Despacho (extracto) n.º 2992/2010

Nos termos do artigo 29.º dos Estatutos da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa aprovados pelo Despacho 3849/2009 publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 21 de 30 de Janeiro de 2009 e nos termos da alínea b) do n.º 3 do seu Artigo 10.º, aprovo o Regulamento dos Serviços da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa, publicado em anexo ao presente Despacho.

Faculdade de Ciências e Humanas, 09 de Fevereiro de 2010. - O Director, Doutor João Sàágua.

Regulamento dos Serviços da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa

Capítulo I

Natureza, Âmbito de Aplicação e Organização

Artigo 1.º

O presente Regulamento estabelece a orgânica dos Serviços da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa, doravante Faculdade, e define as suas atribuições e competências.

Artigo 2.º

1 - Os Serviços da Faculdade são dirigidos pelo Director ou, por sua delegação, pelos Subdirectores ou Subdirectores Adjuntos, em conformidade com os n.os 1 e 6 do Artigo 14.º, com o n.º 1 e as alíneas m) e n) do n.º 2.º do Artigo 15.º e com o Artigo 16.º dos Estatutos da Faculdade;

2 - Os Subdirectores Adjuntos quando não forem docentes ou investigadores serão nos termos do Estatuto do Pessoal Dirigente equiparados a cargo de direcção superior de 2.º grau.

Artigo 3.º

A organização interna dos Serviços da Faculdade obedece ao seguinte modelo estrutural misto:

a) modelo de estrutura hierarquizada;

b) modelo de estrutura matricial, baseada em equipas multifuncionais.

Artigo 4.º

1 - Os Serviços correspondentes à estrutura hierarquizada organizam-se em Áreas, às quais correspondem Direcções de Serviços;

2 - Cada Área organiza-se em Divisões e também em Gabinetes;

3 - Cada Divisão organiza-se em Núcleos;

4 - A Coordenação de mais do que um Gabinete poderá dar direito a equiparação a Chefe de Divisão, dependendo da complexidade das funções e de acordo com legislação em vigor.

Artigo 5.º

As Áreas da Faculdade são:

A Área de Serviços aos Alunos

A Área de Apoio ao Ensino e à Investigação

A Área de Recursos Humanos, Financeiros e Patrimoniais

Artigo 6.º

1 - O modelo de estrutura matricial, baseada em equipas multidisciplinares, será concretizado através da nomeação pelo Director das referidas equipas, sua missão, objectivos e horizonte temporal;

2 - A direcção de cada equipa nomeada equivale às funções de Director de Serviços ou de Chefe de Divisão, consoante a complexidade da missão e objectivos;

3 - Poderão funcionar em simultâneo, no máximo, duas equipas multidisciplinares.

Capítulo II

Área de Serviços aos Alunos

Artigo 7.º

A Área de Serviços aos Alunos é dirigida por um Director de Serviços e compete-lhe:

a) Apoiar a Direcção no estabelecimento das orientações estratégicas para a área, bem como na definição de procedimentos que possam optimizar o desenvolvimento dessa orientação;

b) Organizar, encaminhar e solucionar assuntos relativos aos futuros, actuais e antigos alunos da Faculdade, sejam estes assuntos de natureza estritamente administrativa, ou sejam eles relativos ao seu bem-estar e integração na vida académica, ao seu percurso por outras Universidades, ou à sua inserção no mercado de trabalho;

c) Coligir, elaborar e disponibilizar à Direcção a informação que lhe for solicitada, relativa à sua área e actividade;

d) Corresponder-se, através dos canais competentes, com os restantes Serviços da Faculdade, da Universidade ou com outras instituições e indivíduos sobre assuntos da sua competência, dando sempre conhecimento ao Director da Faculdade ou a quem este tiver delegado a competência de dirigir em seu nome esta Área de Serviços;

e) Prestar aos seus utentes informação clara, actualizada e relevante através dos serviços de atendimento que venham a ser constituídos para o efeito.

Artigo 8.º

A Área de Serviços aos Alunos está organizada do seguinte modo:

Divisão Académica

Gabinete de Recrutamento e Intercâmbio de Alunos

Gabinete de Apoio ao Aluno

Gabinete de Integração Profissional e de Antigos Alunos

Secção I

Da Divisão Académica

Artigo 9.º

A Divisão Académica é dirigida por um Chefe de Divisão e compreende:

1 - Núcleo de Licenciaturas

2 - Núcleo de Mestrados

3 - Núcleo de Doutoramentos

4 - Núcleo de Formação ao Longo da Vida

Artigo 10.º

1 - O Núcleo de Licenciaturas coordena, regista e implementa os actos administrativos relativos aos alunos de licenciatura, sejam estes alunos da Faculdade ou alunos de outras instituições de ensino superior temporariamente inscritos na Faculdade, bem como os actos administrativos dos candidatos a alunos de licenciatura da Faculdade;

2 - O Núcleo de Mestrados coordena, regista e implementa os actos administrativos relativos aos alunos de mestrado, sejam estes alunos da Faculdade ou alunos de outras instituições de ensino superior temporariamente inscritos na Faculdade, bem como os actos administrativos dos candidatos a alunos de mestrado da Faculdade;

3 - O Núcleo de Doutoramentos coordena, regista e implementa os actos administrativos relativos aos alunos de doutoramento, sejam estes alunos da Faculdade ou alunos de outras instituições de ensino superior temporariamente inscritos na Faculdade, bem como os actos administrativos dos candidatos a alunos de doutoramento da Faculdade;

4 - O Núcleo de Formação ao Longo da Vida coordena, regista e implementa os actos administrativos relativos aos alunos de todos os cursos não conferentes de grau (pós-graduações não conferentes de grau, cursos livres, "escola de verão", e outros), bem como os actos administrativos dos candidatos a alunos destes cursos.

Artigo 11.º

A cada um dos Núcleos, e respeitando o âmbito do ensino que lhe é relativo, compete:

a) Informar os alunos ou candidatos a alunos, através dos meios considerados eficientes (editais ou outros), de todos os elementos necessários para a realização atempada dos diversos actos administrativos relativos ao seu percurso académico;

b) Divulgar informação actualizada sobre os planos de estudo em vigor;

c) Organizar e manter actualizados os processos individuais dos alunos;

d) Realizar ou apoiar os actos administrativos relativos ao percurso académico do aluno ou candidato a aluno;

e) Acompanhar o processo de registo das classificações efectuadas pelos docentes;

f) Certificar, quando requerido, os actos administrativos relativos aos alunos, ou preparar a sua certificação;

g) Garantir a verificação do pagamento das propinas e de outros custos associados;

h) Promover a emissão e revalidação dos cartões de estudantes, sempre que o aluno a estes tenha direito;

i) Garantir o apoio logístico à realização de provas públicas académicas;

j) Disponibilizar a informação necessária à gestão da Faculdade;

k) Elaborar e manter actualizado o manual de procedimentos.

Secção II

Dos Gabinetes da Área de Serviços aos Alunos

Artigo 12.º

Ao Gabinete de Recrutamento e Intercâmbio de Alunos compete:

a) Desenvolver, com o apoio do Gabinete de Relações Externas e Comunicação, as iniciativas necessárias à divulgação, no país e no estrangeiro, da oferta lectiva da Faculdade com vista à captação de novos alunos;

b) Realizar ou apoiar todas as acções necessárias à implementação e desenvolvimento do intercâmbio de estudantes com universidades nacionais e, sobretudo, estrangeiras, ao abrigo dos diversos programas em vigor para este efeito;

c) Promover novos acordos de intercâmbio de estudantes em articulação com os Departamentos da Faculdade, manter e renovar os já existentes e manter actualizado o elenco dos acordos existentes;

d) Propor à Direcção da Faculdade, com o apoio do Gabinete de Relações Externas e Comunicação, um plano anual de divulgação da oferta de ensino devidamente justificado e orçamentado;

e) Apoiar o intercâmbio de docentes e funcionários no âmbito do Programa Erasmus.

Artigo 13.º

Ao Gabinete de Apoio ao Aluno compete promover iniciativas de acolhimento e integração académica de todos os alunos da Faculdade e auxiliá-lo na solução dos problemas daí decorrentes.

Artigo 14.º

Ao Gabinete de Integração Profissional e de Antigos Alunos compete:

a) Promover a integração dos alunos no mercado de trabalho, competindo-lhe, em particular, iniciativas na área dos estágios, do apoio ao primeiro emprego e ao empreendedorismo;

b) Conceber e lançar o Observatório de Inserção na Vida Activa (OIVA);

c) Disponibilizar à Direcção a informação necessária à elaboração de relatórios sobre as taxas de inserção e perspectivas de emprego dos antigos alunos da Faculdade;

d) Apoiar e desenvolver todas as acções tidas como necessárias ou relevantes para a constituição e desenvolvimento de um "Corpo de Alumni da FCSH" dinâmico e devidamente integrado na política geral de desenvolvimento da Faculdade.

Capítulo III

Área de Apoio ao Ensino e à Investigação

Artigo 15.º

A Área de Apoio ao Ensino é dirigida por um Director de Serviços e compete-lhe:

a) Apoiar a Direcção no estabelecimento das orientações estratégicas relativas ao ensino e à investigação da Faculdade, bem como na definição de procedimentos que possam optimizar o desenvolvimento dessas orientações;

b) Enquadrar administrativamente e implementar os procedimentos de apoio aos diversos actos e processos através dos quais se concretizam na Faculdade o ensino, a investigação científica e a actividade de prestação de serviços (ou investigação aplicada), bem como a comunicação interna da Faculdade e as relações da Faculdade com o seu exterior;

c) Coligir, elaborar e disponibilizar à Direcção a informação que lhe for solicitada, relativa à sua área e actividade;

d) Corresponder-se, através dos canais competentes, com os restantes Serviços da Faculdade, da Universidade ou com outras instituições e indivíduos sobre assuntos da sua competência, dando sempre conhecimento ao Director da Faculdade ou a quem este tiver delegado a competência de dirigir em seu nome esta Área de Serviços;

e) Prestar aos seus utentes informação clara, actualizada e relevante através dos serviços de atendimento que venham a ser constituídos para o efeito.

Artigo 16.º

A Área de Apoio ao Ensino e à Investigação está organizada do seguinte modo:

Divisão de Apoio ao Ensino e à Investigação

Divisão de Bibliotecas e Documentação

Gabinete de Avaliação e Qualidade

Gabinete de Relações Externas e Comunicação

Secção I

Divisão de Apoio ao Ensino e à Investigação

Artigo 17.º

A Divisão de Apoio ao Ensino e à Investigação é dirigida por um Chefe de Divisão e compreende:

1 - O Núcleo de Apoio ao Ensino;

2 - O Núcleo de Gestão Curricular;

3 - O Núcleo de Apoio a Candidaturas e Projectos de Investigação;

4 - O Núcleo de Apoio às Unidades de Investigação e a Investigadores e Bolseiros

Artigo 18.º

Compete ao Núcleo de Apoio ao Ensino:

a) Dar apoio e coordenar administrativamente as iniciativas e actividades dos Departamentos e dos seus docentes;

b) Apoiar e executar as acções e processos de formação e actualização docente levadas a cabo pelos órgãos competentes da Faculdade;

c) Executar, de acordo com as orientações dos Coordenadores Executivos dos Departamentos, a gestão administrativa e de expediente dos Departamentos;

d) Coligir e elaborar a informação que lhe for solicitada pelos Órgãos de Gestão, Coordenadores Executivos dos Departamentos e pelos Coordenadores de Curso;

e) Secretariar as reuniões dos Departamentos, quando tal lhe for solicitado;

f) Dar apoio às actividades lectivas, garantindo a observação das necessidades dos docentes quer quanto ao funcionamento dos equipamentos, quer quanto à provisão dos materiais necessários;

g) Manter actualizado um arquivo por cada Departamento.

Artigo 19.º

Compete ao Núcleo de Gestão Curricular:

a) Coordenar administrativamente os processos resultantes dos pedidos de acreditação requeridos à Faculdade;

b) Apoiar e executar as acções e processos relativos à alteração e ajuste de planos curriculares de cursos;

c) Apoiar e executar as acções e processos relativos ao desenvolvimento curricular, tais como, a criação de novos cursos, cursos em associação, entre outros;

d) Apoiar os Órgãos de Gestão no processo de apreciação da oferta curricular da Faculdade de modo a optimizá-la;

e) Apoiar e executar as acções e processos relativos à adequação curricular entre as unidades curriculares oferecidas e os recursos docentes existentes na Faculdade;

f) Apoiar e enquadrar os processo de distribuição de serviço docente, incluindo a gestão das licenças sabáticas, equiparações a bolseiro, as propostas de renovações de contratos de docentes e as propostas de novas contratações;

g) Manter uma base de dados actualizada da distribuição de serviço docente e manter actualizado um dossier para cada curso da Faculdade em funcionamento.

Artigo 20.º

Compete ao Núcleo de Apoio às Unidades de Investigação e a Investigadores e Bolseiros:

a) Dar apoio e coordenar administrativamente as iniciativas das Unidades de Investigação;

b) Apoiar as iniciativas conjuntas das Unidades de Investigação e a programação científica integrada da Faculdade;

c) Executar, em articulação com as orientações dos responsáveis da Unidades de Investigação, a gestão administrativa e de expediente das Unidades de Investigação;

d) Coligir e elaborar a informação que lhe for solicitada pelos Órgãos de Gestão, pelos responsáveis das Unidades de Investigação e pelos Serviços que dela necessitarem;

e) Secretariar as reuniões das Unidades de Investigação, quando for solicitado;

f) Manter actualizado um arquivo para cada Unidade de Investigação;

g) Apoiar e promover todas as iniciativas conducentes à integração dos investigadores e bolseiros na Faculdade, nas suas respectivas Unidades de Investigação e na leccionação dos cursos da Faculdade.

Artigo 21.º

Compete ao Núcleo de Apoio a Candidaturas e Projectos de Investigação:

a) Identificar e divulgar as oportunidades e propor as iniciativas conducentes à participação da Faculdade, através das suas unidades, em candidaturas a programas de financiamento à investigação, projectos, bolsas, ou outros;

b) Dar apoio técnico à instrução das respectivas candidaturas;

c) Apoiar a gestão financeira e administrativa dos diversos financiamentos à investigação (plurianuais, de projectos, de subsídios, ou outros), identificando as verbas transferidas, a conta corrente e as taxas de execução orçamental, e contribuindo para os relatórios de execução financeira e material dos projectos.

Secção II

Da Divisão de Bibliotecas e Documentação

Artigo 22.º

O Director, sob proposta do conselho científico, nomeará um docente da Faculdade para a direcção da Biblioteca "Mário Sotto-Mayor Cardia" e de todos os Centros de Documentação da Faculdade.

Artigo 23.º

A Divisão de Bibliotecas e Documentação integra a Biblioteca "Mário Sottomayor Cardia" e os restantes Centros de Documentação da Faculdade, é dirigida por um Chefe de Divisão e compreende:

a) Núcleo Técnico

b) Núcleo de Leitura

c) Núcleo de Aquisições, Empréstimos e Permutas

Artigo 24.º

Ao Núcleo Técnico compete:

a) Fazer o tratamento técnico apropriado da informação adquirida e armazenada em diversos suportes (livros, revistas, informático, ou outro);

b) Manter actualizada uma base de dados com essa informação;

c) Planear e propor à Direcção um plano actual de formação para técnicos superiores e auxiliares do BAD

d) Planear e propor à Direcção um plano actual de actividades destinadas aos utentes da Biblioteca que vise optimizar a utilização da Biblioteca e dos seus recursos;

e) Apoiar e executar a estratégia estabelecida pela Faculdade e pela Universidade relativa à Biblioteca digital e a repositórios digitais de referência;

f) Colaborar com os Departamentos e Unidades de Investigação da Faculdade na realização de mostras bibliográficas.

Artigo 25.º

Ao Núcleo de Leitura compete:

a) Proceder ao atendimento dos utentes, promovendo e apoiando a utilização dos meios de consulta nos seus diversos suportes;

b) Executar o empréstimo de livros e revistas, gerir a base de leitores e emitir os respectivos cartões;

c) Manter os documentos devidamente organizados, atendendo à sua funcionalidade;

d) Gerir os depósitos dos documentos;

e) Promover a actualização e apresentação de livros de consulta directa e dos periódicos nas estantes e expositores.

Artigo 26.º

Ao Núcleo de Aquisições e Empréstimos compete:

a) Gerir as verbas disponibilizadas para a aquisição da bibliografia e outra documentação, sob orientação do docente que tem a seu cargo a direcção da Biblioteca e Centros de Documentação;

b) Efectuar os contactos com os fornecedores e encomendar a bibliografia a adquirir;

c) Controlar e registar as aquisições bibliográficas, compradas, assinadas, permutadas e oferecidas;

d) Gerir os empréstimos interbibliotecas e sustentar os contactos externos necessários a pedidos de envio de documentos;

e) Executar e gerir a correspondência.

Secção III

Dos Gabinetes de Apoio ao Ensino e à Investigação

Artigo 27.º

Compete ao Gabinete de Avaliação e Qualidade:

a) Elaborar e actualizar em função de diagnósticos previamente realizados, o Plano de Qualidade de Funcionamento dos Serviços da Faculdade, bem como produzir o relatório anual da avaliação da sua execução;

b) Apoiar e executar, em articulação com o conselho científico e com o Núcleo de Gestão Curricular, as acções e processos relativos à Acreditação dos Cursos dos três ciclos de Estudos a funcionar na Faculdade;

c) Apoiar e executar as acções e processos relativos à Avaliação do Ensino e dos Docentes, em articulação com os Conselhos Científico e Pedagógico;

d) Apoiar a Direcção na articulação entre os processos internos de avaliação e controle de qualidade e os promovidos pela Reitoria;

e) Apoiar e executar as diversas iniciativas relativas à implementação de Boas Práticas e à melhoria da Qualidade da oferta lectiva da Faculdade, em articulação com os Conselhos Científico e Pedagógico;

f) Apoiar o Conselho de Qualidade da Faculdade;

g) Reunir e organizar informação relevante sobre avaliação e controle de qualidade.

Artigo 28.º

Compete ao Gabinete de Relações Externas e Comunicação:

a) Relacionar-se com as entidades externas à Faculdade com vista à captação de financiamentos (fund raising);

b) Apoiar e executar as acções e processos relativos à formalização de protocolos, convénios e acordos entre a Faculdade e outras instituições, que não se restrinjam a aspectos puramente relativos aos alunos, ou a assuntos puramente científicos;

c) Realizar as acções administrativas necessárias ao bom funcionamento desses protocolos, convénios e acordos;

d) Identificar oportunidades de criação de protocolos, convénios e acordos entre a Faculdade e outras instituições;

e) Manter actualizada a informação relativa a protocolos, convénios e acordos estabelecidos entre a Faculdade e outras instituições;

f) Instalar e gerir um sistema de comunicação institucional e de divulgação interna da informação no interior da Faculdade;

g) Coordenar a divulgação dos eventos da Faculdade, nomeadamente, provas académicas, congressos, conferências, debates e outros eventos científicos e culturais, e apoiá-los sempre que requerido;

h) Apoiar e executar as acções e processos relativos à promoção e divulgação da Faculdade e da sua imagem através dos meios julgados relevantes;

i) Assegurar os contactos com a comunicação social, em coordenação com os Órgãos de Gestão;

j) Informar ou encaminhar para os serviços competentes os pedidos de informação dirigidos à Faculdade;

k) Apoiar o Gabinete de Recrutamento e Intercâmbio de Alunos nas iniciativas necessárias à divulgação da oferta lectiva da Faculdade com vista à captação de novos alunos e na elaboração de um plano anual de divulgação devidamente justificado e orçamentado;

l) Apoiar a Superintendência no processo de gestão dos conteúdos do sítio da Faculdade;

m) Reunir e organizar informação que auxilie a Direcção na definição de estratégias de internacionalização.

Capítulo IV

Área de Recursos Humanos, Financeiros e Patrimoniais

Artigo 29.º

A Área de Recursos Humanos, Financeiros e Patrimoniais é dirigida por um Director de Serviços e compete-lhe:

a) Apoiar a Direcção no estabelecimento de orientações estratégicas para a área, bem como na definição de procedimentos que possam optimizar o desenvolvimento dessas orientações;

b) Gerir e acompanhar todos os processos e acções relativos à aquisição, contratação e gestão dos recursos da Faculdade, sejam estes humanos, financeiros ou patrimoniais;

c) Coligir, elaborar e disponibilizar à Direcção a informação que lhe for solicitada, relativa à sua área e actividade;

d) Corresponder-se, através dos canais competentes, com os restantes Serviços da Faculdade, da Universidade ou com outras instituições e indivíduos sobre assuntos da sua competência, dando sempre conhecimento ao Director da Faculdade ou a quem este tiver delegado a competência de dirigir em seu nome esta Área de Serviços;

e) Prestar aos seus utentes informação relevante, através dos serviços de atendimento que venham a ser constituídos para o efeito.

Artigo 30.º

A Área de Recursos Humanos, Financeiros e Patrimoniais está organizada do seguinte modo:

Divisão de Património e Economato

Divisão de Gestão Financeira e Contabilidade

Divisão de Recursos Humanos

Gabinete de Informática

Gabinete de Planeamento

Gabinete de Secretariado aos Órgãos de Gestão

Secção I

Da Divisão de Património e Economato

Artigo 31.º

A Divisão de Património e Economato é dirigida por um Chefe de Divisão e compreende:

a) Núcleo de Contratos e de Aquisições de Bens e Serviços

b) Núcleo de Inventário e Gestão de Stocks

c) Núcleo de Obras, Manutenção e Equipamento

Artigo 32.º

Ao Núcleo de Contratos e de Aquisições de Bens e Serviços compete:

a) Levar a cabo, em articulação com outros serviços, as acções e procedimentos necessários à celebração de contratos de prestação de serviços e de aquisição de bens, à excepção daqueles que lhe são prestados por docentes ou investigadores externos à Faculdade e dos referidos na alínea b) do Artigo 34.º;

b) Manter um registo mensalmente actualizado desses contratos e disponível para consulta;

c) Manter uma base de dados actualizada de fornecedores;

d) Elaborar e manter actualizado o manual de procedimentos para aquisição de serviços e bens.

Artigo 33.º

Ao Núcleo de Inventário e Gestão de Stocks compete:

a) Organizar e manter actualizado o inventário e o cadastro dos bens da Faculdade, imóveis e móveis;

b) Analisar, identificar e informar das necessidades de aquisição de bens;

c) Gerir as existências em armazém garantindo em depósito o material de consumo corrente;

d) Registar todas as entradas e saídas do armazém e criar todos os controlos necessários;

e) Fornecer aos serviços, mediante requisição, os consumíveis e outros bens necessários ao seu funcionamento;

f) Organizar os processos de abate e de inutilização dos bens de património deteriorados e sem valor e transferência ou cedência para outros serviços de bens sem interesse para a instituição;

g) Elaborar a relação de bens do imobilizado e da relação de contratos para a conta de Gerência a submeter ao Tribunal de Contas.

Artigo 34.º

Ao Núcleo de Obras, Manutenção e Equipamento compete:

a) Organizar, planear, coordenar e acompanhar o desenvolvimento de obras, nomeadamente de remodelação e beneficiação de instalações;

b) Realizar os procedimentos contratuais com vista à construção, manutenção, conservação e segurança dos imóveis da Faculdade;

c) Propor medidas tendentes a assegurar a gestão, conservação ou segurança de espaços e instalações;

d) Assegurar o controlo das empresas responsáveis pela segurança e limpeza das instalações;

e) Criar e manter um sistema eficaz de informação sobre situações relativas a instalações ou equipamento que permita a sua utilização atempada e nas melhores condições;

f) Zelar pela conservação e gestão do equipamento e organizar os processos de manutenção, conservação, reparação e utilização deste.

Secção II

Da Divisão de Gestão Financeira e Contabilidade

Artigo 35.º

A Divisão de Gestão Financeira e Contabilidade é dirigida por um Chefe de Divisão e compreende:

a) O Núcleo de Gestão Financeira

b) O Núcleo de Contabilidade

c) O Núcleo de Acompanhamento à Execução Financeira de Projectos, Subsídios e Fundos de Apoio à Investigação Científica

d) O Núcleo da Tesouraria

Artigo 36.º

Ao Núcleo de Gestão Financeira compete:

a) Elaborar o projecto de orçamento da Faculdade;

b) Elaborar relatórios mensais e trimestrais de controlo orçamental;

c) Elaborar instrumentos de gestão previsional;

d) Elaborar o orçamento anual de Tesouraria;

e) Elaborar o plano anual e plurianual de investimento;

f) Analisar e avaliar financeiramente os projectos de investimento;

g) Tratar e acompanhar os assuntos de natureza fiscal e parafiscal;

h) Produzir indicadores de gestão para avaliação do desempenho da Faculdade;

i) Acompanhar e apoiar os processos de auditoria;

j) Prestar apoio à elaboração da Conta de Gerência a enviar ao Tribunal de Contas;

k) Prestar apoio à elaboração do relatório de gestão anual;

l) Elaborar e manter actualizado o manual de procedimentos de gestão.

Artigo 37.º

Ao Núcleo de Contabilidade compete:

a) Organizar os processos de modificações e alterações orçamentais, transferências, cativações, reforços, integração de saldos de gerência e outros;

b) Verificar fundos e balancetes das contas de terceiros (Estado e Outros Entes Públicos), para elaboração do processo de requisição de fundos;

c) Informar e verificar os processos de despesa no que respeita à sua legalidade, cabimentação e a legalidade dos documentos comprovativos dos registos contabilísticos;

d) Analisar as contas para apuramento do IVA a pagar;

e) Agregar e contabilizar toda a documentação de despesa e receita do orçamento de estado, receitas próprias da actividade principal (ensino superior), projectos de investigação e fundos de apoio à comunidade científica;

f) Analisar e reconciliar as contas bancárias;

g) Verificar os balancetes das contas de terceiros para posterior elaboração dos mapas de saldos de clientes e de fornecedores para gestão dos recursos financeiros;

h) Analisar e comparar os balancetes mensais da contabilidade patrimonial e contabilidade orçamental, para verificação de movimentos extra orçamentais, para posterior elaboração de mapas On-line;

i) Elaborar o mapa - resumo mensal de receitas arrecadadas e despesas efectuadas;

j) Elaborar os processos de autorização de pagamento e respectivas relações;

k) Elaborar a conta de gerência a enviar ao Tribunal de Contas;

l) Contabilizar por Centros de Responsabilidade;

m) Elaborar e manter actualizado o manual de procedimentos contabilísticos.

Artigo 38.º

Ao Núcleo de Acompanhamento à Execução Financeira de Projectos, Subsídios e Fundos de Apoio à Investigação Científica compete:

a) Prestar apoio técnico e administrativo à elaboração dos pedidos de financiamento dos projectos em articulação com o Núcleo de Apoio a Candidaturas e Projectos de Investigação;

b) Assegurar a gestão dos recursos financeiros e contabilização dos documentos de despesa e de receita dos projectos;

c) Elaborar mensalmente os extractos das contas correntes dos projectos a enviar aos responsáveis dos mesmos;

d) Verificar e analisar os pedidos de reembolso, pagamentos directos a fornecedores e elaboração de facturação a terceiros;

e) Classificar a documentação de suporte a relatórios para posterior envio às instituições financiadoras nacionais e estrangeiras;

f) Elaborar, em articulação com o Núcleo de Apoio a Candidaturas e Projectos de Investigação, as normas para a execução financeira de projectos, subsídios e fundos de apoio a investigação científica.

Artigo 39.º

Ao Núcleo de Tesouraria compete:

a) Efectuar recebimentos, registar e depositar todas a receitas próprias da Faculdade, emitindo os recibos de quitação;

b) Enviar os avisos de pagamento de propinas a todos os estudantes;

c) Elaborar os processos de reembolso aos estudantes;

d) Realizar os pagamentos aprovados e autorizados superiormente e elaborar os diários de bancos;

e) Controlar o Fundo Fixo de Caixa;

f) Vender cartões, impressos e outros;

g) Elaborar o mapa dos pagamentos e recebimentos e folha de caixa;

h) Elaborar as reconciliações bancárias mensais das respectivas contas movimentadas.

Secção III

Divisão de Recursos Humanos

Artigo 40.º

A Divisão de Recursos Humanos, é dirigida por um Chefe de Divisão, exerce a sua acção nos domínios do pessoal e compreende:

a) Núcleo de Trabalhadores com Contrato por Tempo Indeterminado;

b) Núcleo de Trabalhadores com Contrato a Termo Resolutivo;

c) Núcleo de Vencimentos e Abonos;

d) Núcleo de Expediente e Arquivo.

Artigo 41.º

Ao Núcleo de Trabalhadores com Contrato por Tempo Indeterminado compete:

a) Organizar e elaborar os processos de recrutamento, selecção e contratação, bem como os processos respeitantes à progressão e cessação da relação jurídica de emprego público;

b) Organizar e manter actualizados os processos individuais e o cadastro, bem como uma base de dados que lhe corresponda;

c) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais dos trabalhadores e seus familiares;

d) Instruir os processos relativos a horas extraordinárias, vencimento de exercício, deslocações e acidentes em serviço;

e) Proceder à elaboração do expediente relativo às equiparações a bolseiro, dispensas de serviço docente, acumulação de funções e licenças sabáticas;

f) Emitir os documentos exigidos por lei ou solicitados pelos interessados;

Compete ainda a este núcleo:

g) Organizar e assegurar o controlo de assiduidade de todos os trabalhadores e elaborar as respectivas análises mensais;

h) Apoiar os processos de avaliação de desempenho de todos os trabalhadores (à excepção das provas académicas);

i) Identificar as necessidades de formação profissional de todos os trabalhadores não docentes/não investigadores, propor um plano de formação (excepto quando se tratar de componentes de evidente carácter técnico especifico, por exemplo, bibliotecas e informática) e promover a realização das acções de formação aprovadas;

j) Preparar os processos dos trabalhadores que cessaram funções para registo no Núcleo de Expediente e Arquivo;

k) Elaborar os cadernos eleitorais;

l) Elaborar o balanço social de acordo com o normativo em vigor, em colaboração com o Núcleo de Vencimentos e Abonos.

Artigo 42.º

Ao Núcleo de Trabalhadores com Contrato a Termo Resolutivo compete:

a) A gestão de todos os contratos e processos relativos a docentes convidados, docentes visitantes, docentes conferencistas, monitores, investigadores, bolseiros e pessoal não docente/não investigador com contratos a termo resolutivo ou de prestação de serviços;

b) Organizar e elaborar os processos de recrutamento, selecção e contratação, bem como os respeitantes à cessação da relação jurídica de emprego público de contratos;

c) Organizar e manter actualizados os processos individuais e o cadastro, bem como uma base de dados que lhe corresponda;

d) Informar atempadamente a Direcção da Faculdade da data de cessação dos contratos, de modo a permitir a avaliação em tempo útil da necessidade ou não de renovação contratual;

e) Proceder à elaboração do expediente relativo às equiparações a bolseiro, dispensas de serviço docente e acumulação de funções;

f) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais dos trabalhadores e seus familiares;

g) Instruir os processos relativos a horas extraordinárias, vencimento de exercício, deslocações e acidentes em serviço;

h) Emitir os documentos exigidos por lei ou solicitados pelos interessados.

Artigo 43.º

Ao Núcleo de Vencimentos e Abonos compete:

a) Processar as folhas de vencimentos, salários, gratificações e outros abonos;

b) Processar ajudas de custo e horas extraordinárias;

c) Organizar os processos de reposição de remuneração e outros abonos;

d) Coligir, na parte aplicável, os elementos necessários à elaboração do orçamento ordinário e às alterações orçamentais;

e) Colaborar na preparação das requisições de fundos;

f) Colaborar na elaboração e organização da conta de gerência;

g) Organizar e processar os pagamentos, inscrições e alterações de descontos para a ADSE, Segurança Social, Caixa Geral de Aposentações, IRS, Sindicatos e outros;

h) Processar reembolsos de despesas de saúde dos beneficiários da ADSE;

i) Coligir e disponibilizar a informação da sua competência necessária à gestão da Faculdade;

j) Organizar, processar e enviar as declarações de rendimentos exigidas por lei.

Artigo 44.º

Ao Núcleo de Expediente e Arquivo compete:

a) Receber e expedir toda a correspondência, procedendo ao respectivo registo e numeração;

b) Assegurar a distribuição da correspondência e outros documentos entrados na Faculdade;

c) Organizar e manter actualizados os arquivos, corrente e histórico, de toda a correspondência e documentação que lhe for confiada;

d) Organizar, pôr em circulação e divulgar documentação legal relevante.

Secção III

Dos Gabinetes da Área de Recursos Humanos, Financeiros e Patrimoniais

Artigo 45.º

O Gabinete de Informática exerce a sua acção na área da informática e tecnologias de informação e compete-lhe:

a) Gerir a infra-estrutura e a rede informática da Faculdade, zelando pela sua implementação, melhoria, manutenção e bom funcionamento, segurança e recuperação;

b) Gerir o parque informático da Faculdade, identificando necessidades de aquisição, de upgrade, de reparação ou de substituição;

c) Em articulação com o Núcleo de Obras, Manutenção e Equipamento, apoiar as medidas necessárias à boa utilização do equipamento informático, salas, laboratórios e outros espaços informatizados da Faculdade;

d) Desenvolver aplicações informáticas e de sistemas de apoio à decisão, bem como o site da Faculdade, a intranet, e outro software considerado de interesse para a gestão da Faculdade;

e) Dar parecer sobre hardware e software a adquirir;

f) Acompanhar o funcionamento do software adquirido e informar os Órgãos de Gestão do que considerar relevante;

g) Garantir o atendimento e o apoio (helpdesk) ao utilizador da informática da Faculdade para que este a use nas melhores condições possíveis;

h) Colaborar na aquisição, inventário técnico, recolocação, renovação e abate de equipamento informático ou do software e respectivas licenças.

Artigo 46.º

O Gabinete de Planeamento, é um gabinete de apoio ao Director e compete-lhe:

a) A produção e ou organização de toda a informação relevante para a gestão estratégica da Faculdade;

b) Considerar cenários diferentes de desenvolvimento da Faculdade, que lhe sejam propostos, e quantificá-los com vista à análise da sua viabilidade e das suas condições de realização;

c) Coordenar a elaboração dos planos estratégicos de médio prazo, dos planos anuais de actividades, dos orçamentos e dos relatórios anuais das actividades da Faculdade

d) Acompanhar a execução dos orçamentos e dos planos estratégicos e de actividades.

Artigo 47.º

Ao Gabinete dos Secretariados dos Órgãos de Gestão compete:

a) Secretariar os Órgãos de Gestão, tratando do expediente, da gestão da agenda, da comunicação e de outros aspectos necessários ao bom funcionamento destes Órgãos;

b) Organizar informação, elaborar a documentação e constituir os dossiers necessários à actividade a desenvolver pelos Órgãos de Gestão;

c) Colaborar e coordenar as iniciativas dos Órgãos de Gestão;

d) Secretariar reuniões, quando solicitado;

e) Manter um arquivo organizado da documentação relevante.

Capítulo III

Disposições finais

Artigo 48.º

O presente Regulamento entra em vigor a partir do dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

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