos de formação, tendo em conta os objectivos de modernização administrativa e as necessidades gerais e específicas dos diversos sectores;

h) Assegurar a execução dos processos de avaliação do desempenho conforme o estabelecido nos diplomas legais;

i) Elaborar e publicitar as listas de antiguidade do pessoal;

j) Elaborar e entregar o plano e relatório de actividades do sector;

k) Assegurar o processamento dos vencimentos, remunerações e outros abonos de pessoal, bem como dos descontos que sobre eles incidam;

l) Organizar e processar os pagamentos relativos às prestações sociais dos trabalhadores e seus familiares, bem como dos descontos de IRS ou retenções de IVA de trabalhadores independentes sujeitos a este imposto.

Artigo 24.º

Sector de Aprovisionamento e Transporte

Ao Sector de Aprovisionamento e Transporte compete:

a) Organizar os concursos necessários à aquisição de bens e serviços;

b) Submeter a decisão superior todos os processos;

c) Assegurar a aquisição dos bens necessários ao funcionamento dos vários sectores;

d) Manter actualizados todos os elementos estatísticos e elaborar os respectivos mapas;

e) Proceder ao conveniente armazenamento de géneros e de materiais;

f) Manter em armazém a existência mínima que assegure o regular funcionamento dos vários sectores;

g) Proceder ao registo de entrada e saída de géneros;

h) Efectuar registos contabilísticos do movimento do armazém;

i) Conferir toda a documentação e remetê-la ao sector competente;

j) Elaborar com a periodicidade superiormente decidida, inventário de existências;

k) Distribuir pelos vários sectores os géneros e materiais requisitados;

l) Verificar periodicamente os prazos de validade dos géneros alimentícios e controlar a respectiva qualidade;

m) Assegurar a gestão dos serviços de economato administrativo, tendo em vista a racionalização das aquisições, o controlo das existências e a redução dos custos;

n) Elaborar e entregar o plano e relatório de actividades do sector.

Artigo 25.º

Sector de Tesouraria

Ao Sector de Tesouraria compete:

a) Efectuar e registar o pagamento de todas as despesas depois de devidamente autorizadas e validadas;

b) Verificar, conferir, arrecadar e registar os recebimentos;

c) Planear as necessidades de tesouraria de acordo com os compromissos assumidos e as cobranças a efectuar;

d) Gerir o fundo de maneio;

e) Proceder aos depósitos e levantamentos de fundos;

f) Conferir saldos das contas bancárias;

g) Verificar as assinaturas obrigatórias nos cheques emitidos;

h) Manter rigorosamente actualizada a sua escrita nos livros de registo obrigatório, de modo a poder ser verificada, em qualquer altura, a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

i) Elaborar e apresentar superiormente balancetes diários de caixa, bem como, no 1.º dia útil de cada mês, relações de despesa e receita relativos ao mês findo, títulos de anulação e guias de reposição;

j) Responsabilizar-se pela guarda e segurança dos valores em cofre.

SECÇÃO III

Serviços de Apoio aos Estudantes

Artigo 26.º

Serviços de Apoio aos Estudantes

1 - Os Serviços de Apoio aos Estudantes compreendem os seguintes sectores:

a) Bolsas de estudo;

b) Alojamento;

c) Alimentação;

d) Apoios diversos.

2 - Cada sector será coordenado por um trabalhador nomeado por despacho do administrador dos SAS.

Artigo 27.º

Sector de Bolsas de Estudo

Ao sector de Bolsas de Estudo compete:

a) Organizar os processos de candidatura e propor os benefícios sociais a conceder;

b) Propor e realizar inquéritos para estudo das condições socioeconómicas dos estudantes;

c) Organizar os elementos necessários à elaboração dos orçamentos e relatórios anuais;

d) Elaborar e entregar o plano e relatório de actividades do sector.

Artigo 28.º

Sector de Alojamento

Ao Sector de Alojamento compete:

a) Assegurar o normal funcionamento das residências;

b) Assegurar o cumprimento dos regulamentos;

c) Organizar os processos de candidatura aos alojamentos e submetê-los a decisão;

d) Organizar e manter actualizado um sistema de controlo da utilização das residências e lavandarias;

e) Vistoriar as instalações, aquando da entrada e saída dos utilizadores;

f) Zelar pela manutenção e conservação do equipamento e das instalações;

g) Proceder à elaboração dos elementos necessários à cobrança pontual das receitas dos alojamentos;

h) Reunir e tratar os elementos necessários à elaboração do orçamento e do relatório anuais;

i) Executar as tarefas de lavagens e tratamento das roupas das residências;

j) Proceder à manutenção e desinfecção das máquinas da lavandaria;

k) Controlar o serviço de self-service na lavandaria;

l) Elaborar e entregar o plano e relatório de actividades do sector.

Artigo 29.º

Sector de Alimentação

Ao Sector de Alimentação compete:

a) Assegurar o normal funcionamento das cantinas e bares;

b) Zelar pela manutenção, conservação e higiene do equipamento e das instalações;

c) Manter actualizado um sistema de utilização e de consumos;

d) Entregar na área competente as receitas cobradas, bem como o plano e relatório de actividades anuais do sector.

Artigo 30.º

Sector de Apoios Diversos

Ao Sector de Apoios Diversos compete:

a) Organizar e executar serviços de reprografia, de papelaria e de apoio bibliográfico;

b) Estudar e propor medidas que facilitem o acesso de estudantes a unidades de saúde;

c) Organizar e propor os apoios às actividades desportivas e culturais promovidas pela Associação de Estudantes do IPBeja e pelo Gabinete de Formação, Cultura e Desporto;

d) Desenvolver e executar todas as acções que não sejam da competência dos outros sectores dos SAS.

SECÇÃO IV

Mapa de Pessoal

Artigo 31.º

Mapa de Pessoal

Os SAS dispõem de mapa de pessoal e de serviços administrativos próprios, sem prejuízo de poder partilhar serviços do Instituto com o objectivo da racionalização dos recursos humanos e financeiros.

TÍTULO V

Disposições finais

Secção única

Disposições finais

Artigo 32.º

Interpretação e integração de lacunas

Compete ao Presidente do Instituto Politécnico de Beja interpretar o presente Regulamento e integrar as suas lacunas, ouvido o Administrador dos SAS.

Artigo 33.º

Alterações

1 - O presente Regulamento pode ser alterado pelo Presidente do Instituto Politécnico de Beja, por iniciativa própria ou sob proposta do Administrador dos SAS, ouvido este.

2 - O Regulamento, com as alterações inscritas no lugar próprio, é objecto de nova publicação.

Artigo 34.º

Entrada em vigor e publicação

1 - O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal oficial, o Diário da República.

2 - O Regulamento é publicitado no sítio da internet do Instituto Politécnico de Beja.

(ver documento original)

23 de Março de 2010. - Cargo: Administrador dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Beja, Nome: Manuel Pedro Saborida Gonçalves.

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