Despacho 14613/2013

Regulamento dos Serviços da Faculdade de Direito da Universidade Nova de Lisboa

Nos termos do artigo 18.º dos Estatutos da Faculdade de Direito da Universidade Nova de Lisboa, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 18, de 27 de janeiro de 2009, aprovo o Regulamento dos Serviços da Faculdade de Direito da Universidade Nova de Lisboa, publicado em anexo ao presente Despacho.

30 de outubro de 2013. - A Diretora, Doutora Teresa Pizarro Beleza.

Regulamento dos Serviços da Faculdade de Direito da Universidade Nova de Lisboa

Artigo 1.º

Natureza, Âmbito de Aplicação e Organização

O presente Regulamento estabelece a orgânica dos Serviços da Faculdade de Direito da Universidade Nova de Lisboa, doravante "Faculdade", e define as suas atribuições e competências.

1 - Os Serviços da Faculdade são dirigidos pelo(a) Diretor(a) ou, por sua delegação, pelo(a) Subdiretor(a) e Administrador(a), em conformidade com os Artigos 10.º, 11.º e 12.º dos Estatutos da Faculdade.

2 - A organização interna dos Serviços da Faculdade obedece ao seguinte modelo estrutural organizado por Áreas:

Divisão Académica;

Centro de Investigação & Desenvolvimento sobre Direito e Sociedade (CEDIS);

Apoio ao Ensino;

Extensão Universitária;

Biblioteca;

Informática e Comunicações;

Relações Externas;

Apoio à Direção;

Recursos Humanos;

Serviços Financeiros;

Assuntos Gerais.

Artigo 2.º

Divisão Académica

1 - A Divisão Académica é dirigida por um(a) Chefe de Divisão a quem compete:

a) Apoiar a Direção no estabelecimento das orientações estratégicas para a área, bem como na definição de procedimentos que possam otimizar o desenvolvimento dessa orientação;

b) Organizar, encaminhar e solucionar assuntos relativos aos futuros, atuais e antigos alunos da Faculdade, sejam estes assuntos de natureza estritamente administrativa, ou sejam eles relativos ao seu bem-estar e integração na vida académica;

c) Corresponder-se, através dos canais competentes, com os restantes Serviços da Faculdade, da Universidade ou com outras instituições e indivíduos sobre assuntos da sua competência, dando sempre conhecimento ao (à) diretor(a) da Faculdade ou a quem este(a) tiver delegado a competência de dirigir em seu nome esta Área de Serviços;

d) Prestar aos seus utentes informação clara, atualizada e relevante através dos serviços de atendimento que venham a ser constituídos para o efeito.

2 - À Divisão Académica compete:

a) Informar os alunos ou candidatos a alunos, através dos meios considerados eficientes (editais ou outros), de todos os elementos necessários para a realização atempada dos diversos atos administrativos relativos ao seu percurso académico;

b) Organizar e manter atualizados os processos individuais dos alunos;

c) Realizar ou apoiar os atos administrativos relativos ao percurso académico do aluno ou candidato a aluno;

d) Acompanhar o processo de registo das classificações efetuadas pelos docentes;

e) Certificar, quando requerido, os atos administrativos relativos aos alunos, ou preparar a sua certificação;

f) Promover iniciativas de acolhimento e integração académica de todos os alunos da Faculdade e auxiliá-los na solução dos problemas daí decorrentes;

g) Assegurar e verificar o pagamento das propinas e de outros custos associados;

h) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao Serviço;

i) Elaborar e manter atualizado o manual de procedimentos da Divisão Académica.

Artigo 3.º

Centro de Investigação & Desenvolvimento sobre Direito e Sociedade (CEDIS)

Compete ao Centro de Investigação & Desenvolvimento sobre Direito e Sociedade (CEDIS):

a) Dar apoio e coordenar administrativamente as iniciativas integradas no CEDIS;

b) Apoiar as iniciativas conjuntas de Investigação e a programação científica integrada da Faculdade;

c) Apoiar o Conselho Científico e a Direção da Faculdade no estabelecimento das orientações estratégicas relativas ao ensino e à investigação da Faculdade, bem como na definição de procedimentos que possam otimizar o desenvolvimento dessas orientações;

d) Coligir e elaborar a informação que lhe for solicitada pelos Órgãos de Gestão, pelos Serviços que dela necessitarem;

e) Manter atualizado um arquivo para Investigação;

f) Apoiar e promover todas as iniciativas conducentes à integração dos investigadores e bolseiros na Faculdade, no CEDIS e na lecionação dos cursos da Faculdade;

g) Apoiar Candidaturas e Projetos de Investigação;

h) Identificar e divulgar as oportunidades e propor as iniciativas conducentes à participação da Faculdade, em candidaturas a programas de financiamento à investigação, projetos, bolsas, ou outros;

i) Dar apoio técnico à instrução das respetivas candidaturas;

j) Apoiar a gestão financeira e administrativa dos diversos financiamentos à investigação (plurianuais, de projetos, de subsídios, ou outros), identificando as verbas transferidas, a conta corrente e as taxas de execução orçamental, e contribuindo para os relatórios de execução financeira e material dos projetos;

k) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao Serviço;

l) Elaborar e manter atualizado o manual de procedimentos do CEDIS.

Artigo 4.º

Apoio ao Ensino

Ao Apoio ao Ensino compete:

1) Enquadrar administrativamente e implementar os procedimentos de apoio aos diversos atos e processos através dos quais se concretizam na Faculdade o ensino, a investigação científica e a atividade de prestação de serviços (ou investigação aplicada), bem como a comunicação interna da Faculdade e as relações da Faculdade com o seu exterior, nomeadamente:

a) Apoio às atividades letivas dos 1.º, 2.º e 3.º ciclos;

b) Apoio logístico e administrativo ao "Seminário Permanente sobre o Estado e o Estudo do Direito - SPEED", ao "Espaço Público", às "Aulas Abertas" e ao "Núcleo de Estudantes Brasileiros";

c) Coordenação, gestão e reserva de salas;

d) Colaboração no secretariado das provas públicas do 2.º ciclo e projetos de dissertação do 3.º ciclo;

e) Acompanhamento de professores visitantes estrangeiros e certificação das atividades desenvolvidas durante a estadia;

f) Recolha e assinaturas de pautas e respetivo arquivo.

2) Corresponder-se, através dos canais competentes, com os restantes Serviços da Faculdade, da Universidade ou com outras instituições e indivíduos sobre assuntos da sua competência, dando sempre conhecimento ao(à) Diretor(a) da Faculdade ou a quem este(a) tiver delegado a competência de dirigir em seu nome esta Área de Serviços;

3) Prestar aos seus utentes informação clara, atualizada e relevante através dos serviços de atendimento que venham a ser constituídos para o efeito;

4) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao Serviço;

5) Elaborar e manter atualizado o manual de procedimentos do Apoio ao Ensino.

Artigo 5.º

Extensão Universitária

À Extensão Universitária compete:

a) Desenvolver, com o apoio do Serviço de Relações Externas, as iniciativas necessárias à divulgação, no país e no estrangeiro, da oferta letiva da Faculdade com vista à captação de novos alunos;

b) Realizar ou apoiar todas as ações necessárias à implementação e desenvolvimento do intercâmbio de estudantes com universidades nacionais e, sobretudo, estrangeiras, ao abrigo dos diversos programas em vigor para este efeito;

c) Promover novos acordos de intercâmbio de estudantes, manter e renovar os já existentes e manter atualizado o elenco dos acordos existentes;

d) Propor à Direção da Faculdade, com o apoio do Serviço de Relações Externas, um plano anual de divulgação da oferta de ensino devidamente justificado e orçamentado;

e) Apoiar o intercâmbio de docentes e funcionários no âmbito do Programa Erasmus;

f) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao Serviço;

g) Elaborar e manter atualizado o manual de procedimentos da Extensão Universitária.

Artigo 6.º

Biblioteca

1 - O(A) Diretor(a) nomeará um docente da Faculdade para a direção da Biblioteca da Faculdade.

2 - À Biblioteca compete:

a) Fazer o tratamento técnico apropriado da informação adquirida e armazenada em diversos suportes (livros, revistas, informático, ou outro);

b) Manter atualizada uma base de dados com essa informação;

c) Planear e propor à Direção um plano atual de formação para técnicos superiores e assistentes técnicos de Biblioteca, Arquivo e Documentação (BAD);

d) Planear e propor à Direção um plano atual de atividades destinadas aos utentes da Biblioteca que vise otimizar a utilização da Biblioteca e dos seus recursos;

e) Apoiar e executar a estratégia estabelecida pela Faculdade e pela Universidade relativa à Biblioteca digital e a repositórios digitais de referência;

f) Colaborar com os serviços da Faculdade na realização de mostras bibliográficas;

g) Proceder ao atendimento dos utentes, promovendo e apoiando a utilização dos meios de consulta nos seus diversos suportes;

h) Executar o empréstimo de livros e revistas e gerir a base de leitores;

i) Manter os documentos devidamente organizados, atendendo à sua funcionalidade;

j) Gerir os depósitos dos documentos;

k) Promover a atualização e apresentação de livros de consulta direta e dos periódicos nas estantes e expositores;

l) Propor a aquisição de bibliografia e outra documentação, sob orientação do docente que tem a seu cargo a direção da Biblioteca;

m) Controlar e registar as aquisições bibliográficas, compradas, assinadas, permutadas e oferecidas;

n) Gerir os empréstimos interbibliotecas e sustentar os contactos externos necessários a pedidos de envio de documentos;

o) Executar e gerir a correspondência;

p) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao Serviço;

q) Elaborar e manter atualizado o manual de procedimentos da Biblioteca.

Artigo 7.º

Informática e Comunicações

À Informática e Comunicações compete:

a) Gerir a infraestrutura e a rede informática da Faculdade, zelando pela sua implementação, melhoria, manutenção e bom funcionamento, segurança e recuperação;

b) Gerir o parque informático da Faculdade, identificando necessidades de aquisição, de upgrade, de reparação ou de substituição;

c) Articular com os serviços da Faculdade com atribuições no âmbito das Obras, Manutenção e Equipamento, apoiar as medidas necessárias à boa utilização do equipamento informático, salas, laboratórios e outros espaços informatizados da Faculdade;

d) Desenvolver aplicações informáticas e de sistemas de apoio à decisão, bem como o site da Faculdade, a intranet, e outro software considerado de interesse para a gestão da Faculdade;

e) Dar parecer sobre hardware e software a adquirir;

f) Acompanhar o funcionamento do software adquirido e informar os Órgãos de Gestão do que considerar relevante;

g) Garantir o atendimento e o apoio helpdesk ao utilizador da informática da Faculdade para que este a use nas melhores condições possíveis;

h) Colaborar na aquisição, inventário técnico, recolocação, renovação e abate de equipamento informático ou do software e respetivas licenças;

i) Promover a emissão e revalidação dos cartões de estudantes, sempre que o aluno a estes tenha direito;

j) Garantir as necessidades dos docentes, quer quanto ao funcionamento dos equipamentos, quer quanto à provisão dos materiais necessários;

k) Criar e manter um sistema eficaz de informação sobre situações relativas a instalações ou equipamento que permita a sua utilização atempada e nas melhores condições;

l) Zelar pela conservação e gestão do equipamento e organizar os processos de manutenção, conservação, reparação e utilização deste;

m) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao Serviço;

n) Elaborar e manter atualizado o manual de procedimentos da Informática e Comunicações.

Artigo 8.º

Relações Externas

Compete às Relações Externas:

a) Relacionar-se com entidades externas à Faculdade com vista à captação de financiamentos fund raising;

b) Apoiar e executar as ações e processos relativos à formalização de protocolos, convénios e acordos entre a Faculdade e outras instituições, que não se restrinjam a aspetos puramente relativos aos alunos, ou a assuntos puramente científicos;

c) Realizar as ações administrativas necessárias ao bom funcionamento desses protocolos, convénios e acordos;

d) Identificar oportunidades de criação de protocolos, convénios e acordos entre a Faculdade e outras instituições;

e) Manter atualizada a informação relativa a protocolos, convénios e acordos estabelecidos entre a Faculdade e outras instituições;

f) Instalar e gerir um sistema de comunicação institucional e de divulgação interna da informação no interior da Faculdade, em articulação com a área de Informática e Comunicações;

g) Coordenar a divulgação dos eventos da Faculdade, nomeadamente, congressos, conferências, debates e outros eventos científicos e culturais, e apoiá-los sempre que requerido;

h) Apoiar e executar as ações e processos relativos à promoção e divulgação da Faculdade e da sua imagem através dos meios julgados relevantes;

i) Assegurar os contactos com a comunicação social, em coordenação com os Órgãos de Gestão;

j) Informar ou encaminhar para os serviços competentes os pedidos de informação dirigidos à Faculdade;

k) Coordenar, com a colaboração da Associação de Estudantes da Faculdade de Direito da Universidade Nova de Lisboa (AEFDUNL) as iniciativas necessárias à divulgação da oferta letiva da Faculdade com vista à captação de novos alunos e na elaboração de um plano anual de divulgação devidamente justificado e orçamentado;

l) Apoiar no processo de gestão dos conteúdos do sítio da Faculdade;

m) Reunir e organizar informação que auxilie a Direção na definição de estratégias de internacionalização;

n) No que respeita à Integração Profissional e dos Antigos Alunos, compete ainda às Relações Externas:

1) Promover a integração dos alunos no mercado de trabalho, competindo-lhe, em particular, iniciativas na área dos estágios, do apoio ao primeiro emprego e ao empreendedorismo;

2) Acompanhar os estudos efetuados pelo Observatório da Inserção Profissional dos Diplomados da Universidade Nova de Lisboa - OBIPNova;

3) Disponibilizar à Direção a informação necessária à elaboração de relatórios sobre as taxas de inserção e perspetivas de emprego dos antigos alunos da Faculdade;

4) Apoiar e desenvolver todas as ações tidas como necessárias ou relevantes para o desenvolvimento de um "Corpo de Alumni da Faculdade de Direito" dinâmico e devidamente integrado na política geral de desenvolvimento da Faculdade;

o) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao Serviço;

p) Elaborar e manter atualizado o manual de procedimentos das Relações Externas.

Artigo 9.º

Apoio à Direção

O Apoio à Direção é um serviço de apoio ao (à) diretor(a) e compete-lhe:

a) Produzir e organizar toda a informação relevante para a gestão estratégica da Faculdade, bem como a definição de procedimentos que a possam otimizar;

b) Considerar cenários diferentes de desenvolvimento da Faculdade, que lhe sejam propostos, e quantificá-los com vista à análise da sua viabilidade e das suas condições de realização;

c) Elaborar os planos estratégicos de médio prazo, os planos anuais de atividades e os relatórios anuais das atividades da Faculdade;

d) Apoiar os Órgãos de Gestão no processo de apreciação da oferta curricular da Faculdade de modo a otimizá-la, nomeadamente:

Planeamento do ano letivo (lista de distribuição do serviço docente; calendário escolar, planos curriculares e guia informativo; elaboração de horários e mapas de exames; apoiar e executar as ações e processos relativos à alteração e ajuste de planos curriculares de cursos); acreditação dos ciclos de estudos e registo dos mesmos (recolha e inserção dos dados na plataforma da Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior) e criação de novos cursos, cursos em associação, entre outros; gestão de instalações letivas;

e) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao Serviço;

f) Elaborar e manter atualizado o manual de procedimentos do Apoio à Direção.

Artigo 10.º

Recursos Humanos

Ao Serviço de Recursos Humanos compete:

a) Organizar e elaborar os processos de recrutamento, seleção e contratação, bem como os processos respeitantes à progressão e cessação da relação jurídica de emprego público;

b) Organizar e manter atualizados os processos individuais e o cadastro, bem como uma base de dados que lhe corresponda;

c) Gerir os contratos e processos relativos a docentes convidados, docentes visitantes, docentes conferencistas, investigadores, bolseiros e pessoal não docente com contratos a termo resolutivo ou de prestação de serviços;

d) Informar atempadamente a Direção da Faculdade da data de cessação dos contratos, de modo a permitir a avaliação em tempo útil da necessidade ou não de renovação contratual;

e) Apoiar e enquadrar os processos de distribuição de serviço docente, incluindo a gestão das licenças sabáticas e outras dispensas de serviço docente, equiparações a bolseiro, acumulação de funções, propostas de renovações de contratos de docentes e propostas de novas contratações;

f) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais dos trabalhadores e seus familiares;

g) Processar vencimentos;

h) Instruir e tratar os processos relativos a horas extraordinárias, vencimento de exercício, deslocações, ajudas de custo e acidentes em serviço;

i) Gerir os procedimentos administrativos relacionados com as férias (elaboração de mapas de férias), faltas e licenças (controlo de assiduidade) e benefícios sociais;

j) Tratar de assuntos relacionados com inquéritos, ADSE, Segurança Social, Caixa Geral de Aposentações, IRS, Sindicatos e outros;

k) Apoiar os processos de avaliação de desempenho de todos os trabalhadores (à exceção das provas académicas);

l) Identificar as necessidades de formação profissional de todos os trabalhadores docentes e não docentes, propor um plano de formação (exceto quando se tratar de componentes de evidente caráter técnico especifico, por exemplo, bibliotecas e informática) e promover a realização das ações de formação aprovadas;

m) Preparar e enviar pedidos de publicação no Diário da República;

n) Coligir e disponibilizar a informação da sua competência necessária à gestão da Faculdade;

o) Manter uma base de dados atualizada da distribuição de serviço docente;

p) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao Serviço;

q) Elaborar e manter atualizado o manual de procedimentos dos Recursos Humanos.

Artigo 11.º

Serviços Financeiros

Compete aos Serviços Financeiros:

a) Apoiar a Direção no estabelecimento de orientações estratégicas para a área, bem como na definição de procedimentos que possam otimizar o desenvolvimento dessas orientações;

b) Elaborar o orçamento relativo à Faculdade, bem como outros mapas relativos à execução orçamental, assegurando o reporte da informação financeira para as diversas entidades internas e externas, nos prazos previamente estabelecidos;

c) Fazer o acompanhamento da execução orçamental através do controlo da despesa e da receita;

d) Elaborar relatórios mensais e trimestrais de controlo orçamental;

e) Elaborar e fundamentar as propostas de alterações orçamentais;

f) Elaborar as requisições de fundos dentro dos prazos estabelecidos;

g) Proceder ao cálculo dos fundos disponíveis controlando o seu cumprimento;

h) Assegurar a gestão dos recursos financeiros, tais como, contabilizar as receitas, as despesas e efetuar os pagamentos autorizados;

i) Emitir as faturas decorrentes das prestações de serviços e efetuar os procedimentos relativos ao recebimento, através da contabilização da entrada (a todas as receitas) e do correspondente depósito bancário. Posteriormente, controlar os débitos e créditos nas contas bancárias;

j) Dar cabimento aos processos de pessoal e revelar contabilisticamente todos os documentos e factos inerentes;

k) Efetuar os pagamentos a fornecedores e outros credores após autorização do responsável competente;

l) Assegurar o controlo, processamento, disponibilização e regularização de fundos de maneio;

m) Apurar, validar e entregar toda a documentação necessária ao cumprimento das obrigações legais no que respeita a impostos, Segurança Social, Caixa Geral de Aposentações e outros;

n) Organizar os processos de aquisição e celebração dos contratos para a aquisição de bens e serviços, nos termos das disposições legais vigentes;

o) Participar na preparação de programas de concursos e de cadernos de encargos para aquisição de bens e serviços;

p) Integrar, sempre que determinado, as comissões de abertura e análise de propostas e participar nos respetivos atos públicos de abertura e negociação;

q) Preparar e executar os contratos de fornecimento de serviços, nomeadamente de locação, assistência técnica e manutenção de equipamentos;

r) Controlar e registar o património móvel e imóvel, incluindo a criação das fichas de imobilizado, o cálculo das amortizações e os autos de abate;

s) Organizar e elaborar a conta de gerência a submeter, nos termos da lei, ao Tribunal de Contas;

t) Executar outras atividades que, no âmbito da gestão financeira, lhe sejam cometidas pelos órgãos de gestão da Faculdade;

u) Garantir o pagamento das propinas e de outros custos associados;

v) Prestar apoio técnico e administrativo à elaboração dos pedidos de financiamento dos projetos em articulação com o CEDIS;

w) Elaborar, em articulação com o CEDIS, as normas para a execução financeira de projetos, subsídios e fundos de apoio a investigação científica;

x) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao Serviço;

y) Elaborar e manter atualizado o manual de procedimentos dos Serviços Financeiros.

Artigo 12.º

Assuntos Gerais

Os Assuntos Gerais são compostos pelo Apoio Administrativo, Secretariado da Direção e Órgãos, e pelo Apoio Geral e Expediente:

1 - Ao Apoio Administrativo e ao Secretariado da Direção e Órgãos de Gestão compete:

a) Prestar apoio administrativo e de secretariado à Direção e órgãos de gestão (nomeadamente, reuniões, Conselhos, júris, arquivo e processos referentes a eleições);

b) Preparar processos de aquisição de serviços;

c) Gerir contratos e stocks;

d) Registar e organizar os processos relativos à realização de concursos públicos;

e) Gerir os procedimentos relativos a obras de conservação das instalações;

f) Efetuar os contactos com os fornecedores e encomendar o que pretende adquirir;

g) Elaborar os cadernos eleitorais;

h) Fornecer aos serviços os consumíveis e outros bens necessários ao seu funcionamento;

i) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao Serviço;

j) Elaborar e manter atualizado o manual de procedimentos dos Assuntos Gerais.

2 - Ao Apoio Geral e Expediente compete:

a) Tratar da receção e encaminhamento de pessoas;

b) Acompanhar a manutenção e conservação das instalações;

c) Controlar o serviço prestado pela empresa que assegura a limpeza das instalações;

d) Efetuar serviço externo e atendimento telefónico;

e) Tratar da correspondência da Faculdade:

1) Receber e expedir toda a correspondência, procedendo ao respetivo registo e numeração;

2) Assegurar a distribuição da correspondência e outros documentos entrados na Faculdade;

3) Organizar e manter atualizados os arquivos, corrente e histórico, de toda a correspondência e documentação que lhe for confiada;

f) Controlar a gestão de stocks.

Artigo 13.º

Disposições finais

O presente Regulamento entra em vigor a partir do dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

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