Ao abrigo do disposto na alínea n) do n.º 1 do artigo 22.º e no artigo 71.º dos Estatutos da Universidade de Évora, homologados pelo Despacho Normativo 54/2008 (2.ª série), de 20 de outubro, foi aprovado o Regulamento dos Serviços da Reitoria da Universidade de Évora, por despacho do Reitor da Universidade de Évora de 10/10/2013, que se publica em anexo ao presente despacho.
ANEXO
Regulamento dos Serviços da Reitoria da Universidade de Évora
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
1 - Estabelece-se neste regulamento a organização, as atribuições e competências dos Serviços da Reitoria, abreviadamente designados por SR.
2 - Os SR têm por missão assegurar o apoio direto ao Reitor, Vice-Reitores, Pró-Reitores e Administrador, respondendo ainda às necessidades das Unidades Orgânicas, Unidades Científico-Pedagógicas e Serviços no quadro das relações funcionais entre estes e os Órgãos da Universidade.
Artigo 2.º
Organização
1 - Os SR têm uma estrutura composta por Gabinetes com supervisão do Reitor, do Vice-Reitor ou Pró-Reitor responsável pelo setor, ou em quem forem delegadas estas competências. Incluem ainda o Gabinete do Reitor coordenado por um Chefe de Gabinete nomeado pelo Reitor.
2 - Os SR poderão ser dirigidos por um Secretário da Reitoria, nomeado pelo Reitor e desenvolvendo a sua atividade em comissão de serviço, nos termos previstos da legislação aplicável, devendo as suas competências ser descritas no Despacho de Nomeação.
3 - Cada Gabinete poderá ser orientado por um coordenador.
4 - Integram os Serviços da Reitoria:
a) Gabinete de Planeamento e Garantia da Qualidade;
b) Gabinete de Apoio ao Estudante;
c) Gabinete de Integração Profissional e Antigos Alunos;
d) Gabinete de Comunicação, Imagem e Protocolo;
e) Gabinete do Reitor;
f) Gabinete do Administrador;
g) Gabinete Jurídico.
CAPÍTULO II
Estrutura, atribuições e competências
Secção I
Artigo 3.º
Gabinete de Planeamento e Garantia da Qualidade
O Gabinete de Planeamento e Garantia da Qualidade (GPGQ) desenvolve a sua atividade no âmbito do processo global do planeamento, supervisão da implementação dos instrumentos de planeamento e avaliação cabendo-lhe designadamente:
a) Efetuar estudos prospetivos de apoio à tomada de decisão, procedendo à recolha de dados estatísticos e ao tratamento da informação relevante para o processo de planeamento e reflexão estratégica, acompanhando o respetivo desenvolvimento até à fase de execução e promovendo a sua permanente avaliação, bem como propondo as necessárias medidas corretivas;
b) Produzir indicadores de gestão para a avaliação da atividade desenvolvida pelas Unidades Orgânicas e Serviços;
c) Organizar e proceder ao tratamento de toda a informação relevante para o planeamento estratégico global da Universidade;
d) Apoiar o processo de elaboração do plano e do relatório de atividades da Universidade;
e) Elaborar a proposta do QUAR da Universidade;
f) Apoiar a organização da avaliação periódica dos ciclos de estudo e acompanhar os programas de avaliação da Universidade a realizar pela A3ES;
g) Gerir e monitorizar o sistema de garantia da qualidade e o seu processo de melhoria contínua nas várias vertentes em uso na universidade, organizando os processos de acreditação a submeter às entidades competentes;
h) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;
i) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
Artigo 4.º
Gabinete de Apoio ao Estudante
O Gabinete de Apoio ao Estudante (GAE) tem por missão auxiliar os estudantes durante o período em que se encontram na Universidade, cabendo-lhe designadamente:
a) Promover a integração dos novos estudantes;
b) Apoiar a integração e acompanhamento dos estudantes com necessidades educativas especiais;
c) A gestão das participações ao seguro escolar;
d) A gestão do banco de voluntariado;
e) A gestão do programa de ocupação de estudantes a tempo parcial;
f) O reconhecimento de graus académicos estrangeiros;
g) Garantir a elaboração do plano, relatório anual de atividades e QUAR do gabinete em articulação com o da universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;
h) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;
i) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
Artigo 5.º
Gabinete de Integração Profissional e Antigos Alunos
O Gabinete de Integração Profissional e Antigos Alunos (GIPAA) tem por missão dinamizar atividades dirigidas aos estudantes e aos antigos alunos da Universidade de Évora por forma a facilitar a sua integração profissional, acompanhar o seu percurso profissional inicial e favorecer a ligação entre os antigos alunos e a Universidade, cabendo-lhe designadamente:
a) Conceber, propor e concretizar ações que promovam a empregabilidade e a inserção profissional dos estudantes e antigos alunos junto das entidades empregadoras, nomeadamente pelo apoio à gestão do portal do emprego da Universidade de Évora com a consequente divulgação adequada e eficaz das ofertas de emprego;
b) Desenvolver e apoiar o funcionamento do Observatório do Emprego e dos Percursos Profissionais dos Diplomados, nomeadamente acompanhar a integração inicial dos diplomados pela Universidade de Évora no mercado de trabalho;
c) Criar e manter permanentemente atualizada uma base de dados dos diplomados pela Universidade de Évora;
d) Criar e manter permanentemente atualizada uma base de dados das empresas e outras instituições empregadoras;
e) Apoiar a gestão da rede dos antigos alunos e do respetivo portal;
f) Garantir a elaboração do plano, relatório anual de atividades e QUAR do gabinete em articulação com o da Universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;
g) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;
h) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
Artigo 6.º
Gabinete de Comunicação, Imagem e Protocolo
O Gabinete de Comunicação, Imagem e Protocolo (GCIP) desenvolve a sua ação no âmbito da promoção da Imagem da Universidade, ao nível institucional, bem como na sua relação com a sociedade, cabendo-lhe designadamente:
a) Preparar e projetar a imagem da Universidade, de acordo com diretivas superiormente definidas;
b) Conceber uma estratégia e plano de divulgação da imagem da Universidade;
c) Promover a difusão interna e externa da informação, nomeadamente através do Portal da UÉ, UELINE - Jornal da UÉ e da Assessoria de Imprensa, coordenando a contribuição das várias Unidades Orgânicas e Serviços;
d) Apoiar publicações e a edição de obras de cariz institucional;
e) Apoiar, promover e organizar a participação da Universidade em eventos, nomeadamente em congressos, seminários, exposições e fóruns de âmbito interno, nacional e internacional;
f) Apoiar os órgãos de governo da instituição em matéria de relações públicas, atos sociais e protocolares;
g) Desenvolver e acompanhar as relações com outras instituições de ensino, autarquias e organizações da região;
h) Acompanhar, recolher e tratar informação noticiosa com interesse para a Universidade;
i) Garantir a elaboração do plano, relatório anual de atividades e QUAR do gabinete em articulação com o da universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;
j) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;
k) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
Artigo 7.º
Gabinete do Reitor
O Gabinete do Reitor tem por missão auxiliar o Reitor e a equipa reitoral no âmbito das funções que lhes estão cometidas, cabendo-lhe designadamente:
a) Organizar as agendas dos membros da equipa reitoral e coordenar as atividades do secretariado dos Serviços da Reitoria;
b) Tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências do Reitor e à representação da Universidade;
c) Preparar os processos de tomada de decisão do Reitor, bem como a respetiva divulgação e execução;
d) Acompanhar o trabalho dos órgãos da Universidade presididos pelo Reitor, designadamente o Senado e o Conselho Científico, apoiando a preparação, divulgação e concretização das suas deliberações;
e) Colaborar com o Administrador de modo a responder eficazmente às necessidades da equipa reitoral recorrendo às capacidades e competências dos Serviços;
f) Coordenar o processo de receção, distribuição e expedição dos documentos da Reitoria e arquivo da informação própria do gabinete;
g) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
Artigo 8.º
Gabinete do Administrador
1 - Compete ao Administrador dirigir os serviços na sua dependência, integrar o Conselho de Gestão e assumir a coordenação geral da administração da instituição.
2 - O Administrador tem um Gabinete que tem por missão auxiliá-lo no âmbito das funções que lhes estão cometidas, cabendo-lhe designadamente:
a) Executar as atividades inerentes à assessoria e secretariado do administrador e do conselho de gestão, bem como a interligação entre o administrador e as diversas unidades e serviços, nas respetivas áreas de atuação;
b) Organizar os procedimentos relativos à realização de reuniões de trabalho, nomeadamente, convocatórias, ordens de trabalho e documentação anexa, atas e deliberações;
c) Registar e promover a divulgação dos documentos que emita;
d) Organizar a agenda do administrador e atividades conexas;
e) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;
f) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
Artigo 9.º
Gabinete Jurídico
O Gabinete Jurídico tem por missão assegurar apoio e consulta jurídica, cabendo-lhe designadamente:
a) Prestar assessoria de caráter técnico e ou jurídico, nomeadamente através da elaboração de estudos, informações e pareceres de interesse para a Reitoria e para a instituição;
b) Instruir ou apoiar a organização de processos do foro disciplinar, inquérito e averiguações;
c) Colaborar na preparação de instrumentos jurídicos nos quais a universidade seja parte, designadamente quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a sua compatibilização com a lei geral;
d) Acompanhar ou instruir procedimentos que lhe sejam confiados;
e) Representar a UÉ nas ações judiciais, recursos e demais procedimentos que correm os seus termos nos Tribunais Administrativos em que a Universidade seja parte, acompanhando a respetiva tramitação;
f) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de regulamentos, deliberações, despachos e outros documentos ou minutas;
g) Acompanhar processos concursais, designadamente de aquisição de bens e serviços e de obras públicas;
h) Elaborar respostas a reclamações/recursos hierárquicos apresentados;
i) Instruir processos de inscrição, registo e constituição de pessoas coletivas;
j) Integrar júris de concurso de pessoal não docente, sempre que para tal solicitado;
k) Integrar ou assessorar os júris nos procedimentos de contratação pública, sempre que para tal solicitado;
l) Atualizar o registo do património;
m) Assegurar a divulgação diária, seletiva, dos diplomas publicados com interesse para as atividades da UÉ bem como a recolha, tratamento e divulgação de legislação, jurisprudência e doutrina relevante para a prossecução das atribuições da UÉ;
n) Elaborar e manter uma base de dados de natureza jurídica para apoio ao cabal exercício das competências do Gabinete Jurídico e dos membros da Comunidade Académica cujas funções específicas justifiquem o respetivo acesso;
o) Divulgar e monitorizar o Plano Contra a Corrupção e Riscos Conexos da UÉ;
p) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;
q) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
Secção II
Artigo 10.º
Grupos de trabalho e equipas de projeto
1 - Por despacho do Reitor, sob proposta do dirigente dos serviços, podem ser constituídos grupos de trabalho ou equipas de projeto ad hoc para realização de atividades de caráter temporário e projetos especiais, com a composição, objeto e duração nele delimitados.
2 - Consideram-se criados o Gabinete de Acesso ao Ensino Superior (GAES) e o Gabinete para a Promoção do Sucesso Académico (GPSA).
3 - Correspondendo a solicitação da Direção-Geral do Ensino Superior, a Universidade disponibiliza, através do GAES, todo o apoio ao processo de candidaturas ao ensino superior, o qual funciona junto do Gabinete de Apoio ao Estudante.
4 - Especialmente concebido para implementar o modelo de aprendizagem centrado no estudante, à luz dos pressupostos de Bolonha, o Gabinete para a Promoção do Sucesso Académico tem por função primordial a procura de respostas que otimizem tanto a atividade dos docentes como o processo de aprendizagem dos alunos, direcionado para a aquisição de competências.
Artigo 11.º
Secretariado
Os serviços referidos no artigo 2.º, bem como o Conselho de Avaliação e o Provedor do Estudante, terão o apoio de secretariado considerado necessário ao desempenho das suas funções.
CAPÍTULO III
Disposições Finais
Artigo 12.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor imediatamente após a sua publicação.
16 de outubro de 2013. - O Administrador da Universidade de Évora, Rui Manuel Gonçalves Pingo.
207328568