Despacho 12712/2013

Ao abrigo do disposto na alínea n) do n.º 1 do artigo 22.º e no artigo 74.º dos Estatutos da Universidade de Évora, homologados pelo Despacho Normativo 54/2008 (2.ª série), de 20 de outubro, sob proposta do dirigente dos Serviços Académicos, foi aprovado o Regulamento dos Serviços Académicos da Universidade de Évora, por despacho do Reitor da Universidade de Évora de 19/07/2013, que se publica em anexo ao presente despacho.

25 de setembro de 2013. - O Administrador da Universidade de Évora, Rui Manuel Gonçalves Pingo.

ANEXO

Regulamento dos Serviços Académicos da Universidade de Évora

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 - Estabelece-se neste regulamento a organização, as atribuições e competências dos Serviços Académicos, abreviadamente designados por SAC.

2 - Os SAC constituem uma direção de serviços e desenvolvem a sua ação nos domínios pedagógico-administrativo, da vida escolar dos alunos, da concessão de graus e títulos académicos e do expediente e arquivo dos documentos a eles respeitantes.

Artigo 2.º

Organização

1 - A estrutura dos SAC tem subjacente os princípios de segregação de funções, sendo composta pelas Divisão de Formação Inicial e Contínua, Divisão de Formação Pós-Graduada e Divisão de Registo e Certificação Escolares e pelas unidades de apoio transversais, o Gabinete de Apoio aos Serviços e o Setor de Atendimento Geral.

2 - Os Serviços são dirigidos pelo Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de 1.º grau, na dependência direta do Reitor ou em quem este delegar.

3 - Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao Diretor de Serviços:

a) Contribuir para o desenvolvimento da visão, objetivos e estratégias da Instituição;

b) Instruir e gerir processos superiormente cometidos;

c) Organizar informação e pareceres para decisão superior;

d) Definir estratégias e objetivos de atuação que permitam antecipar as necessidades de adaptação do serviço à realidade interna e externa;

e) Atender, esclarecer e divulgar normas internas e procedimentos a adotar;

f) Promover e garantir a articulação entre as divisões tendo em vista a qualidade e eficácia do serviço a prestar e a satisfação do interesse dos utentes;

g) Garantir a articulação com os Diretores das Unidades Orgânicas, no sentido de conseguir uma resposta de qualidade e um constante melhoramento no âmbito das atribuições dos SAC;

h) Definir uma estratégia de atuação clara, concreta e ambiciosa para os Serviços;

i) Gerir os recursos humanos, patrimoniais e técnicos afetos ao Serviço de modo a otimizar o seu desempenho;

j) Promover ações de formação no sentido de maximizar a eficiência de utilização dos recursos disponibilizados e o desenvolvimento de competências;

k) Garantir a elaboração de planos de formação internos de forma a permitir a aquisição e consolidação de competências por parte dos recursos humanos afetos ao Serviço;

l) Garantir a elaboração do plano, relatório anual de atividades e QUAR dos serviços em articulação com o da universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;

m) Avaliar e orientar o desempenho e eficiência do Serviço;

n) Garantir o desenvolvimento informático que permita facilitar os procedimentos, controlar a veracidade da informação e facilitar a sua apresentação e utilização;

o) Promover o envolvimento de todos os intervenientes, numa ótica de gestão participada;

p) Promover a valorização e a responsabilização da equipa;

q) Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos funcionários na sua dependência direta.

CAPÍTULO II

Estrutura, atribuições e competências

Artigo 3.º

Divisão de Formação Inicial e Contínua

1 - A Divisão de Formação Inicial e Contínua é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe coordenar, registar e implementar os atos administrativos relativos aos alunos de 1.º ciclo, de mestrado integrado e de cursos de especialização tecnológica, de formação contínua e outros títulos próprios, no que se refere a:

a) Informação atempada da calendarização dos diversos atos administrativos;

b) Processos de ingresso dos alunos colocados pelo CNA e concurso local;

c) Processos de candidaturas e reingressos por Concursos Especiais, Mudanças de curso, Transferências e Reingressos, e Regimes Especiais;

d) Processos de seriação, colocação e homologação dos candidatos;

e) Processos de matrículas, inscrições e alterações de inscrições;

f) Processo de Atribuição de Bolsas por Mérito;

g) Disponibilização de dados e informação estatística no âmbito da sua área de intervenção;

h) Instrução e acompanhamento dos requerimentos dos alunos na sua área de intervenção;

i) Constituição e manutenção dos processos individuais de alunos (em suporte de papel e arquivo dos processos) e da documentação da Divisão;

j) Garantir a articulação com os Diretores de Departamento e Diretores de Curso no âmbito das suas atribuições.

2 - Ao Chefe de Divisão estão cometidas as funções genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente, sem prejuízo de outras que lhe sejam delegadas.

Artigo 4.º

Divisão de Formação Pós-Graduada

1 - A Divisão de Formação Pós-Graduada é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe coordenar, registar e implementar os atos administrativos relativos a alunos de 2.º e 3.º ciclos, pós-licenciaturas e cursos de pós-graduação, nomeadamente no que se refere a:

a) Informação académica a disponibilizar através do SIIUE e portal;

b) Processos de candidatura, seriação, colocação, creditação e homologação de candidatos;

c) Processos de matrícula, inscrição e creditação de alunos;

d) Articulação e apoio às Direções de Curso;

e) Mecanismos de receção e informação aos alunos ingressados;

f) Resposta a e-mails e instrução de pareceres e informação a requerimentos;

g) Atendimento especializado, presencial e telefónico, no âmbito da área de intervenção;

h) Instrução dos processos para a realização de provas púbicas de mestrado, de doutoramento e de agregação;

i) Disponibilização de dados e informação estatística no âmbito da sua área de intervenção;

j) Constituição e manutenção dos processos individuais de alunos (em suporte de papel) e do arquivo de processos e documentação.

2 - Ao Chefe de Divisão estão cometidas as funções genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente, sem prejuízo de outras que lhe sejam delegadas.

Artigo 5.º

Divisão de Registo e Certificação Escolares

1 - A Divisão de Registo e Certificação Escolares é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe:

a) Assegurar para todos os ciclos de formação a emissão de diplomas de grau, cartas de curso e suplementos ao diploma, de certidões e diplomas de cursos não conferentes de grau, como cursos de mestrado, de doutoramento, de pós-licenciatura, de pós-graduação, de especialização, de CETs, de formação contínua e outros títulos próprios;

b) Acompanhar e validar o processo de registo das classificações efetuadas pelos docentes;

c) Proceder à análise e verificação das condições de aproveitamento inerentes à emissão de qualquer certidão ou diploma e ao cálculo de médias;

d) Registo e verificação do funcionamento das Tabelas de Equivalências;

e) Cálculo e acompanhamento dos processos de atribuição de prémios escolares, atribuídos pela Universidade, podendo ou não ser financiados por entidades externas;

f) Acompanhamento e validação dos processos de creditação dos alunos de 1.º ciclo e mestrado integrado;

g) Emissão de declarações referentes a áreas de estudo dos cursos, ao percentil por curso e por disciplina e a outras informações referentes a diplomados;

h) Disponibilização de dados e informação estatística no âmbito da sua área de intervenção;

i) Constituição e manutenção dos processos individuais de diplomados (em suporte de papel) para arquivo passivo e da documentação da Divisão.

2 - Ao Chefe de Divisão estão cometidas as funções genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente, sem prejuízo de outras que lhe sejam delegadas.

Artigo 6.º

Gabinete de Apoio aos Serviços

Compete ao Gabinete de Apoio aos Serviços:

a) Secretariar a Direção;

b) Preparar e organizar a documentação necessária à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;

c) Proceder às entradas, saídas e encaminhamento dos documentos no sistema de gestão documental;

d) Executar as tarefas inerentes à receção, distribuição e arquivo do expediente após registo no sistema de gestão documental;

e) Apoiar e executar as ações e processos relativos ao desenvolvimento curricular, nomeadamente na análise e organização da documentação de criação de cursos e alteração de cursos;

f) Enviar para registo na DGES e publicação no Diário da República a criação/alteração de ciclos de estudos;

g) Criar no SIIUE os planos de estudos base e assegurar a produção dos planos anuais;

h) Apoiar os Órgãos de Gestão no processo da oferta curricular de modo a otimizá-la;

i) Preparar e organizar a estatística anual para o Ministério da tutela e demais dados requeridos superiormente, por organismos oficiais;

j) Preparar os documentos de despesa relativos à aquisição do material;

k) Gerir o fundo de maneio;

l) Gerir as folhas de efetividade e o mapa de férias dos colaboradores dos SAC;

m) Assegurar a articulação com as divisões no âmbito da divulgação de informação e documentação;

n) Disponibilizar e atualizar a informação na página WEB relativa à informação académica;

o) Organizar e manter o arquivo de cursos e da documentação geral entrada;

p) Quaisquer outras funções que lhe sejam confiadas pelo Diretor de Serviços.

Artigo 7.º

Setor de Atendimento Geral

Compete ao Setor de Atendimento Geral:

a) Garantir um atendimento cordial e atencioso;

b) Garantir um atendimento presencial, eficaz e eficiente na prestação de informações aos utentes;

c) Responder às mensagens de correio eletrónico de índole geral e fazer o reencaminhamento para as Divisões, quando necessário;

d) Receber os pedidos de diplomas, certidões e cartas de curso;

e) Receber candidaturas e respetiva documentação de requerimentos;

f) Impressão e validação do certificado de habilitações, gerado automaticamente a partir do sistema informático;

g) Autenticar horários escolares para efeitos de comprovativo dos trabalhadores estudantes nas entidades patronais;

h) Emitir comprovativos escolares, de matrícula e inscrição;

i) Quaisquer outras funções que lhe sejam confiadas pelo Diretor de Serviços.

Artigo 8.º

Tesouraria

Existirá um serviço de tesouraria instalado nos Serviços Académicos na dependência direta do Diretor dos Serviços Administrativos.

CAPÍTULO III

Disposições finais

Artigo 9.º

Grupos de trabalho e equipas de projeto

Por despacho do Reitor, sob proposta do dirigente dos serviços, podem ser constituídos grupos de trabalho ou equipas de projeto ad-hoc para realização de atividades de caráter temporário e projetos especiais, com a composição, objeto e duração neles delimitados.

Artigo 10.º

Organograma

O Organograma dos Serviços Académicos é o constante no Anexo A ao presente regulamento.

Artigo 11.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor imediatamente após a sua publicação.

ANEXO A

Organograma

(ver documento original)

207277068