Considerando a necessidade de adaptação da organização administrativa da Faculdade de Direito à fusão da Universidade de Lisboa com a Universidade Técnica de Lisboa;
Considerando o facto de o Regulamento atualmente vigente não se referir a muitas das tarefas realizadas pelas unidades administrativas de gestão, que precisam, portanto, de um enquadramento normativo;
Considerando a relevância e autonomia administrativa que certas atividades da Faculdade assumem, como as conexas com a área da internacionalização e do apoio aos estudantes;
Considerando que a melhoria dos serviços prestados pela Faculdade de Direito pressupõe uma especialização dos funcionários, o que deve estar refletido na estrutura administrativa da mesma, designadamente através da configuração dos Núcleos;
Considerando a limitação constante do artigo 78.º, n.º 2, dos Estatutos da Faculdade de Direito, que impede a criação de cargos dirigentes;
Ouvidos o Conselho Académico e o Conselho de Escola, aprovo, nos termos do disposto nos artigos 32.º, n.º 1, alínea d), e 77.º, n.º 2, dos Estatutos da Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa, o Regulamento de Unidades Administrativas de Gestão da Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa, em anexo ao presente Despacho.
28 de julho de 2014. - O Diretor, Prof. Doutor Jorge Duarte Pinheiro.
Regulamento de Unidades Administrativas de Gestão da Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa
CAPÍTULO I
Objeto e elenco
Artigo 1.º
Objeto
O presente regulamento compreende as normas relativas à organização das unidades administrativas de gestão da Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa (FDUL).
Artigo 2.º
Elenco
A FDUL compreende as seguintes unidades administrativas de gestão:
a) A Divisão Académica (DAC);
b) A Divisão Administrativa (DAD);
c) O Gabinete de Informática (GI);
d) O Gabinete de Apoio à Gestão (GAG);
e) O Gabinete de Relações Internacionais (GRI);
f) O Gabinete de Apoio ao Estudante (GAE).
CAPÍTULO II
Divisão Académica
Artigo 3.º
Atribuições
1 - A DAC é a unidade administrativa de gestão com atribuições relativas à administração da atividade académica realizada pela FDUL.
2 - A DAC é composta pelo Núcleo de Apoio ao Ensino (NAE) e pelo Núcleo de Gestão Académica (NGA).
Artigo 4.º
Núcleo de Apoio ao Ensino
Na prossecução das suas atribuições, cabe ao NAE a realização das seguintes tarefas:
a) Prestar informações relativas aos diversos atos académicos dos três ciclos de estudos ministrados na FDUL;
b) Proceder ao registo de todos os atos respeitantes à vida escolar dos estudantes, organizando e mantendo atualizado o arquivo dos processos individuais;
c) Receber e registar os requerimentos dos estudantes, instruindo e procedendo ao seu encaminhamento para efeitos de resposta;
d) Processar e controlar o pagamento de propinas;
e) Emitir certidões e declarações relativas a atos e a factos que digam respeito à vida escolar dos estudantes;
f) Organizar e encaminhar os processos de equivalência e de reconhecimento de habilitações académicas, bem como os processos de creditação académica e profissional;
g) Prestar auxílio aos estudantes na consulta de sumários, avaliações e outras funcionalidades das plataformas informáticas em uso na Divisão Académica;
h) Promover a atualização do sítio da FDUL na Internet com a publicitação de informações aos estudantes;
i) Organizar e disponibilizar a legislação, os programas e planos de estudo dos cursos, os avisos, os despachos, os mapas de exames e outras informações;
j) Gerir a ocupação, para efeitos letivos, de salas da FDUL;
k) Realizar as demais tarefas da DAC em articulação com o NGA.
Artigo 5.º
Núcleo de Gestão Académica
Na prossecução das suas atribuições, cabe ao NGA a realização das seguintes tarefas:
a) Apoiar a Direção no estabelecimento das orientações estratégicas para a área, bem como na definição de procedimentos que possam otimizar o desenvolvimento dessa orientação;
b) Proceder ao levantamento, ao tratamento e à divulgação de informações e de dados estatísticos no âmbito académico;
c) Promover a realização de inquéritos de satisfação, tornando públicos os seus resultados;
d) Apoiar e executar as ações e os processos relativos ao desenvolvimento curricular, tais como a criação de novos cursos, incluindo a sua acreditação e a sua avaliação;
e) Apoiar e enquadrar os processos de distribuição de serviço docente e de planos de estudos, mantendo atualizados o arquivo, o sistema informático de gestão académica e a publicitação dos mesmos;
f) Preparar os horários letivos e elaborar os calendários de épocas de avaliação;
g) Apresentar os demais elementos necessários à preparação do ano letivo;
h) Manter atualizado o sítio da FDUL na Internet, recolhendo informação referente aos conteúdos académicos e produzindo informações dirigidas aos estudantes e à comunidade;
i) Proceder às parametrizações do sistema informático, nomeadamente no que concerne a candidaturas, matrículas e inscrições em cursos, anos curriculares e letivos e provas académicas de avaliação;
j) Gerir os processos de seleção de candidaturas e de concursos de acesso dos três ciclos de estudos da FDUL;
k) Prestar auxílio aos docentes no lançamento de sumários, avaliações e outras funcionalidades das plataformas informáticas em uso na DAC;
l) Realizar as demais tarefas da DAC em articulação com o NAE.
Artigo 6.º
Direção
1 - A DAC é dirigida por um órgão de direção intermédia de 2.º grau subordinado ao Diretor Executivo da FDUL.
2 - Ao órgão dirigente mencionado no número anterior compete especificamente:
a) Dirigir o pessoal e distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
b) Organizar as tarefas e proceder à avaliação dos resultados;
c) Promover a avaliação de desempenho do pessoal da divisão;
d) Assegurar todas as tarefas respeitantes à relação funcional com os serviços centrais;
e) Elaborar informações sobre assuntos da competência do respetivo serviço.
3 - O NAE e o NGA são dirigidos, cada um, por um órgão de direção intermédia de 3.º grau subordinado ao órgão dirigente previsto no n.º 1.
CAPÍTULO III
Divisão Administrativa
Artigo 7.º
Atribuições
1 - A DAD é a unidade administrativa de gestão com atribuições relativas à administração dos recursos humanos, materiais e financeiros da FDUL.
2 - A DAD é composta pelo Núcleo de Gestão de Recursos Humanos (NUGRH) e pelo Núcleo de Gestão Financeira e Patrimonial (NUGFP).
Artigo 8.º
Núcleo de Gestão de Recursos Humanos
Na prossecução das atribuições da DAD, cabe ao NUGRH a realização das seguintes tarefas:
a) Organizar e desenvolver os procedimentos de recrutamento, de seleção e provimento, bem como de outras vicissitudes laborais, do pessoal docente e não docente da FDUL;
b) Proceder à elaboração dos mapas de gestão de pessoal docente e não docente, exigidos por lei ou requeridos interna ou externamente;
c) Inscrever os trabalhadores da FDUL na Segurança Social e na ADSE;
d) Manter atualizada a afetação dos mapas de pessoal docente e não docente;
e) Proceder ao controle das faltas e licenças do pessoal docente e não docente, bem como elaborar os respetivos mapas;
f) Organizar e manter atualizados os processos individuais de todo o pessoal da FDUL;
g) Passar as certidões e as declarações relativas de pessoal da responsabilidade da FDUL;
h) Elaborar os documentos de prestação de contas na parte respeitante ao pessoal;
i) Apoiar o processo de formação profissional dos trabalhadores não docentes da FDUL;
j) Apoiar o processo de avaliação de desempenho do pessoal não docente da FDUL;
k) Divulgar, junto das restantes unidades administrativas de gestão, as publicações do Diário da República, na parte com interesse para o serviço respetivo;
l) Promover a atualização do sítio da FDUL na Internet no que se refere aos conteúdos de recursos humanos;
m) Conferir a folha de vencimentos mensal de modo a garantir o correto processamento;
n) Realizar as demais tarefas respeitantes administração dos recursos humanos da FDUL.
Artigo 9.º
Núcleo de Gestão Financeira e Patrimonial
Na prossecução das atribuições da DAD, cabe ao NGFP a realização das seguintes tarefas:
a) Proceder ao acompanhamento e ao controlo do orçamento, a fim de assegurar a integridade e a regularidade dos lançamentos efetuados;
b) Organizar e elaborar os documentos de prestação de contas exigidos por lei, apresentando dados relativos à contabilidade geral e analítica;
c) Promover a atualização do sítio da FDUL na Internet no que se refere aos conteúdos financeiros e patrimoniais;
d) Elaborar periodicamente as peças de síntese e os mapas solicitados pelas diversas entidades competentes;
e) Informar os procedimentos quanto à legalidade financeira e ao cabimento de verbas;
f) Proceder ao lançamento contabilístico nas óticas pública, patrimonial e analítica, relativamente à arrecadação de receitas e à realização de despesas;
g) Manter devidamente arquivados os processos de receita e despesa;
h) Proceder à aquisição de bens, materiais e serviços, organizando os respetivos procedimentos, nos termos das normas vigentes;
i) Efetuar a gestão administrativa das existências em armazém;
j) Organizar e manter atualizados o inventário e o cadastro dos bens móveis e imóveis, assegurando todas as demais tarefas respeitantes ao património da FDUL;
k) Assegurar o cumprimento dos contratos celebrados pela FDUL;
l) Efetuar os registos contabilísticos dos pagamentos devidamente autorizados;
m) Efetuar todas as tarefas relacionadas com a gestão de tesouraria, nomeadamente arrecadar todas as receitas e efetuar depósitos de valores e pagamentos devidamente autorizados, bem como manter atualizada a escrita da tesouraria, com vista ao exame permanente dos fundos em caixa e em depósito bancário;
n) Realizar as demais tarefas respeitantes administração dos recursos financeiros e patrimoniais da FDUL.
Artigo 10.º
Direção
1 - A DAD é dirigida por um órgão de direção intermédia de 2.º grau subordinado ao Diretor Executivo da FDUL.
2 - Ao órgão dirigente mencionado no número anterior compete especificamente:
a) Dirigir o pessoal e distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
b) Organizar as tarefas e proceder à avaliação dos resultados;
c) Promover a avaliação de desempenho do pessoal;
d) Proceder ao levantamento, ao tratamento e à divulgação de informações e de dados estatísticos no âmbito dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais;
e) Promover a distribuição de inquéritos de satisfação, tornando públicos os seus resultados;
f) Elaborar informações sobre assuntos da competência do respetivo serviço.
3 - O NUGRH e o NUGFP são dirigidos por um órgão de direção intermédia de 3.º grau subordinado ao órgão dirigente previsto no n.º 1.
CAPÍTULO IV
Gabinete de Informática
Artigo 11.º
Atribuições
1 - O GI é a unidade administrativa de gestão com atribuições relativas à gestão dos sistemas informáticos, de comunicação de voz e dados, de equipamentos audiovisuais e dos restantes equipamentos interdependentes de sistemas de informação.
2 - Na prossecução das suas atribuições, cabe ao GI realizar as seguintes tarefas:
a) Gerir os servidores e as infraestruturas que dão suporte aos sistemas de informação e ficheiros partilhados na rede interna, bem como ao alojamento do sítio da FDUL na Internet;
b) Gerir o parque informático, nomeadamente através da apresentação de propostas de aquisição de computadores, monitores, impressoras e multifunções;
c) Proceder a reparações do parque informático com recurso a mão-de-obra própria e gerir as atividades de manutenção externa, bem como as garantias;
d) Gerir aplicações, nomeadamente através da instalação e da atualização dos programas informáticos, de sistemas operativos, de ferramentas de produtividade, realizando as tarefas de administração dos sistemas de informação necessários às atividades da FDUL;
e) Assegurar a salvaguarda da informação, nomeadamente através de planos de recuperação da informação perdida;
f) Realizar a gestão de contas, nomeadamente de acesso à rede, de acesso a pastas e aplicações partilhadas, gerir a criação das contas de correio eletrónico institucionais, as listas de distribuição e a utilização da Conta Campus;
g) Dar suporte ao utilizador e realizar as demais tarefas respeitantes à organização e ao uso dos sistemas informáticos da FDUL;
h) Configurar as necessárias políticas de segurança nos equipamentos intervenientes, minimizando potenciais riscos de intrusão externa, bem como diferenciar segmentos de rede conforme a criticidade da informação e do público-alvo;
i) Gerir a central telefónica, nomeadamente através da configuração e da criação de extensões, grupos, níveis de acesso ao exterior e restantes funcionalidades aí permitidas;
j) Gerir as redes sem fios, designadamente através da deteção de problemas relacionados com as antenas emissoras e da identificação de zonas deficitárias de sinal;
k) Assegurar a manutenção dos videoprojetores, fichas de conexão, cablagens e telas de projeção nas salas de aulas, anfiteatros e auditórios;
l) Gerir, manter e propor regulação para o uso de computadores portáteis de apoio a aulas e a eventos;
m) Garantir a manutenção e o uso dos equipamentos de som existentes, realizando ações de prevenção para minimizar a ocorrência de falhas críticas em eventos;
n) Assegurar o funcionamento de todos os equipamentos interdependentes dos sistemas de informação, como o sistema de gestão dos acessos e o sistema de gestão de vez.
Artigo 12.º
Direção
O GI é dirigido por um técnico superior designado pelo Diretor Executivo da FDUL.
CAPÍTULO V
Gabinete de Apoio à Gestão
Artigo 13.º
Atribuições
1 - O GAG é a unidade administrativa de gestão com atribuições relativas ao apoio à gestão da FDUL bem como ao apoio às atividades da FDUL não integradas nas demais unidades administrativas de gestão.
2 - Na prossecução das suas atribuições, cabe ao GAG a realização das seguintes tarefas no domínio do secretariado:
a) Auxiliar o Diretor e o Diretor Executivo na gestão da FDUL, desempenhando as atividades necessárias à instrução do exercício das suas competências;
b) Prestar apoio à atividade dos órgãos colegiais da FDUL, preparando as respetivas reuniões e colaborando na execução das respetivas deliberações;
c) Realizar as tarefas administrativas necessárias ao funcionamento das unidades administrativas técnico-científicas, com exceção das unidades com atribuições na área das relações internacionais e da Biblioteca;
d) Assegurar o expediente geral, bem como o registo e a distribuição pelos serviços da correspondência e de outros documentos da FDUL.
3 - Na prossecução das suas atribuições, cabe ao GAG a realização das seguintes tarefas no domínio do apoio às aulas e à investigação:
a) Prestar apoio à atividade dos docentes, nomeadamente no que diz respeito à apresentação de informação necessária para aulas e exames;
b) Apoiar a atividade dos Centros de Investigação da FDUL, estabelecendo as conexões funcionais entre os referidos Centros e a escola;
c) Recolher e distribuir informação, bem como apoiar na promoção de iniciativas, nos domínios da investigação científica, da cooperação jurídica e da internacionalização da FDUL.
4 - Na prossecução das suas atribuições, cabe ao GAG a realização das seguintes tarefas no domínio da comunicação e imagem:
a) Organizar as iniciativas de carácter científico, cultural ou social que a FDUL promova e que não se integrem nas atribuições de outros serviços;
b) Realizar as atividades de marketing e de comunicação da FDUL, incluindo o acompanhamento da gestão do sítio da FDUL na Internet e a elaboração da Newsletter da FDUL;
c) Apoiar e executar as ações e processos relativos à formalização de protocolos, convénios e acordos externos.
5 - Na prossecução das suas atribuições, cabe ao GAG a realização das seguintes tarefas no domínio da avaliação, da estatística e do planeamento:
a) Recolher e tratar dados relativos ao ensino, à avaliação e à investigação realizados na FDUL;
b) Coordenar os planos anuais de atividades, orçamentos e relatórios;
c) Promover a realização de inquéritos aos docentes e alunos, fazendo a respetiva análise.
Artigo 14.º
Direção
O GAG é dirigido por um técnico superior designado pelo Diretor Executivo da FDUL.
CAPÍTULO VI
Gabinete de Relações Internacionais
Artigo 15.º
Atribuições
O GRI é a unidade administrativa de gestão com as atribuições relativas à execução das políticas de cooperação e de internacionalização da FDUL, através da realização das tarefas administrativas necessárias ao funcionamento das unidades administrativas técnico-científicas com atribuições nesses domínios.
Artigo 16.º
Direção
Sem prejuízo da autonomia científica dos Presidentes na gestão das unidades técnico-científicas, o GRI é dirigido por um técnico superior designado pelo Diretor Executivo da FDUL.
CAPÍTULO VII
Gabinete de Apoio ao Estudante
Artigo 17.º
Atribuições
1 - O GAE é a unidade administrativa de gestão com atribuições relativas à prestação de serviços de apoio aos estudantes, em especial através de serviços de aproximação à atividade das unidades administrativas de técnico-científicas que naqueles se repercute.
2 - Na prossecução das suas atribuições, cabe ao GAE realizar as seguintes tarefas:
a) Organizar a realização de atividades de receção a novos estudantes;
b) Prestar apoio aos alunos com necessidades especiais;
c) Organizar e prestar informações sobre os serviços de tutoria;
d) Realizar todas as demais atividades de apoio aos estudantes que não estejam especificamente cometidas a outras unidades administrativas.
Artigo 18.º
Direção
1 - O GAE é dirigido por um técnico superior designado pelo Diretor Executivo da FDUL.
2 - O Diretor pode designar um docente para coordenar as atividades do GAE.
CAPÍTULO VIII
Diretor Executivo
Artigo 19.º
Competências
Compete ao Diretor Executivo:
a) Dirigir as unidades administrativas de gestão e os aspetos administrativos e de recursos humanos das unidades administrativas técnico-científicas;
b) Elaborar, sob a orientação do Diretor, as propostas de orçamento, de relatório e de conta;
c) Colaborar na captação de financiamentos para a FDUL;
d) Solicitar a intervenção do Gabinete de Consultoria Jurídica no apoio à sua atividade de gestão;
e) Exercer as competências que o Diretor lhe delegue.
CAPÍTULO IX
Normas finais
Artigo 20.º
Delegação de competências
O Diretor Executivo da FDUL pode delegar parte das suas competências no pessoal dirigente de si dependente.
Artigo 21.º
Mapa de Pessoal
O pessoal das carreiras gerais necessárias à prossecução das atribuições das unidades administrativas integra um único mapa de pessoal.
Artigo 22.º
Afetação de pessoal
A afetação do pessoal do GAG e do GRI às unidades administrativas técnico-científicas é determinada por despacho do Diretor.
Artigo 23.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
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